Kompleksowa obsługa konferencji Workshop on Biomolecules and nanostructores - Będlewo 3

Warszawa: Kompleksowa obsługa konferencji Workshop on Biomolecules and nanostructores - Będlewo 3


Numer ogłoszenia: 62988 - 2011; data zamieszczenia: 04.04.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 43038 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk, al. Lotników 32/46, 02-668 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 8436601 w. 3535, faks 022 8430926.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Instytut naukowo-badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa obsługa konferencji Workshop on Biomolecules and nanostructores - Będlewo 3.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Kompleksowa obsługa konferencji w tym w szczegłoności: - usługi hotelarskie; - usługi restauracyjne; - wynajem sali wykładowej z obsługą.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3, 55.10.00.00-1.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: Zakup przedmiotu zamówienia jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka lata 2007-2013, Priorytet 2. Infrastruktura sfery B+R, Działanie 2.2 Wsparcie tworzenia wspólnej infrastruktury badawczej jednostek naukowych; nr POIG.02.02.00-00-025/09, pt.: Krajowe Laboratorium Multidyscyplinarne Nanomateriałów Funkcjonalnych (NanoFun).

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
25.03.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk Ośrodek Badawczo-Konferencyjny w Będlewie, {Dane ukryte}, 62-060 Stęszew, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 100000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  123000,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  123000,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  123000,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Workshop on Biomolecules and Nanostructures - Będlewo 3 jest kontynuacją cyklu konferencji-warsztatów zapoczątkowanego w 2004 r. Cykl ten odbywa się w ośrodku konferencyjnym Instytutu Matematyki PAN w zabytkowym pałacu, w Będlewie pod Poznaniem. Konferencja ta, odbywająca się pod auspicjami Sekcji Fizyki w Naukach Przyrodniczych (Division of Physics in Life Sciences) Europejskiego Towarzystwa Fizycznego (European Physical Society) zyskała już międzynarodową renomę i cieszy się wielką popularnością w interdyscyplinarnym środowisku naukowców, o czym świadczy wciąż wzrastająca liczba zgłoszeń. W bieżącym roku przewidujemy przyjąć ok. 140 uczestników. Nazwa konferencji jest immanentnie związana z lokalizacją i podkreśla ciągłość cyklu. Zarówno zapraszani wykładowcy, jak i uczestnicy zgłaszający się na konferencje, utożsamiają to wydarzenie z miejscem, w którym się odbywa. Wybór miejsca podyktowany jest również tym, iż ośrodek konferencyjny w Będlewie należy do Polskiej Akademii Nauk i zapewnia uczestnikom najnowocześniejszy, szybki dostęp do internetu oraz - co najważniejsze - pełny dostęp do bazy czasopism naukowych ISI Web of Knowlegde, co umożliwia aktywną pracę i dyskusję naukową uczestników podczas konferencji. Organizacja konferencji przysparza również problemy wynikające z przyczyn natury obiektywnej. Główną trudnością jest brak możliwości opisania przedmiotu zamówienia. Kompleksowa obsługa konferencji, czyli usługi hotelarskie i restauracyjne oraz wynajem sal konferencyjnych z wyposażeniem stanowi większość kosztów. Informacja o faktycznym zapotrzebowaniu na w/w usługi nie jest znana organizatorom do momentu otrzymania wszystkich wpłat od uczestników. Dane potrzebne do jednoznacznego i wyczerpującego opisania przedmiotu zamówienia w trybie Art. 29 ust.1 Ustawy PZP są znane na tyle późno, że nie ma już możliwości zorganizowania postępowania konkurencyjnego, które doprowadziłoby do wyłonienia oferenta w terminie zapewniającym realizację zamówienia wg zdefiniowanych kryteriów. Dodatkowy czynnik ryzyka w definiowaniu zakresu zamówienia jest związany z nieznaną proporcją wpłat od doktorantów i regularnych pracowników naukowych z Polski i zagranicy, płacących różne stawki opłaty konferencyjnej. Sytuacja ta stwarza poważne ryzyko, iż konferencja nie odbyłaby się ze względów proceduralnych. Pozostaje jedynie przeprowadzenie postępowania na kompleksową obsługę konferencji Workshop on Biomolecules and Nanostructures - Będlewo 3 w trybie Art. 67 ust. 1 (zamówienie z wolnej ręki) w związku z Art. 5 ust. 1a pkt. 4 (zastosowanie innego trybu niż z wolnej ręki uniemożliwiałoby terminową realizację zadań)