Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Statystycznego w Poznaniu i jego Oddziałów w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych i paczek zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz.1529), zwrot przesyłek niedoręczonych oraz transport przesyłek od Zamawiającego do placówek nadawczych Wykonawcy

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Statystycznego w Poznaniu i jego Oddziałów w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych i paczek zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz.1529), zwrot przesyłek niedoręczonych oraz transport przesyłek od Zamawiającego do placówek nadawczych Wykonawcy, tj.: 1) Urząd Statystyczny w Poznaniu, ul. Wojska Polskiego 27/29, 60-624 Poznań; 2) Urząd Statystyczny w Poznaniu Oddział w Kaliszu, Pl. Jana Kilińskiego 13, 62-800 Kalisz; 3) Urząd Statystyczny w Poznaniu Oddział w Koninie, ul. Poznańska 84, 62-510 Konin; 4) Urząd Statystyczny w Poznaniu Oddział w Kościanie, Al. Tadeusza Kościuszki 22, 64-000 Kościan; 5) Urząd Statystyczny w Poznaniu Oddział w Pile, Al. Niepodległości 37, 64-920 Piła. 2. Określone w formularzu cenowym - Załącznik nr 1 do SIWZ i do przyszłej umowy, rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe (orientacyjne - na podstawie historii usług pocztowych Zamawiającego) i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji niniejszej umowy. Do kalkulacji nadawanych ilości, określonych w ww. formularzu cenowym, Zamawiający przyjął średnie roczne ilości przesyłek każdego rodzaju, z tym, że Zamawiający nie jest zobowiązany do realizowania podanych ilości przesyłek. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych średnich ilości. Wykonawca zobowiązany jest do podania oferowanych cen również w pozycjach formularza obliczenia ceny, w którym ilości są zerowe. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieokreślonych w formularzu obliczenia ceny, podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy. 3. Świadczenie usług pocztowych będzie polegało na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek pocztowych w gabarytach A i B: 1) przesyłki zwykłe - przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym; 2) przesyłki zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym; 3) przesyłki polecone - przesyłki rejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym; 4) przesyłki polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym; 5) przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym; 6) przesyłki polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym; 7) paczki pocztowe zwykłe - rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii; 8) paczki pocztowe priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii. GABARYT A to : - przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. -paczki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, GABARYT B to: - przesyłki o wymiarach: MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm, lub szerokość 230 mm, MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. - paczki o wymiarach: MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, MAKSIMUM - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm. 4. Wykonawca zobowiązuje się doręczyć przesyłki listowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia: w dniu następnym jednak nie później niż w 4 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii, w dniu następnym jednak nie później niż w 6 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki niebędącej przesyłką najszybszej kategorii. 5. Przesyłki listowe nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą. Paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 6. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu listów poleconych. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu nadanych przesyłek. Wykazy sporządzane będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. 7.Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki. 8. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Nadanie przesyłek potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy. 9. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca świadczył usługę odbioru poczty nadawanej z siedzib Oddziałów Urzędu: 1) Urząd Statystyczny w Poznaniu, ul. Wojska Polskiego 27/29, 60-624 Poznań; 2) Urząd Statystyczny w Poznaniu Oddział w Kaliszu, Pl. Jana Kilińskiego 13, 62-800 Kalisz; 3) Urząd Statystyczny w Poznaniu Oddział w Koninie, ul. Poznańska 84, 62-510 Konin; 4) Urząd Statystyczny w Poznaniu Oddział w Kościanie, Al. Tadeusza Kościuszki 22, 64-000 Kościan; 5) Urząd Statystyczny w Poznaniu Oddział w Pile, Al. Niepodległości 37, 64-920 Piła. w dniach roboczych od poniedziałku do piątku w godz. 13.30 - 14.30. Dokładna godzina do ustalenia po wybraniu oferty, z kierownictwem poszczególnych Oddziałów. W tym przypadku Wykonawca przedstawi cennik za usługę codziennego odbioru poczty nadawanej z Urzędu w Poznaniu i Pile, natomiast dla Oddziału w Kaliszu, Koninie i Kościanie 3 razy w tygodniu. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 10. Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 11. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 12.Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych. 13. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w w/w terminie, Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie tego terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu. 14. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w Poznaniu, Kaliszu, Koninie, Kościanie i Pile oraz wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy w województwie wielkopolskim. 15. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca doręczał przesyłki pocztowe do siedzib Urzędu w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 - 10.00 (dokładna godzina do ustalenia, po wybraniu oferty, z kierownictwem poszczególnych Oddziałów). 16. Znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony pieczęcią wykonaną według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę lub innym uzgodnionym oznaczeniem. 17. Reklamacje z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Zamawiający może zgłosić Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od jej nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 18. Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek w przypadku, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana. Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza cenowego. 19. Płatności za przesyłki będą dokonywane z góry w przypadku korzystania z maszyny do frankowania. W takiej sytuacji wpłaty będą dokonywane przez Zamawiającego w formie opłaty z góry, poleceniem przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy z określeniem kwot przypadających na maszynę do frankowania. Wpłata dokonana przez Zamawiającego na poczet ustawienia licznika maszyny do frankowania stanowi kaucję, na którą Wykonawca wystawi notę uznaniową. Nie później niż w terminie 7 dni od zakończenia każdego miesiąca rozliczeniowego, Wykonawca wystawi fakturę VAT dokumentującą faktycznie zrealizowane usługi na rzecz Zamawiającego. Dopuszcza się również płatność z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do dnia 7-go miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym ze specyfikacją wykonanych usług w rozbiciu na poszczególne jednostki organizacyjne Zamawiającego. Płatności za wykonane usługi będą następować w terminie 21 dni od daty doręczenia faktury Zamawiającemu. 20. Usługi pocztowe objęte niniejszą umową realizowane będą z uwzględnieniem: 1) aktualnie obowiązujących przepisów prawa regulujących wykonywanie usług pocztowych, 2) regulaminu świadczenia usług Wykonawcy, z tym, że postanowienia tego regulaminu sprzeczne lub nie dające się pogodzić z postanowieniami zawartymi w niniejszej umowie, nie będą miały zastosowania, 3) wymagań wynikających z SIWZ.