Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 56. Tygodnia Kultury Beskidzkiej , w tym 30. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych, na terenie Szczyrku, Wisły, Żywca i Bielska-Białej oraz w obiektach na terenie powiatów bielskiego, cieszyńskiego i żywieckiego, położonych nie dalej aniżeli 10 km od centrum którejkolwiek z czterech wymienionych miejscowości

Opis przedmiotu przetargu: Specyficzne warunki pobytu: Tydzień Kultury Beskidzkiej oraz odbywające się w jego ramach Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne, stanowią imprezę specyficzną, wymagającą zapewnienia szczególnych warunków pobytu dla jej uczestników. Elementem wyróżniającym tę imprezę spośród innych, jest przede wszystkim jej duży rozmiar. Łącznie uczestniczy w niej około osiemdziesięciu zespołów polskich i dwadzieścia zespołów zagranicznych, które przez dziewięć dni koncertują w dziewięciu miejscowościach. Skomplikowany harmonogram koncertów zespołów w poszczególnych miejscowościach oraz duży rozmiar imprez towarzyszących, wymuszają opisany sposób zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Określenie „uczestnicy” obejmuje: a) członków zespołów krajowych i zagranicznych, b) pilotów, c) tłumaczy, d) kierowców, e) członków komisji oceniających, f) zaproszonych gości oraz, g) organizatorów. Planowana liczba uczestników 56. Tygodnia Kultury Beskidzkiej, w tym 30. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych: 632 osoby. Planuje się pobyt: a) 385 osób w terminie od 26 lipca 2019 r. do 5 sierpnia 2019r., b) 247 osób w terminie od 29 lipca 2019 r. do 5 sierpnia 2019 r., z zastrzeżeniem, że dla 200 osób planuje się pobyt od 30 lipca 2019 r. Wskazane, ze względów organizacyjnych, miejscowości pobytu to: a) Szczyrk, b) Wisła, c) Żywiec, d) Bielsko-Biała, a także e) obiekty na terenie powiatów bielskiego, cieszyńskiego i żywieckiego, położone nie dalej, aniżeli 10 km od centrum którejkolwiek z czterech z wyżej wymienionych miejscowości Określenie szczególnych warunków zakwaterowania: a) obiekt nie może mieć mniej, niż 80 miejsc noclegowych. Szczególnie wskazana jest wielokrotność tej liczby, ponieważ optymalne jest zakwaterowanie możliwie dużej liczby uczestników w jednym miejscu. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie i koordynację działań podczas trwania imprezy, sprawniejsze wykorzystanie środków transportu, zapewnienie większego bezpieczeństwa uczestników, itp., b) każdy zespół musi być zakwaterowany w jednym obiekcie w całości, wraz z osobami towarzyszącymi. Wykluczone jest kwaterowanie jednego zespołu w dwóch, nawet blisko siebie położonych obiektach, między innymi ze względu na wspólny środek transportu, itp., c) pokoje maksymalnie 4-osobowe, z własnym węzłem sanitarnym, d) konieczne jest całodobowe zapewnienie ciepłej wody, e) w trakcie trwania imprezy, może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych w pokojach, a zatem konieczny jest odpowiedni zapas czystej pościeli, f) pokoje muszą być na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty oraz instrumenty. W przeciwnym wypadku, w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie, g) Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania zespołów w okresie krótszym, niż liczba dni wskazanych w harmonogramie, h) w obiekcie musi być czynna całodobowa recepcja, wraz z telefonem, i) obiekt musi posiadać kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników, j) obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające realizację prób, k) otoczenie obiektu musi być ogrodzone i odpowiednio zabezpieczone, z możliwością bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów, samochodów osobowych, bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami, l) minimum jeden z obiektów wybranych przez Zamawiającego, musi dysponować odpowiednim zapleczem plenerowym do realizacji koncertów i spotkań zespołów, z możliwością, na przykład, rozpalenia ogniska, funkcjonującego czynnego bufetu, itp. m) obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem (meble, kafelki, armatura łazienkowa, itp.) oraz prowadzony przez wykwalifikowany i doświadczony personel, Określenie szczegółowych warunków wyżywienia: a) Zamawiający zastrzega sobie prawo do: - rezygnacji z części posiłków, zwłaszcza kolacji, - ustalania różnych godzin wydawania posiłków, w tym również w godzinach nocnych, dla poszczególnych zespołów oraz osób indywidualnych, - przygotowania odrębnych jadłospisów dla różnych zespołów oraz przygotowania posiłków wegetariańskich, - zapewnienia wody mineralnej i dodatkowych porcji pieczywa, - przygotowania tzw. suchych prowiantów, zamiast posiłków spożywanych na miejscu. b) jadalnie muszą być czyste i estetyczne, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów, naczyń i sztućców, c) konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej.Każdy obiekt mus posiadać koordynatora, imiennie określonego przez Wykonawcę, odpowiedzialnego, przez cały czas trwania zadania, za załatwianie wszystkich spraw, dotyczących zakwaterowania i wyżywienia, który będzie ściśle współpracował z biurem organizacyjnym TKB.Szczegółowe warunki zakwaterowania i wyżywienia, wymienione w punktach 5, 6 i 7, obiekt musi spełniać zarówno w okresie realizacji zadania, jak i w dniu składania oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli spełniania szczególnych warunków zakwaterowania i wyżywienia w zgłoszonych obiektach przed wyborem najkorzystniejszej oferty.Wykonawca zobowiązany jest do jest do koordynowania prac realizowanych przed podwykonawców. Zamawiający zastrzega sobie prawo do stałego nadzoru nad świadczeniem usługi, w zakresie przedmiotu Umowy.