Obsługa prawna Starostwa Powiatowego w Olsztynie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług prawniczych na rzecz Starostwa Powiatowego w Olsztynie. 2. Usługa obejmować będzie obsługę prawną: 1) Część I: a) Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, a także organów Powiatu Olsztyńskiego w zakresie wykonywanych przez nie zadań, b) Wydziału Finansowego, c) Wydziału Zarządzania Kryzysowego, 2) Część II: a) Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, b) Wydziału Gospodarowania Środowiskiem, c) Wydziału Infrastruktury i Budownictwa, 3) Część III: a) Wydziału Inwestycji i Funduszy UE, b) Wydziału Informacji, Promocji i Rozwoju, 4) Część IV - Wydziału Oświaty, Kultury i Kultury Fizycznej. Zadania realizowane przez organy powiatu oraz komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Olsztynie określają ustawy i akty wykonawcze ustalające kompetencje powiatu oraz: - Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Olsztynie, stanowiący załącznik do uchwały Nr XXXII/404/2002 Rady Powiatu w Olsztynie z dnia 19 czerwca 2002 roku w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Olsztynie (ze zmianami), - Zarządzenie Nr 12 Starosty Olsztyńskiego z dnia 3 lutego 2012 roku w sprawie ustalenia zakresów wydziałów (komórek równorzędnych) w Starostwie Powiatowym w Olsztynie. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych - Część I i/lub Część II i/lub Część III i/lub Część IV. 3. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie świadczyć na rzecz Zamawiającego obsługę prawną na każdą z części - w zakresie prawa polskiego w celu ochrony interesów Zamawiającego, w tym: 1) udział w opracowywaniu i uzgadnianiu projektów aktów prawnych Rady Powiatu w Olsztynie, Zarządu Powiatu w Olsztynie i Starosty Olsztyńskiego, opiniowanie projektów pod względem redakcyjnym i formalno - prawnym, 2) sporządzanie pisemnych opinii prawnych i udzielanie wyjaśnień w zakresie stosowania prawa, 3) współuczestniczenie w opracowywaniu i ostateczne opiniowanie projektów umów, porozumień, ugód i innych dokumentów wymagających konsultacji prawnej. W przypadku braku możliwości uzgodnienia ostatecznej wersji dokumentu ewentualna odmowa parafowania musi być wyrażona w formie pisemnej i zawierać uzasadnienie wskazujące na rozwiązanie prawidłowe pod względem prawnym, 4) udzielanie konsultacji prawnych, 5) reprezentowanie Powiatu Olsztyńskiego, Starostwa Powiatowego w Olsztynie i Skarbu Państwa reprezentowanego przez Starostę Olsztyńskiego przed sądami, organami administracji, organami egzekucyjnymi, Krajową Izbą Odwoławczą oraz innymi urzędami i instytucjami. Świadczenie pomocy prawnej w zakresie reprezentacji odbywać się będzie na podstawie odrębnego pełnomocnictwa, 6) podejmowanie niezbędnych czynności dla prawidłowego wdrożenia i prowadzenia spraw sądowych Zamawiającego oraz przygotowywanie projektów wystąpień do sądów, organów ścigania i innych instytucji w związku z prowadzonymi postępowaniami administracyjnymi, karnymi, egzekucyjnymi i cywilnymi, 7) udział w prowadzonych przez Zamawiającego rokowaniach, negocjacjach i postępowaniach o zamówienia publiczne, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego, 8) stałe doradztwo prawne w zakresie rozwiązywania problemów prawnych związanych z pozyskiwaniem i rozliczaniem środków w ramach projektów unijnych, 9) opiniowanie treści korespondencji Zamawiającego z organami administracji publicznej, sądami i innymi instytucjami oraz osobami prawnymi i fizycznymi (w razie potrzeby), 10) zapewnienie dalszego prowadzenia wszystkich spraw będących w toku postępowań sądowych rozpoczętych przed udzieleniem zamówienia, 11) stałe doradztwo prawne w zakresie rozwiązywania problemów prawnych związanych z bieżącą działalnością komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Olsztynie, udzielanie wyjaśnień w zakresie stosowania prawa, 