Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej realizacji projektu: „Poferment nawozem dla rolnictwa". - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej realizacji projektu „poferment nawozem dla rolnictwa” celem projektu jest upowszechnienie innowacyjnych badań z zakresu przygotowania i zagospodarowania pofermentu w środowisku doradców rolnych, rolników i producentów biogazu, jako elementu wsparcia polityki zrównoważonego rozwoju obszarów wiejskich i promocji odnawialnych źródeł energii (oze) w rolnictwie. wykonawca zapewni w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro projektu, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację projektu, b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego lub numer telefonu komórkowego, adres numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny, c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami biura zamawiającemu i uczestnikom konferencji, szkolenia i seminariów. czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. podstawowe zadania biura 1. organizacja 3 dniowego szkolenia dla doradców rolnych. w ramach zadania wykonawca zapewni 1) zorganizowanie i przeprowadzenie 3 dniowego szkolenia dla minimalnie 36 a maksymalnie 40 uczestników. szkolenie będzie prowadzone w dwóch grupach równocześnie, po minimalnie 18, a maksymalnie 20 osób w każdej z grup. celem szkolenia będzie zapoznanie uczestników z najnowszymi wynikami badań oraz stanem prawnym związanym z zastosowaniem pofermentu i dobrymi praktykami w tym zakresie. 2) nabór minimalnie 36, a maksymalnie 40 uczestników wśród doradców rolnych z wszystkich wojewódzkich ośrodków doradztwa rolniczego (wodr) i centrum doradztwa rolniczego (cdr), którzy wykazują podstawową wiedzę nt. odnawialnych źródeł energii (oze) i biogazowni oraz osób o równorzędnych kompetencjach zgłoszonych przez dyrektorów wodr i cdr. w szkoleniu musi wziąć udział co najmniej 2 doradców z każdego wodr i co najmniej 1 doradca z cdr. kwalifikacje potencjalnych uczestników wykonawca zweryfikuje na podstawie przygotowanego testu z zakresu odnawialnych źródeł energii (oze) i biogazowni. test musi zawierać minimum 20 pytań testowych. warunkiem udziału w szkoleniu będzie napisanie testu i udzielenie minimum 80% poprawnych odpowiedzi. test zostanie przekazany zamawiającemu najpóźniej w terminie 14 dni od daty podpisania umowy. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do testu w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie. test musi być opatrzony logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 3) opracowanie i realizację programu szkolenia, który musi uwzględniać minimum pierwszego i drugiego dnia – wykłady połączone z warsztatami, dotyczące w szczególności właściwości pofermentu, wartości nawozowej masy pofermentacyjnej, aspektów prawno – ekonomicznych z zakresu zagospodarowania pofermentu przeprowadzone w dwóch grupach równocześnie. zajęcia prowadzone zarówno pierwszego jak i drugiego dnia szkolenia muszą trwać co najmniej 8 godzin wykładowych w każdej z grup. trzeciego dnia – szkolenia terenowe dla wszystkich uczestników szkolenia w co najmniej 3 biogazowniach wybranych przez wykonawcę, które muszą spełniać poniższe wymagania moc powyżej 0,9 mw, powstający w nich poferment musi być stosowany do nawożenia pól uprawnych. wykonawca przekaże zamawiającemu szczegółowy program szkolenia, najpóźniej w terminie 14 dni przed dniem rozpoczęcia szkolenia. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do szczegółowego programu szkolenia w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie. szczegółowy program szkolenia musi być opatrzony logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 4) co najmniej 2 wykładowców do przeprowadzenia szkolenia, z których każdy musi posiadać co najmniej stopień naukowy doktora nauk rolniczych oraz doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 3 zajęć dydaktycznych z zakresu odnawialnych źródeł energii (oze) w ostatnich 5 latach. obie grupy szkoleniowe muszą mieć zajęcia co najmniej z 2 wykładowcami. prezentacje lub treści/abstrakty/konspekty wykładów przygotowane przez wykładowców na szkolenie muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 5) dwie sale szkoleniowe na przeprowadzenie pierwszego i drugiego dnia szkolenia w dwóch grupach, zgodnie z poniższymi wymaganiami wyposażone w co najmniej 20 miejsc siedzących każda, wyposażone w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, ekran), flipchart, zlokalizowane w jednym budynku. na czas szkolenia sale muszą zostać oznakowane w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 6) wyżywienie dla maksymalnie 40 uczestników szkolenia w miejscu i terminie, w którym odbędzie się szkolenie, w tym obiad w każdym dniu szkolenia składający się co najmniej z dwóch dań gorących w tym zupa i drugie danie oraz napoju; kolacja w formie bufetu w pierwszym i drugim dniu szkolenia składająca się co najmniej z pieczywa, dwóch rodzajów wędlin, nabiału (w szczególności sera białego oraz żółtego), dżemu, kawy oraz herbaty; serwis kawowy – minimum 2 podania w trakcie pierwszego i drugiego dnia szkolenia składający się co najmniej z kawy, herbaty, ciasteczek, napojów zimnych. wykonawca zapewni cukier biały, mleczko do kawy i cytrynę. 7) dwa noclegi wraz ze śniadaniem dla maksymalnie 40 uczestników szkolenia w pokojach 1 – osobowych lub 2 – osobowych, z pełnym węzłem sanitarnym w terminie i miejscu, w którym odbędzie się szkolenie lub w odległości nie większej niż 0,5 km od miejsca szkolenia. w przypadku gdy miejsce zakwaterowanie będzie znajdowało się w odległości większej niż 0,5 km jednak nie większej niż 20 km od miejsca szkolenia, wykonawca zapewni transport dla wszystkich uczestników szkolenia. 8) trzeciego dnia szkolenia dowóz uczestników szkolenia z miejsca zakwaterowania do miejsca szkolenia w terenie tj. 3 biogazowni opisanych w pkt. 3), a następnie do najbliższego dworca kolejowego lub autobusowego. łączna długość trasy nie może przekroczyć 350 km. wykonawca zapewni autokar, który powinien być sprawny technicznie, posiadać liczbę miejsc siedzących odpowiadającą liczbie uczestników szkolenia, z ogrzewaniem i miejscem na bagaż podręczny. 9) materiały szkoleniowe dla wszystkich uczestników szkolenia w formie zbindowanej z okładką przednią i tylną zawierające wydruki prezentacji, według poniższych wymagań format a4 – po 3 slajdy na każdej stronie z miejscem na notatki, druk czarno biały, program szkolenia. materiały szkoleniowe muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7a do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. ponadto materiały muszą zawierać informację zawartą w załączniku nr 7b do siwz. informacja o miejscu i terminie szkolenia zostanie przesłana do zamawiającego najpóźniej w terminie 14 dni przed dniem rozpoczęcia szkolenia. powyższe zadanie zostanie wykonane w terminie do 31 stycznia 2015 r. 2. organizacja ogólnopolskiej konferencji na temat przygotowania i zagospodarowania pofermentu jako nawozu dla rolnictwa. w ramach zadania wykonawca zapewni 1) nabór minimalnie 80 uczestników a maksymalnie 100 uczestników konferencji, w tym osoby reprezentujące izby rolnicze, ośrodki doradztwa rolniczego, agencje rządowe, organizacje pozarządowe, firmy biogazowe i nawozowe, jednostki badawcze i naukowe, szkoły i uczelnie rolnicze, rolników, przedsiębiorców zainteresowanych tematem odnawialnych źródeł energii (oze) w rolnictwie, media rolnicze. w tym celu wykonawca przygotuje i wyśle zaproszenia drogą elektroniczną w formacie pdf, w których wskaże miejsce konferencji i link do strony, na której będzie można zarejestrować się na konferencję oraz dołączy szczegółowy program konferencji. zaproszenia muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 2) opracowanie i realizację programu konferencji, który musi uwzględniać co najmniej otwarcie konferencji trwające minimum 20 minut, 3 wykłady po minimum 45 minut każdy, dotyczące poniższych zagadnień 1 wykład – właściwości pofermentu z biogazowni, 2 wykład – aspekty prawne i technologiczne zagospodarowania pofermentu, 3 wykład – dobre praktyki z zastosowania pofermentu, panel dyskusyjny na temat szans dla pofermentu prowadzony przez moderatora konferencji trwający minimum 120 minut, podsumowanie konferencji trwające minimum 15 minut. wykonawca przekaże zamawiającemu szczegółowy program konferencji najpóźniej w terminie 21 dni przed dniem realizacji konferencji. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do szczegółowego programu konferencji w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie. szczegółowy program konferencji musi być opatrzony logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 3) co najmniej 2 wykładowców, z których każdy musi posiadać co najmniej stopień naukowy doktora nauk rolniczych i każdy występował jako prelegent na minimum 5 konferencjach związanych z tematyką odnawialnych źródeł energii (oze), w tym jeden z wykładowców, podczas wystąpień na minimum 5 konferencjach prezentował temat pofermentu. prezentacje lub treści/abstrakty/konspekty wykładów przygotowane przez wykładowców na konferencję muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 4) jedną osobę, która będzie pełniła funkcję moderatora konferencji posiadającą doświadczenie w moderowaniu co najmniej 3 konferencji z tematu odnawialnych źródeł energii w rolnictwie. 5) salę konferencyjną w granicach administracyjnych m.st. warszawy, wraz z jej obsługą organizacyjno techniczną, zgodnie z poniższymi wymaganiami wyposażoną w co najmniej 100 miejsc siedzących, wyposażoną w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, ekran), sprzęt nagłaśniający, 2 mikrofony, dostęp do internetu, na czas konferencji sala musi zostać oznakowana w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 6) obsługę organizacyjno techniczną konferencji, w tym co najmniej 1 osobę do obsługi rejestracji uczestników w dniu konferencji, co najmniej 1 osobę zapewniająca obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego. 7) wyżywienie dla maksymalnie 100 uczestników konferencji w miejscu i terminie, w którym odbędzie się konferencja, w tym serwis kawowy przez cały czas trwania konferencji składający się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 2 rodzajów soków, ciastek i owoców; obiad podany w trakcie konferencji składający się co najmniej z dwóch dań gorących w tym zupa i drugie danie (do wyboru danie mięsne i danie wegetariańskie) oraz napoju zimnego i gorącego oraz deseru. podczas wszystkich posiłków zapewniony powinien być cukier biały, mleczko do kawy, cytryna. 8) materiały konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji przeznaczone do dystrybucji podczas i w związku z konferencją w formie zbindowanej z okładką przednią i tylną zawierające wydruki prezentacji, według poniższych wymagań format a4 – po 3 slajdy na każdej stronie z miejscem na notatki, druk czarno biały, program konferencji. materiały konferencyjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7a do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. ponadto materiały muszą zawierać informację zawartą w załączniku nr 7b do siwz. informacja o miejscu i terminie konferencji zostanie przesłana do zamawiającego najpóźniej w terminie 21 dni przed dniem realizacji konferencji. powyższe zadanie zostanie wykonane w terminie do 31 marca 2015 r. 3. organizacja 16 jednodniowych seminariów informacyjnych w całej polsce. w ramach zadania wykonawca zapewni 1) zorganizowanie i przeprowadzenie 16 jednodniowych seminariów informacyjnych dotyczących pofermentu (po 1 seminarium w każdym województwie) dla minimalnie 720, a maksymalnie 800 uczestników. celem seminariów informacyjnych będzie zapoznanie uczestników z zagadnieniami związanymi z pofermentem ze szczególnym wskazaniem zastosowania pofermentu w rolnictwie. 2) nabór minimalnie 720, a maksymalnie 800 uczestników spośród przedstawicieli powiatowych zespołów doradztwa rolniczego, rolników, firm nawozowych, szkół rolniczych, mediów rolniczych, przedsiębiorców związanych z branżą rolniczą, przy czym w każdym seminarium weźmie udział co najmniej 45 a maksymalnie 50 uczestników. 3) opracowanie i realizację programu seminariów informacyjnych, który musi uwzględniać co najmniej poniższe zagadnienia charakterystykę pofermentu, wartość nawozową masy pofermentacyjnej, aspekty praktyczne i prawne związane z pofermentem przydatne dla rolników. program seminariów informacyjnych musi również uwzględniać uwarunkowania regionalne m.in. rodzaje gleb i możliwości stosowania różnych substratów do biogazowni w danym województwie. każde z seminariów informacyjnych musi trwać co najmniej 6 godzin wykładowych. wykonawca przekaże zamawiającemu szczegółowy program seminariów informacyjnych, najpóźniej w terminie 14 dni przed dniem realizacji pierwszego seminarium informacyjnego. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do szczegółowego programu seminariów w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie. szczegółowy program seminariów informacyjnych musi być opatrzony logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 4) co najmniej 1 wykładowcę do przeprowadzenia seminariów informacyjnych, który musi posiadać co najmniej stopień naukowy doktora nauk rolniczych i doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 3 zajęć dydaktycznych z zakresu odnawialnych źródeł energii w ostatnich 5 latach oraz występował jako prelegent na minimum 5 konferencjach związanych z tematyką odnawialnych źródeł energii (oze), w tym podczas wystąpień na minimum 5 konferencjach prezentował temat pofermentu. prezentacje lub treści/abstrakty/konspekty wykładów przygotowane przez wykładowców na seminaria informacyjne muszą być opatrzone logotypami sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 5) 16 sal szkoleniowych – po 1 w każdym z województw, zgodnie z poniższymi wymaganiami wyposażone w co najmniej 50 miejsc siedzących każda, wyposażone w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, ekran), flipchart. na czas seminariów informacyjnych sale muszą zostać oznakowane w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 6) wyżywienie dla maksymalnie 50 uczestników na każdym z 16 seminariów informacyjnych (łącznie maksymalnie 800 uczestników), w miejscu i terminie, w którym odbędzie się każde z seminariów, w tym serwis kawowy przez cały czas trwania każdego z seminariów składający się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 2 rodzajów soków i ciastek, poczęstunek podany na zakończenie każdego z seminariów składający się co najmniej z jednego dania gorącego (do wyboru danie mięsne lub danie wegetariańskie) i napoju. wykonawca zapewni cukier biały, mleczko do kawy i cytrynę. 7) materiały seminaryjne dla wszystkich uczestników seminariów informacyjnych w formie zbindowanej z okładką przednią i tylną zawierające wydruki prezentacji, według poniższych wymagań format a4 – po 3 slajdy na każdej stronie z miejscem na notatki, druk czarno biały, program seminariów informacyjnych. materiały seminaryjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7a do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. ponadto materiały muszą zawierać informację zawartą w załączniku nr 7b do siwz. informacja o miejscu i terminie każdego seminarium informacyjnego zostanie przesłana do zamawiającego najpóźniej w terminie 14 dni przed dniem realizacji każdego z seminariów. powyższe zadanie zostanie wykonane w terminie do 31 marca 2015 r. wykonawca przekaże zamawiającemu do zamieszczenia na portalu ksow przed rozpoczęciem konferencji, zaproszenie do udziału w konferencji, zawierające informacje o jej tematyce, szczegółowy program konferencji, informacje o możliwości zgłaszania się do udziału w konferencji; najpóźniej 3 dni robocze po zakończeniu konferencji, informację podsumowującą konferencję, elektroniczną wersję prezentacji lub abstraktów wystąpień z konferencji oraz min. 20 zdjęć z konferencji; najpóźniej 3 dni robocze po zakończeniu szkolenia, informację podsumowującą szkolenie, elektroniczną wersję prezentacji lub abstraktów wykładów przygotowanych na szkolenie oraz min. 20 zdjęć ze szkolenia; najpóźniej 5 dni roboczych po zakończeniu ostatniego seminarium informacyjnego informację podsumowującą wszystkie 16 seminariów, elektroniczną wersję prezentacji i/lub abstraktów wykładów przygotowanych na seminaria oraz min. 20 zdjęć z seminariów. uwaga uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 8 do siwz. ii.1.6)