Organizacja imprezy Dni Szprotawy 2012 pod względem artystycznym, kulturalnym, rekreacyjnym oraz zapewnienia zaplecza gastronomicznego, technicznego, sanitarnego, medycznego, urządzeń rekreacyjnych i ochrony

Opis przedmiotu przetargu: 2. Zakres przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja imprezy masowej DNI SZPROTAWY 2012 pod względem artystycznym, kulturalnym, rekreacyjnym oraz zapewnienia zaplecza gastronomicznego, technicznego, sanitarnego, medycznego, urządzeń rekreacyjnych i ochrony, w dniach: - 25.05.2012r (piątek) od godz. 18:00 do godz.01:00 dnia następnego. Wykonawca przygotuje całą infrastrukturę tj. zapewnienie zaplecza gastronomicznego, technicznego, sanitarnego, medycznego, urządzeń rekreacyjnych i ochrony. Całość programu artystycznego w tym dniu przygotowuje Zamawiający na własny koszt . Wykonawca udostępni Zamawiającemu scenę wraz z przygotowanym nagłośnieniem i obsługą konferansjerską w godz. od 18:00 do 01:00. - 26 maja 2012r. (sobota) Program artystyczny w godz. od 16:00 do 18:00 przygotuje Zamawiający na własny koszt . Wykonawca udostępni Zamawiającemu scenę wraz z przygotowanym nagłośnieniem i obsługą konferansjerską w godz. od 16:00 do 18:00. Od godziny 18.00, do godz. 02:00 dnia następnego. Całość programu artystycznego w tych godzinach przygotowuje Wykonawca z zastrzeżeniem punktu B niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. - 27 maja 2012 (niedziela), od godz.17.00 do godziny 22.00, Całość programu artystycznego w tych godzinach przygotowuje Wykonawca z zastrzeżeniem punktu B niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Przewidywana ilość uczestników imprezy ok. 1500 - 2000 osób. Zakres usług stanowiących przedmiot zamówienia obejmuje: A. Zorganizowanie zaplecza cateringowego (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji): 1. Zorganizowanie cateringu na terenie wskazanym przez Zamawiającego w postaci przygotowania dobrej jakości wyboru menu (grill, fast food, itp.), napojów chłodzących oraz gorących w okresie od 25.05.2012r od godz. 17:00 do 27.05.2012r do godz. 22:00. 2. Posiadanie odpowiedniej liczby sprzętu umożliwiającego sprawne przygotowywanie i podawanie posiłków (m.in. kuchnie, grille, stoły cateringowe, przyczepy gastronomiczne, chłodnie - min 5 stoisk - w okresie od 25.05.2012r od godz. 17:00 do 27.05.2012r do godz. 22:00. 3. Zapewnienie sprzedaży piwa schłodzonego i napojów chłodzących ( łącznie min 10 stoisk), organizacja ogródków piwnych, parasoli, stołów biesiadnych, zapewnienie miejsc siedzących dla min 300 osób - w okresie od 25.05.2012r od godz. 17:00 do 27.05.2012r do godz. 22:00. 4. Zapewnienie sprawnej i fachowej kadry do obsługi w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników imprezy, łącznie z ochroną własnego obiektu- w okresie od 25.05.2012r od godz. 17:00 do 27.05.2012r do godz. 22:00. 5. Spełnienie wymogów określonych w przepisach sanitarnych; 6. Przywrócenie po zakończeniu imprezy do stanu poprzedniego terenu, na którym odbywała się usługa; B. Organizacja i realizacja DNI SZPROTAWY 2012 pod względem artystycznym, kulturalnym, rekreacyjnym oraz zapewnienia zaplecza technicznego i urządzeń rekreacyjnych: Przygotowanie programu całej imprezy pod względem artystycznym, kulturalno - rekreacyjnym. Program winien zawierać m.in. 1 Opracowanie programu całej imprezy wraz z harmonogramem czasowym. Poszczególne pozycje programu należy szczegółowo opisać. W programie imprezy należy uwzględnić występ min. 5 zespołów w tym dwie Gwiazdy Wieczoru i trzy Gwiazdy Poprzedzające Gwiazdę Wieczoru (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji). Gwiazdę wieczoru należy wybrać spośród propozycji Zamawiającego tj: -sobota: (Harlem,) -Niedziela : (Papa Dance, UK Legends, Elektryczne Gitary, ,Big Cyc, Kasia Wilk Pezet, KASA) W Programie należy uwzględnić np.:, zabawy dla dzieci oraz dodatkowe atrakcje zaproponowane przez Wykonawcę. Atrakcje dodatkowe należy w programie wykonanym przez Wykonawcę zaznaczyć zapiskiem - Atrakcja dodatkowa. Każda atrakcja dodatkowa będzie punktowana przez Zamawiającego ( szczegóły w dalszej części SIWZ - Opis sposobu obliczenia ceny). Zamawiający uzna za Atrakcję dodatkową pokaz ,przedstawienie ,występ nie krótszy niż 20 min. Zamawiający wymaga aby na koniec imprezy tj. w niedzielę 27.05.2012r o godz. 22:00 przeprowadzony został min. 5 minutowy pokaz sztucznych ogni. (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji) Program imprezy należy opracować dla następujących ram czasowych tj: - 25.05.2012r (piątek) od godz. 18:00 do godz.0:1 dnia następnego, (Wykonawca przygotuje całą infrastrukturę tj. zapewnienie zaplecza gastronomicznego, technicznego, sanitarnego, medycznego, urządzeń rekreacyjnych i ochrony, Całość programu artystycznego w tym dniu przygotowuje Zamawiający na własny koszt . Wykonawca udostępni Zamawiającemu scenę wraz z przygotowanym nagłośnieniem i obsługą konferansjerską w godz. od 18:00 do 01:00. - 26 maja 2012r. (sobota) Program artystyczny w godz. od 16:00 do 18:00 przygotuje Zamawiający na własny koszt . Wykonawca udostępni Zamawiającemu scenę wraz z przygotowanym nagłośnieniem i obsługą konferansjerską w godz. od 16:00 do 18:00. Od godziny 16.00, do godz. 2:00 dnia następnego. Całość programu artystycznego w tych godzinach przygotowuje Wykonawca z zastrzeżeniem punktu B niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. - 27 maja 2012 (niedziela), od godz.17.00 do godziny 22.00, Całość programu artystycznego w tych godzinach przygotowuje Wykonawca z zastrzeżeniem punktu B niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Program imprezy dołączyć jako załącznik nr 1 do oferty. C. Realizacja występów Gwiazd oraz imprez towarzyszących powinna obejmować: 1. Zorganizowanie całości występów artystów 2. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić występy artystyczne zespołów i gwiazd (przez gwiazdy Zamawiający rozumie wykonawców o ugruntowanej pozycji artystycznej, medialnej i rozpoznawalności); oprawę artystyczną i konferansjerka na scenie przez cały czas trwania imprezy . 3. Do obowiązków Wykonawcy należy przygotowanie wniosku na organizację imprezy zgodnie z wymogami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, zawarcie umów z artystami i opłacenie kosztów koncertów artystycznych na scenie wraz z rozliczeniem z tytułu tantiem autorskich (ZAIKS), zapewnieniem noclegów, wyżywienia, i innych wymagań przez nich określonych (garderób z wyposażeniem dla artystów) zorganizowanie dyskoteki po koncertach gwiazd, organizacja innych atrakcji adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych, umożliwiających czynny udział w nich mieszkańców i gości . 4.Wykonawca udostępni emitowanie materiałów Zamawiającego na telebimie w czasie trwania imprezy ( materiały zostaną dostarczone Wykonawcy na 7 dni przed rozpoczęciem imprezy. 5. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu nagranie materiału promocyjnego Video z przebiegu imprezy. 6. Zapewnienie zaplecza i techniki estradowej zgodnie z wymaganiami zaproponowanych zespołów i artystów estradowych w tym w szczególności: - sceny i telebimu wraz z techniką estradową oświetleniem, nagłośnieniem, Wykonawca udostępni scenę , nagłośnienie , oprawę konferansjerską w czasie występów zespołów szkolnych i lokalnych we wskazanych wyżej terminach (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji). - profesjonalnych płotków do zabezpieczenia sceny oraz pozostałej części terenu imprezy stosownie do odpowiednich przepisów bezpieczeństwa - zapewnienie akustyków, oraz w przypadku wystąpienia takiej konieczności, specjalistów z odpowiednimi pozwoleniami lub licencjami na cały okres trwania imprezy lub w wyznaczonych godzinach (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji). 7. Zapewnienie urządzeń rekreacyjnych: - organizacja wesołego miasteczka dla dorosłych i dla dzieci przez cały okres trwania imprezy (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji) - dmuchane atrakcje dla dzieci, (nie wchodzi w zakres dodatkowych atrakcji) Urządzenia winny mieć aktualne certyfikaty sprawności i bezpieczeństwa. Korzystanie z urządzeń może być odpłatne. 8. Zapewnienie ochrony w postaci firmy ochroniarskiej adekwatnie do liczny uczestników w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprezy masowej 9. Bezpieczeństwo, porządek i higiena Zabezpieczenie odpowiedniej ilości toalet przenośnych ( min 10 szt.) w tym przystosowanych dla osób niepełnosprawnych i dwie z umywalkami/, ich lokalizacja w ilości odpowiadającej potrzebom, uzgodniona z Zamawiającym. Toalety będą opróżniane w miarę potrzeby. Wykonawca zapewni opiekę medyczną w czasie trwania imprezy, powiadomi służby policji, straży pożarnej oraz służby sanepidu o terminie i wielkości imprezy, oraz uzyska wymagane pozwolenia od ww. służb na organizację imprezy. D. Zobowiązania Zamawiającego -Zamawiający wskaże i przekaże Wykonawcy teren na którym odbędzie się impreza Dni Szprotawy -Zamawiający opracuje tymczasową organizację ruchu dla potrzeb imprezy Dni Szprotawy -Zamawiający wskaże oraz przygotuje przyłącze energii, ujęcie wody dla potrzeb cateringu ,ujęcie wody -hydrant na potrzeby straży pożarnej. -Rozreklamować imprezę poprzez przygotowanie i rozwieszenie plakatów i banerów o Dniach Szprotawy. -Koszty zużycia energii elektrycznej podczas Dni Szprotawy pokryje Zamawiający -Zamawiający zapewni odpowiednią liczbę koszy na śmieci i ich regularne opróżnianie . Głównymi założeniami imprezy ma być różnorodność oferty oraz związek z elementami , które przez wiele lat kształtowały wizerunek Gminy,