UTRZYMANIE I ADMINISTROWANE CMENTARZAMI KOMUNALNYMI

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa UTRZYMANIA I ADMINISTROWANIA CMENTARZAMI KOMUNALNYMI będących własnością Gminy Trzcianka. Zakres zamówienia obejmuje: w zakresie administrowania: prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi i zarządzanymi obiektami, prowadzenie i utrzymanie pomieszczenia umożliwiającego załatwienie spraw formalnych oraz jego obsługi w dni powszednie w godzinach 7.00 - 15.00 i w nagłych przypadkach w dni wolne od pracy /na telefon/, w godnych warunkach, z zapewnieniem możliwości indywidualnego traktowania każdego klienta, pobieranie opłat w imieniu i na rzecz Urzędu Miejskiego Trzcianki za korzystanie z cmentarza i urządzeń cmentarnych wg cen określonych w Zarządzeniu Burmistrza Trzcianki oraz przekazywanie ich do Urzędu Miejskiego w terminie do 10 dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni wraz z rozliczeniem na konto Bank PeKaO S.A. I O/Trzcianka 80-1240-3741-1111-0000-4456-5279 /odrębne dla każdego cmentarza komunalnego/, ustalenie terminów i warunków korzystania z obiektów i urządzeń cmentarza z zachowaniem zasady równego traktowania wszystkich zakładów pogrzebowych oraz innych podmiotów, prowadzenie i przechowywanie w odpowiednim pomieszczeniu dokumentacji cmentarnej, w formie pisemnej i elektronicznej, a w szczególności: a/ ksiąg osób pochowanych na cmentarzu, b/ alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu, c/ księgi grobów na cmentarzu, d/ rejestru miejsc rezerwowych, e/ kompletowanie, przechowywanie kart zgonów oraz sukcesywne przekazywanie ich do archiwum. prowadzenie bazy danych w programie specjalistycznym oraz jego bieżąca obsługa i konserwacja wraz z ponoszeniem kosztów konserwacji systemu, zainstalowanie oprogramowania na jednym stanowisku w Urzędzie Miejskim Trzcianki i przeszkolenie pracownika w zakresie obsługi programu, ustalanie dysponentów grobów nieopłacanych - ustawienie bezpośrednio przy grobie tabliczki informującej o zaległościach, oznaczenie grobów przeznaczonych do likwidacji, założenie ewidencji grobów na cmentarzu w Białej i pomoc w egzekwowaniu wobec opiekunów grobów uiszczenia opłat, przedstawienie sprawozdań: a/ dotyczących ilości wykorzystanych poszczególnych rodzajów miejsc grzebalnych, w tym miejsc przeznaczonych do ponownego użycia, po grobach, które uległy likwidacji - do 10 dnia po upływie kwartału, b/ dotyczących ilości i rodzajów miejsc pozostających na cmentarzach do dyspozycji na dzień 30.06. i 31.12., w terminach do 10 dnia następnego miesiąca po wyznaczonym terminie, c/ dotyczących ilości grobów, za które nie została wniesiona opłata prolongacyjna po upływie 20 lat, w terminie do 10 stycznia każdego roku trwania umowy, d/ dotyczącego stanu ogólnego cmentarza i niezbędnych wymaganiach inwestycyjnych - do 10 dnia po upływie półrocza, pełnienie nadzoru nad robotami w celu ochrony mienia gminnego i prywatnego, wykonywanymi bezpośrednio na terenie cmentarza i jego obiektach przez podmioty gospodarcze świadczące usługi np. pogrzebowe, kamieniarskie itp., egzekwowanie od wykonawców usług pogrzebowych, kamieniarskich itp. uporządkowania miejsca po zakończeniu prac oraz usuwaniu nadmiaru ziemi oraz innych pozostałości po wykonanych pracach, w zakresie utrzymania cmentarzy: bieżące utrzymanie czystości cmentarzy, domów przedpogrzebowych, systematyczne /co najmniej 6 razy w sezonie - od maja do października/ wykaszanie terenów zielonych na cmentarzu oraz przycinanie żywopłotów, usuwanie zachwaszczenia z alejek, pielęgnacja oraz podlewanie drzew i krzewów posadzonych w uzgodnieniu z Zamawiającym, w ramach zagospodarowania cmentarza, otwieranie i zamykanie bram cmentarza: a/ w miesiącach kwiecień - wrzesień od 7.00 do 19.00, b/ w miesiącach październik - marzec od 8.00 do 17.00, c/ w dniach Wszystkich Świętych oraz Zaduszkach od 6.00 do 23.00, utrzymywanie w stanie nie pogorszonym obiektów, urządzeń, instalacji oświetleniowej /w tym wymiana źródeł światła/, wodociągowej, ogrodzenia, nawierzchni alejek i ich obrzeży, usuwanie opadłych liści oraz odśnieżanie, a na alejkach utwardzonych posypywanie piaskiem z domieszka soli /każdorazowo wg potrzeb/, wyposażenie obiektów w niezbędną ilość pojemników na odpady ich systematyczne opróżnianie oraz utrzymywanie na bieżąco czystości wokół pojemników; wywóz nieczystości stałych i ciekłych oraz ponoszenie związanych z tym kosztów, ponoszenie kosztów zużycia wody i energii elektrycznej na cmentarzu, wyposażenie domu przedpogrzebowego w elementy niezbędne do przeprowadzenia ceremonii pogrzebowej m.in. ławki, świeczniki, stojaki na wieńce i kwiaty itp., wykonywanie przeglądów technicznych obiektów budowlanych oraz pomiarów instalacji elektrycznej, zlokalizowanych na terenie cmentarza zgodnie z obowiązującymi przepisami i prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych, niezwłoczne informowanie Zamawiającego o zaistniałych poważnych awariach, usterkach i innych nieprawidłowościach; w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez Zamawiającego i braku wcześniejszego zawiadomienia - usunięcie nieprawidłowości dokona niezwłocznie administrator na własny koszt, dokonywanie drobnych napraw i remontów typu: wymiana elementów kranów, lamp oświetleniowych i ich malowanie, wymiana żarówek, wymiana zamków i klamek w drzwiach, furtkach, malowanie pomieszczeń w domach przedpogrzebowych, konserwacja ławek i koszy na terenie cmentarza itp.