Kompleksowa organizacja dwóch konferencji: pierwszej, dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing) oraz drugiej, tzw. eksportowej Kraków - Paczółtowice - postępowanie II

Opis przedmiotu przetargu: 1.2. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja: 1.2.1. [konferencja nr 1] 3-dniowej konferencji dla przedstawicieli firm branży SSC (Shared Services Centre) i BPO (Business Processes Outsourcing) dla ok. 470 osób(wraz z imprezami towarzyszącymi) oraz 1.2.2. [konferencja nr 2] konferencji eksportowej Kraków - Paczółtowice dla ok. 100 osób - w tym dla przedsiębiorców zainteresowanych rozwojem eksportu, dla przedstawicieli WPHI oraz zagranicznych placówek dyplomatycznych. Konferencja będzie trwać 2 dni: w Krakowie (pierwszy dzień) oraz w Paczółtowicach (drugi dzień) 1.3. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą w szczególności: 1.3.1. dla konferencji nr 1: - zapewnienie informacji nt. miejsc noclegowych dla uczestników w ilości min. 200 płatnych przez uczestników; - zapewnienia obsługi 3 gości VIP: m.in. hotel o wysokim standardzie (5* znajdujący się na terenie Starego Miasta w Krakowie), transport z i na lotnisko, z i na miejsce, przygotowanie (odebranie) materiałów, kontakty bieżące, etc. apewnienie i przygotowanie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem w prestiżowej lokalizacji konferencji w Krakowie (partner zamawiającego, jako współorganizator konferencji, dokonał wstępnej rezerwacji sali konferencyjnej w hotelu Sheraton w terminie konferencji nr 1 na wszelki wypadek, jeżeli wykonawca nie wybierze innej odpowiedniej lokalizacji) - zapewnienie sali audytoryjnej w prestiżowej lokalizacji w centrum Krakowa - zorganizowania Spotkania z Gościem Specjalnym w drugim dniu konferencji a po spotkaniu zorganizowania wydarzenia networkingowego umożliwiającego poznanie się i wymianę doświadczeń między uczestnikami. Organizacja spotkania z Gościem Specjalnym w godz. 18:30 - 20:00 oraz spotkania networkingowego w godz. 20:00 - 22:30 w prestiżowej lokalizacji (w obrębie ścisłego centrum Krakowa, tj. Podgórze, Kazimierz, Stare Miasto); - zapewnienie kabin dla tłumaczy oraz tłumaczenia symultanicznego (angielski - polski); - zapewnienie oprawy informacyjnej konferencji; - zapewnienie oprawy graficznej konferencji; - zapewnienia oprawy medialnej konferencji; - zorganizowanie obsługi cateringowej konferencji; - zorganizowania wydarzeń towarzyszących dla uczestników (wycieczek fakultatywnych) dla osób które wyrażą takie życzenie przy rejestracji na konferencję (wydarzenia typu: zwiedzanie Wieliczki, rejs statkiem po Wiśle, wycieczka do Auschwitz, gra w golfa, itp.) - płatne przez uczestników. Rozliczenie dotyczące uczestnictwa gości w wydarzeniach towarzyszących nie będzie przedmiotem Umowy między Zamawiającym a Wykonawcą. Program wycieczek oraz daty i godziny wyjazdów do zaproponowania przez Wykonawcę; - zapewnienia anglojęzycznego biura konferencji - (sekretariatu działającego minimum 3 miesiące przed planowaną datą konferencji do 2 dni po zakończeniu konferencji; - zapewnienie obsługi translatorskiej; - przygotowania relacji video z całego wydarzenia oraz dokumentacji fotograficznej (min. 100 zdjęć w optymalnej rozdzielczości i przekazanie ich Zamawiającemu najpóźniej 7 dni po konferencji z przeniesieniem praw autorskich do powstałego utworu - zapewnienie obsługi technicznej konferencji; - Zapewnienia dostępu do Internetu bezprzewodowego dla wszystkich uczestników konferencji; - wykonania strony internetowej konferencji; - Zapewnienie transportu w godzinach 10:00 - 16:00 dla max. 40 gości uczestniczących w wizytach studyjnych w Krakowie i okolicach podczas pierwszego dnia konferencji; - Termin realizacji zamówienia w zakresie dotyczącym konferencji nr 1: 23-25 maja 2012r.. 1.3.2. dla konferencji nr 2: - zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników w ilości min. 90 płatnych przez uczestników; - zapewnienia obsługi 2 gości VIP: m.in. hotel o wysokim standardzie (5* znajdujący się na terenie Starego Miasta w Krakowie), transport z i na lotnisko, z i na miejsce, przygotowanie (odebranie) materiałów, kontakty bieżące, etc. - przygotowanie sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem w prestiżowej lokalizacji konferencji w Krakowie (Zamawiającego, dokonał wstępnej rezerwacji sali konferencyjnej w Muzeum Lotnictwa oraz kompleksu w Paczółtowicach w terminie konferencji nr 2 na wszelki wypadek, jeżeli wykonawca nie wybierze innej odpowiedniej lokalizacji) - zapewnienie kabin dla tłumaczy oraz tłumaczenia symultanicznego - zapewnienie oprawy graficznej konferencji; - zapewnienia oprawy medialnej konferencji; - zorganizowania w pierwszym i drugim dniu konferencji cateringu dla 100 osób (wg menu wskazanego przez zamawiającego) przy jednoczesnym zapewnieniu pomieszczenia cateringowego oraz obsługi cateringowej; - zorganizowania w II dniu części networkingowej w Paczółtowicach w centrum konferencyjnym Krakow - Valley Golf (nauka gry w golfa; rozrywka na strzelnicy, inne;) - zapewnienie w II dniu konferencji transportu dla jej uczestników. - termin realizacji zamówienia w zakresie dotyczącym konferencji nr 2: 17-18 maja 2012r.