Dostawa materiałów eksploatacyjnych do Oddziału Regionalnego Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w Łodzi oraz udostępnienie systemu internetowego do składania zamówień

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostarczanie materiałów eksploatacyjnych do jednostek organizacyjnych Oddziału Regionalnego Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w Łodzi oraz udostępnienie systemu internetowego do składania zamówień. 2.Wykonawca będzie dostarczał, będące przedmiotem zamówienia publicznego, materiały eksploatacyjne. Zestawienie materiałów eksploatacyjnych, stanowiące jednocześnie Formularz oferty, ujęto w załączniku nr 1 do SIWZ. Materiały eksploatacyjne będą dostarczane sukcesywnie, w oparciu o składane zamówienia. Dostawa obejmuje dostarczenie zamówionego materiału eksploatacyjnego do jednostki organizacyjnej zamawiającego w ciągu 48 godzin od chwili zatwierdzenia zamówienia przez zamawiającego, wraz z wniesieniem go do pomieszczenia wskazanego w konkretnym zamówieniu. Wykaz jednostek organizacyjnych zamawiającego stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. 3.Do składania zamówień wykonawca udostępni zamawiającemu system internetowy, składający się z trzech poziomów: 1.Poziom I - zamawiający. Zamawiający może złożyć zamówienie do przydzielonego limitu. Na menu użytkownika składa się dostęp do katalogu, koszyka oraz złożonych zamówień. 2.Poziom II - akceptujący. Akceptujący, oprócz możliwości składania zamówień do wysokości przydzielonego limitu może akceptować zamówienia złożone przez przyporządkowanych mu w systemie użytkowników ze statusem zamawiającego. W menu użytkownika, oprócz dostępu do katalogu, koszyka i złożonych zamówień, dostępna jest opcja: akceptacja, w której akceptujący widzi zamówienia złożone przez podległych mu zamawiających. Na adres e-mail akceptującego, po każdorazowym złożeniu zamówienia przesyłana jest automatyczna informacja o złożeniu zamówienia. 3.Poziom III - administrator. Menu administratora w porównaniu do menu akceptującego zawiera dodatkowo możliwość przeglądania wszystkich zamówień o każdym statusie oraz narzędzia do generowania raportów. 4.Wybór konkretnego materiału eksploatacyjnego z katalogu w systemie internetowym do składania zamówień jest możliwy na dwa sposoby: 1)przeglądanie katalogu. Ten sposób przeglądania jest dostępny wg kryterium producenta albo typu materiału eksploatacyjnego. Po wybraniu jednej z opcji użytkownik, poprzez przeglądanie, znajduje właściwy materiał eksploatacyjny, 2)wyszukiwanie. Poprzez wpisanie w wyszukiwarce fragmentu nazwy lub kodu materiału eksploatacyjnego, użytkownik otrzyma listę materiałów eksploatacyjnych zgodnych z dokonanym przez siebie wpisem i dokonuje wyboru właściwego materiału eksploatacyjnego. 5.Obsługa zamówienia przez użytkownika z poziomu pierwszego: internetowy system do składania zamówień automatycznie generuje wiadomość e-mail o złożeniu nowego zamówienia i kieruje ją na adres poczty elektronicznej użytkownika z poziomu drugiego. Po zaakceptowaniu tej wiadomości przez użytkownika z poziomu drugiego, internetowy system do składania zamówień automatycznie generuje wiadomość e-mail o złożonym zamówieniu do dostawcy. 6.Każde zamówienie, w kolejnych etapach jego realizacji posiada jeden z pięciu możliwych statusów. Bezpośrednio po złożonym zamówieniu, otrzymuje ono status: zamówione. Po akceptacji, status zmienia się na: zamówienie zaakceptowane. Po wysłaniu zamówionych materiałów eksploatacyjnych, zamówienie otrzymuje status: zamówienie zrealizowane, a po ich odbiorze przez zamawiającego, status zmienia się na: zamówienie otrzymane. Statusem odrębnym jest: zamówienie anulowane. Status taki otrzymuje zamówienie odrzucone przez akceptującego lub dostawcę. 7.Zamawiający dopuszcza, aby nazewnictwo poszczególnych elementów internetowego systemu do składania zamówień było inne. Jednak jego funkcjonalność musi być co najmniej taka, jak w opisie przedmiotu zamówienia. 8.Zgodnie z art. 29 ust. 3 pzp, zamawiający dopuszcza zastosowanie materiałów eksploatacyjnych równoważnych na cały asortyment stanowiący przedmiot zamówienia, z tym zastrzeżeniem, by ich minimalne parametry jakościowe były nie gorsze, niż parametry jakościowe oryginalnych materiałów eksploatacyjnych. 9.Materiały eksploatacyjne muszą być oryginalne lub równoważne z oryginałami, tzn. wyprodukowane lub akceptowane przez producenta sprzętu, do którego są przeznaczone materiały eksploatacyjne, fabrycznie nowe, wyprodukowane nie wcześniej niż w 2012 r. bez śladów używania i uszkodzenia, pełnowartościowe, nieregenerowane, niefabrykowane, do produkcji których nie użyto żadnych elementów ani podzespołów wcześniej używanych np. kaseta, bęben, toner, atrament, tusz, wolne od jakichkolwiek wad fizycznych, prawnych i roszczeń osób trzecich. 10.Oryginalny lub równoważny materiał eksploatacyjny musi posiadać oznaczenie producenta oraz etykietę zawierającą numer katalogowy i termin jego ważności. 11.Zamawiający żąda, aby tonery dostarczane w ramach zamówienia wykonywały maksymalną liczbę kopii, jaka jest dostępna w obrocie. 12.Gdy w przypadku zaoferowania przez wykonawcę równoważnych materiałów eksploatacyjnych zamawiający stwierdzi, iż ich wydajność, jakość lub niezawodność niekorzystnie odbiega od parametrów oryginalnych materiałów eksploatacyjnych lub jeśli równoważny materiał eksploatacyjny we właściwy sposób nie sygnalizuje stanu zużycia tuszu lub tonera, wykonawca na żądanie zamawiającego wymieni materiał eksploatacyjny, którego żądanie dotyczy, na materiał eksploatacyjny pochodzący od producenta urządzenia, do którego materiał jest przeznaczony, bez zmiany ceny. 13.Wykonawca przyjmuje na siebie odpowiedzialność za uszkodzenia sprzętu powstałe w wyniku używania zaoferowanych i dostarczonych materiałów eksploatacyjnych. Gdy materiały eksploatacyjne spowodują awarię sprzętu, co zostanie potwierdzone przez autoryzowany serwis producenta sprzętu, wykonawca zobowiązuje się pokryć koszty naprawy uszkodzonego sprzętu w autoryzowanym serwisie. 14.Zamawiający dopuszcza, aby materiały eksploatacyjne równoważne wykonane były z materiałów pochodzących z recyklingu, które poddane są w całości procesowi produkcji, w której bezwzględnie wymieniane są elementy OPC, elementy bezpośrednio wpływające na jakość wydruku, wymianę bądź zerowanie układów elektronicznych, które umożliwiają urządzeniom drukującym właściwe wskazywanie parametrów dotyczących ilości wydrukowanych stron i stopnia zużycia tonera. 15.Zamawiający wymaga zapewnienia serwisu i gwarancji w systemie door to door. 16.Wymagane przez zamawiającego cechy systemu internetowego: 1)system internetowy obsługiwany w języku polskim, 2)wykonawca gwarantuje zamawiającemu bezpieczeństwo operacji wykonywanych za pośrednictwem systemu internetowego, 3)dostęp do serwisu z wykorzystaniem przeglądarki internetowej Internet Explorer w wersji 5.5 lub nowszej, po protokole https, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerach zamawiającego, 4)uwierzytelnianie za pomocą loginu i hasła użytkownika, z możliwością zmiany hasła przez użytkownika, 5)wykonawca zapewni realizację zamówień złożonych w formie elektronicznej, przez co najmniej 5 dni w tygodniu, tj. od poniedziałku do piątku, od godz. 7.30 do 15.30, 6)każda jednostka organizacyjna zamawiającego zostanie zarejestrowana w systemie internetowym wykonawcy w taki sposób, że będzie posiadała odrębne konto przypisane do grupy rodzajowej: Materiały eksploatacyjne. Liczba jednostek organizacyjnych zamawiającego - 20, 7)możliwość składania zamówień przez pracowników zamawiającego - od 70 do 100 osób, 8)system internetowy wykonawcy zapewni ciągły dostęp do opisu produktu i jego zdjęcia, sposobu pakowania i jego dostępności oraz ceny brutto. W przypadku wyczerpania limitu materiałów eksploatacyjnych danego rodzaju, określonego w formularzu ofertowym złożonym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, wykonawca usunie ten materiał eksploatacyjny z katalogu, 9)wykonawca udostępni zamawiającemu katalog produktów tożsamy z formularzem ofertowym złożonym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, 10)system posiada możliwość składania zamówień przez jednego użytkownika na konta innych jednostek organizacyjnych bez konieczności przelogowywania się, 11)system internetowy wykonawcy musi posiadać możliwość zatwierdzania zamówień przez pracowników zamawiającego - maksymalnie do trzech szczebli zatwierdzania, 12)zamawiający będzie miał możliwość bieżącego kontrolowania wydatków poszczególnych jednostek organizacyjnych zamawiającego za pośrednictwem systemu internetowego wykonawcy, 13)zamawiający będzie miał możliwość dokonywania bieżącej analizy aktualnych i wcześniej realizowanych przez poszczególne jednostki organizacyjne zamówień, za pośrednictwem systemu internetowego wykonawcy.