Zapewnienie bazy konferencyjnej dla Wydziału Projektów EFS w 2016 roku. - polska-warszawa: usługi hotelarskie

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkań polegająca na zapewnieniu sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem, wyżywienia uczestników oraz transportu materiałów na spotkanie, a także – w przypadku niektórych spotkań – usługi dodatkowej, tj. systemu wspomagającego słyszenie (opcja). opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do siwz). opis przedmiotu zamówienia 1. przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkań, opisanych w pkt. 12 poniżej, polegająca na zapewnieniu sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem, wyżywienia uczestników oraz transportu materiałów na spotkanie, a także – w przypadku niektórych spotkań – usługi dodatkowej, tj. systemu wspomagającego słyszenie (opcja). 2. wszystkie spotkania będą organizowane w dni robocze. 3. na każdym spotkaniu – co najmniej godzinę przed rozpoczęciem spotkania i aż do jego zakończenia – musi być obecny przedstawiciel wykonawcy, gotowy do świadczenia bieżącego wsparcia w kwestiach organizacyjnych oraz aktywnie reagujący na zgłaszane przez zamawiającego potrzeby/problemy. 4. w odniesieniu do lokalizacji, w których będą odbywać się spotkania, zamawiający wymaga, aby budynki były dostępne architektonicznie dla osób z niepełnosprawnościami (w tym pochylnie/podjazdy dla wózków inwalidzkich, windy, dostosowane łazienki/toalety, odpowiednio szerokie drzwi itp.), zgodnie z ustawą z 7.7.1994 (dz. u. z 2013 r. poz. 1409, z późn. zm.), w szczególności z art. 5 ust. 1 tej ustawy, który określa warunki projektowania i budowania, oraz zgodnie z rozporządzeniem ministra infrastruktury z 12.4.2002 w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (dz.u. z 2002 r. nr 75, poz. 690 z późn. zm.) oraz z zasadami wiedzy technicznej. 5. na wskazane przez zamawiającego spotkania wykonawca zapewni usługę dodatkową (opcja), tj. dostosowanie odbioru dźwięków dla osób niedosłyszących poprzez zainstalowanie systemu wspomagającego słyszenie, typu pętle indukcyjne lub system fm. w chwili obecnej zamawiający nie ma możliwości wskazania liczby spotkań, na które konieczne będzie zapewnienie ww. udogodnienia, ponieważ zależy to od zgłoszeń uczestników. 6. zamawiający zastrzega sobie prawo do obejrzenia proponowanych lokalizacji spotkań przed ich zaakceptowaniem. 7. w odniesieniu do posiłków w ramach organizowanych spotkań 1) w przypadku części a każdorazowo, razem z propozycją lokalizacji danego spotkania, wykonawca przedstawi zamawiającemu 2 propozycje menu na lunch do wyboru. zamawiający podejmie decyzję w ciągu 3 dni roboczych. 2) zamawiający wymaga, aby podczas podawania posiłków przestrzegane były następujące zasady — woda mineralna gazowana i niegazowana podawana w szklanych butelkach lub serwowana w dzbankach (tylko niegazowana), — soki owocowe podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, — cukier podawany w cukiernicach, śmietanka lub mleko do kawy podawane w dzbanuszkach, cytryna podawana pokrojona w plasterki. 3) zamawiający zastrzega sobie prawo do przesunięć czasowych posiłków o ± 30 minut w stosunku do godzin ich rozpoczęcia wskazanych w ostatecznej agendzie spotkania przekazanej wykonawcy. 8. zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia liczby spotkań. 9. zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia liczby spotkań pod warunkiem nieprzekroczenia wartości brutto umowy. 10. ostateczne wynagrodzenie wykonawcy wypłacane będzie w miesięcznych okresach rozliczeniowych za organizację spotkań, które zostały zrealizowane w danym miesiącu i obliczane będzie w oparciu o 1) liczbę uczestników zgłoszoną przez zamawiającego 2 dni robocze przed terminem danego spotkania, pomnożoną przez cenę jednostkową brutto za uczestnika ustaloną przez wykonawcę w ofercie jako jednostkowy koszt zmienny organizacji tego rodzaju spotkania; 2) koszt stały usługi dodatkowej (opcja), tj. systemu wspomagającego słyszenie, jeżeli zamawiający zgłosił taką potrzebę. 