Zarządzanie projektem pt „Budowa intermodalnego terminala kontenerowego w miejscowości Jasin k. Poznania”. - polska-jasin: usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi dotyczącej zarządzania i rozliczania projektu pt. „budowa intermodalnego terminala kontenerowego w miejscowości jasin k. poznania ” którego obowiązek wynika z zapisów podpisanej umowy o dofinansowanie projektu w ramach programu operacyjnego infrastruktura i środowisko ( dalej poiiś) działanie 7.4. ze względu na szeroki zakres planowanej inwestycji, jak również na ograniczone doświadczenie zamawiającego w obszarze realizacji i rozliczania projektów dofinansowanych ze środków unijnych, zamawiający zdecydował się na przekazanie zadania związanego z zarządzaniem projektem zewnętrznemu podmiotowi. analiza ryzyk związanych z realizacją projektu na etapie jego zarządzania podyktowała konieczność wynajęcia specjalistycznego podmiotu, którego celem byłoby stworzenie, a następnie wdrożenie systemu zarządzania projektem. usługa zarządzania projektem powinna obejmować i formalizować optymalne procedowanie i podejmowanie decyzji w zakresie obowiązków wynikających z zapisów umowy o dofinansowanie z dnia 24 października 2013 r. oraz jej ew. aneksów w ramach poiiś, działanie 7.4. szczegółowy przedmiot zamówienia obejmuje a) przygotowanie oraz bieżącą aktualizację dla zlecającego pisemnych, instrukcji wewnętrznych spółki w zakresie obiegu dokumentów związanych z przygotowaniem wniosków o płatność oraz sprawozdań z realizacji projektu; dokonywania zamówień w ramach projektu; ewidencjonowania wydatków i przychodów w ramach projektu; prowadzenia archiwizacji informacji oraz dokumentów dotyczących rozliczenia finansowego i rzeczowego projektu w sposób zgodny z zasadami programu operacyjnego infrastruktura i środowisko, , instrukcji w zakresie opisu i ewidencji dokumentów księgowych dla projektu; instrukcji w zakresie odbioru robót i usług budowlanych; b) dokonanie prawidłowego rozliczenia rzeczowego i finansowego projektu zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie. c) weryfikacja dokumentów księgowych, które będą przedkładane w celu ich refinansowania (w szczególności kontrola dokumentów finansowo księgowych pod względem prawidłowości kwalifikowalności, zgodnie z aktualnie obowiązującymi wytycznymi) d) kontrolowanie poprawności dokumentów dotyczących postępowań przetargowych (w tym m.in. siwz wraz z załącznikami, ogłoszenie oraz umowy zawierane z wykonawcami) w ramach poszczególnych części projektu przed ich ogłoszeniem, w szczególności pod kątem uniknięcia nałożenia korekty finansowej; e) kontrolowanie dokumentacji dot. zamkniętych postępowań przetargowych (w tym, m.in. protokoły z oceny ofert) poszczególnych części projektu, w szczególności pod kątem zgodności wykonania tych umów/zamówień z zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach poiiś. f) przygotowanie listy dokumentów niezbędnych do złożenia kompletnego wniosku o płatność; g) wsparcie merytoryczne w zakresie kompletowania załączników niezbędnych do złożenia wniosku o płatność końcową; h) przygotowanie listy dokumentów do każdej kategorii wydatków, która będzie rozliczana w ramach wniosków o płatność pośrednią w ramach projektu; i) weryfikacja zgodności dokumentowania poniesionych wydatków i przychodów w ramach projektu z zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach programu operacyjnego infrastruktura i środowisko, j) weryfikację dokumentacji związanej z realizacją poszczególnych części projektu oraz wszelkich innych dokumentów z nią związanych pod kątem poprawności zgodności z obowiązującymi przepisami, oraz wzajemnej zgodności i kompletności składających się na tę dokumentację elementów; k) stałą wymianę informacji rozumiana jako raz na 2 tygodnie telekonferencja z koordynatorami projektu oraz przekazywanie pisemnych podsumowań z dokonanych ustaleń.opiniowane dokumentów powstających w ramach projektu pod względem formalnym i merytorycznym, pod kątem zgodności z przepisami prawa krajowego oraz wspólnotowego; l) przygotowywanie wniosków o płatność pośrednią i płatność końcową w zakresie sprawozdawczym i finansowym zgodnie z wymaganiami instytucji wdrażającej i przyjętym harmonogramem na podstawie przedłożonych przez zamawiającego dokumentów; m) przygotowania we współpracy ze zlecającym dokumentów wymaganych do zgłoszenia zakończenia realizacji projektu; n) sporządzenie we współpracy ze zlecającym stosownych wyjaśnień do wniosków o płatność, korekt i stosownych uzupełnień; o) koordynowanie prac w trakcie kontroli projektu przez iż oraz iw, p) opracowanie we współpracy ze zlecającym odwołań oraz protestów od nałożonej korekty finansowej; q) opracowywanie we współpracy ze zlecającym odpowiedzi na pisma i wezwania iz oraz iw; r) monitorowanie postępów wdrożenia projektu w tym monitoring osiągnięcia założonych wskaźników w projekcie – w tym w szczególności rejestrowanie postępu i reagowanie na konieczność dokonywania zmian i aktualizacji; zapewnienie właściwego trybu wprowadzania zmian w projekcie, s) stały monitoringu ryzyk w projekcie wraz ze wskazaniem działań naprawczych i korygujących; t) opracowanie we współpracy ze zlecającym działań mających na celu promocję i wizualizację projektu, u) opiniowanie problematycznych zagadnień związanych z poprawną i zgodną z zapisami umowy o dofinansowanie realizację projektu; v) przedłożenie wytycznych w zakresie zachowania trwałości projektu; w) doradztwo w zakresie konieczności aneksowania umowy o dofinasowanie. x) przygotowywanie we współpracy z zamawiającym wszelkich informacji, zestawień i wyjaśnień na życzenie instytucji publicznych zaangażowanych w system wdrażania funduszy unijnych. ii.1.6)