Organizacja pobytu uczestników konferencji pn. VII Konferencja Naukowa Energia i Środowisko w technologiach materiałów budowlanych, ceramicznych, szklarskich i ogniotrwałych - ZP4/2013/11

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu dla 120 uczestników VII Konferencji Naukowej Energia i Środowisko w technologiach materiałów budowlanych, ceramicznych, szklarskich i ogniotrwałych w dniach od 21 maja 2014 r. od godziny 12:00 do 23 maja 2014 r. do godziny 15:00. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia: a. Lokalizacja ośrodka: miejscowość położona w Beskidzie Śląskim, w odległości drogowej od 170 km do 200 km od centrum Opola, od 90 km do 120 km od centrum Krakowa, od 360 km do 390 km od centrum Warszawy. b. Miejsce zakwaterowania: obiekt o standardzie hotelu czterogwiazdkowego lub wyższym. c. Basen, jacuzzi, SPA oraz internet bezprzewodowy w obiekcie. d. Zadaszone i zamykane miejsce plenerowe dla uczestników konferencji. e. Zakwaterowanie wszystkich uczestników oraz realizacja całego przedmiotu zamówienia, tj. noclegi, wyżywienie, sale (konferencyjne i kongresowa), musi odbywać się na terenie jednego obiektu. f. Zapewnienie noclegów od 21.05.2014 r. do 23.05.2014 r. wg następującej konfiguracji: g. 60 pokoi jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, h. 30 pokoi dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym. i. Zapewnienie 2 klimatyzowanych sal konferencyjnych wyposażonych w projektor i miejsce do wyświetlania prezentacji, od dnia 21.05.2014 r. do 23.05.2014, każda mieszcząca co najmniej 50 osób. j. Zapewnienie 1 sali multimedialnej mieszczącej wszystkich uczestników Konferencji (120 osób) od dnia 21.05.2014 r. do 23.05.2014 z pełnym wyposażeniem audio-video i prezentacyjnym (nagłośnienie, projektor i ekran). Sala musi pozwalać na czynny udział wszystkich uczestników w obradach, zapewniając należytą widoczność i nagłośnienie z każdego miejsca sali. Ponadto powinna pozwalać na wykorzystanie kabin do tłumaczenia symultanicznego bez dyskomfortu słuchaczy. Sala multimedialna nie powinna być łączona z salami w pkt. i) k. Zapewnienie 1 Sali kongresowej mieszącej wszystkich uczestników Konferencji (120 osób) w dniu 21.05.2014 r. z możliwością zorganizowania bankietu oraz estrady do występu zespołu muzycznego (niezależna od sali multimedialnej) l. Możliwość zapewnienia podczas imprez towarzyszących sprzętu nagłaśniającego oraz podczas bankietu (21.05.2014 r.) oprawę muzyczną m. Zapewnienie w dniach 21 maja 2014 r. od godziny 12:00 do 23 maja 2014 r. do godziny 15:00 powierzchni wystawienniczych/korytarzy. Możliwość wystawienia banerów reklamowych Konferencji, stoisk sponsorów i patronów medialnych oraz ich banerów w co najmniej kilku miejscach. n. Zapewnienie całodziennego wyżywienia (w szczególnym wypadku wykonanie posiłków wegańskich): - Śniadania w formie bufetu szwedzkiego, - Obiady serwowane, - Całodzienne przerwy kawowe: kawa, herbata, ciasta, ciastka (zlokalizowane przy salach), - Bankiet (część serwowana - obejmująca co najmniej 3 ciepłe posiłki do wyboru, w tym 1 wegański oraz część bufetowa) na wspólnej sali (dla wszystkich uczestników). o. Zapewnienie imprezy towarzyszącej wg wymagań SIWZ p. Wykonawca zapewnia możliwość bezpłatnego korzystania przez uczestników konferencji z basenu i jacuzzi, parkingu oraz Internetu znajdujących się na terenie ośrodka. q. Zapewnienie obsługi recepcyjno-hotelowej uczestników konferencji w dniach 21-23.05.2014r. r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania części zamówienia w następujących terminach: - 15.02.2014 r. - 15.03.2014 r. anulowanie maksymalnie 20% liczby uczestników - 16.03.2014 r. - 15.04.2014 r. anulowanie maksymalnie 10% liczby uczestników od ilości osób z dnia 15.03.2014 r. - 16.04.2014 r. - 20.05.2014 r. anulowanie maksymalnie 5% liczby uczestników od ilości osób z dnia 15.04.2014 r. r. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba uczestników i rzeczywista liczba wykorzystanych świadczeń. s. Zamawiający z jednodniowym wyprzedzeniem poda Wykonawcy liczbę posiłków do wydania w dniu następnym. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba wydanych posiłków. t. Zamawiający każdego dnia do godz. 10:00 poda Wykonawcy liczbę noclegów jakie Wykonawca będzie miał obowiązek zapewnić na daną dobę. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba wykorzystanych noclegów.