12) opiniowanie i weryfikacja pod względem formalno - prawnym projektów decyzji administracyjnych (w szczególnie skomplikowanych sprawach) wydawanych z upoważnienia Starosty Olsztyńskiego lub Zarządu Powiatu w sprawach indywidualnych, 13) bieżące informowanie osób kierujących komórkami organizacyjnymi w Starostwie Powiatowym w Olsztynie o zmianach przepisów prawa, o orzecznictwie i interpretacjach dotyczących działalności Powiatu, 14) prowadzenie rejestru spraw sądowych i opinii prawnych zgodnie z JEDNOLITYM RZECZOWYM WYKAZEM AKT ORGANÓW POWIATU I STAROSTW POWIATOWCH stanowiącym załącznik Nr 3 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, 15) podejmowanie innych czynności w zakresie spraw wymagających obsługi prawnej. 4. W zakresie Części I Wykonawca dodatkowo będzie: 1) parafował projekty uchwał przygotowywanych na posiedzenia Zarządu Powiatu w Olsztynie oraz na sesje Rady Powiatu w Olsztynie (w Biurze Obsługi Organów Powiatu), 2) sprawdzał - pod względem formalno - prawnym i poprawności z ustalonymi technikami legislacyjnymi projekty uchwał Zarządu Powiatu w Olsztynie i projekty przygotowywane na sesję Rady Powiatu w Olsztynie, 3) prowadził windykację należności Powiatu Olsztyńskiego i Skarbu państwa - reprezentowanego przez Starostę Olsztyńskiego, 4) świadczył obsługę prawną sesji Rady Powiatu w Olsztynie - raz w miesiącu i innych posiedzeń organów Powiatu (sporadycznie - na zaproszenie) - również w razie potrzeby Zamawiającego - po godzinach urzędowania Starostwa Powiatowego w Olsztynie, bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia i w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 5. Wykonawcę będą obowiązywać niżej wymienione terminy: 1) na sporządzenie opinii prawnej, o której mowa w ust. 3 pkt 2 - do 10 dni roboczych pracy Starostwa Powiatowego w Olsztynie od dnia złożenia wniosku o jej wydanie, 2) w zakresie, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, pkt 3, pkt 9 i pkt 12 - od 2 do 5 dni roboczych pracy Starostwa Powiatowego w Olsztynie od dnia złożenia projektów lub korespondencji. Sprawy, które Zamawiający uzna za pilne, a w szczególności, które muszą być natychmiast wniesione na posiedzenie Zarządu Powiatu w Olsztynie lub na sesję Rady Powiatu w Olsztynie Wykonawca wykona do 12 godzin, 3) w zakresie, o którym mowa w ust. 4 pkt 1 - w tym samym dniu roboczym pracy Starostwa Powiatowego w Olsztynie, w którym Wykonawca otrzymał projekt uchwały Zarządu Powiatu w Olsztynie lub Rady Powiatu w Olsztynie. 6. Wykonawca zobowiązuje się, że w ramach realizacji umowy będzie świadczyć obsługę prawną w siedzibie Starostwa Powiatowego w Olsztynie, Plac Bema 5 w dniach i w godzinach pracy Starostwa: - w poniedziałki od 7:00 do 16:30, - we wtorek - piątek od 7:00 do 15:00, w wymiarze nie mniej niż 32 godziny tygodniowo, w tym: 1) w przypadku składania ofert częściowych: a) Część I - minimum 1 radca prawny lub adwokat - nie mniej niż 11 godzin tygodniowo, b) Część II - minimum 1 radca prawny lub adwokat - nie mniej niż 11 godzin tygodniowo, c) Część III - minimum 1 radca prawny lub adwokat - nie mniej niż 3 godziny tygodniowo, d) Część IV - minimum 1 radca prawny lub adwokat - nie mniej niż 7 godzin tygodniowo, 2) w przypadku złożenia oferty na całość zamówienia - minimum dwóch radców prawnych lub adwokatów. Szczegółowy harmonogram dyżuru w siedzibie Zamawiającego zostanie ustalony na etapie zawarcia umowy z wybranym Wykonawcą 7. Obsługa prawna winna być prowadzona w sposób zapewniający ciągłość funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Olsztynie w siedzibie Starostwa i poza siedzibą - w zależności od bieżących potrzeb i rodzaju prowadzonych spraw. 