Świadczenie obsługi księgowej wraz z prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych Podmiotów Ekonomii Społecznej objętych wsparciem Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej dla regionu koszalińskiego

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług księgowych i kadrowo – płacowych dla Podmiotów Ekonomii Społecznej (PES) objętych wsparciem Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej dla regionu koszalińskiego. Przedmiot zamówienia obejmujący świadczenie pełnej obsługi księgowej wraz z prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych podmiotów ekonomii społecznej objętych wsparciem Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej dla regionu koszalińskiego stanowi część komplementarnego wsparcia udzielanego Podmiotom Ekonomii Społecznej w ramach projektu „SZOWES – OWES w regionie koszalińskim”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014-2020. Szczegółowe obowiązki Wykonawcy związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia są następujące: 1) Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia na rzecz Podmiotów Ekonomii Społecznej (PES) objętych wsparciem Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej dla regionu koszalińskiego usług pochodzących z poniższego zakresu, wg potrzeb danego podmiotu, w zakresie i w sposób zapewniający jego prawidłowe funkcjonowanie: a. opracowanie planu kont i polityki rachunkowości podmiotów ekonomii społecznej, na rzecz którego świadczone są usługi oraz aktualizacja planu kont i polityki rachunkowości wg potrzeb podmiotu; b. prowadzenie ksiąg rachunkowych zwanych dalej „księgami”, w zakresie pełnej księgowości na potrzeby ewidencjonowania osiągniętych przychodów i ponoszonych kosztów związanych z prowadzoną przez podmiot ekonomii społecznej działalnością określoną we wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. c. sporządzanie na dzień bilansowy i/lub na każdy dzień wynikający z potrzeb działalności Podmiotu sprawozdania finansowego obejmującego: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych, informację dodatkową; d. prowadzenie dokumentacji podatkowej, na którą składają się w szczególności odrębne ewidencje dla celów podatku od towarów i usług, odrębne ewidencje dla celów podatku dochodowego od osób prawnych, ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (w tym know-how), ewidencję wyposażenia, zwane dalej „ewidencjami”; e. sprawdzanie pod względem rachunkowym i formalnym dokumentów księgowych dostarczanych przez podmiot przed ich zaksięgowaniem w księgach i ewidencjach oraz informowanie podmiotu o ewentualnych brakach lub wadliwości przedstawionych dokumentów niezwłocznie po ich stwierdzeniu; f. sporządzanie dla wszystkich kategorii podatków właściwych dla podmiotu zeznań, deklaracji podatkowych oraz innych dokumentów rozliczeniowych, ich podpisywania w granicach otrzymanych pełnomocnictw oraz terminowego przekazywania do naczelnika właściwego urzędu skarbowego; g. sporządzanie i terminowe przekazywanie przewidzianych przepisami prawa sprawozdań statystycznych i finansowych do właściwych urzędów oraz przechowywania potwierdzonych kopii tych sprawozdań; h. przygotowanie i dostarczenie do Naczelnika właściwego urzędu skarbowego zawiadomienia o powierzeniu Wykonawcy prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2 związanego z powierzeniem Wykonawcy prowadzenia ksiąg rachunkowych; i. przygotowanie i dostarczenie do właściwego Urzędu Skarbowego zawiadomień i oświadczeń, jakie mogą być wymagane daną formą organizacyjną Podmiotu; j. prowadzenie obsługi kadrowej podmiotu, w tym sporządzanie dokumentów dotyczących nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, prowadzenia akt osobowych pracowników oraz całości spraw związanych z urlopami wypoczynkowymi i ewidencjonowaniem nieobecności pracowników, komplementowanie dokumentacji pracowników w celu ustalenia kapitału początkowego, obsługiwania zatrudnienia osób w ramach umów cywilnoprawnych, sporządzania i przesyłania właściwym organom obowiązującej sprawozdawczości, pomocy na rzecz przedsiębiorstwa typu startup przy kontrolach i wystąpieniach pokontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych; k. sporządzanie wymaganych przepisami prawa i specyfiką działalności Podmiotu deklaracji rozliczeniowych do US, GUS i wobec pracowników; l. prowadzenie obsługi płacowej podmiotu, w tym sporządzanie list płac wynagrodzeń w ramach umów o pracę (z uwzględnieniem dokumentów dotyczących chorobowego i innych zasiłków i świadczeń ZUS), sporządzania list płac wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych, przygotowywania wynagrodzeń do wypłaty w systemie bankowym przedsiębiorstwa typu startup, sporządzania i przesyłania do właściwego oddziału zakładu ubezpieczeń społecznych miesięcznych deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych, sporządzania rocznych informacji o dochodach, sporządzania i przesyłania do właściwego oddziału zakładu ubezpieczeń społecznych dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej; m. kontakt w sprawie wykonania na rzecz danego Podmiotu obsługi księgowej (m.in. przekazywania i przyjmowania konkretnych zleceń, przekazywanie/odbiór dokumentów) odbywać się będzie bezpośrednio pomiędzy Wykonawcą a podmiotem, na rzecz którego ma być świadczona obsługa księgowa; n. Rozliczanie dotacji. o. Rachunkowe wyodrębnianie działalności odpłatnej i nieodpłatnej oraz działalności gospodarczej Podmiotu Ekonomii Społecznej. 2) Kontakt w sprawie wykonania na rzecz danego podmiotu obsługi księgowej odbywać się będzie bezpośrednio pomiędzy Wykonawcą a podmiotem na rzecz którego świadczona jest obsługa księgowa. 3) Wykonawca zobowiązany jest do bezzwłocznego ustalenia z danym podmiotem harmonogramu i zasad wzajemnej współpracy oraz poinformowania w wyniku powyższych ustaleń Zamawiającego. 4) Wykonawca będzie zobowiązany także do: a. Brania udziału w postępowaniach kontrolnych, dotyczących okresu prowadzenia przez Wykonawcę ksiąg rachunkowych Podmiotów Ekonomii Społecznej i odnoszących się do tego okresu wykonywanych czynności, przez składanie ustnych i pisemnych wyjaśnień; b. wykonywania czynności związanych z obliczaniem zobowiązań Podmiotu jako płatnika podatków lub zaliczek na podatki oraz płatnika składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz fundusze poza ubezpieczeniowe (w przypadku świadczenia usług dodatkowych); c. informowania Podmiotu najpóźniej w dniu będącym ustawowym terminem płatności podatków, zaliczek i składek, o których mowa w lit. b powyżej, o wysokości zobowiązań z powyższych tytułów; d. wyrażenia zgody na przejęcie odpowiedzialności za wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem księgi Podmiotu zgodnie z art.4 ust. 5 ustawy o rachunkowości; e. ponoszenia odpowiedzialności za prawidłowość merytoryczną sporządzanych zeznań, deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych i innych przygotowanych dokumentów rozliczeniowych oraz podjętych czynności na rzecz Podmiotu; f. wykonywania powierzonych mu czynności według własnego uznania i najlepszej wiedzy z zastrzeżeniem, że czynności te będą wykonywane z należytą starannością i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz zasadami etyki zawodowej przy zachowaniu pierwszeństwa w dbałości o interesy Podmiotu; g. Wykonawca ponosi pod względem Podmiotów wyłączną odpowiedzialność za jakość i efekty świadczonej obsługi księgowej; h. przechowywania i archiwizowania dokumentów podatkowych oraz ubezpieczeniowych w siedzibie Wykonawcy za zgodą Podmiotu; lub w siedzibie Podmiotu, którego usługi dotyczą; i. dbania o zabezpieczenie ksiąg, ewidencji oraz innych dokumentów podatkowych i ubezpieczeniowych przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą, zniszczeniem lub zaginięciem; j. zachowania poufności – Wykonawca nie ujawni w jakikolwiek sposób informacji pozyskanych w czasie realizacji przedmiotu zamówienia ani po jego zakończeniu. Niniejszy zakaz dotyczy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Podmiot lub osobę trzecią na jakąkolwiek szkodę majątkową lub niemajątkową; k. wydawania osobom trzecim sprawozdań, opinii lub innych pisemnych wyników swojej działalności zrealizowanej na rzecz Podmiotu tylko za jego pisemną zgodą; l. wydania prowadzonej dokumentacji i dokumentów źródłowych na każde żądanie Podmiotu. 