Kompleksowa organizacja dwóch konferencji: pierwszej, dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing) oraz drugiej, tzw. eksportowej Kraków - Paczółtowice - postępowanie II

Kraków: Kompleksowa organizacja dwóch konferencji: pierwszej, dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing) oraz drugiej, tzw. eksportowej Kraków - Paczółtowice - postępowanie II


Numer ogłoszenia: 41558 - 2012; data zamieszczenia: 10.02.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. , ul. Kordylewskiego 11, 31-542 Kraków, woj. małopolskie, tel. 012 6176600, faks 012 6176666.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.marr.pl/1przetargi-aktualne.html

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Spółka Akcyjna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa organizacja dwóch konferencji: pierwszej, dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing) oraz drugiej, tzw. eksportowej Kraków - Paczółtowice - postępowanie II.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.2. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja: 1.2.1. [konferencja nr 1] 3-dniowej konferencji dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing) dla ok. 470 osób(wraz z imprezami towarzyszącymi) oraz 1.2.2. [konferencja nr 2] konferencji eksportowej Kraków - Paczółtowice dla ok. 100 osób - w tym dla przedsiębiorców zainteresowanych rozwojem eksportu, dla przedstawicieli WPHI oraz zagranicznych placówek dyplomatycznych. Konferencja będzie trwać 2 dni: w Krakowie (pierwszy dzień) oraz w Paczółtowicach (drugi dzień) 1.3. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą w szczególności: 1.3.1. dla konferencji nr 1: - zapewnienie informacji nt. miejsc noclegowych dla uczestników w ilości min. 200 płatnych przez uczestników; - zapewnienia obsługi 3 gości VIP: m.in. hotel o wysokim standardzie (5* znajdujący się na terenie Starego Miasta w Krakowie), transport z i na lotnisko, z i na miejsce, przygotowanie (odebranie) materiałów, kontakty bieżące, etc. apewnienie i przygotowanie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem w prestiżowej lokalizacji konferencji w Krakowie (partner zamawiającego, jako współorganizator konferencji, dokonał wstępnej rezerwacji sali konferencyjnej w hotelu Sheraton w terminie konferencji nr 1 na wszelki wypadek, jeżeli wykonawca nie wybierze innej odpowiedniej lokalizacji) - zapewnienie sali audytoryjnej w prestiżowej lokalizacji w centrum Krakowa - zorganizowania Spotkania z Gościem Specjalnym w drugim dniu konferencji a po spotkaniu zorganizowania wydarzenia networkingowego umożliwiającego poznanie się i wymianę doświadczeń między uczestnikami. Organizacja spotkania z Gościem Specjalnym w godz. 18:30 - 20:00 oraz spotkania networkingowego w godz. 20:00 - 22:30 w prestiżowej lokalizacji (w obrębie ścisłego centrum Krakowa, tj. Podgórze, Kazimierz, Stare Miasto); - zapewnienie kabin dla tłumaczy oraz tłumaczenia symultanicznego (angielski - polski); - zapewnienie oprawy informacyjnej konferencji; - zapewnienie oprawy graficznej konferencji; - zapewnienia oprawy medialnej konferencji; - zorganizowanie obsługi cateringowej konferencji; - zorganizowania wydarzeń towarzyszących dla uczestników (wycieczek fakultatywnych) dla osób które wyrażą takie życzenie przy rejestracji na konferencję (wydarzenia typu: zwiedzanie Wieliczki, rejs statkiem po Wiśle, wycieczka do Auschwitz, gra w golfa, itp.) - płatne przez uczestników. Rozliczenie dotyczące uczestnictwa gości w wydarzeniach towarzyszących nie będzie przedmiotem Umowy między Zamawiającym a Wykonawcą. Program wycieczek oraz daty i godziny wyjazdów do zaproponowania przez Wykonawcę; - zapewnienia anglojęzycznego biura konferencji - (sekretariatu działającego minimum 3 miesiące przed planowaną datą konferencji do 2 dni po zakończeniu konferencji; - zapewnienie obsługi translatorskiej; - przygotowania relacji video z całego wydarzenia oraz dokumentacji fotograficznej (min. 100 zdjęć w optymalnej rozdzielczości i przekazanie ich Zamawiającemu najpóźniej 7 dni po konferencji z przeniesieniem praw autorskich do powstałego utworu - zapewnienie obsługi technicznej konferencji; - Zapewnienia dostępu do Internetu bezprzewodowego dla wszystkich uczestników konferencji; - wykonania strony internetowej konferencji; - Zapewnienie transportu w godzinach 10:00 - 16:00 dla max. 40 gości uczestniczących w wizytach studyjnych w Krakowie i okolicach podczas pierwszego dnia konferencji; - Termin realizacji zamówienia w zakresie dotyczącym konferencji nr 1: 23-25 maja 2012r.. 1.3.2. dla konferencji nr 2: - zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników w ilości min. 90 płatnych przez uczestników; - zapewnienia obsługi 2 gości VIP: m.in. hotel o wysokim standardzie (5* znajdujący się na terenie Starego Miasta w Krakowie), transport z i na lotnisko, z i na miejsce, przygotowanie (odebranie) materiałów, kontakty bieżące, etc. - przygotowanie sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem w prestiżowej lokalizacji konferencji w Krakowie (Zamawiającego, dokonał wstępnej rezerwacji sali konferencyjnej w Muzeum Lotnictwa oraz kompleksu w Paczółtowicach w terminie konferencji nr 2 na wszelki wypadek, jeżeli wykonawca nie wybierze innej odpowiedniej lokalizacji) - zapewnienie kabin dla tłumaczy oraz tłumaczenia symultanicznego - zapewnienie oprawy graficznej konferencji; - zapewnienia oprawy medialnej konferencji; - zorganizowania w pierwszym i drugim dniu konferencji cateringu dla 100 osób (wg menu wskazanego przez zamawiającego) przy jednoczesnym zapewnieniu pomieszczenia cateringowego oraz obsługi cateringowej; - zorganizowania w II dniu części networkingowej w Paczółtowicach w centrum konferencyjnym Krakow - Valley Golf (nauka gry w golfa; rozrywka na strzelnicy, inne;) - zapewnienie w II dniu konferencji transportu dla jej uczestników. - termin realizacji zamówienia w zakresie dotyczącym konferencji nr 2: 17-18 maja 2012r..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 79.95.00.00-8.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 25.05.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Wadium nie jest wymagane

