Kompleksowa obsługa kadr i płac Stołecznego Centrum Opiekuńczo- Leczniczego Spółka z o.o.”

Opis przedmiotu przetargu: Opis przedmiotu zamówienia 1. Charakterystyka Zamawiającego: Wyszczególnienie Liczba zatrudnionych 450 Wielkość obrotu w tys. zł rocznie 33 000 Liczba dostawców 250 Rodzaj prowadzonej działalności Świadczenia opiekuńczo-lecznicze Liczba magazynów 7 Rodzaj rozliczania kosztów Układ rodzajowy i kalkulacyjny Miejsce działalności Zakłady: Opiekuńczo- Lecznicze przy ul. Mehoffera 72/74, ul. Szubińska 4, ul. Olchy 8, Geriatryczne Centrum Medyczne przy Al. Wilanowskiej w Warszawie i planowane przy ul. Elekcyjnej w Warszawie. 2. Przedmiot zamówienia obejmuje poniższy zakres: 1) prowadzenie akt osobowych nowo przyjmowanych pracowników w systemie elektronicznym, 2) prowadzenie ewidencji pracowników w programie informatycznym, 3) sporządzanie i wydawanie pracownikom świadectw pracy, 4) sporządzanie dla pracowników zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, 5) prowadzenie ewidencji czasu pracy w tym ewidencji urlopów pracowniczych, zasiłków chorobowych i innych nieobecności, 6) prowadzenie rocznej karty czasu pracy pracowników, 7) zgłaszanie raportów do ZUS-u o zawarciu i rozwiązaniu umowy o pracę oraz zgłaszanie do ubezpieczenia członków rodzin, obsługa programu ZUS Płatnik, 8) załatwianie spraw związanych z przechodzeniem pracowników na emeryturę albo rentę, 9) przygotowanie sprawozdań okresowych do GUS, 10) opracowywanie i sporządzane sprawozdań i raportów z zakresu zatrudnienia dla potrzeb Spółki, Zarządu jak i jednostek nadrzędnych, 11) nadzór nad sporządzeniem planów urlopów wypoczynkowych przez poszczególne komórki organizacyjne, 12) prowadzenie dokumentacji odnośnie udzielania nagród oraz kar, 13) przygotowywanie zmian w Regulaminie Pracy i Regulaminie Wynagrodzenia, 14) informowanie Zarządu o stanie niewykorzystanych urlopów co najmniej na 2 miesiące przed terminem określonym w przepisach do ostatecznego wykorzystania urlopu, 15) prowadzenie ewidencji zatrudnienia w sposób umożliwiający prawidłowe naliczenie opłat na PFRON, 16) pełna obsługa prawna spraw kadrowych łącznie z pozwami do Sądu i występowaniem w Sądach w imieniu Zarządu, 17) przekazywanie Zarządowi wszystkich informacji o zmianach przepisów dotyczących pracowników, 18) okresowe szkolenie wskazanych przez Zarząd pracowników w zakresie prawa pracy, ewidencji czasu pracy i odpowiedzialności pracowników, 19) prowadzenie ewidencji zatrudnienia pielęgniarek i lekarzy oraz przygotowywanie wykazów umożliwiających prawidłowe naliczanie przysługującego im wzrostu wynagrodzeń wynikających z ustaw i rozporządzeń Ministra Zdrowia oraz prawidłowe wystawianie faktur do NFZ z tego tytułu, 20) udział w kontrolach dotyczących spraw kadrowych w szczególności PIP, NIK, Urząd m.st. Warszawy i innych, przygotowywanie żądanych przez kontrolerów materiałów i wyjaśnień, 21) prowadzenie kont analitycznych indywidualnych pożyczkobiorców (pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych), 22) sporządzanie listy płac i prowadzenie dokumentacji z tym związanej (przelewy, potrącenia, karty wynagrodzeń pracowników), 23) prowadzenie rejestru kosztów płacowych z podziałem na grupy pracownicze i poszczególne komórki organizacyjne, 24) terminowe sporządzanie dokumentów dla potrzeb ZUS, 25) prowadzenie ewidencji rozliczeń dotyczących umów- zleceń, 26) całościowe terminowe rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych oraz składek ZUS i opłat PFRON, 27) terminowe rozliczanie PIT, 28) sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, 29) ustalenie podatków i sporządzanie deklaracji podatkowych, 30) informowanie Zamawiającego o brakach w dokumentach, 31) doradztwo w zakresie oceny ekonomicznej i przepisów podatkowych, 32) odbieranie dokumentów w siedzibie Zamawiającego lub w innym wskazanym przez niego miejscu 3 razy w tygodniu lub częściej w miarę potrzeb Zamawiającego. 