Sprzątanie pomieszczeń w budynku Urzędu Gminy Siedlce

Opis przedmiotu przetargu: 1.1.Przedmiotem zamówienia są usługi sprzątania obiektu i przylegającego terenu w Urzędzie Gminy Siedlce w Siedlcach: Lp. Wykaz czynności Wymagania dodatkowe -1- -2- -3- 1. Sprzątanie powierzchni wewnętrznych: Wykonawca zobowiązany jest do sprzątania powierzchni użytkowych w obiekcie Zamawiającego z częstotliwością zapewniającą utrzymanie stałej czystości. Na wniosek Zamawiającego w przypadku prowadzonych remontów, usuwania skutków powodzi lub zalania czynności sprzątania mogą odbywać się w porze nocnej. I. Pomieszczenia ogólnodostępne 1. Zamawiający dla niektórych czynności (wykazanych poniżej) wyznacza minimalną częstotliwość ich wykonywania (nie rzadziej niż): 1.1 codziennie: a) opróżnianie pojemników na śmieci z zachowaniem segregacji odpadów oraz wymianą worków foliowych, b) opróżnianie pojemników niszczarek i wymiana worków foliowych c) ścieranie biurek i stolików, d) ścieranie parapetów wewnętrznych, e) zamiatanie (odkurzanie) i zmywanie podłóg zmywalnych w tym, zmywanie korytarzy, holi i klatek schodowych, f) sprzątanie WC (m.in. posadzki, terakota, glazura, umywalki, sedesy, lustra) wraz z uzupełnianiem środków higienicznych przez cały okres obowiązywania umowy: • ręczniki papierowe składane w kolorze białym, • papier toaletowy w roli, co najmniej dwuwarstwowy, w kolorze białym, • mydło kremowe z dodatkiem gliceryny w płynie, o odczynie ph 5,5, (w toaletach przy większości umywalek są pojemniki na mydło. W przypadku ich braku Wykonawca ustawi na umywalkach mydło w pojemnikach z dozownikiem), • środki zapachowe - odświeżacze powietrza w aerozolu, kule zapachowe, • kostki dezynfekująco-zapachowe do muszli sedesowych, • płyn dezynfekujący w pojemnikach szczotek WC. W zakres sprzątania toalet wchodzi bieżąca kontrola i utrzymanie czystości (raz na 2 godziny) potwierdzona podpisem osoby sprzątającej na karcie kontroli umieszczonej przez Wykonawcę w toalecie (z podaniem godziny dokonania czynności) 1.2. raz w tygodniu: a) wycieranie półek w regałach oraz zewnętrznych części mebli, b) mycie balustrad na klatkach schodowych, c) mycie koszy na śmieci, d) mycie drzwi wejściowych wraz z klamkami i uchwytami do pokoi biurowych i innych pomieszczeń, e) wycieranie na mokro listew odbojowych i listew przypodłogowych. 1.3. raz w miesiącu: a) wycieranie na górze szaf i regałów b) mycie grzejników c.o. c) czyszczenie kwiatów naturalnych znajdujących się poza pomieszczeniami biurowymi (hole, klatki schodowe, korytarze) 1.4. raz na kwartał – w ostatnim tygodniu każdego kwartału – odmrażanie i mycie lodówek 1.5. dwa razy w roku - czyszczenie kratek wentylacyjnych 1. Powierzchnia łączna pomieszczeń ogólnodostępnych: • 1 366, 2 m2 Usługi sprzątania wykonywane będą z wykorzystaniem sprzętu, narzędzi oraz przy zastosowaniu środków i preparatów Wykonawcy. Stosowany przez Wykonawcę sprzęt oraz środki chemiczne muszą gwarantować wysoką jakość usługi. Materiały środki chemiczne i toaletowe do wykonania niniejszego zamówienia musza posiadać odpowiednie atesty, a także powinny być odpowiednio dobrane do sprzątanych powierzchni, aby usunąć zabrudzenia i nie uszkodzić czyszczonych powierzchni oraz zabezpieczyć ją w odpowiedni sposób. Do wykonywania czynności sprzątania powinny być stosowane przez Wykonawcę następujące materiały oraz sprzęt: a) czyste ścierki do wycierania kurzu - wykonane z mikrofibry b) czyste ścierki i mopy do mycia i wycierania podłogi - wypłukane w roztworze dezynfekującym i wyżęte; c) czyste ścierki do wycierania zewnętrznych powierzchni regałów stacjonarnych na mokro, wypłukane w roztworze dezynfekującym i wyżęte; d) odkurzacz - wyposażony w filtr zatrzymujący grzyby pleśniowe oraz małe drobiny kurzu i pyłu. 2. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania usługi sprzątania w następujących godzinach: 2.1. pomieszczenia wyznaczone – w godzinach pracy Zamawiającego, w obecności pracownika Zamawiającego (użytkownika pomieszczenia); - listę pomieszczeń Wykonawca otrzyma w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi. 2.2. pozostałe pomieszczenia – w godzinach od godz.1600 do godz. 2200. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin sprzątania. II. Magazyn OC i archiwa: 1. Zamawiający dla niektórych czynności (wykazanych poniżej) wyznacza minimalną częstotliwość ich wykonywania (nie rzadziej niż): 1.1 . raz na kwartał: a) odkurzanie i mycie podłogi środkami dezynfekującymi b) opróżnianie pojemników na śmieci z zachowaniem segregacji odpadów oraz wymianą worków foliowych, c) ścieranie mebli, d) ścieranie parapetów wewnętrznych, e) mycie drzwi wejściowych wraz z klamkami i uchwytami 2. Powierzchnia łączna magazynu OC oraz archiwów: • 229,50 m2 III. Pomieszczenia w strefie ograniczonego dostępu (serwerownia, kasa, archiwum EL) 1. Zamawiający dla niektórych czynności (wykazanych poniżej) wyznacza minimalną częstotliwość ich wykonywania (nie rzadziej niż): 1.1. jeden raz w miesiącu: a) mycie podłogi środkami dezynfekującymi, b) opróżnianie pojemników na śmieci z zachowaniem segregacji odpadów oraz wymianą worków foliowych, c) opróżnianie pojemników niszczarek i wymiana worków foliowych, d) ścieranie mebli, e) ścieranie parapetów wewnętrznych, f) mycie drzwi wejściowych wraz z klamkami i uchwytami. 2. Powierzchnia łączna pomieszczeń w strefie ograniczonego dostępu: • 30,70 m2 IV. Pomieszczenia gospodarcze (kotłownia): 1. Zamawiający dla niektórych czynności (wykazanych poniżej) wyznacza minimalną częstotliwość ich wykonywania (nie rzadziej niż): 1.1. raz na dwa miesiące: a) ścieranie mebli, b) ścieranie parapetów wewnętrznych, c) mycie podłogi, d) mycie drzwi wejściowych wraz z klamkami. 2. Powierzchnia łączna pomieszczeń: • 47,60 m2 V. „Serwis”- stały dyżur osoby sprzątającej w godzinach pracy Zamawiającego w celu stałego utrzymania czystości w budynku od godz. 8.00 do 16.00 VI. Powierzchnia łączna pomieszczeń: 1674,00 m2 1. W cenie sprzątania należy uwzględnić: a) mycie sprzętu oświetleniowego lampy jarzeniowe) - raz w roku, b) udział w przygotowaniu zabezpieczenia socjalnego tj. przygotowanie i sprzątanie Sali konferencyjnej, mycie zastawy stołowej, akcesoriów i urządzeń kuchennych /talerze, szklanki, sztućce, filiżanki/ na posiedzenia Rady Gminy i narady - średnio 4 razy w miesiącu, c) mycie powierzchni pionowych, w tym mycie drzwi wejściowych (przeszklonych) wraz z klamkami i uchwytami – codziennie, d) pielęgnacja kwiatów naturalnych znajdujących się na holach, klatkach schodowych, sali konferencyjnej oraz w sekretariacie i gabinetach kierownictwa: • podlewanie – 2 razy w tygodniu, • zasilanie nawozem – 1 raz w miesiącu w okresie od marca do końca września, • mycie/spryskiwanie – 1 raz w miesiącu, e) czyszczenie i konserwacja mebli z ekoskóry - raz w miesiącu. f) Wykonywanie drobnych napraw konserwacyjnych, jak: udrażnianie instalacji wodno-kanalizacyjnej, naprawa spłuczek, naprawa stolarki drzwiowej, regulacja baskwili zamków, wymiana zamków, klamek, regulacja domykaczy itp., - w przypadku zgłoszenia awarii. g) Wymianie świetlówek w pokojach na korytarzach oraz łazienkach w przypadku ich uszkodzenia – n w przypadku zgłoszenia awarii. 2. Mycie okien i innej powierzchni przeszklonej: Dwustronne, w tym ram okiennych i parapetów (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz szklanych przepierzeń. Częstotliwość : • 3 razy w roku do końca marca, czerwca i września Powierzchnia: – 480,34 m2 w tym: - okna myte bez zwyżki: 286,18 m2, - okna, mycie których wymaga zwyżki lub metodą alpinistyczną ze względu na wysokość budynku – 183,6 m2, - luxfery – 10,56 m2 Szczegółowy wykaz powierzchni okien, które winny być myte przy użyciu tzw. zwyżki lub metody alpinistycznej przedstawia się następująco a) wieża nad wejściem głównym - 112, 37 m2 b) wykusz 2 piętro, pok. 22 - 14,56 m2 