Świadczenie usług kurierskich na rzecz Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdyni na terenie miasta Gdyni

Opis przedmiotu przetargu: Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia. 1) Usługi kurierskie realizowane będą sukcesywnie, systemem /od drzwi do drzwi/, po otrzymaniu przez Wykonawcę od Zamawiającego zlecenia telefonicznego, faksem lub drogą elektroniczną. 2) Odbiór przesyłek odbywał się będzie z miejsc wskazanych przez Zamawiającego w zleceniu, tj.: a) Dzielnicowy Ośrodek Pomocy Społecznej nr 1 ul. Batalionów Chłopskich 1, 81-452 Gdynia b) Dzielnicowy Ośrodek Pomocy Społecznej nr 2 ul. Sikorskiego 2a, 81-175 Gdynia c) Dzielnicowy Ośrodek Pomocy Społecznej nr 3 ul. Działowskiego 9, 81-202 Gdynia d) Dzielnicowy Ośrodek Pomocy Społecznej nr 4 ul. Abrahama 59, 81-450 Gdynia e) Zespół ds. przeciwdziałania przemocy w rodzinie ul. Grabowo 2, 81-265 Gdynia oraz ul. Filomatów 2, 81-242 Gdynia f) Administracja MOPS ul. Grabowo 2, 81- 265 Gdynia g) Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności ul. Grabowo 2, 81- 265 Gdynia 3) Przesyłki doręczane będą pomiędzy odbiorcami wskazanymi przez Zamawiającego. 4) Rodzaje przesyłek kurierskich: a) list zwykły - bez konieczności potwierdzenia odbioru na liście; b) list z potwierdzeniem odbioru - odbiór przesyłki jest potwierdzony podpisem na druku potwierdzenia odbioru przez kuriera oraz adresata /innego odbiorcę zgodnie z pkt 5. 5) W przypadku nieobecności adresata kurier doręcza przesyłkę /za potwierdzeniem odbioru/ poprzez pozostawienie jej za pokwitowaniem innemu niż adresat odbiorcy. Innym niż adresat odbiorcą może być: dorosły domownik, opiekun prawny adresata, członek rodziny adresata, osoba upoważniona pisemnie przez adresata, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi co potwierdziły własnoręcznym, czytelnym podpisem na druku potwierdzenia odbioru. O doręczeniu przesyłki osobie, która nie zamieszkuje wspólnie z adresatem powiadamia się adresata poprzez umieszczenie zawiadomienia w skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania adresata. 6) Druk potwierdzenia odbioru winien być zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ. Kurier wypełnia druk zgodnie z zastaną sytuacją. Odbiór przesyłki na druku winien potwierdzić adresat lub inna osoba zgodnie z drukiem potwierdzenia odbioru wraz z datą jej odbioru. 7) Wykonawca gwarantuje, że przesyłka typu list zwykły wydany przez Zamawiającego w danym dniu będzie dostarczony adresatowi, tj. zostanie wrzucony do jego skrzynki pocztowej przez Wykonawcę do godziny 15:00 następnego dnia roboczego od dnia odebrania przesyłki od Zamawiającego. Maksymalny czas dostarczenia listu zwykłego wynosi cztery dni robocze od dnia odebrania przesyłki od Zamawiającego. 8) Wykonawca gwarantuje, że maksymalny czas na dostarczenie przesyłki typu /list za potwierdzeniem odbioru/ wynosi 7 dni. Dostarczenie będzie przebiegało w następujący sposób: Wykonawca 2-krotnie podejmie się próby dostarczenia korespondencji, gdy próby te nie przyniosą rezultatu, wówczas w terminie 7 dni od dnia odebrania przesyłki od nadawcy kurier przekaże niedostarczoną korespondencję do punktu jej pierwotnego poboru. 9) W czasie prób dostarczenia przesyłki typu list za potwierdzeniem odbioru kurier winien w skrzynce pocztowej lub w drzwiach mieszkania adresata zostawić informację o nieudanej próbie dostarczenia przesyłki tzw. awizo, zawierające m.in. datę i godzinę nieudanej próby dostarczenia przesyłki. W przypadku drugiego awizo kurier podaje nr telefonu kontaktowego oraz informację o miejscu i godzinach, w którym można odebrać przesyłkę w terminie maksymalnie 3 dni roboczych. Próby dostarczenia przesyłki muszą odbyć się z zachowaniem terminu o którym mowa w ppkt 8. 10) Za listy za potwierdzeniem odbioru doręczone nieskutecznie tj. takie, których mimo dochowania opisanej w ppkt 8 procedury nie udało się doręczyć, Zamawiający zapłaci 80% kwoty przewidzianej za skuteczne doręczenie listu za potwierdzeniem odbioru. 11) Zamawiający dopuszcza możliwość uzgodnienia z Wykonawcą innego przedziału czasowego nadawania przesyłek oraz ich dostarczania. 12) Przesyłki to koperty lub paczki o wadze do 1 kg zawierające dokumenty i materiały związane z działalnością Zamawiającego podlegające ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem. Przesyłki te w trakcie przewozu i przekazywania powinny być traktowane z należytą starannością i zabezpieczone przed nieuprawnionym ujawnieniem zawartości. O rodzaju przesyłki, tj. przesyłka zwykła/za potwierdzeniem odbioru, nie świadczy jej waga ani rozmiar. Podczas przekazywania przesyłek kurierowi Zamawiający określi ich rodzaj. 13) Planowana liczba i rodzaj przesyłek w okresie realizacji usługi: L.p. Rodzaj przesyłki Szacunkowa ilość przesyłek 1 Łącznie - listy zwykłe 16.200 szt. 2 Łącznie-list za potwierdzeniem odbioru 10.800 szt. 14) W przypadku uzyskania przez Zamawiającego informacji o występowaniu zakłóceń w realizacji zamówienia, Wykonawca - na żądanie Zamawiającego powinien niezwłocznie udzielić odpowiedzi, na jakim etapie doręczania znajduje się dana przesyłka i podjąć stosowne działania. 15) Dla umożliwienia identyfikacji pracowników Wykonawcy wymagane jest posiadanie przez kurierów widocznych identyfikatorów firmowych ze zdjęciem. 16) Wykonawca zobowiązany będzie do zachowania tajemnicy korespondencji i ochrony zawartości przesyłek przed nieuprawnionym ujawnieniem. 17) Przesyłki powinny być doręczane w stanie nienaruszonym a uszkodzone w czasie transportu wymagają dodatkowego zabezpieczenia na koszt Wykonawcy. W tych przypadkach Wykonawca dostarczy protokół opisujący uszkodzenie. 18) Wykonawca gwarantuje ubezpieczenie przesyłek kurierskich na standardowych zasadach stosowanych dla swoich przesyłek lub na warunkach szczegółowych na życzenie Zamawiającego i/lub poszczególnych punktów odbioru. 19) Adresat przesyłki ma prawo sprawdzenia zawartości przesyłki w obecności przedstawiciela Wykonawcy dostarczającego przesyłkę. W przypadku niezgodności zawartości z dowodem nadania lub noszącej znamiona uszkodzenia adresat ma prawo odmówić przyjęcia przesyłki i zgłosić reklamację. 20) Usługi objęte przedmiotem zamówienia będą realizowane sukcesywnie, zgodnie z potrzebami Zamawiającego, na warunkach określonych w umowie. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wykonania usługi w okresach określonych przez Zamawiającego. 21) Wykonawca będzie prowadził w okresach miesięcznych rejestr pobranych i doręczonych przesyłek, z uwzględnieniem przesyłek, których nie udało się doręczyć skutecznie, odrębny dla poszczególnych punktów ich poboru. Rejestr będzie stanowił podstawę do rozliczeń z Zamawiającym w okresach miesięcznych. 22) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zakresu przedmiotu zamówienia o nie więcej niż 30% w stosunku do zamawianych ilości. UWAGA, *) przez dni robocze należy rozumieć dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 3. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za usługi wykonane przez podwykonawców