KOMPLEKSOWA OBSŁUGA BANKOWA MIASTA CHEŁMŻY ORAZ JEJ JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH W OKRESIE 5 LAT KALENDARZOWYCH TJ. OD 1 MAJA 2011 R. DO 30 KWIETNIA 2016 R.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie i obsługa bankowa Miasta Chełmży oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie 5 lat kalendarzowych, tj. od 1 maja 2011 r. do 30 kwietnia 2016 r. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: 1) Kompleksową obsługę bankową budżetu oraz jej jednostek organizacyjnych obejmującą następujące usługi: -Prowadzenie rachunku bieżącego (podstawowego) gminy miasta Chełmży, -Obowiązek prowadzenia odrębnie kont dochodów i wydatków, -Warunki specyfikacji obejmują również jednostki i samorządowe zakłady budżetowe powiązane z budżetem, -Realizacja zleceń płatniczych w formie elektronicznej nie później niż następnego dnia roboczego, -Prowadzenie rachunków pomocniczych oraz rachunków jednostek organizacyjnych i samorządowych zakładów budżetowych, jeśli o to wystąpią, -Realizacja lokat terminowych na zlecenie gminy miasta Chełmży, w tym zwłaszcza overnight - każdy wolnych środków w przypadku korzystniejszego oprocentowania w stosunku do oprocentowania rachunku bieżącego), -Sprzedaż produktów bankowych związanych z obsługą rachunku bieżącego tj. kredytów w rachunku bieżącym oraz poręczeń, -Bankowość internetową obejmującą w szczególności: -stałą obserwację obrotów i stanów środków na rachunkach bieżących oraz rachunkach pomocniczych, -uzyskanie pełnej i szybkiej informacji o usługach bankowych oraz kursach walut, możliwość dokonywania operacji bankowych z siedziby urzędu oraz jednostek budżetowych, -Przyjmowanie wpłat gotówkowych, -Dokonywanie wypłat gotówkowych, -Przechowywanie depozytów, -Możliwość otwierania w trakcie umowy rachunków pomocniczych na wniosek gminy miasta Chełmży i jej jednostek organizacyjnych, -Prowadzenie obsługi wypłat gotówkowych: -dodatków mieszkaniowych, -zasiłków MOPS, -wynagrodzeń, -innych należności wskazanych przez zamawiającego (termin zgłoszenia wypłaty 1 dzień), -Potwierdzeń na wyciągach bankowych wszelkich operacji z podaniem stanu konta bankowego na każdy dzień roboczy, -Dokonywanie rozliczeń pieniężnych środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, -Świadczenia innych usług bankowych, -Uzyskania informacji o saldzie rachunku bankowego: -za pomocą systemu elektronicznego, -telefonicznie, -Bank posiada oddział w Chełmży lub otworzy go do momentu podpisania umowy nie później jednak niż do 20 kwietnia 2011 r., -Bank posiada system (Home - Banking) oraz instaluje w siedzibie zamawiającego elektroniczny system obsługi bankowej pod wersją Windows XP wraz ze stosownym przeszkoleniem pracowników Zamawiającego, Możliwość importu kontrahentów w formacie XML: W importowanym pliku z kontrahentami mogą występować następujące tagi: nazwa krótka kontrahenta nazwa kontrahenta numer banku kontrahenta numer rachunku kontrahenta Przykładowy plik wyeksportowany w formacie XML: DENEB Pracownia DENEB 10500086 31105000861000002273644241 Możliwość importu przelewów w formacie Eliksir: Struktura pliku importu przelewów w formacie liniowym Przy imporcie przelewów z pliku, powinny w nim występować pola wymienione w poniższej tabeli: Tabela znajduje się w specyfikacji istotnych warunków zamówienia -Bank zobowiązuje się do zapewnienia Posiadaczowi dostępu do systemu (Home Banking) w ciągu trzech dni roboczych od daty odbioru przez Niego w placówce Banku pośredniczącej w zawarciu umowy, identyfikatora, hasła dostępu i karty procesorowej z czytnikiem, -Zamawiający informuje, że wszelki sprzęt konieczny do przesyłu środków finansowych drogą elektroniczną, jego dostarczenie, zamontowanie, skonfigurowanie oraz przeszkolenie w zakresie obsługi ponosić będzie oferent, -Miesięczne terminy kapitalizacji odsetek od kredytu i od wolnych środków na rachunkach bankowych, -Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania opłat i prowizji bankowych za: -Potwierdzenie salda, -Wyciągi bankowe, -Likwidację rachunku bankowego, -Otwarcie rachunku lokat terminowych, -Otwarcie rachunków bieżących i pomocniczych, -Realizację przelewów dokonywanych przez zamawiającego wewnątrz banku, pomiędzy rachunkami gminy oraz jej jednostkami organizacyjnymi, -możliwość zaciągania kredytów w rachunku bieżącym, -oferent zapewni sprawną i terminową obsługę w zakresie przekazywania papierowych wyciągów bankowych umożliwiających pełną identyfikację dokonywanych wpłat i wypłat, -referencje z prowadzonych rachunków bankowych. 2)Jednostki gminy miasta Chełmży objęte obsługą bankową: -Szkoła Podstawowa Nr 2, -Szkoła Podstawowa Nr 3, -Szkoła Podstawowa Nr 5, -Przedszkole Miejskie Nr 1, -Przedszkole Miejskie Nr 2, -Gimnazjum Nr 1, -Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Oświaty, -Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, -Zakład Wodociągów i Kanalizacji, -Powiatowa i Miejska Biblioteka Publiczna, -Ośrodek Sportu i Turystyki. 3) Wyjaśnienia szczegółowe dotyczące warunków technicznych prowadzenia i obsługi rachunku bankowego: 1.Poza ca. 41 rachunkami bankowymi miasta jest jeszcze ca. 33 rachunki jednostek budżetowych. Pragnę zaznaczyć, że 41 rachunków bankowych Urzędu Miasta jest obligatoryjnie wykonywane w wybranym banku, pozostałe zaś jednostki organizacyjne (Zakład Wodociągów i Kanalizacji i Powiatowa i Miejska Biblioteka Publiczna) mogą, ale nie muszą posiadać bankowej obsługi w banku prowadzącym obsługę budżetu miasta. 2.Ilość i częstotliwość dokonywanych wypłat dodatków mieszkaniowych, zasiłków MOPS, wynagrodzeń i należności podana jest w wielkościach średniomiesięcznych: -dodatków mieszkaniowych - dla ca.600 osób miesięcznie 1 raz w miesiącu (około 10 każdego miesiąca), -zasiłków MOPS: na konto - dla ca.1.500 osób miesięcznie w kasie - dla ca. 500 osób miesięcznie 5-6 razy w miesiącu (około 19-26 każdego miesiąca) -wynagrodzeń oraz innych należności: obsługa MOPS dla ca.16 osób miesięcznie,1 raz w miesiącu (około 28 każdego miesiąca), opiekunki - interwencyjni dla ca. 16 osób miesięcznie, 1 w miesiącu (około 30 każdego miesiąca). 3.Opłaty i prowizje z tytułu dokonywania wypłat dotyczących: -dodatków mieszkaniowych, -zasiłków MOPS, -wynagrodzeń oraz innych należności, są zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i jest to wymaganym warunkiem podpisania umowy. Koszty z tytułu prowadzenia obsługi budżetu gminy miasta Chełmży winny być zawarte w opisach kryteriów wyboru. 4.Prowadzenie konta podstawowego odrębnie dla dochodów i wydatków polega na odrębnym ewidencjonowaniu wpływających dochodów i realizowanych wydatków na wydzielonych subkontach konta podstawowego. 5.Potwierdzenie stanu salda na każdy dzień roboczy, w którym występują operacje na koncie bankowym poprzez wpisanie (salda) stanu na wyciągu bankowym. 6.Średniodzienne saldo na rachunkach bieżących Urzędu Miasta oraz pozostałych jednostkach organizacyjnych nie przedstawia w sposób wiarygodny stanu naszych środków finansowych na rachunkach bankowych. Salda na rachunkach bieżących Urzędu Miasta są tak zróżnicowane, począwszy od wysokiego stanu środków na rachunkach przez dłuższy, bądź krótszy okres czasu do wysokiego salda ujemnego. Także wyliczenie ich średniej dziennej jest czynnością bardzo czasochłonną, a otrzymana wielkość będzie znacznie odbiegała od rzeczywistego stanu dziennych sald. Możemy zaznaczyć, że stan środków na rachunkach bankowych Urzędu wzrasta, gdy zbliżają się terminy płatności podatków, tj.: -15 marzec -15 maj -15 wrzesień -15 listopad 7.Treść w brzmieniu: Złożą oświadczenie, że posiadają oddział bądź filię w Chełmży lub zagwarantują jego (jej) utworzenie przed podpisaniem umowy, lecz nie później niż do 20 kwietnia 2011 roku informuje, że Bank ubiegający się o udzielenie zamówienia ma oddział lub filię na terenie miasta Chełmży lub zagwarantuje otwarcie oddziału lub filii o 20.04.2011 r., 8.Poprzez (inne usługi bankowe) rozumie się nieprzewidziane, sporadyczne usługi, np. prośba o wydanie opinii bankowej dotyczącą terminowości regulowania zobowiązań, stanu zadłużenia, poręczenia itp.. 9.Uiszczane opłaty w tym też prowizje za czynności związane z obsługą budżetu gminy muszą być określone w SIWZ. Bank pobiera opłaty i prowizje za obsługę rachunku Posiadacza oraz za przeprowadzenie rozliczeń pieniężnych za pośrednictwem tego rachunku - zgodnie z ofertą. Niedopuszczalne jest, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, pobieranie opłat w tym też prowizji niewskazanych w ofercie. 10.SIWZ wskazuje jednoznacznie o sposobie i terminie przekazywania wyciągów. Przypomina się jednocześnie, że zapisy SIWZ zostają obligatoryjnie wprowadzone do umowy. 11.W przypadku odstąpienia przez bank od realizacji umowy, bank jest zobowiązany do prowadzenia obsługi budżetu gminy wraz z kredytem w rachunku bieżącym do czasu podpisania umowy z wyłonionym w postępowaniu przetargowym bankiem na dotychczasowych warunkach. 12.Kredyt w rachunku bieżącym udzielany jest na okres jednego roku i jest on corocznie ponawiany. Zgodnie z uchwałą Nr III/9/10 Rady Miejskiej Chełmży z dnia 16 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia maksymalnej wysokości pożyczek i kredytów krótkoterminowych na rok 2011, ustalono, aby poprawić płynność finansową miasta, maksymalną kwotę kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym Gminy do kwoty 2.500.000,00 zł. Zgodnie z art. 89 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, jednostki samorządu terytorialnego mogą zaciągać kredyty i pożyczki oraz emitować papiery wartościowe na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Kredyt podlega spłacie w tym samym roku, w którym został zaciągnięty. Zaciągnięte kredyty i pożyczki oraz wyemitowane papiery wartościowe, z przeznaczeniem na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu, podlegają spłacie lub wykupowi w tym samym roku, w którym zostały zaciągnięte.