Przedmiotem zamówienia jest usługa przygotowania gotowych formularzy i procesów z wykorzystaniem środowiska Sharepoint/Azure Active Directory/ PowerApps oraz MS Teams, a także wsparcia aktualnych użytkowników systemu Office 365 w pracy grupowej, konfiguracji funkcji i modułów potrzebnych do realizacji bieżących i nowych zadań w ramach projektu pomocy doradczej dla miast.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa przygotowania gotowych formularzy i procesów z wykorzystaniem środowiska Sharepoint/Azure Active Directory/ PowerApps oraz MS Teams, a także wsparcia aktualnych użytkowników systemu Office 365 w pracy grupowej, konfiguracji funkcji i modułów potrzebnych do realizacji bieżących i nowych zadań w ramach projektu pomocy doradczej dla miast. Wszystkie zadania będą realizowane w języku polskim. Zamówienie obejmuje cztery uzupełniające się zadania (do łącznego zaoferowania i wykonania to jest bez możliwości składania ofert częściowych): 1.4.1.Zadanie nr 1: Wykonanie w konsultacji z Zamawiającym odpowiednich formularzy, programów, skryptów w oparciu o środowiska SharePoint/Azure Active Directory / PowerApps w ramach posiadanej przez Zamawiającego licencji dostępu do Office365/Teams pozwalających Zamawiającemu na korzystanie z różnych dedykowanych formularzy analitycznych, aktywnych stron intranetowych z prostymi systemami bazodanowymi (np. Katalog studiów przypadków - zawierający tagi, możliwość filtrowania, wyszukiwania lub/i wyświetlania), itp. Ważnymi elementami zadania będą; przeprowadzane konsultacje z Zamawiającym w zakresie wyboru właściwego rozwiązania pozwalającego na przygotowanie formularzy analitycznych, raportów indywidualnych z pracy pracowników oraz koniecznych do tego formularzy zbiorczych pozwalających na stały monitoring działań i postępów realizacji zadań. Umożliwi to wybór odpowiedniej formy budowy dostępu do materiałów audiowizualnych oraz tekstowych pozwalających na tworzenie interaktywnych, dynamicznych stron intranetowych udostępniających zbierane informacje na potrzeby pracy własnej organizacji. Przyjmuje się czas pracy programisty po stronie Wykonawcy w wysokości 60h miesięcznie (licząc miesiąc za dni trzydzieści) realizowanych przez 120 dni wg potrzeb – łącznie 240 godzin. 1.4.2. Zadanie nr 2: Wzmocnienie umiejętności wykorzystania możliwości środowiska Office365/Teams dla 50 użytkowników korzystających z niego w organizacji do współpracy grupowej w ramach wdrażanego projektu, poprzez organizację w formie online warsztatów wdrożeniowych dla użytkowników Warsztaty będą trwały 4 godziny zegarowe i będą wykorzystywać już istniejący dostęp do usługi Office365/MS Teams przez użytkowników. Zakres programu zostanie doprecyzowany z Zamawiającym i będzie uwzględniał w szczególności: • Zdalną współpracę zespołową i zadaniową przy wykorzystaniu MS Teams; • Sposoby wykorzystania narzędzi Office 365 oraz Microsoft Teams do efektywnej współpracy grupowej (zdalnie oraz stacjonarnie); • Wykorzystanie i optymalizacja wykorzystania dysku wspólnego OneDrive/SharePoint wraz zasadami wspólnej pracy nad plikami (edycji, udostępniania) m.in. w obszarze raportowania, tworzenia bazy wiedzy; • Wspólne planowanie działań - udostępnianie kalendarzy, narzędzie MS Planner lub inne dostępne w środowisku Office 365; • Wykorzystanie tzw. “dodatków” (add-on) pomagających w pracy zespołowej np. Polly – w tym zaproponowanie wybranych rozwiązań po wcześniejszej konsultacji z Zamawiającym. Warsztaty wdrożeniowe zostaną przeprowadzone on-line. Początek realizacji zamówienia do ustalenia z Zamawiającym-maj-czerwiec 2020r., jednak z możliwością przedłużenia stosownie do sytuacji epidemicznej lub innej kryzysowej, jednak nie dłużej niż o 30 dni. Termin ostateczny zostanie ustalony w zależności od potrzeb i postępów pracy w ramach zadania nr 1. Planowane 2 (dwie) grupy dzielą się następująco: 1 (pierwsza) grupa: 4 godziny zegarowe w sesji porannej, 2 (druga) grupa: 4 godziny w sesji popołudniowej. 1.4.3. Zadanie nr 3: Przeprowadzenie prezentacji i wdrożenia instruktażowego z tworzenia oraz edycji utworzonych narzędzi wymienionych w pkt 1.4.1 oraz 1.4.2. dla 4 osób wskazanych przez Zamawiającego jako odpowiedzialnych za administrowanie usługami Office 365 dla zespołu w formule szkolenia on-line. Prezentacja i instruktaż wdrożeniowy odbędzie się w formie 10 rejestrowanych przez Zamawiającego (funkcja „zapisuj konwersację” w trakcie chatu w MS Teams) prezentacji prowadzonych przez Wykonawcę wraz z dyskusją uczestników (tj. 4 przyszłych administratorów) z personelem Wykonawcy - każda po 120 min., łącznie 20 godzin zegarowych. Dodatkowo po w/w cyklu grupowych spotkań/szkoleń online, zostanie przeprowadzony cykl indywidualnych konsultacji zdalnych 4 przyszłych administratorów z wykorzystaniem w razie potrzeby zdalnego pulpitu, pozwalających na praktyczną weryfikację umiejętności w środowisku Office365/Teams, o łącznym czasie trwania 32 godziny zegarowe (8h na 1 osobę, z możliwością przesunięcia niewykorzystanych godzin między osobami). Wykonawca wyraża zgodę na rejestrację prezentacji i wdrożenia instruktażowego w celu jego późniejszego odtworzenia na potrzeby Zamawiającego do jego wewnętrznego użytku, co Wykonawca potwierdza składając ofertę. 1.4.4. Zadanie nr 4: Wzmocnienie umiejętności 110 użytkowników korzystających w organizacji do współpracy grupowej w zakresie wykorzystania możliwości środowiska Office365/Teams do realizowanych obowiązków zawodowych w ramach realizowanego projektu. Realizacja zdalnej pomocy dla użytkowników w formie indywidualnych konsultacji pozwalających na ujednolicenie umiejętności posługiwania się i wykorzystania środowiska Office365/Teams do pracy zespołowej. W przypadku realizacji konsultacji w systemie MS Teams osoba zgłaszająca się na konsultację może wyrazić potrzebę nagrania konsultacji na potrzeby swojego użycia w przyszłości w celu utrwalenia umiejętności. Wykonawca to umożliwi i wyraża na to zgodę, na potrzeby wewnętrzne osoby konsultowanej i organizacji. Przyjmuje się, że w czasie trwania umowy każdemu użytkownikowi (spośród 110 członków personelu Zamawiającego zaangażowanych w realizację projektu) przysługuje średnio 30 minut konsultacji – z możliwością innego rozkładu czasu między członków personelu – zgodnie z realnymi potrzebami. W sumie Wykonawca przeznaczy na to 55h w trakcie trwania umowy. Zamawiający rozdzieli czas konsultacji między użytkowników.