Rezerwacja, sprzedaż biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz hotelarskich usług noclegowych

Łódź: Rezerwacja, sprzedaż biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz hotelarskich usług noclegowych


Numer ogłoszenia: 351658 - 2011; data zamieszczenia: 25.10.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miasto Łódź, Oddział ds. Usług w Wydziale Zamówień Publicznych w Departamencie Obsługi i Administracji Urzędu Miasta Łodzi , ul. ks. I.J. Skorupki 21, 90-532 Łódź, woj. łódzkie, tel. 42 638 48 88, faks 42 638 48 77.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.uml.lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Rezerwacja, sprzedaż biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz hotelarskich usług noclegowych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiot zamówienia publicznego stanowić będzie: 1. zapewnienie rezerwacji, wystawiania i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych na warunkach i w klasach zlecanych przez Miasto, na trasach europejskich i poza europejskich a także w tzw. low cost airlines, oraz usług noclegowych, w hotelach znajdujących się w systemach rezerwacyjnych i poza systemami, wskazanych przez Miasto. 2. stosowania najniższych cen biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych zgodnych z taryfą przewoźnika / wraz z przewozem bagażu/ oraz promocji, dostępnych w żądanym terminie i określonej trasie podróży z zachowaniem wymaganego standardu podróży oraz rezerwacji i sprzedaży usług noclegowych do wysokości kwoty limitu środków na nocleg dla wskazanego państwa określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju Dz. U. z dnia 28 września 2005 r. jak również w kwotach przekraczających limit w przypadkach wskazanych przez Miasto. / Zmiany kwoty limitów na noclegi będą realizowane zgodnie z wielkościami obowiązującymi od daty nowelizacji/. 3. przedstawianie Miastu w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od wysłania zgłoszenia minimum trzech propozycji kolejno najkorzystniejszych pod względem czasowym i cenowym, dostępnych na rynku, na zakup biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz z podaniem informacji o tym jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/ powrót jeden dzień później ) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, kolejowego i autobusowego. 4. zapewnienie sprzedaży biletów i usługi noclegowej zgodnie z pisemnym zamówieniem, z 14 dniowym terminem płatności: 5. możliwość dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz usług noclegowych, 6. możliwość bezpłatnego odwołania rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz usług noclegowych, 7. przydzielenie do realizacji umowy co najmniej dwóch numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji (od poniedziałku do piątku w godz. 9-16). 8. przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów dokonanych wcześniej rezerwacjach, telefonicznie, faxem lub e-mailem. 9. bezpłatne dostarczanie biletów, voucherów lub potwierdzeń zakupionej usługi hotelowej oraz faktur do siedziby Miasta w godzinach urzędowania Urzędu Miasta Łodzi (od poniedziałku do piątku w godz. 9 - 16). W wyjątkowych sytuacjach sposób dostawy może ulec zmianie i dostarczenie biletu i potwierdzenia może być wymagane w innym terminie niż dni i godziny pracy UMŁ, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie biura podróży lub linii lotniczej w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Miastem w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży odbiorcy w wyznaczonym terminie, 10. przejęcia obowiązków dotyczących składania odwołań i reklamacji do linii lotniczych, przedsiębiorstw przewozowych oraz hoteli a zwłaszcza do reprezentowania Miasta w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych i odwołania rezerwacji hotelowej, 11. każdorazowe niezwłoczne informowanie drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołania rejsu oraz zmian w usłudze noclegowej, 12. zapewnienie możliwości zwrotu biletu w dniu jego sprzedaży bez naliczania kar i kosztów oraz odwołania rezerwacji noclegowej na podstawie pisma lub e-maila, 13. przyjęcia zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Miasto zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej, 14. zagwarantowanie, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, w przypadkach losowego przedłużenia czasu podróży, odwołania rejsu itp. pomocy organizacyjnej dla pracowników Miasta związanej z bezgotówkowym uzyskaniem noclegu, zmianą biletu lotniczego, itp. 15. W przypadku dokonania grupowej rezerwacji biletów dla Miasta Wykonawca zobowiązuje się do wniesienia z własnych środków przedpłat żądanych przez przewoźnika. Wniesiona przedpłata zostanie rozliczona w jednostkowych cenach za zakupione bilety. 16. sporządzanie dla Miasta do 10 dnia następnego miesiąca miesięcznych raportów z wystawionych przez Wykonawcę faktur na bilety lotnicze, 17. Wykonawca i Miasto wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. Całkowita wartość przedmiotu umowy, określona na podstawie wysokości wydatków planowanych w budżecie Miasta na zakup biletów lotniczych, kolejowych lub autobusowych i usług noclegowych przewidywana jest do kwoty 454.550 zł brutto (słownie: czterysta pięćdziesiąt cztery tysiące pięćset pięćdziesiąt złotych. Powyższą kwotę ustalono na podstawie analizy wydatków w podziale na wydatki walutowe związane z delegacją służbową pracownika oraz kosztem zakupu środka transportu tj. biletu lotniczego, kolejowego lub autobusowego oraz innego środka podróży np. sam. służbowy/ i usługi hotelowej za granicą kraju związanej ze służbową podróżą zagraniczną w czasie 12 miesięcy kalendarzowych. W okresie realizacji zamówienia zakłada się zorganizowanie około 80 wyjazdów służbowych za granicę kraju ze średnią obsadą po 2 pracowników uczestniczących w delegacji i porównywalnym średnim czasem trwania podróży do 3,5 doby tj.: 1. Zorganizowanie 70 delegacji służbowych zagranicznych realizowanych z lotniczym transportem dla około 140 pracowników, 2. Zorganizowanie 6 delegacji służbowych zagranicznych realizowanych kolejowym lub autobusowym taborem, rozpoczynanych z Polski do miejscowości, w których nie ma lotnisk lub uzupełnianych przejazdami kolejowymi ewentualnie autobusowymi przy wyjazdach dla 12 - 15 pracowników, Ponadto przewiduje się: 1. zakupienie około 140 biletów lotniczych, 2. zakupienie około 12 biletów kolejowych lub autobusowych oraz w przypadku takiej konieczności uzupełniających biletów kolejowych lub autobusowych do miejscowości docelowej przy założonej podróży lotniczej, 3. zakupienie usług noclegowych w hotelach w ilości około 540 osobo/nocy. Zakłada się przeloty lotnicze w 92,10 % realizowane przy zakupie najtańszych datowanych biletów lotniczych oraz w 7,90 % przejazdy kolejowe lub autobusowe, łącznej wartości przedmiotu zamówienia. W okresie październik 2010 - wrzesień 2011 roku zrealizowano zakup zagranicznych biletów lotniczych dla potrzeb Miasta Łodzi na kwotę 109.783 złote brutto, opłat za noclegi hotelowe w wysokości 97.229 złotych. W omawianym okresie zakupiono 1 bilet kolejowy na trasie Berlin - Kutno. Zakłada się zrealizowanie wartości umowy w czasie jej obowiązywania tj. do wartości 187.229 złotych a w konsekwencji poniesienia wydatków związanych z kosztami delegacji w szczególności opłaceniem kosztów noclegów przez pracowników delegowanych za granicę kraju do wysokości około 190.000 złotych. Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 u.p.z.p., polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia i stanowiących 30% wartości zamówienia podstawowego.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
63.51.20.00-1, 63.51.50.00-2, 60.20.00.00-0, 60.10.00.00-9.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 12.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie żąda od Wykonawcy wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w punkcie III.4.3.1 zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, z odpowiednim zachowaniem terminów ich wystawienia. Termin wykonania zamówienia : 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 85
• 2 - Wysokość upustu określonego w %określonego w % od ceny biletu przewoźnika - 15

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://przetargi.bip.uml.lodz.pl/

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Wydział Zamówień Publicznych W Departamencie Obsługi i Administracji Urzędu Miasta Łodzi ul. ks. Ignacego Skorupki 21, 90-532 Łódź.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
04.11.2011 godzina 09:30, miejsce: Ofertę należy złożyć w sekretariacie Wydziału Zamówień Publicznych w Departamencie Obsługi i Administracji Urzędu Miasta Łodzi, ul. ks. Ignacego Skorupki 21, 90-532 Łódź, pokój nr 8, III piętro.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Termin wykonania zamówienia : 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie procentowe: Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego - 50% Wysokość upustu określonego w %określonego w % od ceny biletu przewoźnika - 15% Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie vouchera lub potwierdzenia sprzedaży noclegu - 20% Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu kolejowego lub autobusowego - 15%.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie