Zarządzanie projektem pt. Budowa intermodalnego terminala kontenerowego w miejscowości Jasin k. Poznania.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi dotyczącej zarządzania i rozliczania projektu pt.:Budowa intermodalnego terminala kontenerowego w miejscowości Jasin k. Poznania, którego obowiązek wynika z zapisów podpisanej umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko ( dalej: POIiŚ) działanie 7.4. Ze względu na szeroki zakres planowanej inwestycji, jak również na ograniczone doświadczenie Zamawiającego w obszarze realizacji i rozliczania projektów dofinansowanych ze środków unijnych, Zamawiający zdecydował się na przekazanie zadania związanego z zarządzaniem projektem zewnętrznemu podmiotowi. Analiza ryzyk związanych z realizacją projektu na etapie jego zarządzania podyktowała konieczność wynajęcia specjalistycznego podmiotu, którego celem byłoby stworzenie, a następnie wdrożenie systemu zarządzania projektem. Usługa zarządzania projektem powinna obejmować i formalizować optymalne procedowanie i podejmowanie decyzji w zakresie obowiązków wynikających z zapisów umowy o dofinansowanie z dnia 24 października 2013 r. oraz jej ew. aneksów w ramach POIiŚ, działanie 7.4. Szczegółowy przedmiot zamówienia obejmuje: a) przygotowanie oraz bieżącą aktualizację dla Zlecającego pisemnych, instrukcji wewnętrznych Spółki w zakresie: - obiegu dokumentów związanych z przygotowaniem wniosków o płatność oraz sprawozdań z realizacji projektu; - dokonywania zamówień w ramach projektu; - ewidencjonowania wydatków i przychodów w ramach projektu; - prowadzenia archiwizacji informacji oraz dokumentów dotyczących rozliczenia finansowego i rzeczowego Projektu w sposób zgodny z zasadami Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, , - instrukcji w zakresie opisu dokumentów księgowych dla projektu; - odbioru robót i usług budowlanych; b) dokonanie prawidłowego rozliczenia rzeczowego i finansowego Projektu zgodnie z wymogami Umowy o dofinansowanie, c) c) weryfikacja dokumentów księgowych, które będą przedkładane w celu ich refinansowania (w szczególności kontrola dokumentów finansowo-księgowych pod względem prawidłowości kwalifikowalności, zgodnie z aktualnie obowiązującymi wytycznymi) d) kontrolowanie poprawności dokumentów dotyczących postępowań przetargowych (w tym m.in. SIWZ wraz z załącznikami, ogłoszenie oraz umowy zawierane z Wykonawcami)w ramach poszczególnych części projektu przed ich ogłoszeniem, w szczególności pod kątem uniknięcia nałożenia korekty finansowej; e) kontrolowanie dokumentacji dot. zamkniętych postępowań przetargowych (w tym, m.in.: protokoły z oceny ofert) poszczególnych części Projektu, w szczególności pod kątem zgodności wykonania tych umów/zamówień z zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach POIiŚ. f) przygotowanie listy dokumentów niezbędnych do złożenia kompletnego wniosku o płatność; g) wsparcie merytoryczne w zakresie kompletowania załączników niezbędnych do złożenia wniosku o płatność końcową; h) przygotowanie listy dokumentów do każdej kategorii wydatków, która będzie rozliczana w ramach wniosków o płatność pośrednią w ramach projektu; i) weryfikacja zgodności dokumentowania poniesionych wydatków i przychodów w ramach Projektu z zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, j) weryfikację dokumentacji związanej z realizacją poszczególnych części Projektu oraz wszelkich innych dokumentów z nią związanych pod kątem poprawności zgodności z obowiązującymi przepisami, oraz wzajemnej zgodności i kompletności składających się na tę dokumentację elementów; k) stałą wymianę informacji rozumiana jako raz na 2 tygodnie telekonferencja z koordynatorami projektu oraz przekazywanie pisemnych podsumowań z dokonanych ustaleń.Opiniowane dokumentów powstających w ramach projektu pod względem formalnym i merytorycznym, pod kątem zgodności z przepisami prawa krajowego oraz wspólnotowego; l) przygotowywanie wniosków o płatność pośrednią i płatność końcową w zakresie sprawozdawczym i finansowym zgodnie z wymaganiami Instytucji Wdrażającej i przyjętym harmonogramem na podstawie przedłożonych przez Zamawiającego dokumentów; m) przygotowania we współpracy ze Zlecającym dokumentów wymaganych do zgłoszenia zakończenia realizacji Projektu; n) sporządzenie we współpracy ze Zlecającym stosownych wyjaśnień do wniosków o płatność, korekt i stosownych uzupełnień; o) koordynowanie prac w trakcie kontroli projektu przez IŻ oraz IW, p) opracowanie we współpracy ze Zlecającym odwołań oraz protestów od nałożonej korekty finansowej; q) opracowywanie we współpracy ze Zlecającym odpowiedzi na pisma i wezwania IZ oraz IW; r) monitorowanie postępów wdrożenia Projektu w tym monitoring osiągnięcia założonych wskaźników w Projekcie - w tym w szczególności rejestrowanie postępu i reagowanie na konieczność dokonywania zmian i aktualizacji; zapewnienie właściwego trybu wprowadzania zmian w projekcie, s) stały monitoringu ryzyk w projekcie wraz ze wskazaniem działań naprawczych i korygujących; t) opracowanie we współpracy ze Zlecającym działań mających na celu promocję i wizualizację projektu, u) opiniowanie problematycznych zagadnień związanych z poprawną i zgodną z zapisami Umowy o dofinansowanie realizację projektu; v) przedłożenie wytycznych w zakresie zachowania trwałości projektu; w) doradztwo w zakresie konieczności aneksowania umowy o dofinasowanie. x) przygotowywanie we współpracy z Zamawiającym wszelkich informacji, zestawień i wyjaśnień na życzenie instytucji publicznych zaangażowanych w system wdrażania funduszy unijnych.