Kompleksowa organizacja i obsługa Międzynarodowego Forum Gospodarczego oraz wizyty studyjnej dziennikarzy

tak

nie

nie

nie

nie

nie

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miasto Zduńska Wola, krajowy numer identyfikacyjny 59842800000, ul. ul. Stefana Złotnickiego  12, 98-220   Zduńska Wola, woj. łódzkie, państwo Polska, tel. 43 825 02 00, e-mail urzad_miasta@zdunskawola.pl, faks 43 825 02 02.
Adres strony internetowej (URL): www.zdunskawola.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa organizacja i obsługa Międzynarodowego Forum Gospodarczego oraz wizyty studyjnej dziennikarzy

Numer referencyjny:
PKPiKS.271.16.2017

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny



II.2) Rodzaj zamówienia:
usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych

Zamówienie podzielone jest na części:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Międzynarodowego Forum Gospodarczego oraz wizyty studyjnej dziennikarzy. Przedmiot zamówienia został podzielony na dwie części: CZĘŚĆ PIERWSZA - Usługa wykonania i dostarczenia materiałów promocyjno-informacyjnych 1. Wykonanie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego zaproszeń w formie papierowej w nakładzie minimum 500 sztuk, na papierze minimum 250g/m2, nadruk 4+4, wymiar 210x200mm składane do DL wraz z kopertami. Na każdym zaproszeniu ma być tekst w języku polskim i angielskim. Zaproszenie może zawierać uszlachetnienie typu lakier UV wybiórczo. Wykonanie obejmuje adaptację projektu zaproszenia zgodnie ze wskazaniem w pkt 6. 2. Wykonanie zaproszeń w formie elektronicznej, format 2x DL w 2 wersjach językowych: polskiej i angielskiej. 3. Wykonanie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego materiałów promocyjno-informacyjnych, w łącznej liczbie 212 sztuk kompletów. Komplet materiałów musi zawierać: 1) torba papierowa biała z usztywnionymi krawędziami górnymi i ze wzmocnionym dnem, uchwyt wklejony wewnątrz torby w formie sznurka białego, papierowego, skręconego, papier ekologiczny, biały typu kraft, 90 g/m2, wymiary 240x360x100 mm, nadruk jednostronny 4-kolory; 2) smycz, matowa taśma poliestrowa o szerokości 20 mm, z karabińczykiem, nadruk 4+0; 3) długopis metalowy z nadrukiem; 4) teczka skrzydłowa wąska na dokumenty w formacie A4, grzbiet o szerokości 15 mm, zamykana na dwa rzepy, materiał: tektura o grubości 2 mm, oklejka pełen kolor, oklejka laminowana folią mat, wyklejka biała kreda, skrzydełka kaszerowane, nadruk 4+0. Teczka może zawierać uszlachetnienie typu lakier UV wybiórczo. 5) notatnik w formacie A5, liczba kartek 50, spiralowany po długim boku, okładki PCV 2, zadruk 4+0 na pierwszej i ostatniej kartce, kartki gładkie. 6) list prezydenta miasta do uczestników Forum o treści przekazanej przez Zamawiającego, w formacie A4, nadruk 4+0, papier 160g (włożony do teczki skrzydłowej) 7) program forum w formacie A4, nadruk 4+4, papier 160 g (włożony do teczki skrzydłowej) 4. Wykonanie i dostarczenie systemu tablic informacyjnych do oznaczenia sal konferencyjnych, części wystawienniczej i networkingowej i innych na stojakach z profili aluminiowych, 9 wzorów tablic, 5 sztuk stojaków w formacie A3 lub 2xA4. 5. Opracowanie szablonu prezentacji, która zostanie wykorzystana podczas sesji inauguracyjnej – uroczystości otwarcia Forum, zawierającej slajd powitalny z nazwą Forum, miejscem i datą jego organizacji oraz slajdów zapowiadających kolejnych mówców uroczystości otwarcia (maksymalnie 8 slajdów), analogicznie sesji plenarnej – uroczystości zamknięcia oraz jej 5 modyfikacji z nazwami/tytułami czterech paneli oraz tytułem wykładów z elementami warsztatu. Łącznie 7 modyfikacji. 6. Zamawiający wymaga, aby wszystkie materiały promocyjno-informacyjne, wskazane w punktach 1-5, były zgodne z dotychczasowymi elementami identyfikacji wizualnej projektu „Zduńska Wola aktywuje – promocja gospodarcza regionu” oraz zasadami promocji projektów współfinansowanych ze środków europejskich, dlatego wymaga adaptacji istniejących projektów graficznych - zamawiający przekaże Wykonawcy plik wektorowy z elementami identyfikacji, o których mowa. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia na ich podstawie koncepcji kreatywnej materiałów i uzyskania akceptacji Zamawiającego wszystkich projektów graficznych materiałów promocyjno-informacyjnych. CZĘŚĆ DRUGA - Usługa organizacji Międzynarodowego Forum Gospodarczego wraz z wizytą studyjną dziennikarzy, zwanego dalej Forum. 1. Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum, w tym w szczególności udostępnienie numeru telefonu, adresu e-mail, udzielanie informacji zainteresowanym, a następnie uczestnikom Forum. 2. Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu (minimum 1 raz na tydzień od dnia podpisania umowy), z udziałem wskazanych pracowników Zamawiającego. 3. Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości – opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej w formacie Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres e-mail na podstawie baz własnych, z uwzględnieniem wskazań Zamawiającego. Baza musi zawierać minimum 500 rekordów obejmujących: przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na terenie miasta Zduńska Wola, regionu łódzkiego, Polski i przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej, laureatów wyróżnienia Miasta Zduńska Wola „Laur Przedsiębiorczości”, przedstawicieli organów administracji rządowej i samorządowej, krajowych i międzynarodowych organizacji zrzeszających przedsiębiorców, izb gospodarczych, w tym również międzynarodowych, instytucji wsparcia i otoczenia biznesu, instytucji działających na rzecz rozwoju przedsiębiorczości w regionie łódzkim, ambasad, przedstawicieli szkolnictwa zawodowego placówek oświatowych działających na terenie Miasta Zduńska Wola i regionu łódzkiego, przedstawicieli miast partnerskich Miasta Zduńska Wola. Wykonawca jest zobligowany do zapewnienia obecności 200 uczestników przy założeniu, że z każdej firmy/organizacji/instytucji wymienionych w niniejszym punkcie może być maksymalnie 4 przedstawicieli. 4. Opracowanie bazy danych dziennikarzy mediów zajmujących się tematyką gospodarczą: o zasięgu międzynarodowym, krajowym i lokalnym oraz wysłanie zaproszeń na wizytę studyjną do Zduńskiej Woli, która będzie przebiegała zgodnie z programem Międzynarodowego Forum Gospodarczego. Baza musi zawierać minimum 50 rekordów. Wykonawca jest zobligowany do zapewnienia obecności 12 dziennikarzy współpracujących z redakcjami mediów o zasięgu międzynarodowym, poruszającymi tematykę gospodarczą. 5. Obowiązek pozyskania patronatów gospodarczych (z kategorii organizacji zrzeszających przedsiębiorców lub działających na rzecz przedsiębiorców, wymagania te spełniają np. Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna czy Łódzka Agencja Rozwoju Regionalnego) – minimum 1, honorowych (patronatów organów administracji rządowej i centralnej lub administracji samorządowej szczebla minimum wojewódzkiego lub organizacji pozarządowych) – minimum 2 oraz medialnych branżowych redakcji prasowych – z kategorii mediów o charakterze biznesowym, poruszającym tematykę gospodarczo-ekonomiczną, (wymagania te spełniają przykładowo patronaty następujących mediów: np. Puls Biznesu, Polish Market – Economic Magazine, Dziennik Gazeta Prawna, Rzeczpospolita, Gazeta Wyborcza, Grupa PolskaPress – Media Regionalne) – minimum 1. Koordynacja współpracy z patronami. Wykonawca jest zobowiązany do uzyskania akceptacji Zamawiającego pozyskanych partnerów oraz do opublikowania w wydawnictwie patrona medialnego minimum 3 informacji dotyczących Forum – dwóch przed datą organizacji Forum i jednego w terminie do dwóch tygodni po Forum w objętości minimum 1800 znaków znormalizowanego maszynopisu (czcionka Times New Roman, wielkość 12 ze spacjami). 6. Obowiązek pozyskania partnerów głównych, merytorycznych i wspierających Forum lub/i poszczególnych paneli tematycznych w porozumieniu z Zamawiającym. Koordynacja współpracy z partnerami. 7. Uruchomienie i prowadzenie elektronicznego systemu rejestracji uczestników i komunikacji z uczestnikami, umożliwiającego rejestrację online na podstawie formularzy zgłoszeniowych, rezygnację z rejestracji online, mailową wysyłkę informacji organizacyjnych, odbieranie informacji od uczestników, wydruk imiennego identyfikatora. 8. Imienny identyfikator, o którym mowa w punkcie 7 ma umożliwiać elektroniczną identyfikację i rejestrację uczestników przy rejestracji na Forum oraz przy wejściach na przerwy kawowe, lunchowe oraz uroczysty bankiet. Sposób zapięcia: smycz przypinana do identyfikatora. Minimalne wymiary: 95x130. Wraz z identyfikatorem do smyczy musi być przypięty program obu dni forum w tym samym formacie, którego wykonanie leży po stronie Wykonawcy. 9. Dystrybucja pocztą elektroniczną 500 oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego zaproszeń na Forum, zgodnie z opracowaną bazą mailingową określoną w pkt. 9. 10. Dystrybucja pocztą tradycyjną 500 oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego zaproszeń na Forum, zgodnie z opracowaną bazą mailingową określoną w pkt. 9. 11. Organizacja i prowadzenie recepcji podczas obu dni Forum, której głównym zadaniem będzie rejestracja przybyłych uczestników oraz przekazywanie uczestnikom materiałów promocyjno-informacyjnych zawierających m.in. imienne identyfikatory oraz niezbędnych informacji. Wykonawca ma obowiązek zapewnienia ekspozycji materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych Zamawiającego oraz partnerów wskazanych przez Zamawiającego, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego. 12. Wynajęcie sal Zduńskowolskiego Centrum Integracji Ratusz, pl. Wolności 26 oraz widoczne oznaczenie budynku z zewnątrz nazwą Forum. (przez oznaczenie Zamawiający rozumie na przykład flagi na masztach) 13. Organizacja części wykładowo warsztatowej: a) sesja inauguracyjna – uroczystości otwarcia Forum z wykładem „gościa specjalnego”, b) cztery panele Forum:  panel poświęcony internacjonalizacji przedsiębiorstw,  panel poświęcony kierunkom eksportowym polskich przedsiębiorstw wraz z prezentacją „dobrych praktyk”,  panel poświęcony regionalnym inteligentnym specjalizacjom województwa łódzkiego – najbardziej popularnym i perspektywicznym branżom w regionie  panel poświęcony tematyce związanej z uwarunkowaniami rozwoju firm ze szczególnym uwzględnieniem tematu innowacji oraz relacji pracownik-pracodawca c) dwa wykłady z elementami warsztatu obejmujące tematykę zarządzania, motywacji i rozwoju osobistego w biznesie, d) spotkania networkingowe, e) sesja plenarna - poświęcona atutom inwestycyjnym regionu łódzkiego – zakończenia Forum. Agenda wstępna: DZIEŃ I 9.00-11.00 przyjazd i rejestracja uczestników 11.00-12.30 sesja inauguracyjna – uroczystość otwarcia, wykład „gościa specjalnego” 12.30-13.00 przerwa kawowa 13.00-14.30 I panel tematyczny 13.00-14.30 II panel tematyczny 14.30-15.30 lunch 15.30-17.00 spotkania networkingowe 15.30-17.00 wykład z elementami warsztatów 19.00-23.00 uroczysty bankiet DZIEŃ II 10.00-13.00 wycieczka dla dziennikarzy 10.00-11.30 III panel tematyczny 10.00-11.30 IV panel tematyczny 11.30-12.00 przerwa kawowa 12.00-13.30 wykład z elementami warsztatów 13.30-14.30 lunch 14.30-15.30 sesja plenarna – zakończenie 14. Opracowanie, we współpracy z Zamawiającym, szczegółowego programu Forum na podstawie zakresu tematycznego i agendy wstępnej, wskazanych w punkcie 13. Program zwierać musi minimum : a) w przypadku sesji inauguracyjnej - uroczystości otwarcia Forum: wskazanie moderatora, wskazanie „gościa specjalnego”, wskazanie tytułu wykładu „gościa specjalnego”, wskazanie prelegentów i tematów ich prelekcji, b) w przypadku pozostałych elementów forum (panele tematyczne, warsztaty, sesja plenarna): tytuł panelu/sesji, zakres tematyczny panelu/warsztatu/sesji, wskazanie moderatora/prowadzącego, wskazanie partnerów merytorycznych dla każdego z wydarzeń. 15. W ramach sesji inauguracyjnej - uroczystości otwarcia Forum, wskazanej w punkcie 13 obowiązkowa jest organizacja wykładu „gościa specjalnego” Forum, uznanego na poziomie krajowym eksperta-autorytetu w dziedzinie gospodarki. 16. Każdy z paneli wskazanych w punkcie 13 musi obejmować minimum 3 prelekcje tematyczne oraz dyskusję panelową. Wykonawca ma obowiązek wyboru lidera każdego z paneli (moderatora), prelegentów. Wykonawca odpowiada za koordynację działań w ramach współpracy z liderami paneli (moderatorami). 17. Organizacja powierzchni wystawienniczej – minimum 20 miejsc wystawienniczych o powierzchni minimum 4 metry kwadratowe w miejscu organizacji Forum lub w jego najbliższym otoczeniu – nie dalej niż 50 metrów od niego. Na wykonawcy leży obowiązek zapewnienia zabezpieczenia powierzchni wystawienniczej, otwartej dla uczestników Forum i mieszkańców miasta w godzinach trwania Forum. 18. Obowiązek pozyskania minimum 20 wystawców – firm działających w sektorach: nowoczesny przemysł włókienniczy i mody (w tym wzornictwo) oraz zaawansowane materiały budowlane – mają być to uznane marki, firmy działające na rynku krajowym i zagranicznym, którzy zaprezentują swoją ofertę uczestnikom Forum na zorganizowanej powierzchni wystawienniczej. 19. Organizacja przestrzeni do spotkań networkingowych, spotkań B2B, umożliwiająca nawiązanie rozmów biznesowych, wymiany wiedzy i doświadczeń. Przestrzeń musi zostać zorganizowana w bezpośrednim sąsiedztwie powierzchni wystawienniczej. 20. Zatrudnienie, wynagrodzenie, dowóz z lotniska i/lub stacji PKP jeśli to konieczne oraz z hoteli na obrady lub ewentualny pobyt w hotelu i/lub przejazd: gościa specjalnego Forum, liderów paneli (moderatorów), prelegentów oraz specjalisty/specjalistów prowadzącego wykład z elementami warsztatów. 21. Niezbędne wyposażenie i oznakowanie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja, m.in. krzesła, stoliki, mównice, kwiaty. 22. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych na czas trwania Forum, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna. 23. Organizacja cateringu w pierwszym i drugim dniu forum: po jednej jednorazowej przerwie kawowej oraz jednej lunchowej dla 212 osób, oraz zapewnienie wody na stoły prezydialne do sal, w których będą odbywały się sesje, panele i wykłady, zgodnie z poniższą specyfikacją: a) Przerwa kawowa ma trwać minimum 1 godzinę i zawierać minimalnie: kawa rozpuszczalna i kawa z ekspresu (minimum 1 kawa na osobę), herbata w torebkach (minimum 1 herbata na osobę), cukier biały sypany uzupełniany do końca przerwy kawowej, mleko do kawy (co najmniej 20 g/osobę), woda mineralna gazowana i woda mineralna niegazowana (minimum 0,5 l/osobę), soki owocowe serwowane w dzbankach: pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka (minimum 0,3 l któregoś z rodzajów/osobę), 3 rodzaje tartinek dekoracyjnych (szynka, sery pleśniowe, pasty) minimum po 1 sztuce /osobę, 30-40g/szt., ciasteczka owsiane dwa rodzaje minimum 1 szt./osobę, cytryna pokrojona w plastrach, wrzątek według potrzeb uczestników. b) Przerwa lunchowa ma trwać minimum 1 godzinę i ma zostać zorganizowana w formie szwedzkiego stołu w pomieszczeniu niebędącym ciągiem komunikacyjnym i ma zawierać: 2 rodzaje zup do wyboru, w tym 1 zupa wegańska (minimum po 200 ml/osobę z każdego rodzaju zup), ryba (minimum po 100 g/osobę) i 2 rodzaje mięs (minimum po 100 g/osobę każdego rodzaju mięs), pasta wegetariańska 150 g/osobę, dodatki skrobiowe: ryż, kasza, puree ziemniaczane po 150 g/osobę, warzywa blanszowane 100 g/osobę, 2 rodzaje surówek po 50 g/osobę, ciasta: jabłecznik, ciasto czekoladowe po 100 g/osobę, napoje: kawa rozpuszczalna i kawa z ekspresu (minimum 1 kawa na osobę), herbata w torebkach (minimum 1 herbata na osobę), cukier biały sypany uzupełniany do końca przerwy kawowej, mleko do kawy (co najmniej 20 g/osobę), woda mineralna serwowana w dzbankach z miętą i cytryną minimum 0,3 l/osobę, sok jabłkowy 0,2 l/osobę. c) Woda na stoły prezydialne do sal, w których będą odbywały się sesje, panele i wykłady w szklanych butelkach o objętości od 0,2 do 0,5 litra, gazowana i niegazowana w I i II dniu forum (50 sztuk dziennie) oraz zapewnienie szklanek przezroczystych w liczbie odpowiadającej liczbie prelegentów. d) Wykonawca zachowa następujące standardy organizacji przerw kawowych i lunchowych:  zastawa w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju potraw oraz sposobu serwisu,  tartinki, ciasteczka, serwowane na paterach lub talerzykach,  woda gorąca serwowana w warnikach,  kawa serwowana z ekspresu,  filiżanki ze spodkiem i łyżeczką, kolor biały, wyrób porcelanowy lub ceramiczny,  cukier do kawy podawany w ceramicznych miseczkach,  mleko do kawy podawane w ceramicznych dzbanuszkach  woda mineralna i soki owocowe serwowane w szklanych dzbankach,  szklanki przezroczyste do soków,  cytryna pokrojona na plasterki ułożone na talerzu porcelanowym lub ceramicznym z widelczykiem do nabierania,  zastawa porcelanowa, ceramiczna, jednolity wzór, kolor biały lub inny jednolity, jasny, nie może posiadać żadnych oznak zniszczeń i uszkodzeń,  sztućce metalowe, jednolity wzór, gatunek i zdobienia,  papierowe serwetki (minimum 2 szt./osobę/posiłek) w kolorze jednolitym.  stoły cateringowe w ilości odpowiedniej do ilości serwowanych potraw z eleganckimi obrusami materiałowymi.  przerwa kawowa i lunch odbywa się na stojąco, wykonawca zapewni wysokie stoliki rozmieszczone na sali. 24. Organizacja bankietu – uroczystej kolacji dla wszystkich uczestników Forum w pierwszym dniu jego trwania: a) Bankiet dla 212 osób obejmujący kolację w formie szwedzkiego stołu składającą się z czterech dań: przystawki, zupy, dania głównego oraz deseru. Do kolacji Wykonawca ma obowiązek zapewnić nielimitowane napoje gorące i zimne. Kolacja jest planowana w godzinach od 19.00 do 23.00. b) Przystawki: minimum pięć rodzajów przystawek do wyboru po minimum 120g/osobę. Zupy: dwie zupy do wyboru, w tym jedna wegańska po 200 ml/osobę. Danie główne: minimum dwa rodzaje mięs, ryba - porcja na osobę ok. 150 g. Deser: co najmniej dwa rodzaje ciast do wyboru, cztery rodzaje owoców filetowanych oraz jeden deser typu krem/mus. c) Napoje: w trakcie trwania bankietu napoje zimne bez limitu (woda gazowana, woda niegazowana z cytryną, soki owocowe minimum dwa smaki). Napoje zimne serwowane w dzbankach 1 l lub 1,5 l. Napoje ciepłe bez limitu kawa rozpuszczalna i serwowana z ekspresu oraz herbata. Do napojów ciepłych należy zapewnić cukier, cytrynę oraz mleko. d) Dodatkowe wymagania: okrągłe stoły bankietowe, profesjonalne nagłośnienie, nastrojowe oświetlenie sali, lokal musi być zlokalizowany na terenie miasta Zduńska Wola lub w odległości maksymalnie 15 kilometrów od miejsca konferencji, przy czym na Wykonawcy leży wówczas obowiązek transportu uczestników z miejsca konferencji na miejsca bankietu, zamawiający dopuszcza możliwość organizacji bankietu pod specjalnymi namiotami (ogrzewanymi w razie potrzeby). Integralnym elementem bankietu musi być część artystyczna o długości 30 minut - koncert muzyczny popularnego artysty lub profesjonalnego zespołu muzycznego wykonującego muzykę typu pop lub jazz, przy czym minimum dwóch członków zespołu musi legitymować się dyplomem ukończenia akademii muzycznej. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia sceny – miejsca koncertu oraz jego wyposażenia niezbędnego do prawidłowego przeprowadzenia koncertu. e) Wykonawca zapewni obsługę kelnerską, ilość dostosowana do rodzaju wydarzenia i liczby uczestników, obsługa musi wyglądać estetycznie, czysto i schludnie, ubrana w jednolite uniformy, stoły bankietowe z krzesłami w ilości odpowiedniej do liczby uczestników, stoły z eleganckimi materiałowymi obrusami, zastawę stołową: naczynia ceramiczne lub porcelanowe, kolor biały lub inny jednolity, jasny, nie może posiadać żadnych oznak zniszczeń i uszkodzeń, sztućce metalowe jednolity wzór, gatunek i zdobienia, szklanki przezroczyste do napojów zimnych, filiżanki ze spodkiem i łyżeczką, kolor biały, wyrób porcelanowy lub ceramiczny do napojów gorących, serwetki materiałowe i papierowe, zastawa w liczbie adekwatnej do liczby uczestników, 25. Zorganizowanie w drugim dniu trwania Forum wycieczki 12-osobowej grupy dziennikarzy na teren Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego przy ul. Karsznickiej 37-39 w Zduńskiej Woli oraz do 3 wskazanych przez Zamawiającego przedsiębiorstw działających w granicach administracyjnych miasta Zduńska Wola. Organizacja musi obejmować zapewnienie transportu, uzgodnienie godzin wizyt z zarządzającymi firmami. 26. Zapewnienie jednego noclegu (jedna doba hotelowa od 8 do 9 czerwca 2017 r.) ze śniadaniem w formie bufetu, tzw. szwedzki stół, składające się co najmniej z: pieczywa jasnego i ciemnego, jogurtu naturalnego i owocowego, półmiska wędlin, jaj, serów żółtych i białych, dżemu, miodu, mleka, płatków śniadaniowych, 1 dania na gorąco (np. jajecznica, parówki), warzyw, kawy, herbaty, masła, cytryny, mleczka, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, dla 150 osób w obiektach hotelowych o standardzie trzygwiazdkowym lub o standardzie równym hotelowi trzygwiazdkowemu na terenie miasta Zduńska Wola lub w odległości maksymalnie 25 kilometrów od granic administracyjnych miasta Zduńska Wola. Uczestnicy mogą być zakwaterowani w różnych obiektach hotelowych. 27. Zapewnienie transportu uczestników konferencji z miejsc noclegu na miejsce Forum i miejsce uroczystego bankietu. 28. Zapewnienie dwóch tłumaczy konsekutywnych z języka angielskiego podczas obu dni trwania Forum. 29. Wykonanie dokumentacji zdjęciowej (200 zdjęć w plikach jpg) oraz filmowej z Forum, w tym przygotowanie filmu o długości ok. 180 sekund z przebiegu wydarzenia i przekazanie ich Zamawiającemu na nośniku elektronicznym. 30. Opracowanie raportu podsumowującego Forum i przekazanie go Zamawiającemu w formie drukowanej i elektronicznej, którego integralną częścią ma być lista obecności osób uczestniczących w Forum. 31. MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA Zduńskowolskie Centrum Integracji „Ratusz”, pl. Wolności 26, 98-220 Zduńska Wola 32. INFORMACJE DODATKOWE CELE Międzynarodowego Forum Gospodarczego wraz z wizytą studyjną dziennikarzy Celem nadrzędnym, który Zamawiający zamierza osiągnąć przez organizację Forum Gospodarczego wraz z wizytą studyjną dziennikarzy jest wsparcie działań zmierzających do stworzenia lepszych warunków do rozwoju MŚP, zwiększenia poziomu handlu zagranicznego poprzez internacjonalizację działalności firm, zwiększenie dynamiki rozwoju przedsiębiorstw i przyciąganie inwestorów zewnętrznych. Celem głównym jest promocja gospodarcza miasta, regionu oraz zduńskowolskich przedsiębiorców na arenie międzynarodowej. Cele pośrednie : - silniejsza identyfikacja przedsiębiorców z terenu Zduńskiej Woli, jako dobrej marki, a tym samym poprawę wizerunku miasta, jako wspierającego lokalny biznes, - promocja przedsiębiorców, - zwiększenie wiedzy o ofercie firm ze Zduńskiej Woli, - lepsza rozpoznawalność miasta, regionu, firm, pozytywne asocjacje, przez mieszkańców Europy, Polski. OPIS CHARAKTERU wydarzenia Międzynarodowe Forum Gospodarcze wraz z wizytą studyjną dziennikarzy organizowane jest w ramach realizacji projektu „Zduńska Wola aktywuje – promocja gospodarcza regionu” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014–2020. Tego typu wydarzenie będzie organizowane po raz pierwszy. Jest związane z działaniami zmierzającymi do wsparcia rozwoju gospodarczego Zduńskiej Woli. Uczestnictwo ma mieć charakter bezpłatny (uczestnicy ponoszą tylko koszty transportu – dojazdu do miejsca wydarzenia i powrotu). Forum ma być platformą dyskusji, wymiany poglądów, doświadczeń pomiędzy praktykami biznesu, samorządowcami oraz ekspertami, okazją do nawiązania kontaktów biznesowych, w tym przede wszystkim międzynarodowych. Założeniem jest, aby było ono doskonałą okazją do promocji międzynarodowej lokalnych firm, podniesienia rangi gospodarczej regionu, nawiązania nowych relacji podczas spotkań B2B oraz sesji matchmakingowych, które umożliwią zainteresowanym stronom dyskusję o potencjalnych obszarach współpracy i realizacji wspólnych celów biznesowych. Główny nacisk Zamawiający kładzie na aspektach Forum związanych z internacjonalizacją firm, promocją Zduńskiej Woli i promocją lokalnych firm na arenie międzynarodowej. GRUPA DOCELOWA I FREKWENCJA Grupę docelową uczestników stanowią osoby ze środowiska biznesu, administracji, nauki i mediów związane z gospodarką. Zakładana przez Zamawiającego frekwencja uczestników to 212 osób, w tym 12 dziennikarzy poruszających tematykę gospodarczą, współpracujących z redakcjami mediów o zasięgu międzynarodowym. 33.Wymagania dotyczące zatrudnienia na umowę o pracę: 1)Na podstawie art. 29 ust. 3a. Prawa zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.) Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę, Podwykonawcę lub dalszego Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wszelkie czynności polegające na: a)adaptacji projektu graficznego, DTP, druk, montaż. – Część 1 postępowania; b)pracy w zespole koordynującym działania związane z organizacją Międzynarodowego Forum Gospodarczgo wraz z wizytą studyjną dziennikarzy – Część 2 postępowania. 2)Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć w każdej umowie o podwykonawstwo stosowne zapisy zobowiązujące podwykonawców do zatrudnienia na umowę o pracę wszystkich osób wykonujących czynności wskazane w ppkt 1. 3)W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ppkt 1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 4) W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcę osób wykonujących wskazane w ppkt 1 czynności w trakcie realizacji zamówienia: a)oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub Podwykonawcy; b)poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922) tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; c)zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; d)poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922). 5)Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ppkt 1 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości określonej we wzorze umowy. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ppkt 1 czynności. 6)W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub Podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.


II.5) Główny kod CPV:
79950000-8

Dodatkowe kody CPV:
79800000-2

II.6) Całkowita wartość zamówienia
(jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:


II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
nie

II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:


II.9) Informacje dodatkowe:

IV.1) OPIS


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony

IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:


IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:


IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:


IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:


IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:


IV.1.8) Aukcja elektroniczna


Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej
(przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) nie

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:


Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

nie
Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:


IV.2.2) Kryteria



IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp
(przetarg nieograniczony)
tak

IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne


IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem

Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji nie
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert: nie
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe



IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego

Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań: nie
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:


IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego

Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
nie
Informacje dodatkowe:


IV.4) Licytacja elektroniczna

Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:
Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:
Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:
Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania: Termin otwarcia licytacji elektronicznej:
Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY


Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE



IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym
(jeżeli dotyczy):


Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym



IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

Data: 04/04/2017, godzina: 09:45,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
> Polski

IV.6.3) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
nie

IV.6.6) Informacje dodatkowe:

1) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań)
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
1.Wykonanie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego zaproszeń w formie papierowej w nakładzie minimum 500 sztuk, na papierze minimum 250g/m2, nadruk 4+4, wymiar 210x200mm składane do DL wraz z kopertami. Na każdym zaproszeniu ma być tekst w języku polskim i angielskim. Zaproszenie może zawierać uszlachetnienie typu lakier UV wybiórczo. Wykonanie obejmuje adaptację projektu zaproszenia zgodnie ze wskazaniem w pkt 6. 2.Wykonanie zaproszeń w formie elektronicznej, format 2x DL w 2 wersjach językowych: polskiej i angielskiej. 3.Wykonanie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego materiałów promocyjno-informacyjnych, w łącznej liczbie 212 sztuk kompletów. Komplet materiałów musi zawierać: 1)torba papierowa biała z usztywnionymi krawędziami górnymi i ze wzmocnionym dnem, uchwyt wklejony wewnątrz torby w formie sznurka białego, papierowego, skręconego, papier ekologiczny, biały typu kraft, 90 g/m2, wymiary 240x360x100 mm, nadruk jednostronny 4-kolory; 2)smycz, matowa taśma poliestrowa o szerokości 20 mm, z karabińczykiem, nadruk 4+0; 3)długopis metalowy z nadrukiem; 4)teczka skrzydłowa wąska na dokumenty w formacie A4, grzbiet o szerokości 15 mm, zamykana na dwa rzepy, materiał: tektura o grubości 2 mm, oklejka pełen kolor, oklejka laminowana folią mat, wyklejka biała kreda, skrzydełka kaszerowane, nadruk 4+0. Teczka może zawierać uszlachetnienie typu lakier UV wybiórczo. 5)notatnik w formacie A5, liczba kartek 50, spiralowany po długim boku, okładki PCV 2, zadruk 4+0 na pierwszej i ostatniej kartce, kartki gładkie. 6)list prezydenta miasta do uczestników Forum o treści przekazanej przez Zamawiającego, w formacie A4, nadruk 4+0, papier 160g (włożony do teczki skrzydłowej) 7)program forum w formacie A4, nadruk 4+4, papier 160 g (włożony do teczki skrzydłowej) 4.Wykonanie i dostarczenie systemu tablic informacyjnych do oznaczenia sal konferencyjnych, części wystawienniczej i networkingowej i innych na stojakach z profili aluminiowych, 9 wzorów tablic, 5 sztuk stojaków w formacie A3 lub 2xA4. 5.Opracowanie szablonu prezentacji, która zostanie wykorzystana podczas sesji inauguracyjnej – uroczystości otwarcia Forum, zawierającej slajd powitalny z nazwą Forum, miejscem i datą jego organizacji oraz slajdów zapowiadających kolejnych mówców uroczystości otwarcia (maksymalnie 8 slajdów), analogicznie sesji plenarnej – uroczystości zamknięcia oraz jej 5 modyfikacji z nazwami/tytułami czterech paneli oraz tytułem wykładów z elementami warsztatu. Łącznie 7 modyfikacji. 6.Zamawiający wymaga, aby wszystkie materiały promocyjno-informacyjne, wskazane w punktach 1-5, były zgodne z dotychczasowymi elementami identyfikacji wizualnej projektu „Zduńska Wola aktywuje – promocja gospodarcza regionu” oraz zasadami promocji projektów współfinansowanych ze środków europejskich, dlatego wymaga adaptacji istniejących projektów graficznych - zamawiający przekaże Wykonawcy plik wektorowy z elementami identyfikacji, o których mowa. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia na ich podstawie koncepcji kreatywnej materiałów i uzyskania akceptacji Zamawiającego wszystkich projektów graficznych materiałów promocyjno-informacyjnych.

2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79800000-2

3) Wartość części zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):

Wartość bez VAT:
Waluta:

1) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań)
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
1. Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum, w tym w szczególności udostępnienie numeru telefonu, adresu e-mail, udzielanie informacji zainteresowanym, a następnie uczestnikom Forum. 2. Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu (minimum 1 raz na tydzień od dnia podpisania umowy), z udziałem wskazanych pracowników Zamawiającego. 3. Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości – opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej w formacie Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres e-mail na podstawie baz własnych, z uwzględnieniem wskazań Zamawiającego. Baza musi zawierać minimum 500 rekordów obejmujących: przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na terenie miasta Zduńska Wola, regionu łódzkiego, Polski i przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej, laureatów wyróżnienia Miasta Zduńska Wola „Laur Przedsiębiorczości”, przedstawicieli organów administracji rządowej i samorządowej, krajowych i międzynarodowych organizacji zrzeszających przedsiębiorców, izb gospodarczych, w tym również międzynarodowych, instytucji wsparcia i otoczenia biznesu, instytucji działających na rzecz rozwoju przedsiębiorczości w regionie łódzkim, ambasad, przedstawicieli szkolnictwa zawodowego placówek oświatowych działających na terenie Miasta Zduńska Wola i regionu łódzkiego, przedstawicieli miast partnerskich Miasta Zduńska Wola. Wykonawca jest zobligowany do zapewnienia obecności 200 uczestników przy założeniu, że z każdej firmy/organizacji/instytucji wymienionych w niniejszym punkcie może być maksymalnie 4 przedstawicieli. 4. Opracowanie bazy danych dziennikarzy mediów zajmujących się tematyką gospodarczą: o zasięgu międzynarodowym, krajowym i lokalnym oraz wysłanie zaproszeń na wizytę studyjną do Zduńskiej Woli, która będzie przebiegała zgodnie z programem Międzynarodowego Forum Gospodarczego. Baza musi zawierać minimum 50 rekordów. Wykonawca jest zobligowany do zapewnienia obecności 12 dziennikarzy współpracujących z redakcjami mediów o zasięgu międzynarodowym, poruszającymi tematykę gospodarczą. 5. Obowiązek pozyskania patronatów gospodarczych (z kategorii organizacji zrzeszających przedsiębiorców lub działających na rzecz przedsiębiorców, wymagania te spełniają np. Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna czy Łódzka Agencja Rozwoju Regionalnego) – minimum 1, honorowych (patronatów organów administracji rządowej i centralnej lub administracji samorządowej szczebla minimum wojewódzkiego lub organizacji pozarządowych) – minimum 2 oraz medialnych branżowych redakcji prasowych – z kategorii mediów o charakterze biznesowym, poruszającym tematykę gospodarczo-ekonomiczną, (wymagania te spełniają przykładowo patronaty następujących mediów: np. Puls Biznesu, Polish Market – Economic Magazine, Dziennik Gazeta Prawna, Rzeczpospolita, Gazeta Wyborcza, Grupa PolskaPress – Media Regionalne) – minimum 1. Koordynacja współpracy z patronami. Wykonawca jest zobowiązany do uzyskania akceptacji Zamawiającego pozyskanych partnerów oraz do opublikowania w wydawnictwie patrona medialnego minimum 3 informacji dotyczących Forum – dwóch przed datą organizacji Forum i jednego w terminie do dwóch tygodni po Forum w objętości minimum 1800 znaków znormalizowanego maszynopisu (czcionka Times New Roman, wielkość 12 ze spacjami). 6. Obowiązek pozyskania partnerów głównych, merytorycznych i wspierających Forum lub/i poszczególnych paneli tematycznych w porozumieniu z Zamawiającym. Koordynacja współpracy z partnerami. 7. Uruchomienie i prowadzenie elektronicznego systemu rejestracji uczestników i komunikacji z uczestnikami, umożliwiającego rejestrację online na podstawie formularzy zgłoszeniowych, rezygnację z rejestracji online, mailową wysyłkę informacji organizacyjnych, odbieranie informacji od uczestników, wydruk imiennego identyfikatora. 8. Imienny identyfikator, o którym mowa w punkcie 7 ma umożliwiać elektroniczną identyfikację i rejestrację uczestników przy rejestracji na Forum oraz przy wejściach na przerwy kawowe, lunchowe oraz uroczysty bankiet. Sposób zapięcia: smycz przypinana do identyfikatora. Minimalne wymiary: 95x130. Wraz z identyfikatorem do smyczy musi być przypięty program obu dni forum w tym samym formacie, którego wykonanie leży po stronie Wykonawcy. 9. Dystrybucja pocztą elektroniczną 500 oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego zaproszeń na Forum, zgodnie z opracowaną bazą mailingową określoną w pkt. 9. 10. Dystrybucja pocztą tradycyjną 500 oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego zaproszeń na Forum, zgodnie z opracowaną bazą mailingową określoną w pkt. 9. 11. Organizacja i prowadzenie recepcji podczas obu dni Forum, której głównym zadaniem będzie rejestracja przybyłych uczestników oraz przekazywanie uczestnikom materiałów promocyjno-informacyjnych zawierających m.in. imienne identyfikatory oraz niezbędnych informacji. Wykonawca ma obowiązek zapewnienia ekspozycji materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych Zamawiającego oraz partnerów wskazanych przez Zamawiającego, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego. 12. Wynajęcie sal Zduńskowolskiego Centrum Integracji Ratusz, pl. Wolności 26 oraz widoczne oznaczenie budynku z zewnątrz nazwą Forum. (przez oznaczenie Zamawiający rozumie na przykład flagi na masztach) 13. Organizacja części wykładowo warsztatowej: a) sesja inauguracyjna – uroczystości otwarcia Forum z wykładem „gościa specjalnego”, b) cztery panele Forum:  panel poświęcony internacjonalizacji przedsiębiorstw,  panel poświęcony kierunkom eksportowym polskich przedsiębiorstw wraz z prezentacją „dobrych praktyk”,  panel poświęcony regionalnym inteligentnym specjalizacjom województwa łódzkiego – najbardziej popularnym i perspektywicznym branżom w regionie  panel poświęcony tematyce związanej z uwarunkowaniami rozwoju firm ze szczególnym uwzględnieniem tematu innowacji oraz relacji pracownik-pracodawca c) dwa wykłady z elementami warsztatu obejmujące tematykę zarządzania, motywacji i rozwoju osobistego w biznesie, d) spotkania networkingowe, e) sesja plenarna - poświęcona atutom inwestycyjnym regionu łódzkiego – zakończenia Forum. Agenda wstępna: DZIEŃ I 9.00-11.00 przyjazd i rejestracja uczestników 11.00-12.30 sesja inauguracyjna – uroczystość otwarcia, wykład „gościa specjalnego” 12.30-13.00 przerwa kawowa 13.00-14.30 I panel tematyczny 13.00-14.30 II panel tematyczny 14.30-15.30 lunch 15.30-17.00 spotkania networkingowe 15.30-17.00 wykład z elementami warsztatów 19.00-23.00 uroczysty bankiet DZIEŃ II 10.00-13.00 wycieczka dla dziennikarzy 10.00-11.30 III panel tematyczny 10.00-11.30 IV panel tematyczny 11.30-12.00 przerwa kawowa 12.00-13.30 wykład z elementami warsztatów 13.30-14.30 lunch 14.30-15.30 sesja plenarna – zakończenie 14. Opracowanie, we współpracy z Zamawiającym, szczegółowego programu Forum na podstawie zakresu tematycznego i agendy wstępnej, wskazanych w punkcie 13. Program zwierać musi minimum : a) w przypadku sesji inauguracyjnej - uroczystości otwarcia Forum: wskazanie moderatora, wskazanie „gościa specjalnego”, wskazanie tytułu wykładu „gościa specjalnego”, wskazanie prelegentów i tematów ich prelekcji, b) w przypadku pozostałych elementów forum (panele tematyczne, warsztaty, sesja plenarna): tytuł panelu/sesji, zakres tematyczny panelu/warsztatu/sesji, wskazanie moderatora/prowadzącego, wskazanie partnerów merytorycznych dla każdego z wydarzeń. 15. W ramach sesji inauguracyjnej - uroczystości otwarcia Forum, wskazanej w punkcie 13 obowiązkowa jest organizacja wykładu „gościa specjalnego” Forum, uznanego na poziomie krajowym eksperta-autorytetu w dziedzinie gospodarki. 16. Każdy z paneli wskazanych w punkcie 13 musi obejmować minimum 3 prelekcje tematyczne oraz dyskusję panelową. Wykonawca ma obowiązek wyboru lidera każdego z paneli (moderatora), prelegentów. Wykonawca odpowiada za koordynację działań w ramach współpracy z liderami paneli (moderatorami). 17. Organizacja powierzchni wystawienniczej – minimum 20 miejsc wystawienniczych o powierzchni minimum 4 metry kwadratowe w miejscu organizacji Forum lub w jego najbliższym otoczeniu – nie dalej niż 50 metrów od niego. Na wykonawcy leży obowiązek zapewnienia zabezpieczenia powierzchni wystawienniczej, otwartej dla uczestników Forum i mieszkańców miasta w godzinach trwania Forum. 18. Obowiązek pozyskania minimum 20 wystawców – firm działających w sektorach: nowoczesny przemysł włókienniczy i mody (w tym wzornictwo) oraz zaawansowane materiały budowlane – mają być to uznane marki, firmy działające na rynku krajowym i zagranicznym, którzy zaprezentują swoją ofertę uczestnikom Forum na zorganizowanej powierzchni wystawienniczej. 19. Organizacja przestrzeni do spotkań networkingowych, spotkań B2B, umożliwiająca nawiązanie rozmów biznesowych, wymiany wiedzy i doświadczeń. Przestrzeń musi zostać zorganizowana w bezpośrednim sąsiedztwie powierzchni wystawienniczej. 20. Zatrudnienie, wynagrodzenie, dowóz z lotniska i/lub stacji PKP jeśli to konieczne oraz z hoteli na obrady lub ewentualny pobyt w hotelu i/lub przejazd: gościa specjalnego Forum, liderów paneli (moderatorów), prelegentów oraz specjalisty/specjalistów prowadzącego wykład z elementami warsztatów. 21. Niezbędne wyposażenie i oznakowanie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja, m.in. krzesła, stoliki, mównice, kwiaty. 22. Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych na czas trwania Forum, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna. 23. Organizacja cateringu w pierwszym i drugim dniu forum: po jednej jednorazowej przerwie kawowej oraz jednej lunchowej dla 212 osób, oraz zapewnienie wody na stoły prezydialne do sal, w których będą odbywały się sesje, panele i wykłady, zgodnie z poniższą specyfikacją: a) Przerwa kawowa ma trwać minimum 1 godzinę i zawierać minimalnie: kawa rozpuszczalna i kawa z ekspresu (minimum 1 kawa na osobę), herbata w torebkach (minimum 1 herbata na osobę), cukier biały sypany uzupełniany do końca przerwy kawowej, mleko do kawy (co najmniej 20 g/osobę), woda mineralna gazowana i woda mineralna niegazowana (minimum 0,5 l/osobę), soki owocowe serwowane w dzbankach: pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka (minimum 0,3 l któregoś z rodzajów/osobę), 3 rodzaje tartinek dekoracyjnych (szynka, sery pleśniowe, pasty) minimum po 1 sztuce /osobę, 30-40g/szt., ciasteczka owsiane dwa rodzaje minimum 1 szt./osobę, cytryna pokrojona w plastrach, wrzątek według potrzeb uczestników. b) Przerwa lunchowa ma trwać minimum 1 godzinę i ma zostać zorganizowana w formie szwedzkiego stołu w pomieszczeniu niebędącym ciągiem komunikacyjnym i ma zawierać: 2 rodzaje zup do wyboru, w tym 1 zupa wegańska (minimum po 200 ml/osobę z każdego rodzaju zup), ryba (minimum po 100 g/osobę) i 2 rodzaje mięs (minimum po 100 g/osobę każdego rodzaju mięs), pasta wegetariańska 150 g/osobę, dodatki skrobiowe: ryż, kasza, puree ziemniaczane po 150 g/osobę, warzywa blanszowane 100 g/osobę, 2 rodzaje surówek po 50 g/osobę, ciasta: jabłecznik, ciasto czekoladowe po 100 g/osobę, napoje: kawa rozpuszczalna i kawa z ekspresu (minimum 1 kawa na osobę), herbata w torebkach (minimum 1 herbata na osobę), cukier biały sypany uzupełniany do końca przerwy kawowej, mleko do kawy (co najmniej 20 g/osobę), woda mineralna serwowana w dzbankach z miętą i cytryną minimum 0,3 l/osobę, sok jabłkowy 0,2 l/osobę. c) Woda na stoły prezydialne do sal, w których będą odbywały się sesje, panele i wykłady w szklanych butelkach o objętości od 0,2 do 0,5 litra, gazowana i niegazowana w I i II dniu forum (50 sztuk dziennie) oraz zapewnienie szklanek przezroczystych w liczbie odpowiadającej liczbie prelegentów. d) Wykonawca zachowa następujące standardy organizacji przerw kawowych i lunchowych:  zastawa w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju potraw oraz sposobu serwisu,  tartinki, ciasteczka, serwowane na paterach lub talerzykach,  woda gorąca serwowana w warnikach,  kawa serwowana z ekspresu,  filiżanki ze spodkiem i łyżeczką, kolor biały, wyrób porcelanowy lub ceramiczny,  cukier do kawy podawany w ceramicznych miseczkach,  mleko do kawy podawane w ceramicznych dzbanuszkach  woda mineralna i soki owocowe serwowane w szklanych dzbankach,  szklanki przezroczyste do soków,  cytryna pokrojona na plasterki ułożone na talerzu porcelanowym lub ceramicznym z widelczykiem do nabierania,  zastawa porcelanowa, ceramiczna, jednolity wzór, kolor biały lub inny jednolity, jasny, nie może posiadać żadnych oznak zniszczeń i uszkodzeń,  sztućce metalowe, jednolity wzór, gatunek i zdobienia,  papierowe serwetki (minimum 2 szt./osobę/posiłek) w kolorze jednolitym.  stoły cateringowe w ilości odpowiedniej do ilości serwowanych potraw z eleganckimi obrusami materiałowymi.  przerwa kawowa i lunch odbywa się na stojąco, wykonawca zapewni wysokie stoliki rozmieszczone na sali. 24. Organizacja bankietu – uroczystej kolacji dla wszystkich uczestników Forum w pierwszym dniu jego trwania: a) Bankiet dla 212 osób obejmujący kolację w formie szwedzkiego stołu składającą się z czterech dań: przystawki, zupy, dania głównego oraz deseru. Do kolacji Wykonawca ma obowiązek zapewnić nielimitowane napoje gorące i zimne. Kolacja jest planowana w godzinach od 19.00 do 23.00. b) Przystawki: minimum pięć rodzajów przystawek do wyboru po minimum 120g/osobę. Zupy: dwie zupy do wyboru, w tym jedna wegańska po 200 ml/osobę. Danie główne: minimum dwa rodzaje mięs, ryba - porcja na osobę ok. 150 g. Deser: co najmniej dwa rodzaje ciast do wyboru, cztery rodzaje owoców filetowanych oraz jeden deser typu krem/mus. c) Napoje: w trakcie trwania bankietu napoje zimne bez limitu (woda gazowana, woda niegazowana z cytryną, soki owocowe minimum dwa smaki). Napoje zimne serwowane w dzbankach 1 l lub 1,5 l. Napoje ciepłe bez limitu kawa rozpuszczalna i serwowana z ekspresu oraz herbata. Do napojów ciepłych należy zapewnić cukier, cytrynę oraz mleko. d) Dodatkowe wymagania: okrągłe stoły bankietowe, profesjonalne nagłośnienie, nastrojowe oświetlenie sali, lokal musi być zlokalizowany na terenie miasta Zduńska Wola lub w odległości maksymalnie 15 kilometrów od miejsca konferencji, przy czym na Wykonawcy leży wówczas obowiązek transportu uczestników z miejsca konferencji na miejsca bankietu, zamawiający dopuszcza możliwość organizacji bankietu pod specjalnymi namiotami (ogrzewanymi w razie potrzeby). Integralnym elementem bankietu musi być część artystyczna o długości 30 minut - koncert muzyczny popularnego artysty lub profesjonalnego zespołu muzycznego wykonującego muzykę typu pop lub jazz, przy czym minimum dwóch członków zespołu musi legitymować się dyplomem ukończenia akademii muzycznej. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia sceny – miejsca koncertu oraz jego wyposażenia niezbędnego do prawidłowego przeprowadzenia koncertu. e) Wykonawca zapewni obsługę kelnerską, ilość dostosowana do rodzaju wydarzenia i liczby uczestników, obsługa musi wyglądać estetycznie, czysto i schludnie, ubrana w jednolite uniformy, stoły bankietowe z krzesłami w ilości odpowiedniej do liczby uczestników, stoły z eleganckimi materiałowymi obrusami, zastawę stołową: naczynia ceramiczne lub porcelanowe, kolor biały lub inny jednolity, jasny, nie może posiadać żadnych oznak zniszczeń i uszkodzeń, sztućce metalowe jednolity wzór, gatunek i zdobienia, szklanki przezroczyste do napojów zimnych, filiżanki ze spodkiem i łyżeczką, kolor biały, wyrób porcelanowy lub ceramiczny do napojów gorących, serwetki materiałowe i papierowe, zastawa w liczbie adekwatnej do liczby uczestników, 25. Zorganizowanie w drugim dniu trwania Forum wycieczki 12-osobowej grupy dziennikarzy na teren Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego przy ul. Karsznickiej 37-39 w Zduńskiej Woli oraz do 3 wskazanych przez Zamawiającego przedsiębiorstw działających w granicach administracyjnych miasta Zduńska Wola. Organizacja musi obejmować zapewnienie transportu, uzgodnienie godzin wizyt z zarządzającymi firmami. 26. Zapewnienie jednego noclegu (jedna doba hotelowa od 8 do 9 czerwca 2017 r.) ze śniadaniem w formie bufetu, tzw. szwedzki stół, składające się co najmniej z: pieczywa jasnego i ciemnego, jogurtu naturalnego i owocowego, półmiska wędlin, jaj, serów żółtych i białych, dżemu, miodu, mleka, płatków śniadaniowych, 1 dania na gorąco (np. jajecznica, parówki), warzyw, kawy, herbaty, masła, cytryny, mleczka, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, dla 150 osób w obiektach hotelowych o standardzie trzygwiazdkowym lub o standardzie równym hotelowi trzygwiazdkowemu na terenie miasta Zduńska Wola lub w odległości maksymalnie 25 kilometrów od granic administracyjnych miasta Zduńska Wola. Uczestnicy mogą być zakwaterowani w różnych obiektach hotelowych. 27. Zapewnienie transportu uczestników konferencji z miejsc noclegu na miejsce Forum i miejsce uroczystego bankietu. 28. Zapewnienie dwóch tłumaczy konsekutywnych z języka angielskiego podczas obu dni trwania Forum. 29. Wykonanie dokumentacji zdjęciowej (200 zdjęć w plikach jpg) oraz filmowej z Forum, w tym przygotowanie filmu o długości ok. 180 sekund z przebiegu wydarzenia i przekazanie ich Zamawiającemu na nośniku elektronicznym. 30. Opracowanie raportu podsumowującego Forum i przekazanie go Zamawiającemu w formie drukowanej i elektronicznej, którego integralną częścią ma być lista obecności osób uczestniczących w Forum. 31. MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA Zduńskowolskie Centrum Integracji „Ratusz”, pl. Wolności 26, 98-220 Zduńska Wola 32. INFORMACJE DODATKOWE CELE Międzynarodowego Forum Gospodarczego wraz z wizytą studyjną dziennikarzy Celem nadrzędnym, który Zamawiający zamierza osiągnąć przez organizację Forum Gospodarczego wraz z wizytą studyjną dziennikarzy jest wsparcie działań zmierzających do stworzenia lepszych warunków do rozwoju MŚP, zwiększenia poziomu handlu zagranicznego poprzez internacjonalizację działalności firm, zwiększenie dynamiki rozwoju przedsiębiorstw i przyciąganie inwestorów zewnętrznych. Celem głównym jest promocja gospodarcza miasta, regionu oraz zduńskowolskich przedsiębiorców na arenie międzynarodowej. Cele pośrednie : - silniejsza identyfikacja przedsiębiorców z terenu Zduńskiej Woli, jako dobrej marki, a tym samym poprawę wizerunku miasta, jako wspierającego lokalny biznes, - promocja przedsiębiorców, - zwiększenie wiedzy o ofercie firm ze Zduńskiej Woli, - lepsza rozpoznawalność miasta, regionu, firm, pozytywne asocjacje, przez mieszkańców Europy, Polski. OPIS CHARAKTERU wydarzenia Międzynarodowe Forum Gospodarcze wraz z wizytą studyjną dziennikarzy organizowane jest w ramach realizacji projektu „Zduńska Wola aktywuje – promocja gospodarcza regionu” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014–2020. Tego typu wydarzenie będzie organizowane po raz pierwszy. Jest związane z działaniami zmierzającymi do wsparcia rozwoju gospodarczego Zduńskiej Woli. Uczestnictwo ma mieć charakter bezpłatny (uczestnicy ponoszą tylko koszty transportu – dojazdu do miejsca wydarzenia i powrotu). Forum ma być platformą dyskusji, wymiany poglądów, doświadczeń pomiędzy praktykami biznesu, samorządowcami oraz ekspertami, okazją do nawiązania kontaktów biznesowych, w tym przede wszystkim międzynarodowych. Założeniem jest, aby było ono doskonałą okazją do promocji międzynarodowej lokalnych firm, podniesienia rangi gospodarczej regionu, nawiązania nowych relacji podczas spotkań B2B oraz sesji matchmakingowych, które umożliwią zainteresowanym stronom dyskusję o potencjalnych obszarach współpracy i realizacji wspólnych celów biznesowych. Główny nacisk Zamawiający kładzie na aspektach Forum związanych z internacjonalizacją firm, promocją Zduńskiej Woli i promocją lokalnych firm na arenie międzynarodowej. GRUPA DOCELOWA I FREKWENCJA Grupę docelową uczestników stanowią osoby ze środowiska biznesu, administracji, nauki i mediów związane z gospodarką. Zakładana przez Zamawiającego frekwencja uczestników to 212 osób, w tym 12 dziennikarzy poruszających tematykę gospodarczą, współpracujących z redakcjami mediów o zasięgu międzynarodowym.

2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79950000-8

3) Wartość części zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):

Wartość bez VAT:
Waluta: