Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej w postaci akt osobowych, dokumentacji księgowej, płacowej i innej w niezbędnym zakresie Kopalni Siarki Machów S.A.

Tarnobrzeg: Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej w postaci akt osobowych, dokumentacji księgowej, płacowej i innej w niezbędnym zakresie Kopalni Siarki Machów S.A.


Numer ogłoszenia: 390690 - 2013; data zamieszczenia: 26.09.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Kopalnia Siarki "Machów" S.A. , ul. Górnicza 11, 39-400 Tarnobrzeg, woj. podkarpackie, tel. 15 8233025, 8236948, faks 15 8233025.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.ksmachow.republika.pl
• 
  Adres strony internetowej, pod którym dostępne są informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów:
  www.ksmachow.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Zobowiązany do stosowania ustawy na podstawie artt.3 ust.3 ustawy Pzp.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej w postaci akt osobowych, dokumentacji księgowej, płacowej i innej w niezbędnym zakresie Kopalni Siarki Machów S.A..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.archiwizacja dokumentacji oraz jej uporządkowanie,2.protokolarne przejęcie do przechowywania i transport dokumentacji przekazywanej przez Zamawiającego do miejsca przechowywania,3.aktualizowanie przechowywanej dokumentacji o wytworzone przez Zamawiającego bieżące dokumenty osobowe i płacowe przez dokładanie ich w formie papierowej do zarchiwizowanych akt osobowych pracownika. 4.wykonywanie przedmiotu umowy przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje, przeszkolenie w zakresie BHP i p.poż.5.informowanie Zamawiającego o występujących problemach i okolicznościach mogących wpłynąć na jakość usług oraz o utrudnieniach w wykonaniu przedmiotu umowy.6.przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami archiwalnymi oraz konserwacji, udostępniania i brakowania tej dokumentacji,7.udostępnianie na koszt Wykonawcy dokumentacji osobom uprawnionym przez Zamawiającego w miejscu jej przechowywania (nie więcej niż 5 osób) w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 14:00,8.dostarczanie do siedziby Zamawiającego dokumentacji na każde jego żądanie w terminie nie dłuższym niż 72h od otrzymania zamówienia, w godzinach pracy Zamawiającego.9.ponoszenie pełnej odpowiedzialności za szkody wyrządzone Zmawiającemu i osobom trzecim w związku z wykonywaniem zakresu umowy.10.brakowanie i niszczenie dokumentacji, której ustawowy okres przechowywania minął, bez dodatkowego wynagrodzenia,11.przekazywanie, w przypadku zaistnienie takiej konieczności dokumentów kat. A do Archiwum Państwowego, na koszt Wykonawcy,12.zapewnienie poufności informacji zawartych w dokumentacji, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku O ochronie danych osobowych (tekst ujednolicony Dz. U. Z 2002r. Nr 101, poz.926 z późn. zm.), Miejsce przechowywania:1.Pomieszczenie (magazyn, hala magazynowa, składnica akt), w którym będzie przechowywana dokumentacja musi znajdować się w odległości nie większej niż 60km od siedziby Zamawiającego, tj. 39-400 Tarnobrzeg ul. Górnicza 11 (odległość liczona jest przy założeniu, że transport dokumentów dokonywany jest drogami publicznymi),2. Pomieszczenie musi spełniać wymogi i warunki określone przepisami prawa powszechnie obowiązującego w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców określone w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005r. W sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005, Nr 32, poz. 284),3.Pomieszczenie oraz przechowywana w nim dokumentacja muszą być objęte ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej za szkody w mieniu przechowywanym. Ubezpieczenie to zostanie utrzymane przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca przedłoży do wglądu dokument potwierdzający posiadanie ww ubezpieczenia na każde żądanie Zamawiającego. 4.Przechowywanie dokumentacji musi się odbywać zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U 2011 Nr 123 poz. 698 ze zm.) oraz rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011r. (tekst jednolity Dz.U. 2011 Nr 14 poz. 67 ze zm.).Zamawiający zastrzega sobie, przed ostatecznym rozstrzygnięciem postępowania, możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej u poszczególnych Wykonawców celem weryfikacji warunków i wyposażenia pomieszczeń, w których przechowywana byłaby dokumentacja.Zakres przedmiotu zamówienia:1. W chwili rozpoczęcia świadczenia usługi Zamawiający przekaże Wykonawcy do archiwizacji i przechowania ok. 50 mb. dokumentacji.2.W trakcie realizacji umowy, Zamawiający oprócz ilości określonej w pkt. 1 powyżej przewiduje przekazać Wykonawcy do archiwizacji i przechowania (przybliżona klasyfikacja Zamawiającego):ok. 6,5 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-5,ok. 21 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-10, ok. 1,0 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-25,ok. 150 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-50,Wyżej określone ilości dokumentacji i jej kategorie są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację usług w wielkościach wyżej podanych..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.12.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca - o ile przepisy prawa nakładają na niego taki obowiązek - wykaże, ze jest wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych pracodawców o czasowym okresie przechowywania, prowadzonego przez Marszałka Województwa (organem prowadzącym rejestr jest Marszałek Województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem)oraz poprzez złożenie przez wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowania.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz wykaże, że świadczył lub świadczy co najmniej 1 usługę, polegającą na przechowywaniu przez okres nie krótszy niż 1 rok dokumentów w ilości nie mniejszej niż 200mb. Zamawiający w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są świadczenia okresowe i ciągle dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane tj. zakończone, ale również wykonywane. W takim przypadku część zamówienia faktycznie wykonana musi spełniać wyżej określone wymogi.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Zamawiający uzna warunek za spełniony poprzez złożenie przez wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu .

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz wykaże, że świadczył lub świadczy co najmniej 1 usługę, polegającą na przechowywaniu przez okres nie krótszy niż 1 rok dokumentów w ilości nie mniejszej niż 50mb. Zamawiający w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są świadczenia okresowe i ciągle dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane tj. zakończone, ale również wykonywane. W takim przypadku część zamówienia faktycznie wykonana musi spełniać wyżej określone wymogi.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony poprzez złożenie przez wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz jeżeli wykonawca wykaże, ze ma opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, ze Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej na kwotę minimum 50 000,00zł (słownie: pięćdziesiąt tys. złotych) w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w szczególności koncesje, zezwolenia lub licencje;
• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
• opłaconą polisę, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w następujących przypadkach -obniżenia ustawowej stawki podatku VAT.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.ksmachow.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Kopalnia Siarki Machów S.A. 39-400 Tarnobrzeg, ul. Górnicza 11.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
09.10.2013 godzina 10:00, miejsce: Kopalnia Siarki Machów S.A. 39-400 Tarnobrzeg, ul. Górnicza 11, Sekretariat Zamawiającego.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie