Wykonywanie usług związanych z administrowaniem lokalami stanowiącymi własność Gminy Olkusz we Wspólnotach Mieszkaniowych

Opis przedmiotu przetargu: Zamówienie obejmuje wykonywanie usług związanych z administrowaniem lokalami stanowiącymi własność Gminy Olkusz we Wspólnotach Mieszkaniowych. Zamówienie obejmuje administrowanie lokalami mieszkalnymi, socjalnymi i garażami: A) 852 lokali (mieszkalnych oraz socjalnych) o łącznej powierzchni użytkowej lokali 35.389,95 m2 B) 14 garaży o łącznej powierzchni użytkowej 233,32 m2 Podane wielkości administrowanych powierzchni określone są na dzień 08.11.2012 r. i zawarte w załączniku nr 1 do umowy stanowią podstawę do obliczenia łącznej ceny ofertowej brutto. Powyższe wielkości mogą w trakcie realizacji umowy ulec zmianie w następstwie np. sprzedaży lokalu, rozbiórki budynku, przekazania lokalu. Wykonawca będzie zobowiązany m.in. do: 1. W zakresie obsługi administracyjnej: - Zawierania w imieniu Zamawiającego umów najmu na lokale mieszkalne i socjalne oraz garaże na podstawie skierowania Zamawiającego oraz rozwiązywania w/w umów w uzgodnieniu z Zamawiającym. - Prowadzenia i aktualizowania ewidencji lokali oraz prowadzenie indywidualnych teczek lokali. - Prowadzenia obsługi najemców w zakresie zasiedlania i zwalniania lokali, w tym sporządzanie protokołu zdawczo - odbiorczego. - Przyjmowania, ewidencjonowania zgłoszeń, interwencji i wniosków najemców oraz załatwiania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami - Sprawdzania realizacji przez najemców obowiązków wynikających z umowy najmu oraz obowiązujących przepisów, wydawania zaleceń w tym zakresie oraz kontrolowania ich realizacji. - Prowadzenia kontroli administrowanych lokali w zakresie sposobu korzystania z lokali oraz pustostanów. - Przygotowywania i doręczania najemcom lokali mieszkalnych, socjalnych i garaży i innym użytkownikom lokali pisemnych powiadomień o zmianach w opłatach czynszowych i niezależnych od właściciela zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa - Przygotowywania i doręczania książeczek opłat z tytułu czynszu i innych świadczeń związanych z korzystaniem z lokalu z wyszczególnionym podziałem na opłaty z tytułu eksploatacji (czynsze i odszkodowania za bezumowne korzystanie z lokali) oraz opłat za media (wpływy z usług), w sposób nie budzący wątpliwości czego dotyczy zapłata, oraz w których umieszczona zostanie informacja o konsekwencjach nie uiszczania w terminie należności tj. przekazaniu informacji o dłużnikach do Krajowego Rejestru Dłużników. - Wydawania zaświadczeń i poświadczeń związanych z najmem lokali. - Opracowywania sprawozdań w zakresie ustalonym z Zamawiającym. - Współdziałania z organami ewidencji ludności. - Wykonywania obowiązków właściciela lokali w imieniu Zamawiającego w zakresie określonym przepisami ustawy o własności lokali, w tym udział w zebraniach wspólnot mieszkaniowych, głosowanie nad przedstawianymi projektami uchwał - na podstawie oddzielnych upoważnień. - Wykonywanie w imieniu Zamawiającego obowiązków właściciela nieruchomości w zakresie obowiązków wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. 2. W zakresie obsługi finansowo - ekonomicznej: - Prowadzenia obsługi lokali mieszkalnych, socjalnych oraz garaży w zakresie wymiaru czynszu, opłat za świadczenia lub innych opłat związanych z zajmowaniem lokali, a w szczególności naliczanie odsetek za zwlokę w opłatach. - Prowadzenia imiennych kartotek najemców (osób zajmujących lokale bez tytułu prawnego) w zakresie naliczonego czynszu i opłat oraz dokonanych wpłat, jak również występujących zaległości i nadpłat. - Wysyłania dłużnikom upomnień i wezwań do zapłaty. - Podejmowania działań mających na celu wyegzekwowanie zaległości czynszowych i opłat związanych z umową najmu z zachowaniem trybu dopuszczonego prawem, - Dokonywania przeliczeń wysokości należności w przypadku zmiany czynszu lub opłat eksploatacyjnych. - Naliczania, pobierania i zwrot zgodnie z wydaną przez Zamawiającego dyspozycją - kaucji mieszkaniowych. - Rozliczania z właściwym zarządcą wspólnot mieszkaniowych kosztów Zamawiającego ponoszonych w ramach jego udziału w kosztach utrzymania nieruchomości wspólnej. - Przedkładania zestawień dłużników, których zaległość w opłatach przekracza co najmniej 3 pełne okresy płatności oraz przekazywanie tych zestawień Zamawiającemu raz na kwartał do 20-go dnia miesiąca po kwartale, w rozbiciu na : należności czynszowe, opłaty niezależne, odsetki od nieterminowych wpłat, pozostałe należności np. koszty sądowe i egzekucyjne - Uzgadniania sald z najemcami, użytkownikami lokali i innymi osobami przynajmniej raz w roku - Przygotowywanie danych do PIT dla osób którym umorzono należności 3. W zakresie obsługi techniczno - eksploatacyjnej: - Nadzoru nad stanem technicznym lokali w zakresie określonym obowiązującymi przepisami oraz realizacji tych przepisów. - Wyboru wykonawcy, organizacji i nadzoru nad wykonywaniem robót lub prac w lokalach w zakresie zatwierdzonym przez Zamawiającego z uwzględnieniem ustawy Prawo Zamówień Publicznych. - Wydawania opinii techniczno - eksploatacyjnych w zakresie remontu lokali przez najemcę i na jego koszt. - Przygotowywania porozumień (umów) z najemcami w zakresie wykonania i finansowania remontów lokali oraz weryfikacja nakładów poniesionych przez najemcę. 4. W zakresie spraw ogólnych: - Wykonywania w imieniu i na rzecz Zamawiającego obsługi prawnej w zakresie dochodzenia należności Zamawiającego - Przedkładania Zamawiającemu wniosków z propozycją rozstrzygnięcia spraw w zakresie umarzania, odraczania i rozkładania na raty wg. załącznika 4 i 4a do umowy oparciu o obowiązującą Uchwałę Nr XLIV/485/2010 Rady Miejskiej w Olkuszu z dnia 23 marca 2010 r, w sprawie określania zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadający Gminie Olkusz. - Udzielania odpowiedzi na składane pisma i podania użytkowników lokali niezwłocznie, nie później niż w terminie zgodnym z KPA - Prowadzenia w imieniu Zamawiającego spraw przed właściwymi sądami i organami egzekucyjnymi w zakresie zaistniałym w trakcie prowadzenia działalności administrowania. - Współdziałania z Zamawiającym oraz przekazywania mu informacji niezbędnych do działania w celu wykonania zadań przekraczających kompetencje Wykonawcy - Dostarczania wszelkich danych potrzebnych Zamawiającemu do sporządzenia obligatoryjnych sprawozdań nałożonych ustawowo na Zamawiającego - Kontrola wspólnot mieszkaniowych w zakresie wydatkowania środków finansowych ponoszonych przez Gminę jako współwłaściciela nieruchomości oraz przedkładania danych raz na kwartał do 20 -go miesiąca po upływie kwartału.