Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz zwrotu przesyłek niedostarczonych na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Nakle nad Notecią

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz zwrotu przesyłek niedostarczonych na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Nakle nad Notecią 2. Kody ze wspólnego Słownika Zamówień: 64.11.00.00-0 - usługi pocztowe, 64.11.20.00-4 - usługi pocztowe dotyczące listów, 64.11.30.00-1 - usługi pocztowe dotyczące paczek. 3. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą: - Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek listowych o wadze do 2000g oraz paczek pocztowych, w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania, - Doręczanie zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO) oraz ewentualnych zwrotów przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczania lub wydania odbiorcy, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012r. - Prawo pocztowe oraz aktów wykonawczych na jej podstawie, - Odbiór z siedziby Zamawiającego, przesyłek listowych oraz paczek pocztowych przeznaczonych do nadania. 4. Termin realizacji - od 01.05.2015r. do 31.12.2016r. lub do momentu maksymalnego wykorzystania wartości umowy brutto ustalonej na podstawie złożonej przez Wykonawcę oferty. 5. Przez Wykonawcę - operatora pocztowego rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania określonej działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. 6. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem umowy rozumie się: a. Przesyłki listowe o wadze do 2000g (Gabaryt A i B): - zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, - zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii, - polecone - przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, - polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, - polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczane za pokwitowaniem odbioru, - polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczane za pokwitowaniem odbioru, Gabaryt A - to przesyłki o wymiarach: - minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x140 mm, - maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm, Gabaryt B - to przesyłki o wymiarach: - minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm, - maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm, Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2mm b. Paczki pocztowe o wadze do 10kg (Gabaryt A i B): - zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, - priorytetowe - paczki rejestrowane będące paczkami najszybszej kategorii, - ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - paczki rejestrowane zwykłe i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. Gabaryt A - to przesyłki o wymiarach: - minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, - maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 300 mm, długości 600 mm, szerokości 500 mm, Gabaryt B - to przesyłki o wymiarach: - minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokości 300 mm, długości 600 mm, szerokości 500 mm, - maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm, Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2mm 7. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług doręczania przesyłek w Polsce i poza granicami kraju. 8. Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają z następujących przepisów: a. ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz. 1529) oraz obowiązujących przepisów wykonawczych do ustawy, b. ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013r. poz. 267) c. międzynarodowych przepisów pocztowych, d. zasad i przepisów regulujących świadczenie usług pocztowych zawartych w regulaminie wykonawcy, a wydanych na podstawie ustawy Prawo pocztowe i innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, e. innych aktów związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydanych na podstawie ustaw i rozporządzeń. 9. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadanie przesyłek pocztowych (przesyłek listowych i paczek pocztowych) w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzeń do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 10. Zamawiający zobowiązuje się do nadania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a. dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej w dwóch egzemplarzach (oryginał - dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, kopia - dla Zamawiającego jako potwierdzenie nadania danej partii przesyłek), b. dla przesyłek rejestrowanych i zwykłych (nierejestrowanych) - sporządzenie zestawienia ilościowo - wartościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzonego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach (oryginał - dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, kopia - dla Zamawiającego jako potwierdzenie nadania danej partii przesyłek), 11. Zamawiający będzie korzystał ze swego opakowania przesyłek pocztowych, i nie dopuszcza możliwości przepakowywania przesyłek przez Wykonawcę. Zamawiający wymaga aby na dowodzie nadania przesyłki figurował Zamawiający jako podmiot nadający przesyłkę. 12. Zamawiający będzie umieszczał w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki. 13. Zamawiający będzie umieszczał na stronie adresowej przesyłek oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści podanej przez Wykonawcę. 14. Jeżeli przesyłki listowe oraz paczki pocztowe wymagać będą specjalnego, odrębnego znakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy - Wykonawca dostarczy we własnym zakresie i na własny koszt wszelkie materiały niezbędne do tego celu do biura podawczego Zamawiającego. 15. Przez biuro podawcze Zamawiającego rozumie się biuro podawcze Powiatowego Urzędu Pracy w Nakle nad Notecią przy ul. Dąbrowskiego 46 (III piętro, pok. 313) oraz Filię PUP w Szubinie, przy ul. Sportowej 7 (parter, pok. 3). 16. Przesyłki przeznaczone do wysyłki odbierane będą codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach od 14:00 do 15:00 z biura podawczego Zamawiającego. 17 Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 18. Wszelkie oznaczenia przesyłek poleconych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 19. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru, przez Wykonawcę, od Zamawiającego z zastrzeżeniem, że w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach itp.) Wykonawca bez względnej zwłoki wyjaśni je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń, o których mowa wyżej lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym lub po ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego. 20. Przez zwroty rozumie się zwroty niedoręczonych przesyłek pocztowych po wyczerpaniu możliwości ich dostarczenia lub wydania odbiorcy, z podaniem przyczyny niedoręczenia. Przez zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO) rozumie się zwrot pokwitowanego przez adresata potwierdzenia odbioru. 21. Zamawiający będzie korzystał ze wzorów druków potwierdzenia odbioru (ZPO) Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnego dostarczania do biura podawczego Zamawiającego w dni robocze w godzinach pomiędzy 08:00 a 15:00 druku - zwrotnego potwierdzenia odbioru stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki oraz druku - paczka pocztowa w ilości zabezpieczającej bieżącą realizację usług zgłoszonej przez Zamawiającego w terminie dwóch dni roboczych liczonych od dnia zgłoszenia. Zamawiający będzie dokonywał zgłoszeń zapotrzebowania na druki: telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną osobie wyznaczonej przez Wykonawcę do uzgodnień i koordynacji realizacji przedmiotu zamówienia. 22. Wykonawca będzie dostarczał do biura podawczego Zamawiającego pokwitowane przez adresata zwrotne potwierdzenia odbioru przesyłki (ZPO), niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, raz dziennie w dni robocze w godzinach między 08:00 a 15:00. 23. Przesyłki będą odbierane tylko przez osoby do tego upoważnione przez Zamawiającego. 24. W przypadku nieobecności adresata przesyłki rejestrowanej, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia (awizo). W przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru przesyłki niezwłocznie zwracana jest do biura podawczego Zamawiającego raz dziennie, w dni robocze w godzinach pomiędzy 08:00 a 15:00. 25. Zamawiający wymaga aby Wykonawca dysponował punktami odbioru, niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych), na terenie każdej gminy na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej. 26. Wykonawca zobowiązuje się doręczać przesyłki pocztowe krajowe zgodnie ze wskaźnikami terminowości określonymi w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29. 04.2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego lub regulaminami świadczenia usług pocztowych obowiązujących u Wykonawcy. 27. Przesyłki, których terminy doręczania nie zostały określone w niniejszym załączniku Wykonawca zobowiązuje się dostarczać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa lub regulaminem Wykonawcy. 28. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej skutkowało zachowaniem terminów, o których mowa w: a. art. 57 § 5 pkt. 2 ustawy z dnia 14.06.1960r. Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013r.poz.267), b. art. 12 § 6 pkt. 2 ustawy z dnia 29.08.1997r. Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2012r. poz. 749 z późn. zm.). 29. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wyłączenia z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przesyłek wymagających zastosowanie przepisów art. 57 § 5 pkt. 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej. 30. Zamawiający nie dopuszcza możliwości sporządzania odrębnego wykazu w/w przesyłek wymagających nadanie u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadani przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego. 31. Wykazane w Formularzu rzeczowo - cenowym (załącznik nr 3 do SIWZ) przewidywane ilości przesyłek każdego rodzaju, mają charakter szacunkowy, stanowią element służący do kalkulacji ceny oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadania przesyłek w podanych w tym załączniku ilościach. 32. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tytułu nie nadania przez Zamawiającego przewidywanej ilości przesyłek pocztowych z zastrzeżeniem, że zmiany ilości nie mogą skutkować zwiększeniem ogólnej kwoty wynagrodzenia ustalonej w ofercie Wykonawcy. 33. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek w okresie obowiązywania umowy będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego. 34. Wykonawca przyjmuje do realizacji przedmiot zamówienia na podstawie cen jednostkowych brutto podanych w Formularzu rzeczowo - cenowym, którego kopia będzie stanowić załącznik do umowy. 35. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w złożonym przez Wykonawcę Formularzy rzeczowo - cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z obowiązującego w dniu nadania przesyłek aktualnego cennika usług Wykonawcy, który będzie stanowić załącznik do umowy. 36. Ceny jednostkowe brutto podane przez Wykonawcę w Formularzu rzeczowo - cenowym nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji zamówienia, z trzema wyjątkami: a. w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku, b. w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, że zmiana w/w cen leży w interesie publicznym, c. ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikających ze swego aktualnego cennika lub regulaminu. 37. W przypadku zmian cen jednostkowych brutto wartość maksymalnego wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu zamówienia nie ulegnie zmianie. 38. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. 39. Wnoszenie opłat za świadczenie usług pocztowych Zamawiający dokonywać będzie z dołu za nadane przesyłki w obrocie krajowym i zagranicznym i za zwrócone przesyłki z powodu niemożności ich doręczenia. 40. Przez opłatę z dołu należy rozumieć opłatę w całości wniesioną przez Zamawiającego bezgotówkowo, poprzez polecenie przelewu w terminie późniejszym niż: a. nadania przesyłek, b. odbiór przesyłek rejestrowanych zwracanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia/wydania odbiorcy. 41. Na wszystkich przesyłkach krajowych i zagranicznych opłacanych w formie opłaty z dołu Zamawiający będzie umieszczać na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej nadruk lub odcisk pieczęci uzgodniony z Wykonawcą. 42. Podstawą obliczenia należności za przesyłki nadane będą ceny jednostkowe brutto przesyłek przedstawione przez Wykonawcę w Formularzu rzeczowo - cenowym z zastrzeżeniem pkt. 36 i 37, oraz faktyczna ilość przesyłek nadanych w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych. 43. Podstawą obliczenia należności za przesyłki zwrócone z powodu niemożności ich doręczenia będą ceny jednostkowe brutto przesyłek przedstawione przez Wykonawcę w Formularzu rzeczowo - cenowym z zastrzeżeniem pkt. 36 i 37, oraz faktyczna ilość przesyłek zwróconych w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów oddawczych. 44. W przypadku niezrealizowania usługi potwierdzenia odbioru, opłata za tą usługę będzie zwracana Zamawiającemu. 45. Wynagrodzenie za przesyłki nadane i przesyłki zwrócone płatne będzie na podstawie faktury VAT, w terminie 14 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu do biura podawczego prawidłowo wystawionej faktury. 46. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy Prawo pocztowe. 47. Reklamacje z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż do 12 miesięcy od dnia nadania. 48. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia nadania reklamacji. 49. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej do kontaktów z Zamawiającym, który będzie w stałym kontakcie z uprawnionym przedstawicielem Zamawiającego oraz będzie przyjmował uwagi i zastrzeżenia Zamawiającego dotyczące jakości świadczonych przez Wykonawcę usług.