dostawa licencji oraz usług wsparcia dla produktów firmy Vulcan

nie

Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, Krajowy numer identyfikacyjny 2228736100000, ul. Namysłowska  8, 50-304   Wrocław, woj. dolnośląskie, państwo Polska, tel. 71 777 90 23, e-mail przemyslaw.dziewirz@cui.wroclaw.pl, gabriela.nowak-piechota@cui.wroclaw.pl, faks .
Adres strony internetowej (url): www.bip.cui.wroclaw.pl

dostawa licencji oraz usług wsparcia dla produktów firmy Vulcan

CUI/ZP/ZWR/37/2018

zadanie 1- przedłużenie licencji , aktualizacja oprogramowania firmy Vulcan: Finanse Optivum w wersji SQL, Płace Kadry w wersji SQL, Inwentarz w wersji SQL na rok 2019. Zadanie nr 2 - Udostępnienie do korzystania oprogramowania, o nazwie centralny VAT Vulcan w roku 2019, Zadanie 3- przedłużenie dostępu do aplikacji w wersji archiwalnej dla aplikacji Finanse (Fionet)

II.5) Główny Kod CPV:
72250000-2

zostało opublikowane ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy dnia 11.12.2018 r. pod nr 500296903-N-2018

Postępowanie prowadzone jest w trybie  z wolnej ręki  na podstawie art. 67 ust 1 pkt 1 a i b  ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Zamawiający w celu realizacji zadań związanych z obsługą finansową jednostek oświatowych w mieście Wrocław korzysta na oprogramowania firmy Vulcan odpowiednio są to programy Finanse Optivum oraz aplikacja w chmurze Finanse oraz Centralny VAT. Program Vulcan Finanse Optivum zwana dalej Optivum został wdrożony w 2007 na podstawie umowy nr 40/2007/WIN z dnia 29.11.2007. Dostęp do aplikacji Finanse zwaną dalej Fionet został wdrożony na podstawie umowy CUI/ZP/W/264/2016 z dnia 21.12.2016. Dostęp do aplikacji Centralny VAT został wdrożony na podstawie umowy CUI/ZP/W/224/2016 z dnia 10.02.2017. Konieczność wdrożenia zaawansowanej aplikacji finansowej była podyktowana zmieniającymi się warunkami gospodarczymi i prawnymi. Zarówno program Optivum, aplikacja Fionet i Centralny VAT w momencie wdrożenia były niezbędnymi narzędziami do obsługi wszystkich powierzonych zadań przez ówczesny Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich dla których to oprogramowanie było zakupione i wdrożone. Wykazane oprogramowanie jest oprogramowaniem specjalistycznym – wytworzonym przez producenta dla określonych grup odbiorców jakimi są jednostki oświatowe i dostosowanym w trakcie wdrożenia na potrzeby zamawiającego wynikających ze specyfiki prowadzonej działalności. Zamawiający nabył licencję Optivum dożywotnio z corocznym przedłużeniem wsparcia i aktualizacji oprogramowania, w czasie której jest dostosowywane do aktualnych wymagań legislacyjnych zarówno w obszarze regulacji lokalnych jak i ogólno państwowych. Aplikacje Fionet i Centralny VAT zostały udostępnione na okres roku i są sukcesywnie przedłużane na kolejne lata. Zamawiający w każdym z wymienionych przypadków z uwagi na ochronę autorskich praw majątkowych do eksploatacji oprogramowania nie miał możliwości zagwarantowania sobie prawa do ingerencji w kody źródłowe aplikacji. Oprogramowanie Optivum jest serwisowane do dnia 31.12.2018 na postawie umowy CUI/ZP/ZWR/7/2018 z dnia 12.03.2018. System Finanse Optivum jest wielomodułowym systemem dostępnym w powszechnej dystrybucji, którego oferowane funkcjonalności zostały zmodyfikowane i zaadoptowane na potrzeby Zamawiającego w skład którego wchodzą Księgowość, Rozrachunki, Kasa, Faktury, Rejestr VAT. Umowa na zakup, wdrożenie i obsługę techniczną tego systemu przewiduje udzielenie licencji na wszystkie komputery użytkowane we wszystkich jego placówkach. Wytwórca zapowiedział zakończenie produkcji oprogramowania z końcem 2020 roku. Licencja na dostęp do aplikacji Fionet został wykupiony do dnia 21.12.2018 w tym zawarte jest serwisowanie i wszelkie aktualizacje aplikacji. Fionet jest oprogramowaniem ogólnodostępnym w powszechnej dystrybucji, którego funkcjonalności zostały zmodyfikowane i zaadoptowane na potrzeby zamawiającego w zakresie wszystkich jednostek wskazanych w umowie licencyjnej. Aplikacja jest oprogramowaniem z którego korzystanie jest przewidziane za pośrednictwem Internetu pod wskazanym adresem internetowym od dnia zawarcia umowy. Obecnie obowiązująca umowa z dnia 21.12.2017 o nr CUI/ZP/WU/355/2017 jest wykorzystywana zarówno przez Zamawiającego jak i jednostki oświatowe podlegające bezpośrednio pod Departament Edukacji w Urzędzie Miasta Wrocław. Aplikacja realizuje zadnia powierzone Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu z zakresu centralizacji rozliczania podatku VAT gminy Wrocław w obszarze jednostek oświatowych. Aplikacja Fionet jako usługa internetowa świadczona przez wytwórcę korzysta z wtyczki graficznej Silverlight® firmy Microsoft instalowanej w każdej przeglądarce internetowej. Z końcem roku 2017 wtyczka ta przestała być wspierana przez firmę Microsoft, co pociągnęło za sobą konsekwencje braku możliwości rozwoju aplikacji o funkcjonalności wymagane m.in. przez Zamawiającego. Firma Vulcan Sp. z o.o. aby zapewnić rozwój aplikacji zachowując wszystkie funkcjonalności Aplikacji Finanse dokonała zmiany nakładki graficznej wskazanej aplikacji. Z końcem 2018 aplikacja Fionet zostaje wyłączona z działania. W związku z tym w roku 2019 jest potrzebny dostęp do wersji archiwalnej aplikacji zgodnie z zasadą zachowania danych przez okres pięciu lat. Licencja na dostęp do aplikacji Centralny VAT został wykupiony do dnia 11.02.2019 w tym zawarte jest serwisowanie i wszelkie aktualizacje aplikacji. Centralny VAT jest oprogramowaniem ogólnodostępnym w powszechnej dystrybucji, którego funkcjonalności zostały zmodyfikowane i zaadoptowane na potrzeby zamawiającego w zakresie wszystkich jednostek wskazanych w umowie licencyjnej. Aplikacja jest oprogramowaniem z którego korzystanie jest przewidziane za pośrednictwem Internetu pod wskazanym adresem internetowym od dnia zawarcia umowy. Obecnie obowiązuje umowa z dnia 12.02.2018 o nr CUI/ZP/ZWR/6/2018. Aplikacja realizuje zadnia powierzone Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu z zakresu centralizacji rozliczania podatku VAT gminy Wrocław w obszarze jednostek oświatowych. Dla programu Optivum, Fionet oraz Centralny VAT dostęp do kodów źródłowych oraz prawną i faktyczną możliwość dokonywania jakichkolwiek zmian w systemie posiada wyłącznie VULCAN Sp. z o.o. W efekcie obecnie eksploatowane w/w oprogramowanie przez CUI i jednostki dodatkowe stanowi rozwiązanie autorskie firmy VULCAN Sp. z o.o. zmodyfikowane w stosunku do wersji pierwotnie wdrożonej dostosowane do potrzeb Zamawiającego, w tym zmieniających się przepisów prawa. Dokumentacja Optivum, Fionet, Centralny VAT w zakresie opisu struktur, powiązań procedur, funkcji i działania algorytmów jest przedmiotem ochrony jako informacja stanowiąca tajemnice przedsiębiorstwa VULCAN Sp. z o.o. Majątkowe prawa autorskie do oprogramowania Optivum, Fionet, Centralny VAT oraz do dokonywania modyfikacji tego oprogramowania przysługują Wykonawcy Vulcan Sp. z o.o. W związku z powyższym przedmiotem niniejszego postępowania jest kontynuacja świadczonych dotychczas usług utrzymania i dostępu do aplikacji Finansowych od 01.01.2018 do 31.12.2018 roku dla programów Vulcan Optivum, od 21.12.2018 do 20.12.2019 dla aplikacji Fionet, oraz od 12.02.2018 do 31.12.2018 dla aplikacji Centralny VAT w celu zapewnienia bieżącej realizacji zadań przez CUI. W ramach tych usług jest bieżące rozliczanie finansowe jednostek oświatowych z którymi CUI ma podpisane umowy o świadczenie wyżej wskazanych usług, w tym wsparcia merytorycznego i technicznego, w zakresie obsługi wskazanych jednostek. Usługi te powinny być dostosowywane do zmieniających się uwarunkowań, w szczególności udostępniania nowych wersji systemu wynikających ze zmian przepisów prawa, ulepszeń wynikających z pracy własnej Wykonawcy, wykonywanie zmian funkcjonalnych. W ramach świadczonych usług , konieczne jest dokonywanie modyfikacji oprogramowania. Tym samym wymaga to nie tylko specjalistycznej wiedzy, lecz także znajomości systemu i doświadczenia w jego utrzymaniu. W zaistniałym stanie faktycznym i prawnym zachodzą przesłanki do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, ponieważ istnieją obiektywne przyczyny techniczne, dla których udzielenie zamówienia jest możliwe wyłącznie na rzecz wykonawcy Vulcan Sp. z o.o. Oprogramowanie Optivum, Fionet, Centralny VAT są rozwiązaniami złożonymi, pracownicy CUI oraz jednostki oświatowe będące w obsłudze CUI jak również podlegające bezpośrednio pod Departament Edukacji przy Urzędzie Miasta Wrocław wykorzystuje każdego ze wymienionych programów w celu zapewnienia usług finansowych. Oprogramowanie Optivum, Fionet, Centralny VAT jest dostosowane do obsługi procesów biznesowych wewnątrz CUI, oprogramowanie jako rozwiązanie kompleksowe jest narzędziem złożonym z warstw dostępu do danych, prezentacji oraz warstwy logiki biznesowej. W chwili obecnej oba systemy zawierają ogromne ilości danych zgromadzone w kilku bazach danych, a samo wytworzenie dostępu do danych i zaprogramowanie logiki biznesowej wymaga doświadczenia i wiedzy merytorycznej we wskazanych zakresie potrzebnych w zakresie wymaganych przez Zamawiającego. W utrzymanie i rozwój obu systemów jest zaangażowana firma Vulcan Sp. z o.o. posiadająca wiedzę i doświadczenia w zakresie dotychczas dokonanych zmian w stosunku do pierwotnych założeń systemów, a także jest odpowiedzialna za obecny kształt systemu, będących wynikiem pracy realizowanych w ramach utrzymania sytemu od roku 2007 dla Optivum i od roku 2016 dla Fionet oraz od roku 2017 dla Centralnego VAT’u. Zapewniając bieżące wsparcie systemu zespół w sposób nieustanny musi bazować na wiedzy o architekturze i strukturze oprogramowania. W związku z tym, jak zapisano wcześniej producent wskazanego oprogramowania zgodnie z zapisami udzielonej licencji oraz obowiązujących w zakresie ochrony praw autorskich przepisów prawa jako jedyny może ingerować w kod źródłowy w/w oprogramowania. Zamawiający w żaden sposób nie może naruszyć ochrony informacji, stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa (ochrona praw autorskich). Ponadto ewentualna ingerencja programistyczna wymagałaby długotrwałego projektu, który nie daje gwarancji jego powodzenia, bez wiedzy którą posiada Wykonawca. Biorąc pod uwagę rozmiar systemu i jego rozwiązania funkcjonalne, które w sposób bieżący i ciągły są dostosowywane do potrzeb zamawiającego, jak i do zmieniających się przepisów prawnych celem zachowania ciągłości świadczenia usług przez CUI na chwilę obecną jedynych zdolnym podmiotem do zrealizowania przedmiotowego zamówienia zgodnie z uzasadnionymi potrzebami zamawiającego jest Vulcan Sp. z o.o. U podstaw takiej oceny nie leży subiektywne przekonanie zamawiającego, lecz ustalenie, że w danych czasie nie istnieje na rynku żaden inny podmiot będący wstanie zrealizować zamówienie, bez naruszenia praw autorskich. Po drugie przesłanką udzielenia zamówienia z wolnej ręki jest ograniczony czas potrzebny na wdrożenie innego rozwiązania. Wdrożenie nowego systemu wiązałaby się z pełnym szkoleniem wszystkich użytkowników obecnych systemów z zakresu obsługi potencjalnie nowego oprogramowania. Nowe rozwiązanie wiązałoby się również z koniecznością przeprowadzenia migracji danych między systemami, za czym idzie ryzyko niepoprawnego takiej oceny nie leży subiektywne przekonanie zamawiającego, lecz ustalenie, że w danych czasie nie istnieje na rynku żaden inny podmiot będący wstanie zrealizować zamówienie, bez naruszenia praw autorskich. Po drugie przesłanką udzielenia zamówienia z wolnej ręki jest ograniczony czas potrzebny na wdrożenie innego rozwiązania. Wdrożenie nowego systemu wiązałaby się z pełnym szkoleniem wszystkich użytkowników obecnych systemów z zakresu obsługi potencjalnie nowego oprogramowania. Nowe rozwiązanie wiązałoby się również z koniecznością przeprowadzenia migracji danych między systemami, za czym idzie ryzyko niepoprawnego zmapowania danych między systemami. Co mogłoby skutkować brakiem ciągłości danych między systemami w kolejnych latach użytkowania. Mając na uwadze powyższe zamawiający przyjął, że nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.