11. w przypadku, jeżeli liczba osób faktycznie obecnych na danym spotkaniu przekroczy liczbę uczestników zgłoszoną wykonawcy przez zamawiającego 2 dni robocze przed terminem danego spotkania, zamawiający nie wymaga od wykonawcy zapewnienia dla tych osób dodatkowego wyżywienia ani zamiany sali na większą. w związku z powyższym zamawiający zastrzega, iż zaistnienie opisanej sytuacji nie będzie stanowiło podstawy do podwyższenia wynagrodzenia wykonawcy za organizację danego spotkania. 12. zakres przedmiotu zamówienia obejmuje następujące części część i organizacja spotkań dla członków komisji oceny projektów w ramach po wer. zakres usług wykonawca zorganizuje ok. 6 jednodniowych spotkań dla ok. 50 osób każde. każdorazowo obowiązkiem wykonawcy jest zapewnienie sali konferencyjnej z wyposażeniem oraz wyżywienia w jednym obiekcie (przez co zamawiający rozumie, iż aby przejść z sali na miejsce podawania posiłków uczestnicy nie będą musieli wychodzić na zewnątrz obiektu, w którym odbywać się będzie spotkanie). ponadto zamawiający będzie miał możliwość skorzystania z usługi wykonawcy w zakresie transportu materiałów z siedziby zamawiającego na spotkania i po spotkaniach z powrotem do siedziby. planowane terminy spotkań styczeń–grudzień 2016 r. każdorazowo — zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia/zmiany ostatecznej daty spotkania wraz z szacowaną liczbą osób i przekazania tej informacji wykonawcy do 15 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia spotkania. — najpóźniej 3 dni robocze po przekazaniu wykonawcy przez zamawiającego informacji o ostatecznej dacie spotkania wykonawca przedstawi zamawiającemu propozycję lokalizacji spotkania. zamawiający zaakceptuje propozycję w ciągu 2 dni roboczych lub poprosi o inną propozycję, podając zastrzeżenia w stosunku do propozycji niezaakceptowanej. wykonawca zaproponuje inną lokalizację w ciągu 1 dnia roboczego. niniejszy tryb akceptacji lokalizacji będzie stosowany aż do uzyskania akceptacji zamawiającego. — zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia agendy spotkania (w tym określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia oraz rozkładu przerw) i przekazania tych informacji wykonawcy do 3 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania. — informacja o objętości/liczbie materiałów, które wykonawca przewiezie na spotkanie, zostanie przekazana wykonawcy do 3 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania. — informacja o ostatecznej liczbie uczestników zostanie przekazana wykonawcy do 2 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania. miejsce organizacji spotkań warszawa, w promieniu do 3 km od dworca centralnego, obiekt świadczący usługi konferencyjne (wynajem sal, catering) klasy co najmniej b, bądź hotel o standardzie co najmniej 2*, ale nie więcej niż 4*, zapewniający salę konferencyjną spełniającą następujące wymagania — sala klimatyzowana, z możliwością sprawnego regulowania temperatury w zależności od życzenia zamawiającego; — w sali powinna być możliwość zasłonięcia okien (rolety, żaluzje lub zasłony); — dostęp do internetu bezprzewodowego na terenie sali i obiektu; — stoły konferencyjne i krzesła ustawione w podkowę zewnętrzną (w kształcie u), przy czym odstęp między krzesłami zajętymi przez uczestników a ścianami sali powinien wynosić minimum 1,5 metra, a ustawienie stołów powinno umożliwiać uczestnikom swobodne patrzenie na ekran; — stół prezydialny przykryty suknem sięgającym podłogi dla 4–6 osób. stół powinien stać po tej stronie sali, po której znajduje się ekran, przy czym jego ustawienie powinno być takie, aby osoby siedzące przy nim nie zasłaniały ekranu; — w sali muszą znajdować się projektor multimedialny, ekran o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów dla wszystkich uczestników spotkania – również tych siedzących z tyłu sali, laptop (system operacyjny co najmniej windows xp lub windows 7) z myszą bezprzewodową oraz z pilotem do przewijania prezentacji kompatybilny z projektorem multimedialnym i nagłośnieniem, nagłośnienie dla prelegentów (tzn. 3 mikrofony bezprzewodowe) oraz udźwiękowionych prezentacji multimedialnych wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym koniecznym do jego prawidłowego funkcjonowania (w razie potrzeby natychmiast dostępna obsługa nagłośnienia i udostępnionego sprzętu elektronicznego), multifony (1 multifon/3 osoby), flip chart z papierem i flamastrami. bezawaryjność działania wszystkich ww. urządzeń oraz ich bardzo dobry stan techniczny zapewniający czytelny obraz i dźwięk przedstawianych prezentacji muszą zostać zademonstrowane zamawiającemu przed rozpoczęciem każdego ze spotkań. sala musi być przygotowana, oznakowana w sposób ułatwiający jej znalezienie przez uczestników i dostępna co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem każdego spotkania. przed salą konferencyjną musi być ustawiony stół recepcyjny dla 2 osób, z dwoma krzesłami, a obok niego musi być przewidziane miejsce (ok. 1 m2) na roll up zamawiającego. dojście od wejścia głównego do sali konferencyjnej również musi być oznakowane w czytelny sposób. w obiekcie muszą znajdować się ogólnodostępne, czyste toalety, oraz szatnia o wielkości wystarczającej dla zmieszczenia okryć przewidywanej liczby uczestników (ewentualnie inne nadzorowane miejsce dostosowane do pozostawienia w nim okryć i bagaży uczestników). szczegóły dotyczące wyżywienia wszystkim uczestnikom każdego ze spotkań należy zapewnić wyżywienie przygotowane lub zorganizowane w obiekcie, w którym odbywa się spotkanie, tj. — jedną przerwę kawową obejmującą kawę czarną fair trade z ekspresu wysokociśnieniowego 2 filiżanki na osobę, herbatę fair trade w saszetkach (minimum 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey) 2 filiżanki na osobę, cukier biały i brązowy, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe), świeża cytryna, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (w proporcjach 1 3) minimum 0,3 l na osobę, 100 % soki owocowe (minimum 2 rodzaje) minimum 0,3 l na osobę, kanapeczki koktajlowe (minimum 2 rodzaje, w tym 1 rodzaj bezmięsnych) minimum 3 szt. na osobę, świeże ciasta (minimum 2 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy) minimum 2 porcje po ok. 100 g każda na osobę lub ciastka świeżo pieczone (minimum 3 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy) minimum 2 szt. na osobę serwowaną w sali, w której odbywa się spotkanie, na osobnym stole. przerwa kawowa dostępna będzie co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem spotkania. — lunch bufetowy, składający się z zupy, dania głównego na ciepło (minimum 2 rodzaje, w tym jedno bezmięsne i nie może też być to danie rybne), dodatków (minimum 2 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy) typu ryż, ziemniaki, kasza, makaron, warzywa gotowane, sałatek lub/i surówek (minimum 2 rodzaje, w tym jedna niezawierająca produktów z glutenem), serwowany w wydzielonym, estetycznym miejscu umożliwiającym uczestnikom zjedzenie posiłku w grupie, przy stołach lub stołach koktajlowych. w przypadku stołów koktajlowych wykonawca zapewni ich odpowiednią liczbę – tak, aby wszyscy uczestnicy jednocześnie mogli swobodnie spożyć lunch (1 stolik = 4 osoby). w czasie lunchu muszą być dostępne napoje kawa czarna fair trade z ekspresu wysokociśnieniowego 2 filiżanki na osobę, herbata fair trade w saszetkach (min. 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey 2 filiżanki na osobę, cukier biały i brązowy, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe), świeża cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana (w proporcjach 1 3); minimum 0,3 l na osobę. w odniesieniu do każdej z potraw w ramach wszystkich posiłków wykonawca zapewni informację o składzie danej potrawy poprzez umieszczenie obok niej, w miejscu widocznym dla uczestników, kartki z listą składników użytych do przygotowania danej potrawy. wykonawca zapewni również kartki z informacją, iż herbata oraz kawa są produktami fair trade (odpowiednio przy pojemniku z saszetkami z herbatą oraz przy ekspresie do kawy). szczegóły dotyczące transportu materiałów w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień spotkania wykonawca zapewni przewiezienie materiałów (średnia objętość materiałów – ok. 2 pudła na jedno spotkanie oraz roll up) na spotkanie z siedziby zamawiającego do miejsca spotkania i przechowanie materiałów do dnia spotkania. w pierwszym dniu roboczym następującym po spotkaniu wykonawca zapewni przewiezienie materiałów pozostałych po spotkaniu z miejsca spotkania do siedziby zamawiającego. usługa dodatkowa (opcja) dodatkowo, w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez zamawiającego, wykonawca zapewni na danym spotkaniu (w ramach części i) dostosowanie odbioru dźwięków dla osób niedosłyszących poprzez zainstalowanie systemu wspomagającego słyszenie, typu pętle indukcyjne lub system fm. każdorazowo taka potrzeba będzie zgłaszana 3 dni robocze przed spotkaniem. liczba spotkań, na które może zostać zamówiona usługa dodatkowa od 0 do 6. część ii organizacja spotkań dla potencjalnych wnioskodawców w ramach po wer. zakres usług wykonawca zorganizuje ok. 6 jednodniowych spotkań dla ok. 100–120 osób każde. każdorazowo obowiązkiem wykonawcy jest zapewnienie sali konferencyjnej z wyposażeniem oraz wyżywienia w jednym obiekcie (przez co zamawiający rozumie, iż aby przejść z sali na miejsce podawania posiłku uczestnicy nie będą musieli wychodzić na zewnątrz obiektu, w którym odbywać się będzie spotkanie). ponadto zamawiający będzie miał możliwość skorzystania z usługi wykonawcy w zakresie transportu materiałów z siedziby zamawiającego na spotkania i po spotkaniach z powrotem do siedziby. planowane terminy spotkań styczeń–grudzień 2016 r. każdorazowo — zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia/zmiany ostatecznej daty spotkania i przekazania tej informacji wykonawcy do 15 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia spotkania. — najpóźniej 3 dni robocze po przekazaniu wykonawcy przez zamawiającego informacji o ostatecznej dacie spotkania wykonawca przedstawi zamawiającemu propozycję lokalizacji spotkania. zamawiający zaakceptuje propozycję w ciągu 2 dni roboczych lub poprosi o inną propozycję, podając zastrzeżenia w stosunku do propozycji niezaakceptowanej. wykonawca zaproponuje inną lokalizację w ciągu 1 dnia roboczego. niniejszy tryb akceptacji lokalizacji będzie stosowany aż do uzyskania akceptacji zamawiającego. — zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia ostatecznej agendy spotkania (w tym określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia oraz rozkładu przerw) i przekazania tych informacji wykonawcy do 3 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania. — informacja o objętości/liczbie materiałów, które wykonawca przewiezie na spotkanie, zostanie przekazana wykonawcy do 3 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania. — informacja o ostatecznej liczbie uczestników spotkania zostanie przekazana wykonawcy do 2 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania. miejsce organizacji spotkań warszawa, w promieniu do 3 km od dworca centralnego, obiekt świadczący usługi konferencyjne (wynajem sal, catering) klasy co najmniej b, bądź hotel o standardzie co najmniej 2*, ale nie więcej niż 4*, zapewniający salę konferencyjną spełniającą następujące wymagania — sala klimatyzowana, z możliwością sprawnego regulowania temperatury w zależności od życzenia zamawiającego, — w sali powinna być możliwość zasłonięcia okien (rolety, żaluzje lub zasłony); — dostęp do internetu bezprzewodowego na terenie sali i obiektu; — ustawienie mebli po tej stronie sali, po której znajduje się ekran, będzie stać stół prezydialny przykryty suknem sięgającym podłogi dla 4–6 osób. ustawienie stołu powinno być takie, aby osoby siedzące przy nim nie zasłaniały ekranu; — naprzeciw stołu prezydialnego ok. 100–120 krzeseł w ustawieniu teatralnym; — dziesięć dodatkowych krzeseł ustawionych pod jedną ze ścian sali; — w sali muszą znajdować się projektor multimedialny, ekran o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów dla wszystkich uczestników spotkania – również tych siedzących z tyłu sali, laptop (system operacyjny co najmniej windows xp lub windows 7) z myszą bezprzewodową oraz z pilotem do przewijania prezentacji kompatybilny z projektorem multimedialnym i nagłośnieniem, nagłośnienie dla prelegentów (tzn. 5 mikrofonów bezprzewodowych) oraz udźwiękowionych prezentacji multimedialnych wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym koniecznym do jego prawidłowego funkcjonowania (w razie potrzeby natychmiast dostępna obsługa nagłośnienia i udostępnionego sprzętu elektronicznego), flip chart z papierem i flamastrami. bezawaryjność działania wszystkich ww. urządzeń oraz ich bardzo dobry stan techniczny zapewniający czytelny obraz i dźwięk przedstawianych prezentacji muszą zostać zademonstrowane zamawiającemu przed rozpoczęciem spotkania. sala musi być przygotowana, oznakowana w sposób ułatwiający jej znalezienie przez uczestników i dostępna co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem każdego spotkania. przed salą konferencyjną musi być ustawiony stół recepcyjny o wymiarach ok. 3 m × ok. 0,8 m z czterema krzesłami, a obok niego musi być przewidziane miejsce (ok. 1 m2) na roll up zamawiającego. dojście od wejścia głównego do sali konferencyjnej również musi być oznakowane w czytelny sposób. w obiekcie muszą znajdować się ogólnodostępne, czyste toalety, oraz szatnia o wielkości wystarczającej dla zmieszczenia okryć i/lub bagaży przewidywanej liczby uczestników (ewentualnie inne nadzorowane miejsce dostosowane do pozostawienia w nim okryć i bagaży uczestników). szczegóły dotyczące wyżywienia wszystkim uczestnikom każdego ze spotkań należy zapewnić wyżywienie przygotowane lub zorganizowane w obiekcie, w którym odbywa się spotkanie, tj. jedną przerwę kawową obejmującą — kawę czarną fair trade z ekspresu wysokociśnieniowego 2 filiżanki na osobę, — herbatę fair trade w saszetkach (minimum 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey) 2 filiżanki na osobę, — cukier biały i brązowy, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe), świeża cytryna, — wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (w proporcjach 1 3) minimum 0,3 l na osobę, — 100 % soki owocowe (minimum 2 rodzaje) minimum 0,3 l na osobę. — kanapeczki koktajlowe (minimum 2 rodzaje, w tym 1 rodzaj bezmięsnych) minimum 3 szt. na osobę, — świeże ciasta (minimum 2 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy) minimum 2 porcje po ok. 100 g każda na osobę lub ciastka świeżo pieczone (minimum 3 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy) minimum 2 szt. na osobę serwowaną przed salą, w której odbywa się spotkanie, na osobnym stole. przerwa kawowa dostępna będzie co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem spotkania. w odniesieniu do każdej z potraw w ramach posiłku wykonawca zapewni informację o składzie danej potrawy poprzez umieszczenie obok niej, w miejscu widocznym dla uczestników, kartki z listą składników użytych do przygotowania danej potrawy. wykonawca zapewni również kartki z informacją, iż herbata oraz kawa są produktami fair trade (odpowiednio przy pojemniku z saszetkami z herbatą oraz przy ekspresie do kawy). szczegóły dotyczące transportu materiałów w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień spotkania wykonawca zapewni przewiezienie materiałów (średnia objętość materiałów – ok. 2 pudła na jedno spotkanie oraz roll up) na spotkanie z siedziby zamawiającego do miejsca spotkania i przechowanie materiałów do dnia spotkania. w pierwszym dniu roboczym następującym po spotkaniu wykonawca zapewni przewiezienie materiałów pozostałych po spotkaniu z miejsca spotkania do siedziby zamawiającego. usługa dodatkowa (opcja) dodatkowo, w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez zamawiającego, wykonawca zapewni na danym spotkaniu (w ramach części ii) dostosowanie odbioru dźwięków dla osób niedosłyszących poprzez zainstalowanie systemu wspomagającego słyszenie, typu pętle indukcyjne lub system fm. każdorazowo taka potrzeba będzie zgłaszana 3 dni robocze przed spotkaniem. liczba spotkań, na które może zostać zamówiona usługa dodatkowa od 0 do 6. ważne zamawiający jest podmiotem realizującym projekt pomocy technicznej, w związku z czym obowiązują go zapisy instrukcji dotyczącej realizacji pomocy technicznej w ramach programu operacyjnego wiedza edukacja rozwój. zgodnie z zapisami ww. instrukcji (str. 4 pkt 4 wiersz 7 tabeli) jednostkowy koszt realizacji spotkań na 1 uczestnika nie może przekroczyć 150,00 pln brutto. w związku z powyższym wszystkie oferty, w których jednostkowa cena brutto za pojedynczego uczestnika stanowiąca jednostkowy koszt zmienny organizacji spotkania będzie przewyższać limit 150,00 pln brutto, zostaną odrzucone. instrukcja jest dostępna pod linkiem poniżej https //www.power.gov.pl/media/6283/instrukcja_dotyczaca_realizacji_pomocy_technicznej_1_07_2015.pdf .ii.1.6)