c) wykusz 2 piętro, pok. 29 - 19,38 m2 d) wykusz 1 piętro, pok. 11 a – 14,56 m2 e) klatka schodowa – wejście boczne - 14,18 m2 f) klatka schodowa – Urząd Gminy – 8,55 m 2 g) luxfery – 10,56 m2 3. Czyszczenie i polimeryzacja ciągów komunikacyjnych z terakoty Częstotliwość : • 3 razy w roku – do końca marca , sierpnia i grudnia Powierzchnia: • 954,90 m2 Usługa dotyczy powierzchni z terakoty. Obejmuje ciągi komunikacyjne, pomieszczenia biurowe oraz pomieszczenia ogólnodostępne. Polimeryzację pomieszczeń należy wykonać po wcześniejszym wystawieniu przez Wykonawcę biurek, krzeseł i stolików. 4. Pranie tapicerki meblowej Przed przystąpieniem do czynności prania Wykonawca zobowiązany jest do uprzedniego odkurzenia wykładzin i tapicerki meblowej. Częstotliwość : • 2 raz w roku – pranie tapicerki meblowej – do końca kwietnia 5. Deratyzacja Częstotliwość : 2 razy w roku w terminach: • od 1 do 28 kwietnia – deratyzacja wiosenna, • od 1 do 28 października – deratyzacja jesienna. 6. Usuwanie mas śnieżnych, w tym sopli z dachów 1. Wykonawca zobowiązany jest do usuwania mas śnieżnych i sopli z dachów budynków przy użyciu odpowiedniego sprzętu: • w terminie 24 godziny od przekazania zlecenia Wykonawcy w przypadku odśnieżania dachów, • w możliwie najkrótszym czasie, tj. rozpocząć wykonywanie zlecenia najpóźniej w ciągu 4 godzin od jej otrzymania - w przypadku zleceń dotyczących usuwania sopli z dachów. 2. Wykonawca zapewni osoby i sprzęt do zabezpieczania terenu w przypadku odśnieżania dachów i usuwania sopli. 3. Zamawiający wystawi pełnomocnictwo dla Wykonawcy do reprezentowania Urzędu Gminy Siedlce w Zarządzie Dróg Miejskich w sprawach dotyczących zajęcia pasa ruchu podczas usuwania mas śnieżnych i usuwania sopli z dachów -w razie potrzeb. Wykonawca zostanie obciążony kosztami z tytułu zajęcia pasa ruchu i chodnika (są to koszty, którymi obciążony zostaje administrator budynku przez Zarząd Dróg Miejskich). 4. Częstotliwość: • ok . 3 razy w okresie trwania umowy 5. Powierzchnia dachów – 601,26 m2 w tym: - dach właściwy - 539,30 m2 - attyki - 61,96 m2 W przypadku dużych opadów śniegu Wykonawca zapewni wywóz śniegu. 7. Czyszczenie oraz pranie żaluzji pionowych (verticali) i rolet Częstotliwość : • 1 raz w roku – do końca maja 8. Sprzątanie otoczenia budynków (powierzchnia zewnętrzna): a) sprzątanie otoczenia budynku, w tym zamiatanie chodników i podwórza (od wiosny do jesieni), b) pielęgnacja klombów polegająca na czyszczeniu, sadzeniu dostarczonych przez Zamawiającego roślin, pieleniu i podlewaniu (od wiosny do jesieni), c) w okresie zimy bieżące (we wszystkie dni, w tym ustawowo wolne od pracy) odśnieżanie schodów, chodników, parkingów, usuwanie zmarzlin, posypywanie dopuszczalnymi środkami nie powodującymi uszkodzeń kostki brukowej (piaskiem, solą) – usługa musi być wykonana do godziny 7:30 – w sposób umożliwiający korzystanie z powierzchni zgodnie z jej przeznaczeniem. Wykonawca zapewnia odpowiedni sprzęt do odśnieżania oraz pojemniki na piasek i inne środki. W przypadku konieczności Wykonawca zobowiązany jest do wywozu śniegu z posesji. d) w zakres sprzątania terenu wchodzi również: • codzienne sprzątanie śmietników i przygotowanie pojemników na śmieci do wywozu przez firmę odbierającą odpady, • zamiatanie powierzchni garaży - raz na miesiąc. Powierzchnia łączna: 571,00 m2 • chodniki – 178,00 m2, • parking – 262,00 m2 • teren zielony – 131,00 m2 W zakres sprzątania otoczenia budynku wchodzi mycie i bieżące utrzymanie w czystości wnęk przy wejściu głównym i podjazdu dla osób niepełnosprawnych. Przystąpienie do bezzwłocznego odśnieżania oraz usuwania skutków gołoledzi następować będzie z chwilą wystąpienia w/w zjawiska atmosferycznego, niezależnie od godzin określonych w pkt 8 c 9. Obowiązkiem Wykonawcy jest świadczenie usług czystości : • Za pomocą osób posiadających doświadczenie w wykonywaniu tego typu czynności w liczbie gwarantującej wysoką jakość świadczonych usług • Dysponowania osobami uprawnionymi do prac na wysokości do wykonywania czynności sprzątania okresowego • Za pomocą osób ubranych w estetyczną odzież roboczą zaopatrzonych w identyfikatory wskazujące nazwę Wykonawcy oraz imię i nazwisko osoby przebywającej na terenie obiektu Zamawiającego oraz egzekwowania obowiązku noszenia powyższej odzieży. • Przy użyciu sprawnego sprzętu i dobrej jakości środków czyszcząco – dezynfekujących, artykułów czystości, artykułów higieniczno – sanitarnych i zapachowych • Przy użyciu własnych urządzeń i sprzętu • Wszelkie środki czyszcząco- dezynfekujące, artykuły czystości, artykuły higieniczno – sanitarne i zapachowe, worki na śmieci w ilościach zapewniających pełne bieżące zapotrzebowanie, niezbędne do starannego wykonania zamówienia oraz ich zakup i dostawa do miejsca wykonywania usługi jest kosztem Wykonawcy • Wszystkie środki używane do do utrzymania czystości maja posiadać atesty Państwowego Zakładu Higieny i musza być dopuszczone do stosowania na rynku polskim, musza być biologicznie neutralne , ponadto powinny być dostosowane do specyfiki wykonywanych czynności. Wykonawca na każde żądanie Zamawiającego okaże atesty na wskazane przez Zamawiającego preparaty • Wykonawca będzie sporządzał w terminie do ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca Protokół z wykonania umowy za dany miesiąc i będzie go przedstawiał do akceptacji i podpisania przedstawicielowi Zamawiającego • Wykonawca zobowiązuje się realizować przedmiot zamówienia z należytą starannością, z uwzględnieniem profesjonalnego charakteru świadczonych przez siebie usług oraz wedle swojej najlepszej wiedzy i umiejętności, współdziałając na bieżąco z Zamawiającym. Powyższe zobowiązanie odnosi się zarówno do kwestii doboru przez Wykonawcę personelu sprzątającego jak również sprzętu, materiałów oraz środków czystości • Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca udzieli( ustnie lub pisemnie) wyjaśnień i informacji w zakresie należytego wykonywania przedmiotu zamówienia • Za działania i zaniechania osób przy pomocy których Wykonawca będzie wykonywał zobowiązania zaciągnięte w myśl postanowień przyszłej umowy oraz za szkody w mieniu Zamawiającego , powstałe w związku z realizacja zamówienia Wykonawca zawsze odpowiada jak za działania i zaniechania własne • Odpowiedzialność Wykonawcy za straty w mieniu Zamawiającego powstałe w trakcie wykonywania czynności objętych umową będzie ustalana na podstawie: - umowy - protokołu ustalającego okoliczności powstania szkody, sporządzonego przy udziale przedstawicieli obu stron - udokumentowanej wartości mienia utraconego (dokumentuje Zamawiający) -rachunku za poniesione straty • Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia oraz zapewnienie warunków pracy zgodnie z przepisami BHP i Ppoż, obowiązującymi w tym zakresie 1.2. 1) Zamawiający, stosownie do art. 29 ust. 3a Ustawy wymaga, aby usługi w zakresie sprzątania, w okresie realizacji usługi, wykonywane były przez osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz.1666). Zamawiający informuje, iż wymagane jest zatrudnienie na umowę o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane czynności w zakresie realizacji niniejszego zamówienia: czynności związane ze sprzątaniem. 2) W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1) czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia 3) W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę prze wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w punkcie 1) czynności w trakcie realizacji zamówienia: a) oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy: b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; c) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; d) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. 4) Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1) czynności. 5) W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.