8. Ze strony Wykonawcy obsługa prawna następować będzie przez osoby wskazane w ofercie. Wykonywanie obsługi prawnej za pomocą innych osób wymaga uzyskania zgody Zamawiającego. W czasie usprawiedliwionej nieobecności osoby wskazanej w ofercie do realizacji zamówienia lub w przypadku jej udziału w rozprawie, wymaga się wyznaczenia jej imiennego zastępstwa przez osobę posiadającą co najmniej takie same kwalifikacje oraz poinformowania o tym fakcie Zamawiającego najpóźniej w dniu poprzedzającym nieobecność. 9. Zamawiający będzie formułował swoje pytania i przedstawiał problemy bezpośrednio osobie wskazanej w ofercie do realizacji zamówienia, w szczególności: 1) w czasie pobytu tej osoby w siedzibie Zamawiającego, 2) telefonicznie, 3) faksem, 4) za pomocą poczty elektronicznej. 10. Zamawiający zobowiązuje się do przekazywania Wykonawcy wszelkich informacji i dokumentów niezbędnych do prawidłowego świadczenia przedmiotu zamówienia zgodnie z profesjonalnymi standardami oraz do uzupełniania informacji na żądanie Wykonawcy w wyznaczonym przez niego terminie. 11. Z chwilą rozwiązania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszelką sporządzoną lub zebraną przez siebie dokumentację uzyskaną od Zamawiającego w okresie trwania umowy ułożoną chronologicznie i według spisu. Wszelka dokumentacja powstała w okresie realizacji umowy, w tym przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego, będzie stanowiła własność Zamawiającego. 12. Wykonawca świadczyć będzie usługi z należytą starannością, w sposób zgodny z przepisami prawa i zasadami etyki zawodowej na podstawie dostarczonych przez Zamawiającego informacji i dokumentów oraz posiadanej wiedzy, a także zachowa pełną poufność informacji otrzymanych od Zamawiającego w związku ze świadczeniem usług przez cały czas obowiązywania umowy, jak również po zakończeniu umowy, bez względu na okoliczności jej rozwiązania. 13. Zamawiający za wykonywanie przedmiotu zamówienia zapłaci Wykonawcy za każdy miesiąc jego wykonywania wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie wynikającej z oferty. Wynagrodzenie to obejmować będzie wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia za wyjątkiem: 1) zasądzonych na rzecz Zamawiającego kosztów zastępstwa procesowego, które będą przypadać Wykonawcy. Koszty te będą wypłacane Wykonawcy po ich ściągnięciu lub zapłacie przez przeciwnika procesowego, 2) kosztów opłat sądowych i skarbowych, które uiszczać będzie Zamawiający oraz określonych w ust. 15. 14. Kwota wynagrodzenia obejmować będzie koszty dojazdu Wykonawcy do siedziby Zamawiającego oraz sądu rejonowego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 15. W przypadku konieczności załatwienia spraw Zamawiającego poza miejscowością, w której mieści się siedziba Zamawiającego dokonywany będzie zwrot kosztów podróży według zasad przysługujących pracownikom w czasie podróży służbowej lub według zasad wcześniej uzgodnionych między stronami zamówienia. 16. Wynagrodzenie będzie wypłacane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy za każdy miesiąc kalendarzowy obowiązywania umowy w terminie 7 dni po otrzymaniu przez Zamawiającego faktury VAT / rachunku oraz stwierdzeniu przez Zamawiającego, że czynności z zakresu obsługi prawnej zostały w danym miesiącu wykonane prawidłowo i terminowo. 17. Do faktury / rachunku Wykonawca zobowiązany będzie przedstawiać jako załącznik zaakceptowane przez Zamawiającego oświadczenie o dniach świadczenia obsługi prawnej zawierające daty i godziny realizacji przedmiotu zamówienia wraz ze wskazaniem ilości prowadzonych spraw. 18. Wykonawcy będzie przysługiwać prawo do odmowy wykonania przedmiotu zamówienia wyłącznie z ważnych powodów, w szczególności, gdy podjęcie się wykonania danej czynności stanowiłoby konflikt interesów, wykonanie danej czynności łączyłoby się z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa, zasad etyki zawodowej lub dobrego imienia Wykonawcy. Odmawiając wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do pisemnego poinformowania Zamawiającego o przyczynach takiej odmowy