Bankowa obsługa budżetu Powiatu Olsztyńskiego i jednostek organizacyjnych powiatu

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Olsztyńskiego oraz jednostek organizacyjnych powiatu, których wykaz stanowi załącznik nr 1 do niniejszej SIWZ w okresie od 01.04.2015 r. do 31.03.2020 r. z zastrzeżeniem, że prowadzenie obsługi bankowej w budynku Starostwa Powiatowego w Olsztynie przy Placu Bema 5 będzie realizowane w okresie od 01.05.2015 r. do 31.03.2020 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby jednostek wskutek ewentualnych zmian organizacyjnych. W przypadku powołania nowych jednostek organizacyjnych, ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z zawartą Umową. Rachunki będą otwierane i zamykane przez osoby uprawnione ze strony Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych, w wybranej placówce bankowej. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania placówek bankowych dedykowanych do obsługi Zamawiającego i jednostek organizacyjnych na terenie Miasta Olsztyn i Powiatu Olsztyńskiego. Zmiana placówki bankowej dedykowanej do obsługi Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych wymaga wcześniejszego uzgodnienia z osobą uprawnioną ze strony Zamawiającego. Zakres zamówienia obejmuje w szczególności: 1) otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych, 2) udzielanie odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym, 3) zapewnienie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych, 4) prowadzenie usługi konsolidacji sald, 5) prowadzenie punktu obsługi bankowej w budynku Starostwa Powiatowego w Olsztynie przy Placu Bema 5, 6) zapewnienie obsługi gotówkowej w zakresie wpłat i wypłat, 7) wydanie i obsługi kart płatniczych. 1. Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych, w tym: a) rachunku bieżącego budżetu Powiatu Olsztyńskiego, w którym Zamawiający będzie uprawniony do zaciągania odnawialnego kredytu (kredytu w rachunku bieżącym) przeznaczonego na finansowanie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetowego; b) rachunków podstawowych i pomocniczych dla budżetu powiatu i jednostek organizacyjnych; c) rachunków walutowych dla budżetu Powiatu oraz każdej jednostki organizacyjnej powiatu, która zgłosi zapotrzebowanie; d) rachunków sum depozytowych w złotych polskich do obsługi kaucji i wadiów, w ramach których Wykonawca zobowiąże się otworzyć dla każdej wpłaty odrębny mikrorachunek i naliczać odsetki proporcjonalnie do kwoty zgromadzonego wkładu; 2. Oprocentowanie środków pieniężnych: a) zgromadzonych na rachunkach bieżących i pomocniczych (objętych usługą konsolidacji) będzie równe iloczynowi stawki WIBID O/N i współczynnika zaoferowanego przez Wykonawcę (współczynnik musi być podany do dwóch miejsc po przecinku). Kapitalizacja odsetek na rachunku podlegającemu konsolidacji dokonywana będzie codziennie. W przypadku likwidacji stawki WIBID O/N, zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBID O/N albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBID O/N; b) w przypadku rachunków nie objętych konsolidacją oprocentowanie wyznaczane będzie każdego miesiąca, jako iloczyn średniej arytmetycznej wysokości stawki WIBID 1M z miesiąca poprzedzającego. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBID 1M albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBID 1M; c) oprocentowanie rachunków walutowych będzie liczone jak w przypadku rachunków nie objętych konsolidacją, z tym że stawkę WIBID 1M należy zastąpić odpowiednio dla waluty EUR - EURIBOR 1M, USD - LIBOR USD 1M, GBP - LIBOR GBP 1M, CHF - LIBOR CHF 1M, a w przypadku pozostałych walut jako nie oprocentowane; d) oprocentowanie sum depozytowych będzie liczone na zasadach jak w podpunkcie b), z tym że odsetki będą dopisywane do poszczególnych mikrorachunków codziennie. W wyciągu z rachunku sum depozytowych Wykonawca będzie dodatkowo podawał godziny i minuty wpływu środków. 3. Udzielenie odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym budżetu Powiatu a) Wykonawca zobowiązuje się udzielić kredytu w rachunku bieżącym (rachunku skonsolidowanym) budżetu Powiatu w wysokości określonej w projekcie uchwały budżetowej na dany rok budżetowy w kwocie nie przekraczającej 4,5 mln złotych; b) kredyt przeznaczony będzie na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Powiatu Olsztyńskiego; c) kredyt będzie miał charakter odnawialny w każdym roku i będzie zapisywany w projekcie uchwały budżetowej na dany rok budżetowy zamieszczanej na stronie internetowej powiatu; d) kredyt będzie uruchamiany bez wcześniejszej konieczności zawiadamiania o zamiarze jego uruchomienia. Wykonawca nie będzie pobierał opłat i prowizji od niewykorzystanego kredytu tj. od postawionej do dyspozycji i niewykorzystanej kwoty kredytu; e) oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym będzie zmienne w oparciu o stawkę WIBOR 1M skorygowaną o marżę banku - stałą w okresie kredytowania. Zmiana (aktualizacja) stawki WIBOR 1M będącej podstawą naliczenia odsetek od wykorzystanego kredytu następować będzie w 1-miesięcznych okresach obrachunkowych, w oparciu o średnią arytmetyczną wysokości stawek WIBOR 1M z miesiąca poprzedzającego. f) odsetki od Kredytu naliczane będą za rzeczywistą liczbę dni wykorzystania Kredytu przy założeniu, że rok liczy 365 dni lub 366 dla roku przestępnego, od dnia powstania zadłużenia z tytułu udzielonego kredytu do dnia poprzedzającego jego spłatę włącznie; g) odsetki od wykorzystanego kredytu w rachunku bieżącym będą naliczane i pobierane przez Wykonawcę w ostatnim dniu kalendarzowym każdego miesiąca; h) Wykonawca zawiadomi Zamawiającego w formie pisemnej w każdym miesiącu o wysokości oprocentowania i kwocie należnych odsetek do 10-go każdego następnego miesiąca, bez obciążania dodatkowymi kosztami; i) prawnym zabezpieczeniem spłaty kredytu będzie oświadczenie Zamawiającego o poddaniu się egzekucji do 150% kwoty kredytu. 4. Zapewnienie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych Wykonawca zapewni Zamawiającemu pracę w systemie elektronicznej obsługi rachunków, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Powiatu Olsztyńskiego, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenia serwisu oprogramowania, bez opłat i prowizji. Dostęp do systemu bankowości elektronicznej winien być oparty wyłącznie o zdalny dostęp z poziomu przeglądarek internetowych zabezpieczonych protokołem https o sile szyfrowania minimum 128 bitów. Wszystkie niezbędne urządzenia potrzebne do prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania systemu bankowości elektronicznej, jak np. tokeny, czytniki kart, karty do podpisu elektronicznego i inne wyposażenie komputerowe dostarczy i skonfiguruje Wykonawca. W czasie trwania umowy Wykonawca będzie zobowiązany do konserwacji w/w urządzeń. W ramach systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych Wykonawca zapewni Zamawiającemu: a) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach bieżących i rachunkach pomocniczych zarówno Zamawiającego, jak i jego jednostek organizacyjnych; b) dostęp dla upoważnionych pracowników Zamawiającego do podglądu bieżących sald na rachunkach bankowych Powiatu i jego jednostek organizacyjnych; c) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach Zamawiającego wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów; d) składanie poleceń przelewu w ramach dostępnych środków i przyznanego kredytu w rachunku bieżącym ze wszystkich rachunków zamawiającego, w tym również poleceń przelewu zagranicznego; e) realizację poleceń przelewów krajowych i zagranicznych z rachunków Zamawiającego i jednostek organizacyjnych: do wysokości 1mln PLN - zarejestrowane w systemie bankowym do godziny 14:30 zostaną zrealizowane w tym samym dniu roboczym, a zarejestrowane po godzinie 14:30 zostaną zrealizowane najpóźniej w dniu roboczym I sesją ELIXIR; od kwoty 1mln PLN i więcej - zarejestrowane w systemie bankowym do godziny 14:30 zostaną zrealizowane w tym samym dniu roboczym za pośrednictwem systemu SORBNET2; polecenia przelewu składane pomiędzy jednostkami organizacyjnymi zamawiającego będą realizowane w czasie rzeczywistym; Wykonawca będzie realizował przelewy papierowe dokonywane przez Zamawiającego; f) wykonywanie przelewów z przyszłą datą realizacji; g) potwierdzenie zrealizowania przelewu w systemie on-line (po realizacji przelewu natychmiastowa informacja w systemie bankowości elektronicznej); h) import przelewów przygotowanych w systemie finansowo-księgowym Zamawiającego do systemu bankowego, wg formatu wynikającego z systemu finansowo-księgowego, baz danych z adresami kontrahentów z uwzględnieniem znaków diakrytycznych; i) umożliwienie jednoczesnego wykonywania przez użytkowników operacji na różnych rachunkach jednostki; j) możliwość drukowania wyciągów bankowych dla rachunków dostępnych w systemie z możliwością zapisu danych w formie plików PDF oraz drukowanie pojedynczych potwierdzeń transakcji uznaniowych i obciążeniowych zarejestrowanych na rachunkach bankowych dostępnych w systemie bankowości elektronicznej, wraz z możliwością zapisu danych w formacie plików PDF; k) przechowywanie historii operacji na wszystkich rachunkach Zamawiającego w archiwum systemu co najmniej przez okres trwania umowy; l) Zamawiający może ustalić dowolną liczbę użytkowników systemu bankowości elektronicznej oraz Zamawiającemu przysługuje prawo do zmiany użytkowników i/lub zakresu ich uprawnień; m) liczba użytkowników korzystających z systemu oraz stanowisk może się zmienić w okresie obowiązywania umowy, co nie stanowi zmian umowy i nie wymaga aneksu; n) Wykonawca zapewni przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi systemu bankowości elektronicznej w zależności od potrzeb Zamawiającego; o) Zamawiający będzie miał możliwość definiowania (okno pracy) swoich użytkowników w systemie, tzn. tak, aby logowanie do systemu możliwe było tylko w określone dni tygodnia/godziny pracy; p) Wykonawca na żądanie Zamawiającego w czasie trwania umowy będzie zobowiązany do przekazywania bazy danych z archiwum operacji na rachunkach bankowych wraz ze słownikami. Po zakończeniu realizacji umowy Wykonawca zobowiązany będzie przekazać Zamawiającemu w terminie 14 dni bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego (w tym m.in. rachunki kontrahentów i dane teleadresowe) w formacie uzgodnionym z Zamawiającym; q) w razie awarii systemu czas reakcji serwisu na zgłoszenie awarii ustala się na 2 godziny; r) Wykonawca przeniesie bazy danych kontrahentów z obecnie wykorzystywanego systemu BOSCOM do systemu zaproponowanego przez Wykonawcę. 5. Prowadzenie usługi konsolidacji sald a) Wykonawca zapewni świadczenie (wirtualnej) usługi konsolidacji sald rachunków obejmującej wskazane przez Zamawiającego rachunki, w tym w szczególności rachunek bieżący Powiatu Olsztyńskiego i rachunki bieżące jednostek organizacyjnych wskazane przez Zamawiającego. b) Wykonawca umożliwi dokonanie na koniec każdego dnia księgowego sumowania sald grupy rachunków obejmującej rachunek bieżący budżetu i inne rachunki wskazane przez Zamawiającego w sposób matematyczny (tj. bez fizycznego przelewu środków). c) Środki, zgromadzone na rachunkach powiązanych podlegają oprocentowaniu według zmiennej stawki oprocentowania zależnej od wyniku sumy sald na wszystkich rachunkach powiązanych. Środki służące do redukcji salda ujemnego (debetu) na rachunku bieżącym budżetu nie będą podlegały oprocentowaniu - oprocentowanie dotyczyć będzie dodatniej sumy sald uzyskanej podczas konsolidacji. Ujemne saldo kredytu w rachunku bieżącym będzie wirtualnie niwelowane przez dodatnie stany rachunków podlegających konsolidacji, a odsetki będą płacone przez Zamawiającego tylko od salda ujemnego pozostałego po redukcji. d) W przypadku, gdy suma sald rachunków powiązanych na koniec dnia roboczego będzie mniejsza od zera, to zadłużenie netto za ten dzień będzie podlegać oprocentowaniu równemu oprocentowaniu kredytu w rachunku bieżącym. e) W przypadku, gdy suma sald na rachunkach powiązanych na koniec dnia roboczego będzie większa od zera, nadwyżka netto za ten dzień będzie oprocentowana według iloczynu zmiennej stopy procentowej WIBID ON i współczynnika określonego przez Wykonawcę w ofercie przetargowej, w stosunku rocznym. f) Kapitalizacja odsetek na rachunku podlegającemu konsolidacji dokonywana będzie codziennie. g) Uruchomienie w/w usługi, korzystanie z niej oraz zmiana nr rachunków bankowych podlegających konsolidacji będzie zapewniona dla Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat. h) Wykonawca udostępni Zamawiającemu za pośrednictwem systemu elektronicznego bierny podgląd wszystkich rachunków bankowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego (w tym na historię rachunków) z możliwością zapisu danych w formie plików PDF. i) System bankowości elektronicznej musi zapewnić prezentację w czasie rzeczywistym danych wszystkich rachunków skonsolidowanych - takich jak saldo bieżące i saldo księgowe. Dodatkowo musi zapewniać możliwość podłączenia i prezentacji na jednym ekranie rachunków wszystkich jednostek organizacyjnych Zamawiającego w celu zapewnienia sprawnego monitorowania środków na rachunkach podległych jednostek z poziomu Zamawiającego. j) Kredyt w rachunku bieżącym będzie udzielany w rachunku skonsolidowanym, ale tylko rachunek podstawowy (bieżący) budżetu Powiatu Olsztyńskiego będzie mógł posiadać saldo ujemne. k) Na wniosek Zamawiającego każdy nowy rachunek bankowy otwarty w ramach obsługi bankowej może być włączony do sytemu rachunku skonsolidowanego - bez zmiany umowy. l) Z przeprowadzonej redukcji ujemnego salda rachunku bieżącego z saldami na pozostałych rachunkach, Wykonawca przedstawi informację. m) Wykonawca będzie sporządzał raporty dotyczące usługi rachunku skonsolidowanego za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej, zawierające co najmniej datę, numery rachunków powiązanych, nazwę właściciela rachunku, salda dzienne, saldo rachunku skonsolidowanego. 6. Prowadzenie punktu obsługi bankowej w budynku Starostwa Powiatowego w Olsztynie przy Placu Bema 5 a) Wykonawca zobowiązany jest w terminie od 1.05.2015 do uruchomienia punktu obsługi bankowej i prowadzenia go w całym okresie obowiązywania umowy w dniach i godzinach pracy Starostwa Powiatowego w Olsztynie. b) Zamawiający w celu uruchomienia punktu obsługi bankowej udostępni 2 pomieszczenia na parterze Starostwa Powiatowego o łącznej powierzchni użytkowej 23,98 m2 wraz z udziałem w częściach wspólnych. Pomieszczenia wyposażone są w instalacje elektryczną, alarmową i telefoniczną oraz łącze internetowe. Obecnie pomieszczenia przeznaczone na punkt obsługi bankowej zajmowane są przez filie banku prowadzącego obsługę bankową powiatu. c) Wykonawca zobowiązany jest we własnym zakresie i na własny koszt wykonać prace adaptacyjne oraz zainstalować niezbędne wyposażenie do wykonywania usług bankowych oraz zapewnić obsadę kadrową. d) Wykonawca wykona prace adaptacyjne w terminie do 31.05.2015 r. W czasie trwania prac adaptacyjnych pomieszczeń docelowych Zamawiający udostępni pomieszczenie zastępcze. e) Czynsz netto za wskazaną powierzchnię (nie mniej niż 1 zł) zaproponuje Wykonawca w ramach złożonej oferty i będzie ona obowiązywała przez cały okres umowy. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany będzie do opłacenia udziału w kosztach utrzymania budynku i zużycia mediów proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni lub osób pracujących w punkcie obsługi bankowej. Centralne ogrzewanie 6:1000, energia elektryczna 7:1000, sprzątanie i konserwacja 2:1000, zużycie wody i odprowadzenie ścieków oraz wywóz nieczystości będą rozliczane na osoby. f) Warunki najmu pomieszczeń, w tym zaproponowana wysokość czynszu i kosztów utrzymania budynku i zużycia mediów wraz z należnym podatkiem VAT, będą przedmiotem odrębnej umowy najmu zawartej między wybranym Wykonawcą a Zamawiającym. g) Wykonawca zapewni sprawną obsługę kontrahentów dokonujących wpłat na rachunki Zamawiającego w formie gotówkowej i bezgotówkowej, tj. za pomocą terminali kart płatniczych. Obsługa wpłat i wypłat będzie zwolniona z opłat i prowizji bankowych. h) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w punkcie realizację transakcji walutowych w zakresie kupna-sprzedaży dla jednostek organizacyjnych Powiatu następujących walut obcych: EUR, USD, GBP i CHF. i) Wykonawca może prowadzić działalność bankową niezwiązaną z obsługą Powiatu Olsztyńskiego o ile nie będzie ona kolidowała z obsługą bankową Powiatu Olsztyńskiego. 7. Zapewnienie obsługi gotówkowej w zakresie wpłat i wypłat a) Wykonawca zapewni obsługę kasową wpłat i wypłat gotówki w walucie krajowej i zagranicznej, a także wdroży usługę wypłat gotówkowych we wszystkich swoich placówkach. b) Dokonywane przez Zamawiającego wpłaty, będą księgowane na rachunkach Zamawiającego z datą wpłaty. c) Wykonawca będzie przyjmował wpłaty gotówkowe od osób trzecich na rachunki Zamawiającego we wszystkich oddziałach i placówkach, w których prowadzona będzie obsługa Zamawiającego. d) Wykonawca zapewni Zamawiającemu wymianę gotówki w kasie Wykonawcy (z nominałów większych na mniejsze i odwrotnie). e) Wykonawca zapewni wypłaty środków pieniężnych składanych przez Zamawiającego za pośrednictwem bankowości elektronicznej (czeki elektroniczne). Środki powinny być gotowe do odbioru w dowolnej placówce Wykonawcy prowadzącej obsługę kasową w czasie 1,5 godziny od przekazania zlecenia do banku przez Zamawiającego. f) Wykonawca zapewni wydawanie Zamawiającemu blankietów czekowych oraz ich realizację, zgodnie z potrzebami Zamawiającego. 8. Wydanie i obsługi kart płatniczych a) Wykonawca zobowiązuje się do wydania na wniosek Zamawiającego kart płatniczych dla pracowników Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych w ilości do 5 kart. Ewentualne zwiększenie ilości kart nie może spowodować dodatkowych kosztów dla Zamawiającego. b) Z tytułu czynności związanych z wydaniem kart oraz obsługą transakcji dokonywanych kartami, jak zastrzeganiem w przypadku utraty karty i reklamacji, Zamawiający nie będzie ponosił dodatkowych kosztów. c) Wykonawca udostępni dla użytkowników karty informacje o dostępnym saldzie na rachunku, zrealizowanych transakcjach płatniczych oraz wyciągach z rachunku karty. 9. Inne warunki współpracy a) Wykonawca udostępni Zamawiającemu, w formie elektronicznej, dzienne wyciągi bankowe na potwierdzanie stanu salda i operacji finansowych dokonanych danego dnia. Wyciąg będzie udostępniany w następnym dniu roboczym po dniu, którego wyciąg będzie dotyczyć. b) Wyciągi powinny być numerowane, dodatkowo każdy wyciąg musi zawierać co najmniej następujące informacje: pełną nazwę rachunku, nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, numer rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, tytuł płatności, datę wpłaty, kurs przeliczenia waluty obcej, jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, kwotach i okresach naliczanych odsetek. c) W przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej lub innych trudnych do przewidzenia zdarzeń leżących po stronie Wykonawcy lub Zamawiającego, Wykonawca dostarczy wyciągi bankowe w formie papierowej na prośbę Zamawiającego. d) Wykonawca zapewni zerowanie rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Powiatu, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na ww. rachunkach na rachunek bieżący Powiatu. e) Wykonawca zapewni przeksięgowanie w dniu 31 grudnia każdego roku skapitalizowanych na ten dzień odsetek bankowych z określonych rachunków bankowych jednostek budżetowych Powiatu na wskazany rachunek bankowy dochodów budżetowych. f) Wykonawca wyznaczy dla Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych, dwóch doradców klienta. g) Wykonawca na pisemną prośbę Zamawiającego przygotuje opinie, zaświadczenia i raporty w zakresie prowadzonej obsługi bankowej. h) Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego lokowania wolnych środków w innych bankach. 10. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację przedmiotu zamówienia a) Za świadczenie wszystkich usług objętych zamówieniem Wykonawca będzie pobierał miesięczną opłatę ryczałtową zgodną ze złożoną ofertą z rachunku wskazanego przez Zamawiającego. b) Wykonawca nie będzie pobierał żadnych innych opłat i prowizji, w tym również od kontrahentów, za wyjątkiem miesięcznej opłaty ryczałtowej, o której mowa w punkcie a). c) Wykonawca wkalkuluje w miesięcznej opłacie ryczałtowej koszt świadczenia wszystkich usług wymienionych w opisie przedmiotu zamówienia, za wyjątkiem kosztu kredytu w rachunku bieżącym budżetu Powiatu Olsztyńskiego. d) Miesięczna opłata ryczałtowa będzie wyrażona w wartości brutto i będzie opłatą ostateczną i Wykonawca nie może żądać jej podwyższenia w okresie realizacji zamówienia. e) Zamawiający nie przewiduje waloryzacji wynagrodzenia Wykonawcy. f) Miesięczna opłata ryczałtowa będzie pobierana przez Wykonawcę w ciężar wskazanego przez Zamawiającego rachunku ostatniego dnia każdego miesiąca, którego dotyczy.