Wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr opartego na badaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych pracowników

Grudziądz: Wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr opartego na badaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych pracowników


Numer ogłoszenia: 376261 - 2010; data zamieszczenia: 30.12.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miasto Grudziądz , ul. Ratuszowa 1, 86-300 Grudziądz, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 056 4510233, faks (056) 4510233.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.bip.grudziadz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr opartego na badaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych pracowników.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu kompetencji kadr opartego na badaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych pracowników. Wdrożenie systemu kompetencji kadr stanowi Zadanie 2 Wdrożenie modelu kompetencji kadr opartego na badaniu luk kompetencyjnych w ramach realizowanego projektu Urząd Miejski w Grudziądzu otwarty na wyzwania XXI wieku. Projekt ten jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach priorytetu V Dobre rządzenie, działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Do zadań Wykonawcy należy: ETAP I AUDYT DIAGNOZUJĄCY OPIS CO NAJMNIEJ 305 STANOWISK PRACY I OPRACOWANIE PROFILÓW KOMPETENCYJNYCH W ramach powyższego Etapu I Wykonawca powinien przeprowadzić: I.Analizę dokumentacji i audyt istniejących opisów stanowisk w Urzędzie poprzez: a)zapoznanie się ze strukturą organizacyjną Urzędu i profilami zadaniowymi (na podstawie: Regulaminu Organizacyjnego, Schematu organizacyjnego Urzędu i Zakresów czynności poszczególnych pracowników, Formularzy okresowych ocen pracowników, Dokumentacji z przeprowadzonych naborów na wolne stanowiska), b)przygotowanie założeń do systemu oceny kompetencji pracowników (przygotowanie procedury i harmonogramu działań oraz wybór odpowiednich narzędzi i metod). II.Analizę specyfiki pracy urzędników na stanowiskach poprzez: a)zapoznanie się ze specyfiką pracy na podstawie zakresów czynności pracowników, b)zapoznanie się z wymaganiami kwalifikacyjnymi dla stanowisk pracowniczych, c)określenie kluczowych kompetencji i ich poziomu wymaganego dla właściwej realizacji poszczególnych zadań. Załącznik nr 6 do SIWZ: Schemat organizacyjny Urzędu Miejskiego w Grudziądzu. III.Opracowanie modelowych profili kompetencyjnych dla co najmniej 305 pracowników. Opis kompetencji każdego stanowiska musi zostać przygotowany w oparciu o identyfikację kompetencji pracownika nieodzownych dla sprawnego funkcjonowania na danym stanowisku. Opis kompetencji powinien zawierać: a)realizowane zadania, b)poziom wymaganych kompetencji, c)kwalifikacje, d)uprawnienia, e)zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcję stanowiska pracy w strukturze Urzędu. Podsumowaniem Etapu I jest raport pt. Opis profili kompetencyjnych 305 stanowisk pracy. Etap I trwa 1 miesiąc od dnia zawarcia umowy. ETAP II PRZEPROWADZENIE AUDYTU KOMPETENCYJNEGO WŚRÓD CO NAJMNIEJ 305 PRACOWNIKÓW W ramach powyższego Etapu II Wykonawca powinien przeprowadzić: I. Badanie kompetencji co najmniej 305 pracowników w oparciu o zaprojektowane metody i narzędzia. Podsumowaniem tej części Etapu II będzie raport zawierający wyniki badania kompetencji kadr poprzez wskazanie luk kompetencyjnych pracowników (rozbieżności kompetencji rzeczywistych i wymaganych na danym stanowisku pracy) zgodnie z przeprowadzonym opisem profili kompetencyjnych oraz rekomendacje do prowadzenia szkoleń dla pracowników z konkretnych zakresów tematycznych w dłuższej perspektywie czasu (co najmniej 2 lata). II. Wytypowanie 237 pracowników do szkoleń zaplanowanych w ramach zadań w projekcie. Podsumowaniem tej części Etapu II będzie sporządzenie imiennej listy tych pracowników, którzy powinni zostać objęci wsparciem w ramach szkoleń zdefiniowanych w zadaniach nr 7, 8 i 9 wniosku o dofinansowanie projektu. Zestawienie powinno zawierać: imię i nazwisko pracownika, nazwę komórki organizacyjnej, płeć i wiek pracownika oraz przyporządkowanie do odpowiedniego modułu szkoleń. Opis zadań szkoleniowych nr 7, 8 i 9 zaplanowanych w projekcie: Zadania szkoleniowe będą realizowane według 5 etapów: 1.Ocena kwalifikowalności uczestników szkoleń. 2.Wybór wykładowców do Modułów. 3.Przygotowanie materiałów i zakup książek dla uczestników. 4.Przeprowadzenie szkoleń wg Modułów. 5.Ocena satysfakcji uczestników (monitoring szkoleń). Zajęcia dla każdej grupy odbywać się będą w czasie pracy/8h lekcyjnych/7 godzin zegarowych co 2 tyg./ w godzinach od 8.30 do 15.30 w sali konferencyjnej urzędu. Kadrę dydaktyczną stanowić będą wysokiej klasy specjaliści. Szczegółowe programy szkoleń zostaną przygotowane w oparciu o wyniki raportu diagnozującego luki kompetencyjne stanowisk: kierowniczych (zadanie 7), urzędników przygotowujących decyzje administracyjne (zadanie 8) i pozostałych (zadanie 9). W tym szczególnie priorytetowo zostanie przygotowany zakres wsparcia dla grupy +45. Zadanie 7. PRZEPROWADZENIE SZKOLEŃ DLA 43 URZĘDNIKÓW NA STANOWISKACH KIEROWNICZYCH Trwa 5 m-cy, 8 dni x 8 h = 64 h dla 43 osób /2 grupy po ok. 20 osób. Uczestnicy: kadra kierownicza 43 osoby. MODUŁY: I Techniki komunikacji z elementami negocjacji. II Zarządzanie czasem pracy i delegowanie zadań. III Zarządzanie kadrami i system ocen pracowniczych. IV Zamówienia publiczne. V Przygotowywanie projektów uchwał JST. Zadanie 8. PRZEPROWADZENIE SZKOLEŃ DLA 110 URZĘDNIKÓW PRZYGOTOWUJĄCYCH DECYZJE ADMINISTRACYJNE Trwa 10 m-cy, 8 dni x 8 h = 64 h dla 110 osób /8 grup po ok. 15 osób. Uczestnicy: pracownicy przygotowujący decyzje administracyjne. MODUŁY WSPÓLNE I Techniki komunikacji z obsługą trudnego klienta. II Zarządzanie i organizacja czasu pracy. III Procedury wydawania decyzji administracyjnych (KPA). MODUŁY SPECJALISTYCZNE WG SPRAW/DECYZJI: I Obywatelskich. II Związanych z rejestracją pojazdów i uprawnień do kierowania pojazdami. III Ochrony środowiska. IV Prawa budowlanego. V Ewidencji gruntów i budynków. VI Gospodarki nieruchomościami. VII Podatków i opłat lokalnych. VIII Pomocy społecznej. Zadanie 9. PRZEPROWADZENIE SZKOLEŃ DLA 84 URZĘDNIKÓW WG POTRZEB STANOWISKA PRACY Trwa 10 m-cy, 5 dni x 8 h = 40 h dla 84 osób/4 grupy po ok. 20 osób Uczestnicy: pozostali urzędnicy MODUŁY WSPÓLNE I Techniki komunikacji z obsługą trudnego klienta. II Zarządzanie i organizacja czasu pracy. MODUŁY SPECJALISTYCZNE, SPECYFIKA I PROBLEMY: I Księgowości JST finansów publicznych. II Straży Miejskiej. III Biura Obsługi Interesanta. III. Przeprowadzenie analizy potrzeb 237 pracowników wytypowanych do szkoleń w projekcie. Analiza potrzeb powinna zostać przeprowadzona w oparciu o ocenę wiedzy, umiejętności i postaw pracowników wytypowanych do szkoleń. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu szkoleniami zaplanowano objąć 237 pracowników urzędu, w tym minimum 20% (48 os.) powyżej 45 roku życia w ramach następujących grup docelowych: a) 43 osoby ze stanowisk kierowniczych urzędniczych z Urzędu - moduły zadania 7; b)110 osób z 8 Wydziałów (Budownictwa i Planowania Przestrzennego, Finansowy, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, Komunikacji, Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, Edukacji, Spraw Obywatelskich, Transportu), którzy zajmują się przygotowywaniem i wydawaniem decyzji administracyjnych - moduły zadania 8. c) 84 osoby z 3 Komórek: Biuro Obsługi Interesantów, Wydział Finansowy, Straż Miejska - moduły zadania 9. Podsumowaniem tej części Etapu II będzie sporządzenie Raportu pt. Analiza potrzeb szkoleniowych 237 urzędników, w którym zostanie zaproponowany zakres programowy dla poszczególnych MODUŁÓW wymienionych w Zadaniach 7,8 i 9. Priorytetowo należy uwzględnić analizę problemów i potrzeb dla pracowników powyżej 45 roku życia. Zakres programowy dla poszczególnych MODUŁÓW powinien być przyporządkowany zgodnie z załącznikiem nr 7 do SIWZ: Konspekt zajęć dla modułu szkoleń. Etap II trwa 3 miesiące od dnia zawarcia umowy. ETAP III. WDROŻENIE MODELU ROZWOJU KOMPETENCJI KADR W ramach powyższego etapu Wykonawca powinien: I.Zaproponować model rozwoju kompetencji kadr, uwzględniający: a)Metodologię budowy i rozwoju kompetencji kadr dopasowanej do specyfiki urzędu z uwzględnieniem potrzeb szkoleniowych pracowników; b)Metodologię weryfikacji kompetencji i luk kompetencyjnych pracowników; c)Model eliminacji zdiagnozowanych luk kompetencyjnych głównie w oparciu o odpowiednie szkolenia a także model systematycznej oceny/ścieżki awansu i rozwoju dotychczasowych pracowników zgodnie z Zasadą Równości Szans Kobiet i Mężczyzn w aspekcie postępującej feminizacji urzędu i okresowej oceny pracowników. II.Przeszkolić 43 pracowników Zamawiającego (szkolenie dwudniowe) w zakresie: a)Sporządzania modelowych profili kompetencyjnych, b)Przeprowadzenia naborów/doborów pracowników, c)Wykonywania audytów kompetencyjnych, d)Okresowych ocen pracowników. Podsumowaniem Etapu III jest raport prezentujący metodykę i wdrożenie Modelu Rozwoju i Kompetencji Kadr. Etap III trwa 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy. ETAP IV. AUDYT KOŃCOWY MODELU ROZWOJU KOMPETENCJI KADR W ramach powyższego etapu Wykonawca musi przeprowadzić: I.Weryfikację poprawności funkcjonowania systemu i ewentualne wprowadzenie usprawnień. II.Weryfikację osiągnięcia zaplanowanego wskaźnika miękkiego: Usprawnienie naboru/doboru nowych pracowników oraz ocenę/ścieżkę awansu dotychczasowych pracowników (zgodnie z zasadą równości szans Kobiet i Mężczyzn, w aspekcie postępującej feminizacji urzędu) i okresowej oceny pracowników o 30 % w 2011 w stosunku do 2009 r. Podsumowaniem Etapu IV jest raport weryfikujący poprawność funkcjonowania systemu oraz prezentujący: Opinie pracowników działów personalnych na temat przydatności wdrożonego systemu w procesach kadrowych. Etap IV trwa 7 miesięcy od dnia zawarcia umowy. Wytyczne EFS Wszystkie opracowane dokumenty zostaną oznakowane zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i przekazane Zamawiającemu w formie papierowej ( 1 egzemplarz - zbindowany lub w inny sposób trwale złączony) oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (na przykład MS Word - plik z rozszerzeniem: .rtf, .doc albo .docx) zapisanej na płycie CD albo DVD. Podwykonawcy: Wykonawca, który zamierza powierzyć podwykonawcom wykonanie jakiejkolwiek części zamówienia, zobowiązany jest wskazać na druku formularza ofertowego zakres zamówienia powierzany podwykonawcom. Brak jakiejkolwiek wzmianki w tym zakresie na formularzu oferty, będzie uznawane za stwierdzenie samodzielnego wykonania zamówienia.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
73.20.00.00-4, 79.63.30.00-0.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 7.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca musi wykazać, że wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum 2 usługi polegające na diagnozie i wdrożeniu systemu rozwoju kompetencji kadr, obejmujące łącznie minimum 150 osób i o wartości łącznie 50 000 PLN brutto.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

W przypadku podpisywania oferty lub poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną (osoby nie wymienione) w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub kopii notarialnie poświadczonej.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w zakresie: 1.Zmiany zakresu przedmiotu zamówienia pod warunkiem, że są korzystne dla Zamawiającego lub zaszły okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; 2.Zmiany wynagrodzenia Wykonawcy za wykonanie zamówienia w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, w tym zmiany ustawowej stawki podatku od towarów i usług VAT; 3.Zmiany terminu wykonania zamówienia w następujących przypadkach: 1) wystąpienia siły wyższej. Siła wyższa oznacza wydarzenia nieprzewidywalne i poza kontrolą Stron niniejszej umowy, występujące po podpisaniu umowy, a powodujące niemożliwość wywiązania się z umowy w jej obecnym brzmieniu; 2) wystąpienia w trakcie realizacji zamówienia zmian przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego, co wpłynie na realizację zamówienia i spowoduje konieczność dostosowania opracowania do zmian przepisów; 4. Innych uzasadnionych przyczyn pod warunkiem, że są korzystne dla Zamawiającego lub zaszły okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; 5. W przypadku wystąpienia okoliczności stanowiących podstawę do zmian postanowień umowy Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Zamawiającego i wystąpienia z wnioskiem o dokonanie zmian w przedmiotowej umowie.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.grudziadz.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Biuro Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, ul. Ratuszowa 1, 86-300 Grudziądz.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
10.01.2011 godzina 10:00, miejsce: Biuro Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, ul. Ratuszowa 1, 86-300 Grudziądz, pokój nr 114.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach priorytetu V Dobre rządzenie, działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie