Działania informacyjno - promocyjne dla Projektu Gospodarka wodno-ściekowa w Gminie Jarocin

Opis przedmiotu przetargu: 1. Wprowadzenie 1.1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie działań informacyjno - promocyjnych dla projektu „Gospodarka wodno-ściekowa w Gminie Jarocin” 1.2. Informacje podstawowe dotyczące projektu Projekt pn. „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Jarocin” przy udziale środków z Funduszu Spójności, w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Planowany całkowity koszt przedsięwzięcia to ok. 255 mln zł (brutto). Łączny zakres rzeczowy związany z uporządkowaniem gospodarki wodno-ściekowej na terenie realizacji Projektu składa się z zadań inwestycyjnych, które zakładają: modernizację oczyszczalni ścieków w Cielczy, budowę stacji uzdatniania wody w Stefanowie, modernizację sieci kanalizacyjnej poprzez przebudowę łącznie ok. 19,8 km kanałów sanitarnych grawitacyjnych oraz wybudowanie ok. 17,5 km kanałów deszczowych w związku z rozdziałem kanalizacji ogólnospławnej, wymianę sieci wodociągowej łącznie ok. 19,8 km, oraz dostawę inteligentnego programu do zarządzania sieciami wod. – kan. Projekt składa się z następujących 5 Kontraktów na roboty budowlano-montażowe, w ramach których realizowane będą odpowiednie zadania: - Modernizacja gospodarki osadowej na oczyszczalni ścieków w Cielczy k. Jarocina, - Przebudowa sieci kanalizacyjnej przesyłowej w ul. Poznańskiej w Jarocinie, - Budowa stacji uzdatniania wody w m. Stefanów, - Przebudowa systemu kanalizacji sanitarnej (rozdział kanalizacji ogólnospławnej na kanalizację sanitarną i kanalizację deszczową) oraz sieci wodociągowej na os. Kopernika w Jarocinie, - Przebudowa systemu kanalizacji sanitarnej (rozdział kanalizacji ogólnospławnej na kanalizację sanitarną i kanalizację deszczową) oraz sieci wodociągowej w Centrum Jarocina, oraz 1 kontrakt na dostawę, w ramach którego realizowany jest zakup: - Dostawa inteligentnego systemu zarządzania sieciami wodno – kanalizacyjnymi wraz z programem komputerowym. 2. Podstawowe cele działań 2.1. Cel ogólny Ogólnym celem zadania jest spełnienie wymagań określonych przez: - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 - art. 115-117 oraz załącznik XII, - Rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) NR 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiające zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów z programów i zarządzania nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych - art. 3-5 oraz załącznik II, - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 - art. 20, - Strategię komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020, - Strategię komunikacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020, - Księgę identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020, - Wytyczne w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, - Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, - Wytyczne dla beneficjenta, - oraz pozostałe dokumenty dotyczące informacji i promocji projektu. Uwaga: W przypadku zmian zapisów w powyższych dokumentach lub wydania nowych dokumentów Wykonawca zobowiązany będzie do dostosowania działań informująco-promujących do wymogów wg zmienionych zasad. Szczegółowe zasady promocji znajdują się na stronie: https://www.pois.gov.pl/strony/o-programie/promocja/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow-w-programie/ 2.2 Cel bezpośredni Wykonawca ma przed sobą cel bezpośredni, jakim jest promocja projektu pn. „Uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w Gminie Jarocin” poprzez: - zwiększenie świadomości opinii publicznej na temat udziału środków Unii Europejskiej w projekcie realizowanym w ramach POIiŚ, - zwiększenie świadomości społeczeństwa dotyczącej roli jaką odgrywa Unia Europejska poprzez Fundusz Spójności, - wskazanie pozytywnych efektów projektu takich jak: poprawa stanu ekologicznego terenu objętego Projektem, budowa nowoczesnej infrastruktury gminnej, poprawa jakości życia w gminie, - wzmacnianie zaangażowania społeczności gminnej poprzez włączanie ich do procesu czynnej komunikacji przy wdrażaniu Projektu, - stworzenie strategii komunikacyjno - informacyjnej, która sprzyjałaby niwelowaniu konfliktów związanych z Projektem i kreowała korzystny odbiór społeczny realizowanego Projektu. 2.3 Grupy docelowe Działania informacyjne i promujące kierowane są do grup docelowych. Dla realizowanego projektu, najważniejszymi grupami docelowymi są: - ogół społeczeństwa - mieszkańcy Gminy Jarocin, - media lokalne i regionalne, - partnerzy społeczni i gospodarczy, - odbiorcy rezultatów - bezpośrednio objęci projektem - to szczególna grupa społeczna, która gdy sama uświadomi sobie efekty działania Funduszy Europejskich, może rozpowszechniać informację o korzyściach uzyskanych dzięki dofinansowaniu inwestycji wśród szeroko rozumianej opinii publicznej. 3. ZAKRES ZADAŃ 3.1. Zakres zadań Wykonawcy działającego w ramach promocji Projektu Wykonawca w ramach promocji Projektu będzie zobowiązany do realizacji usług w zakresie promowania Projektu współfinansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko realizowanego przez Zamawiającego. Wszystkie działania realizowane przez Wykonawcę odnośnie działań promujących, muszą być zgodne z załącznikiem XII punkt 2.2 rozporządzenia KE nr 1303/2013, art. 3-5, załącznikiem II rozporządzenia KE nr 821/2014, Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 oraz z instrukcjami i wskazówkami zawartymi w Załączniku nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta]. Oprócz zadań szczegółowych, zadaniem Wykonawcy będzie gromadzenie oraz bieżące przekazywanie Zamawiającemu, w postaci cyfrowej i papierowej, notatek prasowych i informacji o opublikowanych materiałach, związanych z Projektem, wraz z ewidencją ich publikacji (typ medium, data). Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę w trakcie kampanii promocyjnej zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego (siedziby JRP). Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę muszą zostać zatwierdzone przez Zamawiającego. Koszty transportu ponosi Wykonawca. 3.2. Zadania szczegółowe Wykonawca opracuje i przedstawi do akceptacji Zamawiającego System Identyfikacji Wizualnej, który będzie wykorzystywany do wykonania wszystkich działań informacyjnych i promujących Projekt. Termin wykonania: do 1 miesiąca od dnia podpisania umowy. W ramach wymaganych działań informacyjnych i promujących Wykonawca zobowiązany jest do wykonania następujących zadań: 3.2.1. Tablice informacyjne Zakres zadania obejmuje projekt, wykonanie i zamontowanie 10 sztuk tablic informacyjnych o wymiarach 3 m (szerokość) x 2 m (wysokość), zgodnych z Załącznikiem nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta], „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” oraz z pozostałymi wymogami określonymi w punkcie 1 powyżej. Lokalizacja tablic planowana jest w rejonie prowadzonych inwestycji tj. 2 tablice na osiedlu Kopernika w Jarocinie (na odcinku początkowym i końcowym), 1 tablica w pobliżu kanału przesyłowego na trasie Jarocin- Cielcza wzdłuż byłej drogi krajowej nr 11, 7 tablic w Centrum Jarocina. Wykonawca zobowiązany jest wykonać konstrukcję stalową dla tablic informacyjnych. Tablica winna być zamieszczona na konstrukcji w taki sposób, aby dolna krawędź nie była niżej niż 2 m nad poziomem terenu. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest zamontować tablice w sposób uniemożliwiający jej przewrócenie oraz zapewniający bezpieczeństwo. Dopuszczalne jest łączenie dwóch elementów blachy w poziomie. Łączenie nie może występować na polach tekstowych oraz szacie graficznej. Obowiązkiem Wykonawcy jest dbanie o stan techniczny tablic i o to, aby informacje zawarte na tablicach były cały czas wyraźnie widoczne. Uszkodzoną lub niewyraźną tablicę Wykonawca będzie musiał wymienić lub odnowić. Tablice wraz z konstrukcją powinny być zabezpieczone antykorozyjnie i wykonane w taki sposób, aby zapewnić ich czytelność do czasu zastąpienia ich tablicami pamiątkowymi tj. do 31.10.2022r. Wykonawca zobowiązany będzie do utrzymania i konserwacji tablic przez cały okres realizacji umowy. Wszelkie koszty związane z umiejscowieniem tablic oraz koszty związane z dzierżawą miejsca w związku z ich umieszczeniem w całym okresie realizacji umowy ponosi Wykonawca. Do obowiązków Wykonawcy należy również dokonywanie opłat za zajęcie pasa drogowego w związku z ustawieniem tablic informacyjnych w całym okresie realizacji umowy. Uzgodnienie lokalizacji oraz uzyskanie wszelkich niezbędnych pozwoleń od zarządców terenu, na których zlokalizowane zostaną tablice informacyjne oraz odpowiednich organów (w tym starostwa powiatowego), należy również do obowiązków Wykonawcy. Szczegółowa lokalizacja tablic musi być uzgodniona z Zamawiającym. Projekt tablicy musi być zaakceptowany przez Zamawiającego i zgodny z Załącznikiem nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta]. Termin wykonania: do 1 miesiąca od rozpoczęcia realizacji poszczególnych Kontraktów. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o rozpoczęciu poszczególnych Kontraktów. Obecnie trwają postępowania o udzielenie zamówienia publicznego mające na celu wybór wykonawców realizujących poszczególne Kontrakty. Szczegółowe informacje o postępowaniach dostępne są pod adresem: https://www.e-bip.org.pl/pwikjarocin/6439. 3.2.2. Tablice pamiątkowe W zakres zadania wchodzi projekt, wykonanie i zamontowanie 5 sztuk tablic pamiątkowych. Tablice pamiątkowe muszą być zgodne z „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” oraz z pozostałymi wymogami określonymi w punkcie 3.1. Tablice pamiątkowe o wymiarach 1,2 m (szerokość) x 0,8 m (wysokość) x 3,5 (grubość), należy wykonać z granitu, z piaskowanymi/kutymi literami oraz logo. Tablice pamiątkowe zostaną umieszczone: w siedzibie Zamawiającego -1 tablica, teren stacji uzdatniania wody w Stefanowie – 1 tablica, na osiedlu Kopernika w Jarocinie – 1 tablica, w pobliżu budynku Ratusza w Jarocinie – 1 tablica, w pobliżu stacji uzdatniania wody w Jarocinie, przy ul. Poznańskie – 1 tablica. Szczegółowa lokalizacja, projekt i wygląd tablic pamiątkowych muszą być uzgodnione z Zamawiającym. Termin wykonania: do 31.10. 2022r., po usunięciu tablic informacyjnych. UWAGA: Szczegóły umieszczania tablic informacyjnych i pamiątkowych określa „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” oraz dokumenty określone w punkcie 3.1. Tablice informacyjne i pamiątkowe muszą być umieszczone w miejscach najbardziej widocznych, zapewniających dostęp jak największej liczbie osób oraz umożliwiających swobodne zapoznanie się z jej treścią. Umiejscowienie tablic nie może zagrażać bezpieczeństwu osób zapoznających się z ich treścią. 3.2.3. Publikacje drukowane i elektroniczne Wszelkie przygotowane i publikowane materiały muszą spełniać wymogi ujęte w Załączniku nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta], „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” oraz pozostałe wymagania określone w dokumentach wymienionych w punkcie 2.1. 1) Strona internetowa (podstrona istniejącej strony internetowej Zamawiającego) Zadaniem Wykonawcy będzie utworzenie, prowadzenie i regularna aktualizacja strony internetowej o Projekcie przez cały okres umowy lecz nie rzadziej niż raz na kwartał. Do zadań Wykonawcy będzie należeć: - opracowanie szaty graficznej strony, zgodnie z Załącznikiem nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta], „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” oraz pozostałymi dokumentami zapisanymi w pkt 3.1., - opracowanie treści strony (w informacji o projekcie Wykonawca poda m. in. cel projektu, planowane efekty, wartość projektu oraz wkład Funduszy Europejskich), - opublikowanie strony na serwerze wybranym przez Wykonawcę z możliwością przeniesienia na serwer Zamawiającego (bez ponoszenia dodatkowych kosztów), - bieżąca aktualizacja strony o informacje dotyczące realizacji Projektu, - prowadzenie archiwizacji danych pojawiających się na stronie internetowej, - umieszczenie na stronie mechanizmu umożliwiającego przekazanie informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości lub nadużycia finansowego Wszelkie dane zamieszczane na stronie internetowej Projektu muszą spełniać wymogi ujęte w Załączniku nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta], „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”. Adres strony internetowej z informacjami o projekcie należy rozpowszechniać m.in. w publikacjach, informacjach prasowych, które będą dostarczane do Zamawiającego w ramach przedmiotowego zadania. Koszty funkcjonowania strony internetowej w okresie realizacji umowy, ponosi Wykonawca. Po zakończeniu realizacji umowy strona internetowa wraz ze swoją zawartością i wszelkimi prawami autorskimi staje się własnością Zamawiającego. Przekazanie strony internetowej z pełną funkcjonalnością nastąpi protokolarnie i nieodpłatnie. Wykonawca z chwilą przekazania strony internetowej dokona przeszkolenia wskazanego personelu Zamawiającego (2 osób) w zakresie dalszego jej prowadzenia. Terminy wykonania: - stworzenie strony internetowej: w okresie do 3 miesięcy od dnia podpisania umowy, - aktualizacja strony internetowej: na bieżąco do czasu zakończenia umowy. 2) Prezentacje multimedialne (szt.2) Prezentacja multimedialna - szczególny nacisk na korzyści z realizacji Projektu, wymiar ekologiczny oraz znaczenia zaangażowania UE - do wykorzystania na konferencjach, zebraniach z mieszkańcami, dla szkół. Zakres czynności Wykonawcy: - zebranie materiałów merytorycznych do przygotowania prezentacji multimedialnej, - kompleksowe opracowanie prezentacji multimedialnej, - obowiązkowe oznaczenia dotyczące realizacji Projektów współfinansowanych ze środków UE, - projekt graficzny zgodny z zasadami identyfikacji wizualnej promocji Projektu. Inne: Podczas konferencji, zebrań, zajęć w szkołach dystrybuowane będą materiały informacyjne i promocyjne Projektu. Terminy: W okresie realizacji Projektu, do uzgodnienia z Zamawiającym. 3.2.4. Audycje telewizyjne i radiowe (szt.7) 1) Telewizja Celem bezpośrednim jest zwiększenie świadomości opinii publicznej na temat udziału środków Unii Europejskiej w Projekcie realizowanym w ramach POIiŚ oraz roli jaką odgrywa Unia Europejska poprzez Fundusz Spójności. Dodatkowo celem jest budowa nowoczesnego wizerunku PWiK Sp. z o.o. i dotarcie z informacją o zrealizowanym Projekcie do odbiorców w skali lokalnej poprzez akcentowanie proekologicznych i odpowiedzialnych środowiskowo działań samorządu (i jego jednostek - Zamawiającego), w tym prezentację niekonwencjonalnych działań promocyjnych jako wyrazu innowacyjnego podejścia do zagadnień komunikacji społecznej. Materiał redakcyjny emitowany poza blokami reklamowymi: trzy kampanie telewizyjne - trzy różne - 30 sekundowe spoty filmowe dotyczące Projektu emitowane na antenie telewizji lokalnej - częstotliwość emisji co najmniej 42 razy w ramach jednej kampanii w czasie antenowym o największej oglądalności. Treść/zawartość: Z punktu widzenia Zamawiającego istotne treści, jakie powinny znaleźć się w spotach reklamowych to: - podstawowe informacje o projekcie, - prezentacja zrealizowanych inwestycji i ich znaczenia dla zagadnień ochrony środowiska oraz modernizacji i podnoszenia jakości życia mieszkańców, - niekonwencjonalne działania promocyjne podjęte w ramach Projektu. Miejsca emisji: - telewizja lokalna, - własne kanały internetowe (podstrona Projektu, fb PWiK Sp. z o.o.) Terminy: 1 miesiąc od otrzymania zlecenia/ czas trwania jednej kampanii telewizyjnej - 14 dni emisji spotu reklamowego Zakres czynności Wykonawcy: - produkcja, opracowanie i zlecenie emisji spotów filmowych w telewizji lokalnej – koszty emisji ponosi Wykonawca, - reemisja materiału tv w kanałach internetowych Przedsiębiorstwa (podstrona Projektu, fb PWiK Sp. z o.o., UM Jarocin). Treść i terminy emisji spotów reklamowych zostaną zatwierdzone przez Zamawiającego. 2) Radio Celem bezpośrednim jest zwiększenie świadomości opinii publicznej na temat udziału środków Unii Europejskiej w Projekcie realizowanym w ramach PO IiŚ oraz roli jaką odgrywa Unia Europejska poprzez Fundusz Spójności. Ponadto celem jest zapewnienie publikacji w mediach informacji na temat Projektu, ukierunkowane na docieranie przekazu do adresatów w neutralnym i ocenianym jako obiektywny kontekście, jaki tworzą materiały redakcyjne. Ponadto regularne informowanie dziennikarzy o Projekcie jako form kreowania i podtrzymywania pozytywnych relacji z mediami, mające zapewnić ich przychylność, również w przyszłości. Opis: Produkcja i emisja czterech różnych 30 sekundowych spotów radiowych - 4 kampanie radiowe w lokalnym radio. Czas trwania każdej kampanii wynosi 14 dni. Częstotliwość emisji 84 razy w ramach jednej kampanii, w godzinach największej słuchalności pomiędzy godziną 6.00 a 15.00. Treść/zawartość: Podstawowe informacje o Projekcie, w tym znaczenie dla poziomu życia mieszkańców, modernizacji Miasta, koszt Projektu oraz wartość dofinansowania. Spoty powinny być opatrzone komentarzem. Wykonawca przygotuje odpowiedni podkład muzyczny. W każdym spocie radiowym Wykonawca podkreśli rolę Unii Europejskiej po przez informację „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze Środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020” Miejsce emisji: - Radio lokalne Terminy: Terminy i treść należy uzgodnić z Zamawiającym. Zakres czynności Wykonawcy: - zebranie materiałów merytorycznych, - przygotowanie i zrealizowanie 3 kampanii radiowych – koszty emisji ponosi Wykonawca, - Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru minimum trzy propozycje dotyczące każdego ze spotów radiowych w ramach danej kampanii radiowej. 3.2.5. Plakaty informacyjne Zaprojektowanie, opracowanie, wykonanie plakatów informacyjnych oraz zamieszczenie ich w widocznych miejscach, takich jak: słupy ogłoszeniowe, przystanki autobusowe, po uprzednim uzyskaniu odpowiednich zezwoleń i akceptacji Zamawiającego. Plakaty informacyjne zawierać będą informacje o planowanym przedsięwzięciu i pikniku rodzinnym (spotkaniu z mieszkańcami) – ilość: 1060 szt. Termin wykonania: z miesięcznym wyprzedzeniem przed każdym z trzynastu pikników rodzinnych (spotkań z mieszkańcami) w ilości 1/13 wszystkich plakatów. Opis plakatów: - jednostronne, - druk pełnokolorowy, - format A3, - papier kredowy o gramaturze min. 130 g/m2. Zakres zadania obejmuje: - opracowanie projektu graficznego plakatów, - zebranie informacji, opracowanie tekstu, wykonanie zdjęć, - pełnokolorowy, jednostronny druk 1060 szt. plakatów, - zamieszczenie ich w widocznych miejscach, takich jak: słupy ogłoszeniowe, przystanki autobusowe, z miesięcznym wyprzedzeniem przed każdym piknikiem rodzinnym (spotkaniu z mieszkańcami). Treść i szata graficzna oraz lokalizacja plakatów musi być każdorazowo uzgodniona z Zamawiającym. Plakaty informacyjne należy opracować zgodnie z Załącznikiem nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta] oraz „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” 3.2.6. Broszury informacyjne (składane) Zaprojektowanie, opracowanie, wykonanie oraz dystrybucja broszur informacyjnych o planowanym przedsięwzięciu – ilośc: 24000 szt. Termin wykonania: - trzeci kwartał 2018r. - trzeci kwartał 2020r. - trzeci kwartał 2022r. Opis ulotek/broszur: - dwustronne, - druk pełnokolorowy, - format A4 - składane na 3 części (składane na Z), - papier kredowy o gramaturze min. 130 g/m2. Zakres zadania obejmuje: - opracowanie projektu graficznego broszur, - zebranie informacji, opracowanie tekstu, wykonanie zdjęć, - pełnokolorowy, dwustronny druk 24000 szt. broszur, - dystrybucję broszur bezpośrednio na terenie gmin objętych projektem. Sposób dystrybucji zostanie uzgodniony z Zamawiającym. Broszury informacyjne należy opracować zgodnie z Załącznikiem nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta] oraz „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” Treść i szata graficzna musi być każdorazowo uzgodniona z Zamawiającym. 3.2.7. Publikacje prasowe (ogłoszenia i artykuły prasowe) Opracowywanie i publikowanie w lokalnej i regionalnej prasie krótkich (min. 1/3 strony gazety, w tym zdjęcie) artykułów sponsorowanych informujących o zakresie Projektu i postępach w realizacji Projektu. Treść artykułu przed edycją w prasie musi być zatwierdzona przez Zamawiającego. Łączna ilość artykułów – 15 sztuk. Terminy wykonania: - pierwsza publikacja do 90 dni po podpisaniu umowy w prasie lokalnej, - druga publikacja do końca miesiąca czerwca 2018 r. w prasie lokalnej, - trzecia publikacja do końca miesiąca września 2018 r. w prasie lokalnej, - czwarta publikacja do końca miesiąca grudnia 2018 r. w prasie regionalnej - piąta publikacja do końca miesiąca marca 2019 r. w prasie lokalnej, - szósta publikacja do końca miesiąca czerwca 2019 r. w prasie lokalnej, - siódma publikacja do końca miesiąca września 2019 r. w prasie lokalnej, - ósma publikacja do końca miesiąca grudnia 2019 r. w prasie regionalnej, - dziewiąta publikacja do końca miesiąca marca 2020 r. w prasie lokalnej, - dziesiąta publikacja do końca miesiąca czerwca 2020 r. w prasie regionalnej, - jedenasta publikacja do końca miesiąca września 2020 r. w prasie lokalnej, - dwunasta publikacja do końca miesiąca grudnia 2020 r. w prasie regionalnej, - trzynasta publikacja do końca miesiąca czerwca 2022 r. w prasie lokalnej, - czternasta publikacja do końca miesiąca września 2022 r. w prasie lokalnej, - piętnasta publikacja do końca września 2022 r. w prasie regionalnej. Informacje prasowe należy oznaczać zgodnie z Załącznikiem nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta] oraz „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014 - 2020 w zakresie informacji i promocji” Informacja prasowa ma zawierać: - nagłówek - krótki tytuł, - akapit wprowadzający - streszczenie najważniejszych faktów (20-30 słów), - tekst - opis zagadnienia z podaniem szczegółów (przedstawienie faktów, a nie opinii), - końcowe akapity - kontekst, cytaty, informacje ogólne. 3.2.8. Konferencje prasowe dotyczące realizacji Projektu - spotkania z mieszkańcami Wykonawca zobowiązany będzie do zorganizowania 3 konferencji prasowych (spotkań z mieszkańcami) z udziałem przedstawicieli Zamawiającego oraz innych zainteresowanych stron. Terminy i miejsca spotkań konferencji prasowych (spotkań z mieszkańcami) będą wskazane przez Zamawiającego. Przewiduje się 3 terminy konferencji (spotkań z mieszkańcami) na rozpoczęcie projektu, w trakcie trwania projektu i na zakończenie projektu. Do obowiązków Wykonawcy należała będzie organizacja spotkań, w tym: - przygotowanie wzoru zaproszeń, - przygotowanie zawiadomień (20 szt. przed każdym z planowanych spotkań) i rozwieszenie ich na terenie gminy, w miejscach ogólnie dostępnych, - przygotowanie i przedstawienie odpowiedniej prezentacji związanej z tematem spotkania (w tym co najmniej: przekazania informacji o zakresie Projektu, stanie zaawansowania prac, celach i korzyściach wynikających z Projektu, źródłach finansowania przedsięwzięcia, koszcie Projektu oraz wysokości dofinansowania przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności), - przygotowanie odpowiedniej sali na obszarze realizacji Projektu (przynajmniej dla 100 osób) wraz z poniesieniem kosztów wynajmu, - pełnienie funkcji gospodarza w imieniu Zamawiającego oraz prowadzenie spotkania, - zapewnienie i obsługa koniecznego sprzętu nagłaśniającego oraz urządzeń audiowizualnych, - rozdanie materiałów informacyjnych (ulotka, folder), - przygotowanie sprawozdania ze spotkania (m.in. przebieg, poruszone zagadnienia, zdjęcia, materiał audio-wizualny, listy uczestników). Wszelkie informacje dot. konferencji (spotkania z mieszkańcami) należy oznaczać zgodnie z Załącznikiem nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta] oraz „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” 3.2.9. Pikniki Rodzinne (spotkania z mieszkańcami) – szt. 13. Celem bezpośrednim jest zwiększenie świadomości opinii publicznej na temat udziału środków Unii Europejskiej w Projekcie realizowanym w ramach POIiŚ oraz roli jaką odgrywa Unia Europejska poprzez Fundusz Spójności. Kolejnym celem jest zwrócenie w niebanalny sposób uwagi mieszkańców na efekt prowadzonego Projektu. Ponadto wspieranie tożsamości lokalnej, identyfikacji z miastem - wywoływanie dumy z powodu realizacji zakrojonego na szeroką skalę projektu inwestycyjnego, który realizuje Zamawiający. Stymulowanie uzyskania rozgłosu (publicity) poprzez wykreowanie niekonwencjonalnego wydarzenia promocyjnego, co ma wspomóc budowanie rozpoznawalności i kreowanie nowoczesnego wizerunku Zamawiającego. Celem bezpośrednim jest zwiększenie świadomości opinii publicznej na temat udziału środków Unii Europejskiej w Projekcie realizowanym w ramach POIiŚ oraz roli jaką odgrywa Unia Europejska poprzez Fundusz Spójności. Ponadto celem jest promowanie wśród mieszkańców efektów Projektu i zrealizowanych w jego ramach inwestycji. Opis: Impreza dla mieszkańców o charakterze Pikniku, z atrakcjami dla różnych grup wiekowych, typowymi dla tego rodzaju imprez piknikowych. Program: - konkursy dla różnych grup wiekowych jako metoda angażowania uczestników i sposób dystrybucji gadżetów Projektu (w charakterze nagród), - Atrakcje dla dzieci (minimum 3 szt.) - Występy lokalnych grup muzycznych – 1,5 h repertuar na „żywo” (Wykonawca zapewnia nagłośnienie, oświetlenie i sceny) Zamawiający dopuszcza możliwość połączenia pikników rodzinnych z następującymi imprezami tj. - Dni Jarocina, - Dzień Dziecka, - Pikniki osiedlowe, - inne – za zgodą Zamawiającego. Ilość pikników zrealizowanych w ten sposób nie może być większa niż 5. Ilość: 13 imprez 1-dniowych. Czas trwania - minimum 3 godziny. Terminy i miejsce: Do uzgodnienia z Zamawiającym. Zakres czynności Wykonawcy: - opracowanie scenariusza imprez, który musi zostać zatwierdzony przez Zamawiającego, - kompleksowa organizacja imprezy wraz z pozyskaniem do współpracy partnerów komercyjnych - dostawców i usługodawców np. w zakresie gastronomii, sanitariatów, rozrywki, - promocja imprezy (komunikaty-zaproszenia w mediach lokalnych - zgodnie z zasadami identyfikacji wizualnej Projektu, w uzgodnieniu z Zamawiającym), - promocja Projektu podczas imprez poprzez zaproszenie mieszkańców na wycieczkę autokarem po inwestycjach realizowanych w ramach Projektu – ilość kursów wg potrzeb, jednak nie więcej niż 1/godz. - dokumentacja foto-video Pikniku - minimum 50 zdjęć aparatem cyfrowym lustrzanką min.8 mln pikseli) i filmowego (kamera cyfrową po montażu film min. 2 minuty) z Pikniku oraz przekazanie go Zamawiającemu w terminie do 5 dni roboczych po zakończeniu imprezy na nośniku CD/DVD, - uzyskanie zgód i pozwoleń, o ile tego rodzaju decyzje administracyjne będą wymagane prawem lokalnym w związku z organizacją Pikniku, - zapewnienie zaangażowania służb porządkowych (straż miejska, policja) i ratowniczych (ambulans, straż pożarna) w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz sanitariaty minimum cztery, - publikacja przez Wykonawcę informacji o Pikniku w serwisie internetowym Projektu oraz zapewnienie publikacji w oficjalnym serwisie UM Jarocin, - zapewnienie ekspozycji plakatu na tablicach ogłoszeń w siedzibie PWiK Sp. z o.o., UM Jarocin, szkołach podstawowych, gimnazjach, szkołach średnich oraz w przestrzeni miejskiej na słupach ogłoszeniowych. 3.2.10. Plakaty informacyjne na nośnikach reklamowych Zaprojektowanie, opracowanie, wykonanie plakatów informacyjnych oraz zamieszczenie ich w widocznych miejscach na nośnikach reklamowych, po uprzednim uzyskaniu odpowiednich zezwoleń i akceptacji Zamawiającego. Nośniki reklamowe muszą mieć powierzchnię minimum 17m2 każdy. Ilość nośników reklamowych: 3 szt. Plakaty informacyjne zawierać będą informacje o planowanym przedsięwzięciu – ilość: 1 szt./nośnik reklamowy/rok w latach 2018-2022. W przypadku jakiegokolwiek uszkodzenia plakatu, w tym utraty jego czytelności, Wykonawca jest obowiązany do zamieszczenia w jego miejsce nowego plakatu, przy czym takie uzupełnienia nie będą zmniejszały wymaganej liczby plakatów. Termin wykonania: Do uzgodnienia z Zamawiającym. Opis plakatów: - jednostronne, - druk pełnokolorowy, - format dopasowany do nośników reklamowych, Zakres zadania obejmuje: - opracowanie projektu graficznego plakatów, - zebranie informacji, opracowanie tekstu, wykonanie zdjęć, - pełnokolorowy, jednostronny druk 15 szt. plakatów, - zamieszczenie ich w widocznych miejscach na nośnikach reklamowych. Treść i szata graficzna oraz lokalizacja plakatów musi być każdorazowo uzgodniona z Zamawiającym. Plakaty informacyjne należy opracować zgodnie z Załącznikiem nr 13 do Umowy o dofinansowanie [Obowiązki informacyjne Beneficjenta] oraz „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”