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • 1.1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie wyrażające s zrealizowaniem w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert minimum 3 usług polegających na zorganizowaniu konferencji/sympozjum/forum z których każde spełnia co najmniej następujące wymogi: a) minimalna liczba uczestników min. 400 osób; b) budżet min. 250 tys. pln c) miejsce, w którym odbyła się konferencja - obiekt zamknięty, np. hotel, centrum konferencyjne, centrum biznesowe, teatr; Zakres każdej z usług winien obejmować co najmniej zapewnienie pomieszczeń i wyposażenia, obsługę techniczną konferencji, świadczenie usług gastronomicznych oraz tłumaczenie symultaniczne. Zakres przynajmniej dwóch z usług winien obejmować zapewnienie miejsc noclegowych. W przypadku, gdy kwoty wykazanych przez Wykonawcę usług wyrażone będą w walucie innej niż PLN Zamawiający, w celu oceny spełnienia warunku posiadania przez Wykonawcę niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia dokona przeliczenia wartości tych kwot z walut obcych na PLN przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • 1.2. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy dysponują: a) (na potrzeby konferencji nr 1) salą konferencyjną w obiekcie typu: Hotel Sheraton lub równoważne (5*standard hotelu zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie z dnia 19 sierpnia 2004 r. (Dz. U. Nr 188, poz. 1945)ze zm, posiadającym min. 1 salę plenarną z możliwością podziału na mniejsze, zlokalizowanym w obrębie tzw. drugiej obwodnicy Krakowa ewentualnie tuż przy niej (nie dalej niż 2 km [wg wskazań Google maps dla pieszych]) oraz b) (na potrzeby konferencji nr 2) salą konferencyjną w prestiżowej lokalizacji na min. 120 osób.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • 1.3. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy dysponują zdolnymi do wykonania zamówienia: a) koordynatorem, posiadającym: 1.3.a.1. znajomość języka angielskiego co najmniej na poziomie B2 wg skali Rady Europy, 1.3.a.2. doświadczenie w koordynacji co najmniej trzech: konferencji i/lub seminarium i/lub spotkania i/lub kongresu, przy czym w każdej/ym z nich: - uczestniczyło co najmniej 300 osób, - kierował zespołem co najmniej 7 osób - organizacja obejmowała co najmniej zapewnienie powierzchni konferencyjnej, obsługę techniczną, usługi gastronomiczne; b) specjalistą ds. public relations posiadającym min. 36 - miesięczne doświadczenie zawodowe w zakresie PR;

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie zamówienia wyrażającej się posiadaniem środków finansowych lub zdolności kredytowej w wysokości min. 250 000 pln

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz narządzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy usług lub robót budowlanych w celu realizacji zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na zdolność finansową innych podmiotów, przedkłada informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, dotyczącą podmiotu, z którego zdolności finansowej korzysta na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy, potwierdzającą wysokość posiadanych przez ten podmiot środków finansowych lub jego zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy, gdy: 1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Zamówienia; 2) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną; 3) wystąpi konieczność wprowadzenia zmian terminów realizacji umowy na skutek zaistnienia obiektywnych przeszkód, które uniemożliwią realizację umowy lub osiągnięcie jego celów; 4) w związku ze stwierdzonymi rozbieżnościami w umowie i załącznikach wystąpi potrzeba ich ujednolicenia.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.marr.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Departament Obsługi Inwestora: ul. Jana Pawła II 41 L 31 - 864 Kraków tel. 12 620 91 63 fax: 12 620 91 66 e-mail: lukasz.wojdyla@marr.pl.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
20.02.2012 godzina 10:00, miejsce: w siedzibie Zamawiającego przy ul. Kordylewskiego 11, 31-542 Kraków, w sekretariacie, pokój nr 419.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
zamówienie jest realizowane w ramach projektu Business in Małopolska - Inwestycja w Przyszłość oraz jest współfinansowane przez UE w ramach MRPO na lata 2007-1013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak