Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji krajowej konferencji pn. Publiczne doradztwo rolnicze wobec wyzwań przyszłości i oczekiwań mieszkańców wsi oraz przeprowadzeniu analizy i badania - Przyszłość doradztwa rolniczego w nowych warunkach realizacji WPR

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na kompleksowej organizacji krajowej konferencji pn. Publiczne doradztwo rolnicze wobec wyzwań przyszłości i oczekiwań mieszkańców wsi oraz przeprowadzeniu analizy i badania - Przyszłość doradztwa rolniczego w nowych warunkach realizacji WPR.W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Organizacyjne, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją Projektu.W celu sprawnego funkcjonowania Biura, Wykonawca zapewni:zespół składający się co najmniej z 2 osób zapewniających prawidłową i terminową realizację Projektu oraz obsługę recepcyjną konferencji;minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny;organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych.Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o przebiegu realizacji zamówienia.Analiza i badania Przyszłość doradztwa rolniczego w nowych warunkach realizacji WPR.Założenia i cele przeprowadzonego badania:Wykonawca przeprowadzi badania, których rezultaty będą przydatne w budowaniu właściwych relacji pomiędzy Centrami Doradztwa Rolniczego (które działa w imieniu Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi) a samorządowymi jednostkami doradztwa rolniczego.Stworzy to dobre podstawy pod wzmocnienie roli wojewódzkich ośrodków doradztwa rolniczego w zakresie zrównoważonego rozwoju obszarów wiejskich z wykorzystaniem nowych możliwości jakie przyniesie realizacja WPR po 2014 roku.Cel główny:Głównym celem, którym Wykonawca powinien kierować się podczas przeprowadzanych badań będzie zidentyfikowanie szans i zagrożeń dla publicznego doradztwa rolniczego do sprostania nowym wyzwaniom we wdrażaniu polityki w zakresie rozwoju obszarów wiejskich po 2013 roku.Cele szczegółowe:Zgromadzenie wiedzy niezbędnej do uzyskania większego wpływu na doskonalenie pracy publicznych służb doradztwa rolniczego w zakresie zrównoważonego rozwoju obszarów wiejskich i spójności terytorialnej.Zidentyfikowanie preferowanych funkcji, zadań i struktur publicznych jednostek doradztwa przez właściwe dla rolnictwa, rozwoju wsi i doradztwa departamenty urzędów marszałkowskich.Zidentyfikowanie preferowanych funkcji, zadań i struktur publicznych jednostek doradztwa przez przedstawicieli dyrekcji WODR oraz doradców pracujących w publicznych jednostkach doradztwa rolniczego.Badanie powinno w szczególności udzielić odpowiedzi na następujące pytania badawcze:Czy nowe usytuowanie WODR w strukturach samorządów województw będzie sprzyjać lepszej realizacji wyzwań jakie postawi WPR po 2013 roku?Czy obowiązująca struktura zależności WODR wpływa na wzmocnienie kompetencji doradców w zakresie ich roli w zrównoważonym i wielofunkcyjnym rozwoju obszarów wiejskich?Jakie są szanse i zagrożenia dla rozwoju systemu doradztwa rolniczego w segmencie obejmującym publiczne (samorządowe) jednostki doradztwa rolniczego?Czy i w jakim stopniu system doradztwa rolniczego w segmencie obejmującym publiczne (samorządowe) jednostki doradztwa rolniczego jest przygotowany do wsparcia osób fizycznych i podmiotów prawnych w wykorzystaniu możliwości jakie będzie tworzyć nowa perspektywa finansowa UE (2014-2020) dla rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich?W celu realizacji tej części zamówienia Wykonawca powoła Zespół Badawczy zgodnie z wymaganiami, o których mowa w rozdziale V. pkt. 1.2 lit. a) SIWZ.Metodologia badania.Wykonawca, mając na uwadze złożoność celów badania, zobowiązany jest przedstawić wraz z ofertą Opis sposobu realizacji przedmiotu zamówienia, uwzględniający:Spójną koncepcję badania wraz z doborem odpowiedniego zestawu metod i technik badawczych.Opis metodologii badawczej, odnoszący się do celów badawczych, uwzględniający minimum metodologiczne, tj.:Badanie ilościowe - techniką CASI (ankieta internetowa) z doradcami zatrudnionymi w publicznych (samorządowych jednostkach doradztwa rolniczego wszystkich województw (Wykonawca zagwarantuje zwrot ankiet na poziomie co najmniej 10% wszystkich zatrudnionych doradców w WODR).Badania jakościowe - techniką IDI (pogłębione wywiady indywidualne) z przedstawicielami właściwych departamentów SW (nadzorujących WODR) i dyrekcji WODR (po jednym przedstawicielu SW i dyrekcji WODR z każdego województwa).Pełny katalog metod badawczych oraz ich przyporządkowanie do pytań badawczych z wykazaniem związków przyczynowo - skutkowych.Sposoby zagwarantowania rzetelności zastosowanych narzędzi (w tym: sposób doboru próby do badania, sposoby dotarcia do respondentów, sposoby kontroli jakości zbierania i analizy danych),Opis potencjalnych obszarów ryzyka wraz z propozycją środków je minimalizujących.Rozplanowanie zadań w harmonogramie badania, wraz z ich rozdysponowaniem wśród członków zespołu badawczego.Zaproponowana metodologia badania powinna wskazywać na głębokie zrozumienie przez Wykonawcę celu i zakresu badania.Po wyborze Wykonawcy, a przed rozpoczęciem realizacji badania, Wykonawca będzie zobowiązany przedyskutować i ustalić z Zamawiającym szczegóły badania, w tym zaplanowane do wykorzystania metody i techniki badawcze.Zamawiający nie narzuca szczególnej formy Opisu sposobu realizacji przedmiotu zamówienia, przy czym zaznacza się, iż ww. opis musi być przygotowany w sposób umożliwiający dokonanie oceny w oparciu o kryteria zawarte w SIWZ.Harmonogram realizacji badania.Badanie będzie prowadzone przez 11 tygodni, licząc od dnia podpisania umowy z Wykonawcą.W terminie 2 tygodni od dnia podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport metodologiczny. W terminie 12 tygodni od dnia podpisania umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji raport podsumowujący.Zamawiającemu przysługuje prawo zgłoszenia uwag do raportów. Wykonawca jest zobowiązany do dokonania poprawek i uzupełnień raportów zgodnie z uwagami Zamawiającego, bez dodatkowego wynagrodzenia, w terminie 7 dni roboczych od dnia ich zgłoszenia.Wymagania odnośnie raportowania.Raport metodologicznyW raporcie metodologicznym Wykonawca jest zobowiązany uszczegółowić zaproponowaną metodologię badania z uwzględnieniem uwag Zamawiającego. Wykonawca powinien przedstawić szczegółową koncepcję badania wraz z określeniem źródeł i rodzaju danych oraz metod jakie będą zastosowane celem udzielenia odpowiedzi na poszczególne pytania zagadnienia badawcze. Wymagany jest opis poszczególnych metod, technik badawczych, dokładny opis doboru prób badawczych oraz planowany sposób organizacji prac związanych z przeprowadzeniem badania. Raport powinien również zawierać projekty scenariuszy planowanych wywiadów i projekty ankiet skierowanych do poszczególnych grup respondentów.Założenia zawarte w raporcie będą mogły być modyfikowane w porozumieniu z Zamawiającym, jeśli taka potrzeba zostanie stwierdzona w toku realizacji przedmiotu umowy a zmiana będzie uzasadniona ze względu na cele umowy.Wykonawca dostarczy raport metodologiczny w wersji papierowej w 4 egzemplarzach oraz na dowolnym nośniku elektronicznym w formacie PDF i Word.Raport podsumowujący Wykonawca sporządzi Raport Podsumowujący, zwany dalej Raportem, w którym zostaną przedstawione jednoznaczne, wyczerpujące odpowiedzi na wszystkie postawione pytania badawcze. Raport powinien być zwięzły i konkretny, napisanym przystępnym i rzeczowym językiem, opatrzony wizualizacjami elementami graficznymi ułatwiającymi zrozumienie prezentowanych wyników. Powinien on również uwzględniać wszystkie te elementy procesu badawczego, które mogły mieć istotny wpływ na rezultaty badania i ich interpretację. Rozdziały analityczne powinny zawierać podsumowanie i wnioski cząstkowe, każdy z rozdziałów powinien kończyć się krótkim podsumowaniem.Raport podsumowujący powinien być opracowany w języku polskim i mieć następująca strukturę:streszczenie (w wersji polskiej i angielskiej) spis treści;wprowadzenie (opis przedmiotu i celów badania);syntetyczny opis wybranej i zastosowanej metodologii wykorzystywanej w badaniu;opis wyników badania oraz ich analizę i interpretację, w tym przedstawienie wyników również w formie graficznej (tabele, wykresy, mapy);wnioski i rekomendacje,Zamawiający dopuszcza możliwość innego ustrukturyzowania raportu przez Wykonawcę z zastrzeżeniem, że wszelkie zamiany w odniesieniu do wymagań będą zawsze konsultowane i akceptowane przez Zamawiającego.Raport przedstawiony będzie przez Wykonawcę w wersji papierowej w 4 egzemplarzach oraz na dowolnym nośniku elektronicznym w formacie PDF i Word.Wymagania odnośnie prezentacji wyników badania.Wykonawca będzie zobowiązany do, publicznego przedstawienia raportu podczas spotkań wskazanych przez Zamawiającego w okresie nie przekraczającym 8 miesięcy od daty przyjęcia raportu podsumowującego. Spotkania mogą się odbywać na terenie całej Polski. Termin przeprowadzenia prezentacji i miejsca spotkania będzie przekazane przez Zamawiającego nie później niż na 14 dni roboczych przed terminem spotkania. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania na owe spotkanie prezentacji multimedialnej w programie Power Point nt. wyników przeprowadzonych badań. Prezentacja powinna składać się min. z 15 slajdów. Zawartość merytoryczna prezentacji multimedialnej powinna być konsultowana z Zamawiającym nie później niż na 5 dni roboczych przed datą spotkania.Na wszystkich materiałach wytworzonych na potrzeby niniejszego badania wymagane są logotypy i slogany wskazane w Załączniku nr 7 do SIWZ. Organizacja konferencji.W ramach zamówienia Wykonawca zapewni:powołanie Komitetu Naukowego Konferencji, złożonego z minimum 5 członków, reprezentujących wyższe szkoły oraz IRWiR PAN, każdy posiadający co najmniej stopień naukowy doktora i dorobek z zakresu doradztwa rolniczego (minimum 2 publikacje dotyczące doradztwa rolniczego, w czasie ostatnich 3 lat);powołanie zespołu uczonych, minimum 10 osób, w tym przedstawiciele IRWiR PAN, uczelni i instytutów badawczych oraz innych środowisk naukowych, zajmujących się rozwojem obszarów wiejskich i doradztwem rolniczym (Wykonawca zwróci się do kierowników tych instytucji i organizacji o skierowanie kompetentnych osób do pracy w zespole);powołanie zespołu praktyków, minimum 10 osób, w tym doradcy rolni, przedstawiciele organizacji i instytucji zainteresowanych rozwojem obszarów wiejskich i doradztwa rolniczego oraz współpracą z WODR (Wykonawca zwróci się do kierowników tych instytucji i organizacji o skierowanie kompetentnych osób do pracy w zespole);promocję idei konferencji wśród potencjalnych uczestników za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy i SC KSOW oraz instytucji i organizacji, które włączą się w organizację konferencji poprzez delegowanie swoich przedstawicieli do pracy w zespołach: uczonych i praktyków.salę konferencyjną w Krakowie dla co najmniej 150 osób na obrady plenarne oraz trzy sale do pracy w zespołach w pierwszym i trzecim dniu konferencji;wyposażenie sal w zakresie niezbędnym do realizacji programu konferencji, zgodnie z poniższymi wymaganiami:ilość miejsc: odpowiadająca liczbie uczestników konferencji,- minimalne wyposażenie sal: obsługa techniczna, rzutnik, ekran, nagłośnienie, minimum 2 mikrofony;dwóch ekspertów-moderatorów sesji plenarnych, czterech ekspertów-wykładowców, trzech wykładowców-moderatorów obrad w zespołach, posiadających wiedze i doświadczenie adekwatne do programu konferencji, o którym mowa w punkcie h) oraz referentów;opracowanie i realizacja szczegółowego programu konferencji w oparciu o ramowy program stanowiący Załącznik nr 8 do SIWZ; zgromadzenie, analizę i weryfikację merytoryczną referatów i komunikatów z badań na potrzeby publikacji, o której mowa w punkcie 3.3;zakwaterowanie dla uczestników konferencji z pierwszego na drugi dzień w liczbie 60 miejsc oraz z drugiego na trzeci dzień w liczbie 40 miejsc w pokojach 1,2 i 3 osobowych o standardzie trzygwiazdkowym, z pojedynczymi łóżkami, z pełnym węzłem sanitarnym, położonym w odległości nie większej niż 500 m od sali konferencyjnej - w przypadku większej odległości, Wykonawca zapewni dowóz uczestników;wyżywienie dla uczestników konferencji w odległości nie większej niż 400 m od sali konferencyjnej: w pierwszym dniu obiad i kolacja oraz dwa podania serwisu kawowego dla 60 osób, w drugim dniu gorący poczęstunek i obiad oraz dwa podania serwisu kawowego dla 150 osób, w trzecim dniu obiad oraz jedno podanie serwisu kawowego dla 60 osób, zgodnie z programem konferencji, o którym mowa w punkcie h);150 zestawów konferencyjnych w torbach kartonowych dla uczestników konferencji, Wykonawca umieści w środku teczkę, długopis, notatnik i materiały konferencyjne, o których mowa w punkcie 3.2.2;Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółowy program konferencji, o którym mowa w punkcie h), listę ekspertów-moderatorów sesji plenarnych, ekspertów-wykładowców, wykładowców-moderatorów zajęć warsztatowych, członków Komitetu Naukowego Konferencji, zespołu uczonych i zespołu praktyków (wraz z załączonymi CV), najpóźniej na dwa tygodnie przed terminem konferencji.Szczegółowy program konferencji, teczki, długopisy, notatniki, a także prezentacje lub treści, abstrakty, konspekty przygotowane przez ekspertów-moderatorów sesji plenarnych, ekspertów-wykładowców, wykładowców-moderatorów zajęć warsztatowych oraz referentów dla uczestników krajowej konferencji, muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w Załączniku nr 7 do SIWZ.Długopisy ze wyglądu na mały rozmiar mogą zawierać same logotypy wskazane w Załączniku nr 7 do SIWZ.Termin realizacji tej części zamówienia: do 31.03.2013 r.Nabór uczestników konferencji.W ramach tej części zamówienia Wykonawca zapewni:opracowanie i dystrybucja 300 zaproszeń wśród potencjalnych uczestników konferencji, o których mowa w punkcie b), z informacją o możliwości zgłoszenia referatów lub komunikatów z badań prowadzonych w okresie ostatnich 3 lat przez zgłaszających lub macierzystą instytucję, dotyczących rozwoju obszarów wiejskich i doradztwa rolniczego, opatrzonych logotypami i sloganami wskazanymi w Załączniku nr 7 do SIWZ;nabór nie więcej niż 150 uczestników konferencji, w tym:przedstawicieli departamentów samorządów województwa nadzorujących WODR i przedstawicieli dyrekcji WODR;specjalistów zatrudnionych w centrali i oddziałach Centrum Doradztwa Rolniczego przedstawicieli świata nauki zainteresowanych przedmiotem konferencji, w tym pracowników odpowiednich wydziałów uniwersytetów przyrodniczych i rolniczych, instytutów naukowych i badawczych oraz innych instytucji mających status placówek naukowych;studentów starszych roczników uczelni przyrodniczych i rolniczych;doradców zatrudnionych w WODR;przedstawicieli samorządów rolniczych;przedstawicieli organizacji pozarządowych zainteresowanych współpracą z WODR;przedstawicieli instytucji zainteresowanych współpracą z WODR;przedstawicieli mediów rolniczych.(przejazd na miejsce konferencji uczestnicy zapewniają we własnym zakresie) rekrutację uczestników zgłaszających referaty i komunikaty z badań dotyczących doradztwa rolniczego w Polsce oraz wybór spośród nich co najmniej 12 referentów na konferencję;przeniesienie na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do referatów i komunikatów z badań.Opracowanie materiałów konferencyjnych dla uczestników.W ramach tej części zamówienia, Wykonawca zapewni wydruk skrótów referatów i komunikatów z badań, omówienie dostępnych wyników z badań dotyczących szans i zagrożeń dla publicznego doradztwa rolniczego do sprostania nowym wyzwaniom we wdrażaniu polityki w zakresie rozwoju obszarów wiejskich po 2013 roku.Parametry techniczne:- ilość stron: nie mniej niż 60 stron formatu A4,- nakład: 150 egz.,- papier: biały offset 70-80 g m2,- kolor zadruku: czarny.Wszystkie materiały konferencyjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w Załączniku nr 7 do SIWZ.Teksty zamieszczone w materiałach konferencyjnych, muszą być w całości dziełami autorskimi. Nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części w innych dziełach przygotowywanych przez Wykonawcę. Zamawiający wymaga przeniesienia majątkowych praw autorskich do publikacji zarówno na siebie, jak również Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi.Publikacja pokonferencyjna.W ramach tej części zamówienia Wykonawca zapewni:zespół redakcyjny, posiadający przygotowanie merytoryczne zgodne z tematyką publikacji;opracowanie i wydanie materiałów pokonferencyjnych w postaci publikacji broszurowej, zawierającej pełne teksty referatów i komunikatów z badań, wyniki (raport) dostępny z badań dotyczących szans i zagrożeń dla publicznego doradztwa rolniczego do sprostania nowym wyzwaniom we wdrażaniu polityki w zakresie rozwoju obszarów wiejskich po 2013 roku, sprawozdanie z przebiegu obrad konferencji, w tym omówienie dyskusji plenarnych i w zespołach.Parametry techniczne:- objętość materiałów: nie mniej niż 160 stron formatu B5 (około 8 a w),- nakład: 300 egz., - papier i kolor druku,papier biały: offset 70-80 g m2, kolor druku czarny (1+1),okładka: karton 200-220 g/m2, druk kolor + czarny (4+1),styl i język tekstów musi być dostosowany do specyfiki publikacji;merytoryczne i graficzne opracowanie publikacji, przygotowanie do druku, w tym korektę językową przed łamaniem tekstu oraz drugą korektę w ramach poprawek korektorskich po łamaniu tekstu, z uwzględnieniem poprawek Zamawiającego;zamieszczenie w publikacji wymaganych logotypów i sloganów wskazanych w Załączniku nr 7 do SIWZ.Wybrany przez Wykonawcę skład zespołu redakcyjnego (wraz z załączonymi CV jego członków) zostanie przedstawiony Zmawiającemu na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem prac nad broszurą. Zamawiający w ciągu 3 dni roboczych zaakceptuje lub zgłosi uwagi do przedstawionego składu zespołu redakcyjnego, wyznaczając odpowiedni termin do ich uwzględnienia.Ostateczny wygląd i treść publikacji muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego najpóźniej na 7 dni przed datą druku. Wykonawca wykona i dostarczy publikację Zamawiającemu lub w miejsce przez niego wskazane. Sposób transportu oraz opakowanie artykułów (publikacji) musi zapewniać zabezpieczenie przed uszkodzeniami. Za szkody powstałe z winy nienależytego opakowania lub transportu odpowiedzialność ponosi Wykonawca.Teksty zamieszczone w publikacji, muszą być w całości dziełami autorskimi. Nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części w innych dziełach przygotowywanych przez Wykonawcę. Zamawiający wymaga przeniesienia majątkowych praw autorskich do publikacji zarówno na siebie, jak również Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi.Termin realizacji tej części zamówienia: do 30.04.2013 r.