33) sporządzanie wszystkich okresowych sprawozdań i informacji do których składania zobowiązany jest Zamawiający zawierających dane finansowe w tym m. in.: a) sprawozdania do Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, b) sprawozdania do Wojewody Mazowieckiego, c) sprawozdania do Centrum Systemów Informatycznych Ochrony Zdrowia – Ministerstwa Zdrowia, d) sprawozdania do GUS, e) sprawozdania do PFRON, w terminie umożliwiającym Zamawiającemu, ich z złożenie u właściwego podmiotu. 34) przygotowanie przelewów wynagrodzeń i przesyłanie ich do kasjera, który w terminie płatności przedstawia je do zatwierdzenia przez Zarząd spółki, 35) prawidłowe naliczanie i rozliczanie ZFŚS, 36) Zamawiający dokona zapłaty za ostatni miesiąc obowiązywania umowy po wykonaniu następujących prac: a) sporządzeniu wszystkich wymaganych sprawozdań i deklaracji za cały okres obowiązywania umowy, w tym również tych, które dotyczą okresu do 31.07.2020r. nawet jeżeli zostały sporządzane po tej dacie, b) protokólarne przekazanie Zamawiającemu oraz nowemu Zleceniobiorcy całej dokumentacji kadrowej płacowej po zakończeniu współpracy (zarówno w formie papierowej jak i na nośniku informacji), 37) do przedmiotu zamówienia należy również: a) protokólarne przejęcie od firmy dotychczasowego wykonawcy całej dokumentacji kadrowej oraz sprawozdań, b) sporządzenie wszystkich wymaganych sprawozdań i deklaracji poczynając od dnia rozpoczęcia realizacji umowy, w tym również dotyczących okresu poprzedzającego okres obowiązywania umowy, jeżeli termin ich sporządzenia jest wymagany w terminie obowiązywania umowy, 50) przez cały okres realizacji zamówienia Wykonawca jest zobowiązany na swój koszt zapewnić profesjonalną obsługę informatyczną oraz doradztwo podatkowe gwarantujące prawidłową realizację umowy. 3. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia. 1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca świadczył usługę obsługi kadrowej i płacowej Zamawiającego: a) we własnej siedzibie lub oddziale oddalonym od siedziby Zamawiającego w odległości umożliwiającej dojazd SCOL środkami komunikacji miejskiej w ciągi jednej godziny, b) przez osoby, które spełniają łącznie poniższe warunki: - posiadające pełna zdolność do czynności prawnych, - nie były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe, 2. Zamawiający wymaga, aby zatrudnieni pracownicy do obsługi kadr i płac u Zamawiającego w 100 % byli zatrudnieni na umowę o pracę na zasadach określonych w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (tj.: Dz.U. z 2018r. poz. 108 ze zm.) Zamawiający w trakcie realizacji zamówienia w stosunku do wybranego Wykonawcy, będzie uprawniony do wykonywania czynności kontrolnych w zakresie spełniania warunku zatrudnienia wskazanej powyżej grupy pracowników na umowę o pracę. Zamawiający uprawniony będzie w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełnienia warunku zatrudnienia personelu na umowę o pracę i dokonywania oceny przedłożonych dokumentów, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania warunków. 3. Szczegółowe uregulowania w przedmiocie realizacji zatrudnienia pracowników na umowę o pracę oraz sposób dokumentowania i sankcje z tytułu niespełnienia tych wymagań, Zamawiający uregulował również w umowie, będącej załącznikiem do SIWZ.