5) Podmioty Ekonomii Społecznej wytypowane przez Zamawiającego kierowane będą do Wykonawcy w celu podpisania umowy na korzystanie z usług objętych zamówieniem. Treść umowy pomiędzy Wykonawcą a Podmiotem zatwierdzona zostanie przez Zamawiającego. 6) Wykonawca przedstawiał będzie Zamawiającemu miesięczne sprawozdania ze zrealizowanego zamówienia na formularzu przygotowanym przez Zamawiającego. 7) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody powstałe w związku z niewłaściwym wykonaniem przez Wykonawcę usług księgowych. W związku z tym Wykonawca musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o Rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku art. 79 pkt 7 (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z p zm). Podmiotami, na rzecz których świadczone będą usługi księgowe i kadrowo – płacowe są tzw. Podmioty Ekonomii Społecznej (PES) objęte wsparciem Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej, tj.: a) przedsiębiorstwo społeczne (PS), w tym spółdzielnia socjalna, o której mowa w ustawie z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1205 z p. zm.) b) podmiot reintegracyjny, realizujący usługi reintegracji społecznej i zawodowej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, tj: - Centrum Integracji Społecznej i Klub Integracji Społecznej; - Zakład Aktywności Zawodowej i Warsztat Terapii Zajęciowej, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 511 z p. zm.); c) organizacja pozarządowa lub podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 450 z p. zm); d) organizacja pozarządowa, o których mowa w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie prowadzące działalność gospodarczą, z której zyski wspierają realizację celów statutowych; e) spółdzielnia, której celem jest zatrudnienie tj. spółdzielnie pracy, inwalidów i niewidomych, działające w oparciu o ustawę z dnia 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1285 z p. zm.). f) spółka non-profit, o których mowa w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, o ile udział sektora publicznego w spółce wynosi nie więcej niż 50%. Podmioty objęte usługami zostaną przyjęte do udziału w projekcie oraz skierowane do Wykonawcy przez Zamawiającego. Przedmiot zamówienia realizowany będzie na rzecz około 25 podmiotów ekonomii społecznej miesięcznie w okresie 46 miesięcy. Liczba podmiotów może ulec zmianie po dokonaniu korekty założeń projektu. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany podmiotów wytypowanych do objęcia usługami Wykonawcy w kolejnych miesiącach objętych umową. Zamawiający w momencie ogłaszania procedury przetargowej nie ma wiedzy nt. liczby podmiotów ekonomii społecznej w kategoriach określonych w punkcie 2.3.2 SIWZ. Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w trybie ciągłym w okresie od dnia 01.07.2019 r. do dnia 30.04.2023 r. przez 46 miesięcy lub do wyczerpania całkowitej kwoty przewidzianej na wynagrodzenie wykonawcy, w zależności od tego, którekolwiek zdarzenie nastąpi wcześniej. Przedmiot zamówienia będzie wykonywany na rzecz około 25 podmiotów miesięcznie. Maksymalna liczba podmioto/miesięcy, tj. liczba obsługiwanych podmiotów w miesiącu pomnożona przez liczbę miesięcy, określona zostanie przez podzielenie kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia przez stawkę brutto za świadczenie usługi na rzecz jednego Podmiotu – zaoferowanej przez najkorzystniejszego Wykonawcę w ofercie. Przewidywany czas świadczenia usługi na rzecz jednego podmiotu ekonomii społecznej wynosi nie mniej niż jeden miesiąc i nie więcej niż 46 miesięcy. Dokładne szczegóły związane ze świadczeniem usługi zostaną ustalone przez Zamawiającego.