Organizacja konferencji w ramach projektu pn:Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej- konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość

Zamość: Organizacja konferencji w ramach projektu pn:Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej- konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość


Numer ogłoszenia: 35570 - 2014; data zamieszczenia: 31.01.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Urząd Gminy Zamość , ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość, woj. lubelskie.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  http://www.ugzamosc.bip.lubelskie.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja konferencji w ramach projektu pn:Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej- konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest Organizacja konferencji w ramach projektu pn: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość. Pierwsza konferencja organizowana będzie na terenie miasta Zamość lub gminy Zamość dla 70 osób w terminie 8-9 maj 2014 r., a druga konferencja zorganizowana będzie na terenie gminy Suwałki dla 85 osób w terminie 11-12 wrzesień 2014 r. Część 1 Organizacja konferencji na terenie Gminy Zamość 1. Najem sali konferencyjnych wraz z wyposażeniem 2. Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników konferencji 3. Zapewnienie obsługi cateringowej 4. Wykonanie i druk zaproszeń oraz plakatów na konferencję 5. Wykonanie zestawów konferencyjnych Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień - 5 godzin) Ilość uczestników konferencji: 70 osób W ramach konferencji należy zapewnić: a) Zakwaterowanie: nocleg dla 40 osób ze śniadaniem i kolacją Nocleg dla 40 osób w jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1- lub 2-osobowe z łazienkami. (Każdy pokój musi mieć oddzielną łazienkę). Co najmniej 30% uczestników powinno mieć możliwość zakwaterowania w pokojach jednoosobowych. Pokoje powinny być klimatyzowane oraz muszą być dostępne dla uczestników przez dwa dni konferencji bez ograniczenia godzinowego. W pokojach dla gości musi być zagwarantowany dostęp do wody mineralnej butelkowanej (co najmniej 1l wody mineralnej dla jednej osoby na 1 dzień). Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka itp., napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka). Śniadanie musi być zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg. Kolacja dla 40 osób: Kolacja dla osób korzystających z noclegu. Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 4 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej dwa dania gorące w tym co najmniej jedno danie mięsne (udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanka mięsno-warzywna itp.), napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka). Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie,itp.). Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego, co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji. b) Usługi cateringowe - 70 osób każdego dnia konferencji: wyżywienie na konferencji. W ramach konferencji należy zapewnić: Pierwszy i drugi dzień konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka, oraz co najmniej 3 rodzaje ciast pieczonych (np: sernik, szarlotka), 4 rodzaje ciast kruchych, owoce, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana - wszystkie ww produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby. Obiad dla 70 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki,.ryż,kasza, kotlet schabowy lub kotlet z piersi kurczak, zestaw surówek-sałatek lub warzywa przyrządzane na ciepło + deser: lody, sorbety, kremy). Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, itp.) Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji. c) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób, aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe, projektor multimedialny (rzutnik), ekran do projekcji, laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd lub pamięci przenośnej flash. Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie (budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Sala konferencyjna powinna być klimatyzowana, posiadać zaplecze sanitarne oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji. d) Zaproszenia - 70 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 70 sztuk oraz dostarczenie do Urzędu Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość w terminie 21 dni przed konferencją. Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier biały lub barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny kolor, papier kreda, gramatura co najmniej 220g + wkładka do zaproszenia, pełny kolor. e) Plakaty - 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie do Urzędu Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość w terminie 14 dni przed konferencją. Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztuk. f) Zestawy konferencyjne- 70 sztuk: W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi: -Notes: notes format A5 z gumką, 40-80 kartek w notesie, notes szyty lub klejony po dłuższym lub krótszym boku, okładka sztywna materiał skóropodobny lub inne dobrej jakości tworzywo sztuczne. Notes musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. -Długopis: metalowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, lub przekręcanym: długość długopisu 14 cm (+_- 3 cm), w etui, pudełku lub tubie. Długopis musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. Zestawy konferencyjne należy dostarczyć do Urzędu Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość w terminie 14 dni przed konferencją. Wzór nadruku na długopis i notes (flaga UE, logo PO RPW, herb gminy, tekst itp.) Zamawiający uzgodni z Wykonawcą. Część 2 Organizacja konferencji na terenie Gminy Suwałki 1. Najem sali konferencyjnych wraz z wyposażeniem 2. Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników konferencji 3. Zapewnienie obsługi cateringowej 4. Wykonanie i druk zaproszeń oraz plakatów na konferencję 5. Wykonanie zestawów konferencyjnych Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień - 5 godzin) Ilość uczestników konferencji: 85 osób W ramach konferencji należy zapewnić: a) Zakwaterowanie: nocleg dla 50 osób ze śniadaniem i kolacją. Nocleg dla 50 osób jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1- lub 2-osobowe z łazienkami (każdy pokój musi mieć oddzielną łazienkę). Co najmniej 30% uczestników powinno mieć możliwość zakwaterowania w pokojach jednoosobowych. Pokoje powinny być dostępne dla uczestników przez dwa dni konferencji, bez ograniczenia godzinowego. W pokojach dla gości musi być zagwarantowany dostęp do wody mineralnej butelkowanej (co najmniej 1l wody mineralnej dla jednej osoby na 1 dzień). Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka, itp., napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka). Śniadanie musi zostać zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg. Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 3 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej dwa dania gorące w tym, co najmniej jedno danie mięsne (udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanki mięso-warzywne), napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko lub śmietanka. Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, itp) Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji. b) Usługi cateringowe na konferencji- 85 osób każdego dnia: wyżywienie na konferencji. W ramach konferencji należy zapewnić: Pierwszy i drugi dzień konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorącą kawę i herbatę, cukier, cytrynę, mleko lub śmietankę oraz co najmniej 3 rodzaje ciast pieczonych, 4 rodzaje kruchych ciastek, owoce, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana - ww produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby. Obiad dla 85 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki,ryż,kasza, kotlet schabowy lub kotlet z piersi kurczak, zestaw surówek-sałatek lub warzywa przyrządzane na ciepło + deser: lody, sorbety, kremy). Wymagany jest kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, itp.) Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego, co najmniej 1 tydzień przed dniem rozpoczęcia konferencji c) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników (85 osób) przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób, aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, projektor multimedialny (rzutnik), ekran do projekcji, laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd lub pamięci przenośnej flash. Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie (budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Sala konferencyjna powinna być klimatyzowana, posiadać zaplecze sanitarne oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji. d) Zaproszenia - 85 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Gminą Suwałki i Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 85 sztuk oraz dostarczenie do Urzędu Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 30 dni przed konferencją. Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier biały lub barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny pełny kolor, papier kreda, gramatura, co najmniej 220g + ewentualnie wkładka do zaproszenia, pełny kolor. e) Plakaty - 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym i Gminą Suwałki wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie do Urzędu Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 30 dni przed konferencją. Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztuk f) Zestawy konferencyjne- 85 sztuk: W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi: -Notes: notes format A5 z gumką, 40-80 kartek w notesie, notes szyty lub klejony po dłuższym lub krótszym boku, okładka sztywna materiał skóropodobny lub inne dobrej jakości tworzywo sztuczne. Notes musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. -Długopis: metalowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, lub przekręcanym: długość długopisu 14 cm (+_- 3 cm), w etui, pudełku lub tubie. Długopis musi zostać oznakowany zgodnie z wytycznymi dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. Zestawy konferencyjne należy dostarczyć do do Urzędu Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 14 dni przed konferencją. Wzór nadruków i grawerów na długopis i notes (flaga UE, logo PO RPW, herb gminy, tekst itp.) Wykonawca uzgodni z Zamawiającym..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.00.00.00-0, 55.10.00.00-1, 55.11.00.00-4, 55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3, 39.29.41.00-0.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 2.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 4.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • nie dotyczy

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • w zakresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali:co najmniej 2 usługi w zakresie organizacji spotkań lub konferencji lub świadczenia usług hotelarskich i żywieniowych, których łączna wartość wynosi co najmniej 28 000,00 złotych brutto. wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonywanych głównych dostaw lub usług w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w post. A jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane oraz z załączenie dowodów czy są lub były wykonane należycie - wzór formularza do ewentualnego wykorzystania - zał. nr 6 do SIWZ

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie zał. nr 3 do SIWZ

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie zał. nr 3 do SIWZ

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • oświadczenie zał. nr 3 do SIWZ

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

formularz ofertowy dla części 1 zał. nr 1a, dla części 2 zał. nr 1b, kalkulacja kosztów dla części 1 zał. nr 2a, dla części 2 zał. nr 2b

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający, zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość zmiany umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, gdy: 1. nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, w szczególności w zakresie wysokości stawki podatku od towarów i usług VAT, 2. nastąpi konieczność zmiany ilości poszczególnych usług w zależności od faktycznego zapotrzebowania, poprzez zmniejszenie ilości jednej usługi i zwiększenie ilości innej usługi, bez możliwości zmiany wartości całkowitej umowy. 3. nastąpi konieczność zmiany lub wydłużenia terminu realizacji zamówienia spowodowana obiektywnymi czynnikami, niezależnymi od Wykonawcy z zastrzeżeniem, iż wydłużenie terminu realizacji zamówienia nie spowoduje wzrostu łącznego wynagrodzenia Wykonawcy za realizację zamówienia i wzrostu cen jednostkowych poszczególnych usług, określonych w ofercie Wykonawcy, 4. nastąpi konieczność skrócenia lub wydłużenia terminów realizacji poszczególnych zamówień z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy, bez zmiany cen jednostkowych za realizację poszczególnych zamówień. 5. dopuszcza się zmianę daty konferencji za zgodą Zamawiającego, Gminy Suwałki i Zamość w przypadku pojawienia się okoliczności, w których zmiana terminu będzie korzystna dla Zamawiającego. Zmiana terminu będzie musiała być uzgodniona przez obie strony umowy. 6. Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian w umowie wynikających z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Wszelkie zmiany dokonane zostaną za porozumieniem Zamawiającego i Wykonawcy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://www.ugzamosc.bip.lubelskie.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92,22-400 Zamość, pokój 20 ( po wcześniejszym zamówieniu telefonicznym tel. 84 639-29-59 wewn. 23).

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
10.02.2014 godzina 09:15, miejsce: Urząd Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92,22-400 Zamość, Punkt Obsługi Interesanta, stanowisko nr 1 otwarcie ofert - dnia 10.02.2014 r. godz. 09:30 w Świetlicy Urzędu Gminy Zamość.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr:
1
NAZWA:
Organizacja konferencji w ramach projektu pn: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  Przedmiot zamówienia obejmuje: zapewnienie zakwaterowania dla uczestników, zapewnienie usługi cateringowej, wykonanie i druk zaproszeń i plakatów na konferencję, wykonanie zestawów konferencyjnych, wynajem sali konferencyjnej z wyposażeniem Czas trwania każdej konferencji 10 godzin zegarowych: ( 1 dzień - 5 godzin, 2 dzień- 5 godzin). Konferencja na terenie miasta Zamość lub gminy Zamość organizowana w dniach 8-9 maj 2014r.- część 1 zadania. Ilość uczestników konferencji: 70 osób Szczegółowy opis zamówienia Zamawiający zamieścił na stronie internetowej http://ugzamosc.bip.lubelskie.pl.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  55.00.00.00-0, 55.10.00.00-1, 55.11.00.00-4, 55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3, 39.29.41.00-0.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Okres w dniach: 2.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.

CZĘŚĆ Nr:
2
NAZWA:
Organizacja konferencji w ramach projektu pn: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - konferencje w Gminie Suwałki i Gminie Zamość.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  Przedmiot zamówienia obejmuje: zapewnienie zakwaterowania dla uczestników, zapewnienie usługi cateringowej, wykonanie i druk zaproszeń i plakatów na konferencję, wykonanie zestawów konferencyjnych, wynajem sali konferencyjnej z wyposażeniem Czas trwania każdej konferencji 10 godzin zegarowych: ( 1 dzień - 5 godzin, 2 dzień- 5 godzin) Konferencja na terenie gminy Suwałki organizowana w dniach 11-12 wrzesień 2014r- część 2 zadania. Ilość uczestników konferencji: 85 osób Szczegółowy opis zamówienia Zamawiający zamieścił na stronie internetowej http://ugzamosc.bip.lubelskie.pl.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  55.00.00.00-0, 55.10.00.00-1, 55.11.00.00-4, 55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3, 39.29.41.00-0.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Okres w dniach: 2.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.