Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi polegającej na organizacji, realizacji, obsłudze i promocji kampanii realizowanej w ramach projektu pod nazwą Kampania promocyjna dotycząca podejścia Leader w województwie pomorskim

Opis przedmiotu przetargu: III.1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi polegającej na organizacji, realizacji, obsłudze i promocji kampanii realizowanej w ramach projektu pod nazwą Kampania promocyjna dotycząca podejścia Leader w województwie pomorskim Projekt ma na celu promocję Lokalnych Grup Działania z województwa pomorskiego, poprzez zorganizowanie 6-u jednodniowych imprez promocyjno-informacyjnych zwanych dalej Imprezami na terenie województwa pomorskiego. Ponadto zapewnienie infrastruktury niezbędnej do ich realizacji, obsługi technicznej, sanitarnej, medycznej, koordynacji całości prac nad Imprezami, zapewnienie atrakcji dla dzieci, mające na celu promowanie PROW 2007-2013 (osi 4 Leader), prowadzenie akcji informacyjno-promocyjnej nt. Lokalnych Grup Działania oraz PROW 2007-2013. Imprezy promocyjno- informacyjne skierowane są do wszystkich mieszkańców województwa pomorskiego, a ich celem jest upowszechnienie efektów realizacji projektów w ramach osi 4 Leader PROW na lata 2007-2013 w województwie pomorskim oraz uświadomienie odbiorcom kampanii znaczenia i roli samorządu województwa pomorskiego oraz Lokalnych Grup Działania działających na obszarze województwa pomorskiego. Opis przedmiotu zamówienia obejmuje realizację 4 etapów: Etap I 1.Wykonawca przygotuje projekt graficzny tła sceny ,projekt spotu wspólnego dla wszystkich Imprez oraz projekt aranżacji wnętrza hal namiotowych z uwzględnieniem następujących wytycznych 1) projekt graficzny baneru stanowiący tło scen umieszczonych we wnętrzu hal namiotowych, każdej z 6-u Imprez (o których mowa w pkt 1 etapu III.) Wizualizacja projektu graficznego baneru powinna obowiązkowo uwzględniać zaproponowane hasło kampanii, informację o współfinansowaniu oraz 6 podstawowych logotypów i 1 logotyp Lokalnej Grupy Działania (logotypy poglądowe oraz informacja o współfinansowaniu zostały zawarte w załączniku nr 7 do SIWZ). Po zaakceptowaniu projektu przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania 6 banerów różniących się logotypem Lokalnej Grupy Działania. 2) projekt treści spotu radiowego zapraszającego do udziału w Imprezach wspólnego dla wszystkich Imprez winien zawierać obowiązkowo zaproponowane hasło kampanii, informację o współfinansowaniu (zgodnie z załącznikiem nr 7 do SIWZ) oraz terminy i miejsca Imprez. Po zaakceptowaniu projektu spotu przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do jego wyprodukowania. 3) projekt aranżacji wnętrza hal namiotowych winien zostać przygotowany dla każdej z 6-u Imprez oddzielnie. Aranżacja powinna obejmować scenę, łącznie 12 stoisk o powierzchni ok. 12 m2 każde stoisko, (w tym 8 stoisk dla beneficjentów prezentujących zrealizowane projekty w ramach PROW 2007-2013; 3 stoiska dla Kół Gospodyń Wiejskich prezentujących lokalne produkty tradycyjne; 1 stoisko dla przedstawicieli Lokalnej Grupy Działania) oraz miejsce zabaw i atrakcji dla dzieci nawiązujące do efektów realizacji Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013. Etap II 1. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia materiałów promocyjnych (gadżetów) w celu ich dystrybucji przez Wykonawcę na poszczególnych Imprezach, z uwzględnieniem następujących wytycznych: 1) materiały promocyjne mają mieć charakter drobnych i niskobudżetowych upominków, do powszechnego rozdawania, głównie dzieciom (balony, breloki, opaski odblaskowe samozwijające) przy czym upominki powinny być fabrycznie nowe, pełnowartościowe, wolne od wad, dopuszczone do obrotu na terenie RP, posiadać stosowne certyfikaty, szczególnie dotyczące użytkowania przez dzieci (jeżeli są wymagane) 2) nakład gadżetów wynosi: 500 sztuk balonów na każdą z Imprez, 500 sztuk opasek odblaskowych samozwijających na każdą z Imprez, 500 sztuk breloków na każdą z Imprez. 