Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej realizacji projektu: Spółdzielnie w Programie Leader i Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej realizacji projektu: Spółdzielnie w Programie Leader i Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich zwanego dalej Projektem. Celem projektu jest przygotowanie przedstawicieli spółdzielni działających na obszarach wiejskich oraz przedstawicieli Kół Gospodyń Wiejskich do uczestnictwa w Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich oraz w Programie Leader. Przygotowanie polegać będzie na przekazaniu wiedzy i informacji na temat funkcjonowania Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich oraz Programu Leader, wymianie doświadczeń z uczestnictwa w tych strukturach oraz promocji partnerstwa i współdziałania. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją Projektu. W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację Projektu; b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych; Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji Projektu. Podstawowe zadania Biura: 1. Kompleksowa organizacja i realizacja cyklu ośmiu dwudniowych seminariów. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) rekrutację uczestników seminariów - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - w każdym z ośmiu seminariów weźmie udział co najmniej 40 uczestników, ale nie więcej niż 50 (w sumie we wszystkich seminariach weźmie udział od 320 do 400 osób), - uczestnicy seminariów zostaną wybrani spośród reprezentantów spółdzielni działających na obszarach wiejskich oraz Kół Gospodyń Wiejskich, - w jednym seminarium może wziąć udział maksymalnie pięciu przedstawicieli jednej spółdzielni lub jednego Koła Gospodyń Wiejskich. Ostateczną listę spółdzielni oraz Kół Gospodyń Wiejskich, które zostaną zaproszone do wytypowania przedstawicieli do uczestnictwa w seminariach, Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie czterech tygodni od dnia podpisania umowy. Ostateczną listę uczestników poszczególnych seminariów, wraz z podaniem podstawy zaproszenia do uczestnictwa w seminarium, Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej 14 dni przed datą realizacji każdego z seminariów. b) wykładowców seminariów oraz moderatorów warsztatów, których ramowy program stanowi Załącznik nr 6 do SIWZ, - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - wykładowcy oraz moderatorzy muszą być ekspertami w dziedzinach przewidzianych w ramowym programie seminarium, stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ, Listę wykładowców wraz z załączonymi CV Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej w terminie czterech tygodni od dnia podpisania umowy. c) kompleksową realizację seminariów oraz warsztatów - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - seminaria oraz warsztaty zostaną zrealizowane każdorazowo zgodnie z ramowym programem seminarium, stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ, - seminaria zostaną przeprowadzone w formie wykładów oraz prezentacji, - seminaria zostaną zrealizowane w terminie i miejscu określonym przez Wykonawcę, Ostateczną listę miejsc w których odbędą się seminaria oraz ich terminy Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej w terminie czterech tygodni od dnia podpisania umowy. Wykonawca zrealizuje wszystkie seminaria w terminie do dnia 30 sierpnia 2013 r. d) sale w zakresie niezbędnym do realizacji programu seminariów - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: każdorazowo w dniach realizacji każdego z seminariów, - miejsce: każdorazowo miejscu realizacji poszczególnych seminariów, - ilość miejsc: odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych seminariów, - wyposażenie sal musi umożliwiać prowadzenie interaktywnych zajęć oraz wykonywanie prezentacji multimedialnych (minimalne wyposażenie: laptop, projektor multimedialny, ekran, dostęp do Internetu, flipchart wraz z flamastrami), e) obsługę cateringową seminariów - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: w dniach realizacji każdego z seminariów, zgodnie z ich programem, - miejsce: każdorazowo miejsce realizacji poszczególnych seminariów, - ilość osób: odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych seminariów, - zakres obsługi cateringowej: napoje (woda, kawa, herbata), przekąski podczas przerw kawowych, obiady w pierwszym i drugim dniu seminariów (dwa dania gorące oraz napoje), kolację w pierwszym dniu seminariów i śniadanie w drugim dniu seminariów, f) noclegi dla wszystkich uczestników seminariów - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: każdorazowo w nocy pomiędzy pierwszym a drugim dniem każdego z seminariów; dla uczestników z miejsc położonych w znacznej odległości od miejsc realizacji poszczególnych seminariów Wykonawca zapewni noclegi również w noc poprzedzającą pierwszy dzień poszczególnych seminariów, - miejsce: każdorazowo miejsce realizacji poszczególnych seminariów, - ilość osób: odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych seminariów, Nocleg zostanie zapewniony w pokojach jedno- i/lub dwuosobowych, w hotelu o standardzie co najmniej dwugwiazdkowym lub innym obiekcie o równorzędnym standardzie. g) opracowanie merytoryczne, druk oraz dystrybucja materiałów seminaryjnych - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - opracowanie merytoryczne i druk programu seminariów, o których mowa w pkt. III.1.c SIWZ, oraz jego dystrybucja wśród wszystkich uczestników seminariów, podczas i w związku z poszczególnymi seminariami, - opracowanie merytoryczne i druk prezentacji wykonanych w związku z seminariami, o których mowa w pkt. III.1.c SIWZ, oraz ich dystrybucja wśród wszystkich uczestników seminariów, podczas i w związku z poszczególnymi seminariami. Wszelkie materiały seminaryjne zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w Załączniku nr 7 do SIWZ. Ostateczną wersję materiałów seminaryjnych Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej w terminie sześciu tygodni od dnia podpisania umowy. Wykonawca wykona niniejsze zadanie w terminie do dnia 30 sierpnia 2013 r. 2. Promocja projektu. Celem działań promocyjnych jest dotarcie do bezpośrednich adresatów projektu tj. spółdzielni działających na obszarach wiejskich oraz Kół Gospodyń Wiejskich. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) opracowanie merytoryczne oraz publikację dwóch artykułów prasowych - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - Wykonawca opracuje dwa artykuły prasowe, po co najmniej 2500 znaków każdy, - oba artykuły prasowe zawierać będą opis projektu oraz warunki uczestnictwa w projekcie, - artykuły prasowe zostaną opublikowane w dwóch różnych czasopismach o zasięgu ogólnopolskim, których nakład wynosi co najmniej 1000 egzemplarzy, a których odbiorcami są członkowie spółdzielni działających na obszarach wiejskich, Oba artykuły zostaną opublikowane przed terminem pierwszego z cyklu seminariów, o których mowa w pkt. III.1; b) opracowanie merytoryczne oraz publikacja jednego artykułu prasowego - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - Wykonawca opracuje artykuł prasowy o objętości 2500 znaków, - artykuł prasowy będzie opisywał efekty działań, o których mowa w pkt. III.1, - artykuł prasowy zostanie opublikowany w dwóch czasopismach o zasięgu ogólnopolskim, których nakład wynosi co najmniej 1000 egzemplarzy, a których odbiorcami są członkowie spółdzielni działających na obszarach wiejskich, Artykuł prasowy zostanie opublikowany w terminie dwóch miesięcy po zakończeniu ostatniego z cyklu seminariów, o których mowa w pkt. III.1. Artykuły prasowe zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w Załączniku nr 7 do SIWZ. Ostateczną wersję artykułów prasowych, o których mowa w pkt. III.2.a, wraz z proponowanymi miejscami ich publikacji, Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej 14 dni przed terminem ich publikacji. Ostateczną wersję artykułu prasowego, o którym mowa w pkt. III.2.b, wraz z proponowanymi miejscami jego publikacji, Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej 14 dni przed terminem jego publikacji. Wykonawca wykona niniejsze zadanie w terminie do dnia 30 września 2013 r. 3. Przeprowadzenie badania ankietowego wśród uczestników projektu. Cele badania: 1) zbadanie przyczyny dotychczasowego niewielkiego zainteresowania spółdzielni udziałem w programie Leader i partnerstwem w ramach Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich, 2) określenie instrumentów pozwalających zwiększyć zainteresowanie spółdzielni udziałem w programie Leader i partnerstwem w ramach Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich, 3) zbadanie wpływu udziału w projekcie na wzrost zainteresowania spółdzielni udziałem w programie Leader i partnerstwem w ramach Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich, W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) wykonanie badania ankietowego wśród wszystkich uczestników projektu, odpowiadającego określonym w pkt. III.3.1), III.3.2) i III.3.3) celom badania, b) prezentację wyników badania w formie pisemnego opracowania, zawierającego w szczególności podanie metodologii badania, wyników badania oraz wniosków, c) przekazanie wyników badania, o których mowa w ppkt. b) Zamawiającemu. Wykonawca przekaże Zamawiającemu zestaw pytań, stanowiący zawartość ankiety, najpóźniej w terminie czterech tygodni od dnia podpisania umowy. Wykonawca wykona niniejsze zadanie w terminie do dnia 30 września 2013 r. 4. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 8 do SIWZ.