PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU PN.: BUDOWA DRÓG GMINNYCH ŁĄCZĄCYCH DROGĘ WOJEWÓDZKĄ NR 346 I 347 W KĄTACH WROCŁAWSKICH

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem niniejszego zamówienia jest: a)Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: Budowa dróg gminnych łączących drogę wojewódzką nr 346 i 347 w Kątach Wrocławskich współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. Priorytet III Rozwój infrastruktury transportowej na Dolnym Śląsku (Transport), Działanie 3.1 Infrastruktura drogowa. b)Sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonego audytu wraz z opinią o projekcie. c)Audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z aktualnymi Wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. 2. Audyt zewnętrzny projektu obejmie co najmniej następujący (minimalny) zakres: -sprawdzenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi IZ RPO WD - sprawdzenie ustanowienia i posiadania wewnętrznych procedur w ramach projektu, w tym kontroli finansowej, które m.in. zapewniają uznawanie kwalifikowalności ponoszonych wydatków, - sprawdzenie posiadania ścieżki w zakresie finansowo-księgowym i czy zapewnia ona rzetelne i terminowe dokumentowanie realizowanych operacji (poprawność polityki rachunkowości), - sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedur o udzielenie zamówień publicznych z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów dotyczących ekonomiczności, konkurencyjności, przejrzystości i upublicznienia oraz unikania konfliktu interesów, -sprawdzenie poprawności poniesienia wydatków w ramach realizowanego projektu udokumentowanych fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzonych przelewami (wyciągami z rachunku bankowego) lub dowodami wpłaty (raportami kasowymi), - sprawdzenie prawidłowości kwalifikowalności wydatków w ramach realizowanego projektu, - sprawdzenie prowadzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wymaganiami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu z podziałem analitycznym i w sposób przejrzysty umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach projektu (przejrzystość wydatkowania środków w ramach projektu), - sprawdzenie terminowości rozliczania środków finansowych w ramach projektu, - sprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi w części dotyczącej projektu i dokumentacją źródłową, - sprawdzenie sposobu monitorowania realizacji celów projektu, - sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu, - sprawdzenie stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i umową o dofinansowanie, -sprawdzenie sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu, - sprawdzenie wdrożenia zaleceń z przeprowadzonych kontroli/audytów oraz usunięcia nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte. 3.W celu stwierdzenia, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, a wydatki są kwalifikowane, w szczególności audytor zewnętrzny sprawdzi: - dokumentację dotyczącą projektu, - realizację zakresu rzeczowego projektu przewidzianego we wniosku o dofinansowanie, - dokumenty pozwalające prześledzić ścieżkę każdego wydatku od jego poniesienia do przedłożenia wniosku o płatność, - faktyczne i rzeczywiste poniesienie zadeklarowanych wydatków w ramach projektu, tj. potwierdzenie dowodami zapłaty oraz osiągnięcie faktycznego efektu rzeczowego, - kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich udokumentowania i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej beneficjenta; zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty wydatków kwalifikowanych, - wiarygodność części sprawozdawczych wniosków o płatność, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług/robót, czy dostarczonych dostaw w ramach projektu, - spełnienie zasad dotyczących informacji i promocji, - sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji zadań projektu, - poprawność stosowanych procedur o udzielenie zamówienia publicznego z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów dotyczących ekonomiczności, konkurencyjności, przejrzystości i upublicznienia oraz unikania konfliktu interesów. 4. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego projektu będzie zawierać co najmniej następujący (minimalny) zakres: - podstawowe informacje o beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres siedziby, NIP i REGON Beneficjenta, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz aneksów, krótki opis projektu, całkowitą wartość projektu, w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowanych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania), - nazwę, adres siedziby, NIP i REGON osoby-podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu, - imiona i nazwiska audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu, - oświadczenie audytora zewnętrznego projektu oraz osób wykonujących czynności audytu zewnętrznego projektu o niezależności od audytowanej jednostki, - termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu podany w datach dziennych, - cel audytu zewnętrznego projektu, - zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego projektu, - informację o podjętych działaniach i zastosowanych technikach audytu, - informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania, - wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu, - ustalenie stanu faktycznego, w tym jego ocena i ewentualne odchylenia, rekomendowane działania naprawcze/usprawniające; sprawozdanie powinno uwzględniać również opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny, - wskazanie zidentyfikowanych w trakcie realizacji projektu problemów wraz z określeniem ich wagi i charakteru, - wskazanie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, - uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje oraz zalecenia, - analiza zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami w ramach RPO WD, - opis wdrożonych procedur wewnętrznych Beneficjenta (dokumentów), - opis ścieżki audytu Beneficjenta w zakresie finansowo-księgowym, - opis prawidłowości klasyfikacji wydatków według kategorii i źródeł finansowania, - analiza stosowania przepisów w zakresie zamówień publicznych, - opis zasad księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ocenę kwalifikowalności wydatków, sposób ich udokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (czy deklarowane wydatki znajdują odzwierciedlenie w zapisach księgowych i dokumentach wspierających prowadzonych przez Beneficjenta oraz są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi), - analizę terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację projektu, - analizę zgodności wniosków Beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu, - sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków o płatność z zakresem rzeczowym projektu, - opis sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu), - odpowiednie logotypy i dane zgodnie z ustalonymi przez Instytucję Zarządzającą RPO WD wymogami dotyczącymi informacji i promocji w projekcie, - analizę sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu, - sprawdzenie wdrożenia zaleceń przeprowadzonych kontroli oraz usunięcie nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte, - opinię (stanowiącą element sprawozdania) wskazującą: a)stwierdzone podczas audytu zewnętrznego zagrożenia dla realizacji projektu wraz ze wskazaniem czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, b) przyczyny zagrożeń oraz wymagane działania naprawcze i zapobiegawcze; c) powody odmowy wydania opinii, z uwagi na okoliczności, które uniemożliwiają jej sformułowanie; d) istotne naruszenie prawa wspólnotowego i lub krajowego bądź procedur obowiązujących w ramach RPO WD (jeżeli zaistnieje); - podpisy każdego z audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu, - miejsce i datę dzienną sporządzenia oraz podpisania sprawozdania z audytu zewnętrznego. 5.Nr projektu: RPDS.03.01.00-02-030/09 6.Umowa o dofinansowanie projektu pn. Budowa dróg gminnych łączących drogę wojewódzką nr 346 i 347 w Kątach Wrocławskich nr UDA-RPDS.03.01.00-02-030/09-00 z dnia 12.10.2009 r. oraz aneksy nr UDA-RPDS.03.01.00-02-030/09-01 z dnia 16.04.2010 r. i nr UDA-RPDS.03.01.00-02-030/09-02 z dnia 30.09.2010 r. 7.Opis projektu: Przedmiotem projektu jest budowa i modernizacja dróg gminnych - ul. Spółdzielczej i Przemysłowej, położonych w północno- wschodniej części miasta Kąty Wrocławskie. Projektowana droga przebiega od ul. 1 Maja (DW nr 346), przy dworcu kolejowym, przez ul. Spółdzielczą do ul. Nowowiejskiej (DP 2010D), dalej ulicą Przemysłową do miejsca skrzyżowania z przyszłą obwodnicą (DW nr 346), następnie trasą przyszłej obwodnicy do ul. Popiełuszki (DW nr 347), z którą łączy się w odległości ok. 400 m od zjazdu na autostradę A4. Zakres przedmiotowy projektu obejmuje wykonanie: dróg o łącznej długości 1 703 m ciągów pieszo-jezdnych o długości 260 m ciągu pieszo-rowerowego o długości 785 m chodników o łącznej długości 1 171 m ścieżek rowerowych o długości 340 m zatok autobusowych 2 szt. ronda o średnicy zewnętrznej 32 m 1 szt. kanalizacji deszczowej o łącznej długości 1 581,7 m, z czego: Ø 500 mm - 34,1m, fi 400 mm - 607,8 m, Ø 300 mm - 920,7 m, fi 250 mm - 19,1 m, wpusty uliczne - 65 szt., separatory benzynowo - koalescencyjne - 4 szt. przebudowy i budowy oświetlenia ulicznego obejmującego: sieć oświetleniową kablową YAKY 4 x 35 mm2 o łącznej długości kabla 2 423 m, montaż słupów oświetleniowych SO10/S/1(1000) - 49 szt., montaż słupów oświetleniowych SO10/S/1(2000) - 18 szt., montaż słupów oświetleniowych SO10/S/2(1000) - 4 szt., montaż opraw oświetleniowych SGP- 340PC z lampą SON-TPP 150W - 75 szt. usunięcia kolizji z istniejącymi sieciami w pasie drogowym oraz promocji zadania zgodnie z wytycznymi Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. 8. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia zawarte są w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ. 9.Całkowita wartość projektu: 6.916.748,71 PLN 10. Całkowite wydatki kwalifikowane projektu: 6.916.748,71 PLN 11. Kwota dofinansowania projektu: 2.696.840,33 PLN 12. Okres realizacji projektu: Rozpoczęcie realizacji projektu : 2010.04.19 Rozpoczęcie rzeczowe realizacji projektu : 2010.01.29 Zakończenie realizacji projektu : 2011.06.30 Zakończenie finansowe realizacji projektu : 2011.08.31 13. Okres podlegający audytowi zewnętrznemu projektu: 25.11.2009 r. ÷ 16.12.2010 r. 14. Rodzaj, ilość i wartość wniosków beneficjenta o płatność podlegających badaniu audytowemu: Kwota wydatków podlegających audytowi zewnętrznemu projektu: 4.328.296,80 PLN Wnioski o płatność podlegające audytowi: - I wniosek sprawozdawczy, - II wniosek sprawozdawczy, - III wniosek o płatność pośrednią na kwotę 310.120,00 PLN, - IV wniosek o płatność pośrednią na kwotę 1.423.158,40 PLN, - V wniosek o płatność pośrednią na kwotę 1.729.618,40 PLN Orientacyjna ilość dokumentów podlegająca audytowi: w przybliżeniu 5 wniosków o płatność, 2 poprawione wnioski o płatność, 3 procedury przetargowe wynikające z prawa Zamówień Publicznych, 1 procedura poniżej progu 14000 Euro, 20 faktur. 15. Dokumentacja dotycząca projektu przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta, ul. Rynek-Ratusz 1,55-080 Kąty Wrocławskie. 16. Projekt nie podlegał dotychczas innym kontrolom i audytom.