3) materiały promocyjne muszą uwzględniać zamieszczenie na nich logotypów wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z Księgą Wizualizacji PROW na lata 2007-2013 ( logotypy poglądowe w zał. nr 7 do SIWZ). Wykonawca zobowiązuje się do naniesienia wymaganych logotypów w wersji monochromatycznej na materiały promocyjne. 4) Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia na miejsce realizacji każdej z Imprez gadżetów w łącznej ilości 3000 balonów, 3000 breloków, 3000 sztuk opasek odblaskowych samozwijających, to jest: po 500 sztuk balonów na każdą z Imprez, 500 sztuk opasek odblaskowych samozwijających na każdą z Imprez, 500 sztuk breloków na każdą z Imprez. 5) Wykonawca zapewni własnym staraniem dystrybucję materiałów promocyjnych na każdej Imprezie (jeżeli materiały będą wymagały, np. nadmuchania lub złożenia Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie materiałów do użycia). 6) wszystkie materiały promocyjne, które nie zostaną rozdysponowane podczas Imprez Wykonawca zwróci do siedziby Zamawiającego w terminie 3 dni roboczych po zakończeniu ostatniej Imprezy. Etap III 1. Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania 6 jednodniowych Imprez w województwie pomorskim w terminach: 6 grudnia 2014 r. w Miastku- plac Kaczy Dołek, 6 grudnia 2014 r. - Luzino ul. Mickiewicza 22; 6 grudnia 2014 r. - Owidz- Grodzisko Owidz ul. Rycerska 1; 7 grudnia 2014 r. - Bytów- rynek w Bytowie, 7 grudnia 2014 r. - Lipusz ul. Derdowskiego 7, 7 grudnia 2014 r.- Gniewino ul. Szkolna 3 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca odbycia Imprezy z tym zastrzeżeniem, że odległość nie będzie większa niż 30 km od lokalizacji wskazanych w ust.1. Zamawiający poinformuje Wykonawcę pocztą elektroniczną ( na adres e-mailowy wskazany przez Wykonawcę do kontaktu) o zmianie miejsca Imprezy, nie później niż na 4 dni kalendarzowych przed planowaną Imprezą. 3. Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia Imprez zgodnie z wymogami i przepisami prawa w zakresie realizacji tego rodzaju przedsięwzięć. 4. Każda z Imprez trwać będzie przez 5 godzin zegarowych w godzinach między 10.00 a 15.00 (ok 30 minut). Ewentualne przesunięcia godzin realizacji Imprez w każdej z lokalizacji Wykonawca uzgodni w porozumieniu z Zamawiającym przed rozpoczęciem Imprezy. 5. Wykonawca zabezpieczy na czas trwania każdej Imprezy infrastrukturę niezbędną do ich realizacji tj.: 1) zapewni 6 hal namiotowych pod realizację 6 Imprez w lokalizacjach zapewnionych przez Zamawiającego wymienionych w ust. 1 o powierzchni ok. 400 m2 każda (ok. 25 m2), z minimum 2 wejściami. Hala namiotowa winna być wyposażona w z podłogę, winna być ogrzewana (temperatura zapewniająca optymalną temperaturę umożliwiającą sprawne przeprowadzenie Imprez ), 2 ściany transparentne lub z oknami, wysokość ścian bocznych 3-4 m., hala namiotowa czysta, bez uszkodzeń i z nieprzemakalnego materiału. Kształt i wymiary ścian hali namiotowej zostanie uzgodniona pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w terminie 2 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 2) zapewni energię elektryczną wraz z okablowaniem w tym zapewni agregat prądotwórczy na wypadek problemów z pozyskaniem energii elektrycznej w miejscu realizacji Imprez. Moc agregatów uzależniona będzie od przyjętego nagłośnienia i sprzętu gastronomicznego ( około 10 sztuk sprzętu o mocy nie więcej niż 1 kW każdy). 3) zapewni scenę w formie podestu o powierzchni 40 m2 , wysokość podestu max 30 cm we wnętrzu hali namiotowej. 4) zapewni odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie dostosowane do warunków panujących w hali namiotowej, na które składają się: a) nagłośnienie o mocy 3 kw, b) min. 4 głośniki, 2 mikrofony na statywie, 1 mikrofon przenośny, c) odpowiednie oświetlenie sceny, stoisk oraz miejsc wyznaczonych na atrakcje dla dzieci 5) zapewni i rozmieści na terenie namiotu 4 szt. koszy na odpady o pojemności ok. 100 l każdy; 6) zapewni wywóz śmieci i uporządkowanie terenu po Imprezie; 7) zapewni podjazd umożliwiający wejście do hali namiotowej osobom niepełnosprawnym; 8) zapewnieni sanitariaty : 3 kabiny przenośne, w tym 1 dla osób niepełnosprawnych i 1 umywalka o pojemności ok. 50 l. 9) zapewni 12 stoisk - o powierzchni ok. 12 m2 każde stoisko winno być wyposażone w 3 stoły, 4 wygodne krzesła, wieszak na ubrania, 2 gniazdka o napięciu 230 V , 10) zapewnieni miejsce atrakcji dla dzieci, wyposażone w stoliki i krzesełka dla 30 dzieci, 11) zapewni przeprowadzenie animacji dla dzieci przez osobę posiadającą stosowne kwalifikacje (animatora) oraz zapewni materiały niezbędne do przeprowadzenia animacji; 12) zapewni zabezpieczenie i ochronę przed kradzieżą oraz zniszczeniem infrastruktury służącej do przeprowadzenia Imprez od dnia montażu hali namiotowej do zakończenia każdej z Imprez przez odpowiednią ilość osób (nie mniej niż 2 osoby ) z koncesjonowanej agencji ochrony oraz zabezpieczy porządek publiczny; 13) zapewni opiekę medyczną w postaci zespołu ratowniczego podczas trwania Imprez. 6.Przed rozpoczęciem każdej z Imprez, Wykonawca zobowiązuje się do zamontowania 6 banerów (na każdą Imprezę 1 baner) stanowiących tło sceny. Banery powinny posiadać naniesione odpowiednią metodą na druku zaakceptowane przez Zamawiającego projekty graficzne ( o których mowa w pkt 1 ppkt 1 etapu I). Banery winny być wykonane z materiału PC , dostosowane do rozmiarów sceny i do wysokości ściany namiotu. 7.Wykonawca zobowiązuje się każdorazowo do montażu, demontażu i transportu namiotów oraz całej infrastruktury w miejscu realizacji Imprez (na co najmniej 3 godziny przed rozpoczęciem Imprezy). 8.Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia personelu niezbędnego do realizacji każdej z Imprez składającego się z: 1) osób do obsługi technicznej; 2) koordynatora odpowiedzialnego za prawidłowy przebieg Imprez , do którego kontakt zostanie przekazany Zamawiającemu najpóźniej na 4 dni przed planowanymi Imprezami. Etap IV 1.Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania i wyprodukowania spotów radiowych na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego projektu treści spotu ( o którym mowa w pkt 1 ppkt 2 etapu I) i ich emisji w stacji radiowej/stacjach radiowych obejmujących swym zasięgiem całe województwo pomorskie - emisja spotów zapraszających do udziału w Imprezach, według poniższych wytycznych : 1) Spoty winny zawierać informację o źródłach finansowania kampanii następującej treści: Kampania współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 oraz ze środków Samorządu Województwa Pomorskiego. Instytucja zarządzająca PROW na lata 2007-2013 Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. 2) Wykonawca zobowiązany jest do zakupu czasu antenowego na potrzeby emisji 25 spotów radiowych o długości 45 sekund każdy spot w okresie realizacji Imprez . Rozpoczęcie emisji winno mieć miejsce nie wcześniej niż 8 dni i nie później niż 4 dni przed planowanymi terminami Imprez. Emisje spotu winny odbywać się w godzinach 6.00- 18.00 z uwzględnieniem, że ostatni spot emitowany będzie w dniu 6 grudnia 2014 r. do godz. 12.00. III. 2. Szczegółowe uregulowania dotyczące sposobu wykonania zamówienia zostały wskazane w projekcie Umowy, który stanowi załącznik nr 6 do SIWZ. III. 3. Dodatkowo Zamawiający informuje, że: 1) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 2) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 3) Zamawiający nie przewiduje dokonywania zamówień uzupełniających. 4) Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w PLN. 5) Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. 6) Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w niniejszym postępowaniu. 7) Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 8) Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. 9) Zamawiający nie ogranicza możliwości ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla Wykonawców, u których ponad 50% pracowników stanowią osoby niepełnosprawne. 10) Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 11) Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy