Świadczenie usług na administrowanie i zarządzanie cmentarzem komunalnym w Środzie Śląskiej.

Środa Śląska: Świadczenie usług na administrowanie i zarządzanie cmentarzem komunalnym w Środzie Śląskiej.


Numer ogłoszenia: 387618 - 2010; data zamieszczenia: 29.11.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina i Miasto Środa Śląska , Plac Wolności 5, 55-300 Środa Śląska, woj. dolnośląskie, tel. 71 3960724, faks 71 3173405.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług na administrowanie i zarządzanie cmentarzem komunalnym w Środzie Śląskiej..

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiot zamówienia obejmuje następujące usługi, i tak; A. Czynności eksploatacyjne , polegające na: 1)Całorocznym utrzymaniu czystości i porządku na terenie cmentarza (w tym również cmentarza wojennego) oraz terenu przyległego, a w szczególności: - utrzymanie czystości terenu (zbieranie i usuwanie śmieci winno być wykonywane z częstotliwością zapewniającą ciągłe utrzymanie czystości) - utrzymanie właściwych warunków sanitarnych w kaplicy, chłodni i lokalu administracyjnym - systematycznego oczyszczania punktów czerpania wody; - utrzymanie w należytym stanie sanitarnym i porządkowym (zapewnienie środków czystości, papieru toaletowego i ręczników papierowych) toalety wolno stojącej, w przypadku jej zakupu i montażu na parkingu przed cmentarzem komunalnym w Środzie Śląskiej Przez teren przyległy należy rozumieć teren wokół cmentarza od ogrodzenia cmentarza na odległości 2 m oraz parking przed cmentarzem i otoczenie lokalu administracyjnego. 2) Pielęgnacji i utrzymania mogił żołnierzy poległych w czasie wojen znajdujących się na terenie cmentarza wojennego. 3) Zapewnieniu prawidłowego gromadzenia i wywozu odpadów stałych zgodnie z ustawą z dnia 27 kwietnia 2001 roku o odpadach (Dz. U. Nr 62, poz. 628 ze zmianami).(z częstotliwością dostosowaną do potrzeb) w tym: - zapewnienie prawidłowego gromadzenia i wywozu odpadów niebezpiecznych z pomieszczenia - chłodni (z częstotliwością dostosowaną do potrzeb); - wyposażenie terenu cmentarza w urządzenia służące do zbierania odpadów komunalnych oraz utrzymywania tych urządzeń w odpowiednim stanie sanitarnym,porządkowym i technicznym; - zapewnienie prawidłowego gromadzenia i wywozu gruzu betonowego z rozbiórek nagrobków. 4) Zimowym utrzymaniu alejek , poprzez ich odśnieżanie oraz likwidowanie ich śliskości. 5) Należytym utrzymaniu zieleni na cmentarzu, a w szczególności: - pielęgnacji żywopłotów (cięcie i odchwaszczanie z częstotliwością zapewniającą ich estetyczny wygląd) - wykaszaniu trawników na cmentarzu (w tym alejek między grobami) i terenie przyległym z częstotliwością zapewniającą estetyczny wygląd - systematycznym grabieniu i wywozie liści (wiosna, jesień) - usuwaniu odrostów w strefie korzeniowej drzew oraz usuwaniu samosiewów - odchwaszczaniu alejek głównych - wykonywaniu okresowych przeglądów stanu sanitarnego drzew i krzewów na cmentarzu komunalnym oraz pisemne przedkładanie Zamawiającemu informacji o drzewach stwarzających zagrożenie dla ludzi i pomników. 6) Prowadzenie kontroli i przeglądów stanu technicznego instalacji i urządzeń technicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz informowanie Zamawiającego o potrzebie dokonywania niezbędnych prac remontowych nie obciążających administratora. 7) Niezwłoczna organizacja wszelkich działań niezbędnych do likwidacji awarii instalacji, urządzeń oraz uszkodzeń na administrowanym terenie. 8) Wyposażenie kaplicy i lokalu administracyjnego w niezbędną ilość gaśnic, konserwacja tablic informacyjnych. 9) Wykonywaniu bieżących napraw i konserwacji instalacji i wyposażenia Kaplicy. Przez naprawę bieżąca należy rozumieć okresowy remont elementów budynku, instalacji, który ma na celu zapobiegania skutkom zużycia tych elementów i utrzymanie budynku i instalacji we właściwym stanie technicznym Przez konserwację należy rozumieć wykonywanie robót mających na celu utrzymanie sprawności technicznej elementów budynku i instalacji. - Wykonywaniu bieżących napraw i konserwacji urządzeń w kaplicy wraz z chłodnią oraz bieżące naprawy ogrodzenia terenu cmentarza i alejek. Konserwacja i bieżące naprawy instalacji elektrycznej, w tym : - wymiana lub uzupełnienie żarówek w lampach oświetlenia przynależnego do nieruchomości; uzupełnienie brakujących kloszy; - wymiana i naprawa lamp, naprawa elementów układu sterującego oświetleniem; - wymiana zabezpieczeń nadmiarowo-prądowych oświetlenia; - wymiana uszkodzonych wyłączników oświetlenia i gniazd zasilających; - utrzymywanie skrzynek elektrycznych głównych w czystości, sprawdzanie umocowania przewodów elektrycznych; - wyszukiwanie przerw i zwarć w instalacji elektrycznej oraz usuwanie przyczyn wraz z wymianą upalonych końcówek w szafce zasilająco - sterującej; - dokonywanie okresowych przeglądów instalacji elektrycznej. 9) Konserwacja i bieżące naprawy instalacji wodnej i kanalizacyjnej , w tym: - sprawdzanie prawidłowości działania wodomierza głównego oraz jego wskazań; - sprawdzanie stanu instalacji wodnej oraz usuwanie nieszczelności; - uszczelnienie wszystkich zaworów wodnych oraz ich pojedyncza wymiana; - likwidowanie miejscowych przecieków w instalacji wodnej; - naprawa punktów czerpania wody; - przygotowanie instalacji wodociągowej do sezonu zimowego. B. Czynności administracyjne, polegające na: Prowadzeniu dokumentacji wymaganej obowiązującymi przepisami (Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów - Dz. U. z 2001 r Nr 90 poz. 1013. wraz z późniejszymi zmianami) w tym prowadzenie następującej dokumentacji : - księgi osób pochowanych na cmentarzu, prowadzonej według numeracji narastającej lub w układzie rocznikowym, - księgi grobów , - księgi cmentarnej zawierającej alfabetyczny spis osób pochowanych na cmentarzu, - kompletowanie i przechowywanie kart zgonów. Powyższą dokumentację cmentarną wykonawca obowiązany jest prowadzić dodatkowo w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także do bezpiecznego jej przechowywania. Dokumentacja, w tym również w formie elektronicznej, po okresie realizacji umowy zostanie przekazana nieodpłatnie Zamawiającemu. Administrator zapewni wszelkie materiały i akcesoria niezbędne do prowadzenia dokumentacji cmentarza w systemie tradycyjnym i elektronicznym. 1. Całodobowe przyjmowanie zwłok do chłodni oraz prowadzenie rejestru przyjęć zwłok do chłodni i ich wydania. 2. Wytyczanie nowych miejsc do pochówków zgodnie z planem zagospodarowania cmentarza. 3. Sprawowanie nadzoru nad prawidłowym korzystaniu z cmentarza przez inne podmioty wykonujące usługi na terenie cmentarza z uwzględnieniem ich równego traktowania. 4. Ustalanie terminów i warunków pogrzebów. 5. Otwierania i zamykanie bram cmentarza dla konduktów pogrzebowych i firm kamieniarskich. 6. Pobieranie opłat za korzystanie z cmentarza komunalnego w wysokości ustalonej Uchwałą Rady Miejskiej w Środzie Śląskiej oraz terminowe, co tygodniowe w każdy piątek tygodnia przekazywanie ich do kasy Urzędu Miejskiego w Środzie Sląskiej 7. Prowadzenie odpowiedniej ewidencji księgowej pozwalającej w sposób czytelny sprawdzić prawidłowość wysokości wpłat do budżetu gminy oraz przedkładanie Zamawiającemu tygodniowych i miesięcznych zestawień pobranych opłat za korzystanie z cmentarza komunalnego. 8. Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych z kosztów zarządzania cmentarzem oraz każdorazowo na żądanie Zamawiającego.. 9. Przedkładanie Zamawiającemu do zatwierdzenia zmian w regulaminie cmentarza oraz cenniku opłat cmentarnych. 10. Ponoszenie wydatków za dostawę energii elektrycznej, wody, wywóz nieczystości itp. na które Zarządca zawarł umowy. 11. Sporządzanie kwartalnych sprawozdań o stopniu wykorzystania miejsc grzebalnych oraz każdorazowo na żądanie Zamawiającego. Przestrzeganie obowiązującego regulaminu cmentarza oraz egzekwowanie jego postanowień wobec osób korzystających z obiektu, Informacje dotyczące cmentarza: Cmentarz komunalny zlokalizowany na działce nr 2/1 AM-9 wraz z wydzieloną częścią cmentarza wojennego oraz w jej obrębie tj. teren wzdłuż ogrodzenia, parking wraz z lokalem administracyjnym przy ul. Cmentarnej 7 o pow. 69,1 m2 zlokalizowanym na działce nr 11/2 o pow. 3,60 ha, wraz z wydzieloną częścią działki nr 11/1 z wejściem od ul. Cmentarnej. Administrator w ramach bieżącego utrzymania cmentarza ponosi koszty związane z wywozem nieczystości i bieżące zużycie wody i energii.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
93.37.11.10-1, 79.42.00.00-1, 98.37.11.11-1.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.12.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
7000 zł

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • W przetargu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy: -spełniają warunki, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1-4 Ustawy Pzp i nie są wykluczeni z ubiegania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1-2 Ustawy Pzp, - złożą wymagane dokumenty określone w s.i.w.z., Ocena spełnienia powyższych warunków zostanie dokonana na podstawie dokumentów o których mowa w dalszej części ogłoszenia.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego, stosownie do postanowień art. 22 ust. 1 ustawy, winien złożyć podpisane oświadczenie dotyczące: - posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; - posiadania wiedzy i doświadczenia; - dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; - sytuacji ekonomicznej i finansowej. - niepodlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1-2 Ustawy Pzp - wg wzoru załącznik a do s.i.w.z. W celu potwierdzenia posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz potwierdzenia, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy, stosownie do postanowień art. 26 ust. 2 i art. 44 ustawy oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, wykonawcy winni złożyć (w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę) następujące dokumenty: - 1.Wykazu wykonanych w przeciągu ostatnich trzech lat ( zał do siwz) przed wszczęciem postępowania, w tym okresie min. jedną usługę polegającą na nieprzerwanym administrowaniu i utrzymaniu cmentarza przez ten okres o łącznej liczbie grobów 3000 sztuk - na potwierdzenie czego przedłożą odpowiednie referencje wraz z dokumentami stwierdzające ukończenie prze osoby zatrudnione szkoły średniej o kierunku ogrodniczym , leśnym lub rolniczym oraz przedłożą dokument potwierdzający prowadzenie przez osobę w przeciągu ostatnich trzech lat ksiąg cmentarnych oraz zarządzaniem cmentarza ( nieprzewalanie przez okres jednego roku )2.Posiadanie sprzętu niezbędnego do utrzymania cmentarza : kosiarka, podkosiarka. ( zał. do siwz) 3. Posiadanie sprzętu komputerowego wraz z licencjonowanym oprogramowaniem do prowadzenie ewidencji cmentarnej ( zał do siwz) Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Posiadanie sprzętu niezbędnego do utrzymania cmentarza : kosiarka,, podkosiarka Posiadanie sprzętu komputerowego wraz z licencjonowanym oprogramowaniem do prowadzenie ewidencji cmentarnej

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1) formularz ofertowy 2)Zaakceptowany projekt umowy na świadczenie usług komunalnych w zakresie administrowania cmentarzem komunalnym w Środzie Śląskiej (zał do siwz ) 3)Przedłożenie planu organizacji sposobu utrzymania i funkcjonowania cmentarza w okresie od 27 października do 5 listopada. 5) Wskazanie miejsca wywozu odpadów z cmentarza potwierdzone umową lub zapewnieniem właściciela składowiska lub umową na usuwanie odpadów z jednostką posiadającą zezwolenie. 6) Dowód wpłaty wadium 5000 zł 7) Zobowiązanie do wpłaty na konto Zamawiającego należności z tytułu pobranych przez Zarządcę opłat za świadczone usługi cmentarne w wysokości ustalonej w obowiązującej uchwale Rady Miejskiej w Środzie Śląskiej. (zał do siwz ) 8) . Kalkulacje kosztów utrzymania cmentarza . 9). Zobowiązanie do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (zał do siwz) .

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

a) zmiany zakresu przedmiotu umowy - jeżeli z wnioskiem takim wystąpi Zamawiający lub zmiana taka stanie się konieczna ze względu na okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili składania oferty, b) zmian przewidzianych zapisami umowy lub SIWZ. 2.Zamawiający dopuszcza także możliwość zmian umowy w następujących przypadkach: a) gdy zaistnieją okoliczności niezależne od Wykonawcy, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, pod warunkiem, że zmiana ta sprzyjać będzie optymalnemu wykonaniu zamówienia, jak również oszczędnemu, celowemu i gospodarnemu wydatkowaniu środków finansowych, b) gdy wprowadzenie zmian jest korzystne dla Zamawiającego, c) gdy wystąpią zdarzenia losowe, d) gdy wystąpią zmiany, wysokości stawki podatku VAT .

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
bip.srodaslaska.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Pokój B-13 Urzędu Miejskiego Plac Wolności 5 , 55-300 Środa Śląska.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
07.12.2010 godzina 10:00, miejsce: Pokój B-13 Urzędu Miejskiego Plac Wolności 5 , 55-300 Środa Śląska.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie