Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji zamykającej wdrażanie projektów z III naboru wniosków w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 (dalej Programu) w listopadzie lub w grudniu 2015 w Przemyślu. - polska-warszawa: usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji zamykającej wdrażanie projektów z iii naboru wniosków w ramach programu współpracy transgranicznej polska białoruś ukraina 2007–2013 (dalej programu) w listopadzie lub w grudniu 2015 w przemyślu. 2. opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do siwz). opis przedmiotu zamówienia przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji zamykającej wdrażanie projektów z iii naboru wniosków w ramach programu współpracy transgranicznej polska białoruś ukraina 2007–2013 (dalej programu) w listopadzie lub w grudniu 2015 w przemyślu. dokładny termin organizacji konferencji zamawiający potwierdzi z wyprzedzeniem minimum 15 dni roboczych. ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych. i. usługi hotelarskie 1. wynajem pokoi dla maksymalnie 140 osób w jednym hotelu w przemyślu na 2 doby – tylko hotele oddalone o maksymalnie 2 km od zamku kazimierzowskiego w przemyślu, obiekt hotelarski o standardzie minimum 3 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych), w tym — maksymalnie 62 pokoje 2 osobowe (nocleg 2 osób na oddzielnych łóżkach), — maksymalnie 16 pokoi 1 osobowych lub 2 osobowych do pojedynczego wykorzystania. zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego internetu (wi fi). 2. wynajem maksymalnie 15 miejsc parkingowych na 2 doby. zamówienie opcjonalne 3. wynajem sali konferencyjnej w hotelu zakwaterowania, pojemność sali minimum 150 osób w układzie kinowym plus miejsce na min. 2 kabiny tłumaczy plus mównica, plus ścianka reklamowa zamawiającego (długość 3 m). wyposażenie sali mównica, ekran, projektor multimedialny, klimatyzacja. wynajem od godziny 16 00 w dniu poprzedzającym konferencję (przygotowanie), cały dzień w dniu konferencji. zamówienie obejmuje także obsługę techniczną – sterowanie światłem i klimatyzacją, obsługa dźwięku. zamówienie obejmuje także konfekcjonowanie materiałów promocyjnych (wykonanie maksymalnie 130 pakietów materiałów, praca dla 2 osób przez maksymalnie 3 h). zamówienie opcjonalne ii. usługi gastronomiczne wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu na każdy dzień do akceptacji przez zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w opz) 4. w dniu poprzedzającym konferencję a. obiad dla maksymalnie 50 osób w sali restauracyjnej na trasie między hajnówką a lublinem. miejsce postoju do uzgodnienia z zamawiającym w zależności od godziny wyjazdu autokaru, która zostanie ustalona na drodze kontaktów roboczych z zamawiającym. restauracja musi posiadać parking dla autokarów oraz system toalet złożony przynajmniej z 2 kabin męskich oraz 2 kabin damskich. b. kolacja w formie bufetu w oddzielnej sali restauracyjnej lub na wyraźnie wydzielonej powierzchni takiej sali dla maksymalnie 140 osób w hotelu zakwaterowania z uwzględnieniem różnych czasów przyjazdu autokarów z gośćmi. 5. w dniu konferencji a. obiad w formie bufetu dla maksymalnie 140 osób w sali restauracyjnej w hotelu zakwaterowania. obiad musi być tak zorganizowany, aby wszyscy mogli zjeść posiłek w ciągu godziny (m.in. kilka stref do nakładania posiłków wraz z opisami posiłków, etc.). b. kompleksowa przerwa kawowa w miejscu konferencji powitalna dla maksymalnie 140 osób na 30 min przed godziną rozpoczęcia konferencji oraz jej kontynuacja dla maksymalnie 140 osób w godzinach 11 00 – 11 30 (godziny orientacyjne, do uzgodnienia). c. kolacja w formie bufetu dla maksymalnie 140 osób w sali restauracyjnej w hotelu zakwaterowania. 6. w dniu po konferencji a. obiad dla maksymalnie 50 osób w sali restauracyjnej na trasie między przemyślem a lublinem. miejsce postoju do uzgodnienia z zamawiającym w zależności od godziny wyjazdu autokaru, która zostanie ustalona na drodze kontaktów roboczych z zamawiającym. restauracja musi posiadać parking dla autokarów oraz system toalet złożony przynajmniej z 2 kabin męskich oraz 2 kabin damskich. opis posiłków. posiłki będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez zamawiającego. zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. o zmianach na bieżąco będzie informował wykonawcę. wszystkie posiłki powinny być serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek i obrusów na stołach. ramowe menu – dotyczy pojedynczego posiłku (tj. np. jednej kolacji, jednego obiadu) przerwa kawowa herbata (do wyboru czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana i gazowana, min 0,6 l na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych w ilości przynajmniej po 0,3 l na osobę); owoce sezonowe świeże podane na tacach – 3 rodzaje, w ilości co najmniej 0,5 kg owoców/osobę), kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło), minimum 7 kanapek na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym; wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 200 g na osobę). obiad 2 zupy do wyboru (300 ml każdego rodzaju na osobę), 2 rodzaje dania głównego na ciepło dla każdej osoby, w tym danie mięsne i rybne dla każdej osoby (porcja mięsa/ryby min. 150 g/os); warzywa sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os); 2 dodatki typu ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub półksiężyce). napoje dostępne podczas obiadu herbata (do wyboru czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, dostępna bez ograniczeń, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3 0,4 l, dostępne przynajmniej 0,6 l na osobę, woda z cytryną (min. 0,5 l/os), wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 200 g na osobę). kolacja 2 rodzaje przystawki zimnej i 2 rodzaje przystawki ciepłej w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os każdej z przystawek); pieczywo – ciemne i jasne – łącznie minimum 150 g na osobę; danie główne – danie mięsne i rybne dla każdej osoby (porcja mięsa/ryby min. 150 g/os) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego; dodatki typu ryż, kasza gryczana, ziemniaki (w ilości minimum 200 g/osobę); 2 rodzaje warzyw sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os), deser (ciasto domowe lub inny zimny deser w ilości minimum 150 g na osobę). napoje dostępne podczas kolacji herbata parzona wrzątkiem bez ograniczeń (czarna lub zielona do wyboru), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona, do wyboru typu latte, espresso, cappuccino) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń, woda mineralna i soki owocowe do wyboru w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w dzbankach lub butelkach, dostępne przynajmniej 0,5 l na osobę), woda gazowana i niegazowana w ilości 0,5 l na osobę. iii. usługi transportowe i zakup biletów przewozowych wszystkie pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa wykonawca. zamówienie obejmuje obsługę każdego autokaru przez 2 kierowców tam gdzie zajdzie taka potrzeba, aby jazda była wykonana bez przerw. wyjazd w dniu przed konferencją plus powrót w dniu po konferencji. dokładne godziny wyjazdów zostaną określone na drodze kontaktów roboczych. 7. transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych (np. ścianki reklamowe, wydruki, materiały reklamowe) z siedziby zamawiającego do hotelu zakwaterowania. objętość materiałów – do 6 m3. zamówienie obejmuje załadunek (w siedzibie zamawiającego, jest winda) i rozładunek środka transportu oraz transport powrotny materiałów, które pozostaną po konferencji (ścianka reklamowa, roll up, etc). 8. transport maksymalnie 50 osób autokarem na trasie hajnówka lublin zamość przemyśl (do hotelu zakwaterowania) i z powrotem (z możliwością dodania jako miejsca wyjazdu przejścia granicznego białowieża piererow). 9. transport maksymalnie 12 osób busem na trasie przejście graniczne białowieża piererow – hajnówka i z powrotem. zamówienie opcjonalne 10. transport maksymalnie 50 os autokarem na trasie lwów przemyśl (do hotelu zakwaterowania) i z powrotem. zamówienie opcjonalne 11. zakup i dostarczenie biletów na samolot na trasie warszawa rzeszów warszawa (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 11 osób. klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia iata. zamówienie opcjonalne. 12. transport maksymalnie 11 osób busem na trasie rzeszów (lotnisko) jarosław przemyśl (do hotelu zakwaterowania) i z powrotem na trasie przemyśl rzeszów (lotnisko). zamówienie opcjonalne 13. zakup i dostarczenie biletu na samolot na trasie mińsk warszawa mińsk (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 1 osoby. klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia iata. zamówienie opcjonalne. 14. zakup i dostarczenie biletu na samolot na trasie kijów warszawa kijów (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 1 osoby. klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia iata. zamówienie opcjonalne. 15. transport maksymalnie 25 osób autokarem na trasie rzeszów przemyśl (do hotelu zakwaterowania) i z powrotem. iv. produkcja i dostawa materiałów promocyjnych 16. długopisy 200 sztuk – materiał metal (kolor czarny) i/lub drewno; wkład kolor niebieski, wysuwany poprzez przyciśnięcie górnej części korpusu; wymiary długość minimum 12 cm; grawerowanie/nadruk 2 znaków graficznych. 17. torby papierowe białe na materiały konferencyjne – 200 sztuk 32 x 44 cm (wysokość) x 16 cm (+/ 2 cm), uszlachetnienie folia mat, torby wytrzymałe, dodatkowe wzmocnienie na zakończenie rączki, rączka – sznurek biały ozdobny, zamówienie obejmuje dodatkowo kolorowy nadruk 3 znaków graficznych na obu stronach. 18. składany parasol – 160 szt, zbudowany z co najmniej 8 paneli, otwierany automatycznie, 3x składana metalowa laska, rączka plastikowa gumowana, szyny z metalu/włókna szklanego, poszycie poliester ze specjalną wodoodporną powłoką, pasek spinający na rzep lub zatrzask, pokrowiec poliester ze specjalną wodoodporną powłoką w kolorze czaszy. dopuszczalne kolory szary/grafitowy/granatowy (zamawiający dopuszcza możliwość dostarczenia parasoli w różnych kolorach – ilości poszczególnych kolorów muszą być zaakceptowane przez zamawiającego). wymiary średnica czaszy parasola 100 cm (+/ 4 cm), długość parasola po złożeniu 27 cm (+/ 3 cm). zamówienie obejmuje także nadruk maksymalnie 4 znaków graficznych na czaszy (nadruk kolorowy w skali cmyk). zdjęcie poglądowe wykonawca musi dostarczyć materiały na miejsce konferencji, w ilości kompletów zgodnej z maksymalną liczbą uczestników (zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby zamawiającego), do godziny 19 00 w dniu poprzedzającym spotkanie. wszystkie artykuły muszą spełniać łącznie następujące kryteria a. funkcjonalność, tj. spełnia swoje przeznaczenie np. parasol składa się i otwiera automatycznie i jest nieprzemakalny; b. trwałość, tj. czy produkt nie ulega trwałym zniekształceniom np. podczas ściskania palcami lub nie kruszy się, nadruki muszą być trwałe; c. estetyka, tj. jak pod względem estetycznym produkt został wykonany, np. — nie występują zarysowania, przebarwienia, pęknięcia, ewentualnie inne uszkodzenia artykułu widoczne gołym okiem (odpowiednio do rodzaju artykułu); — poszczególne części artykułu są dobrze do siebie dopasowane, zamocowane oraz zszyte; — graficzne elementy artykułu nie są starte, nie są rozmazane, popękane ani nie zmieniły kolorów podczas pocierania ręką lub drapania paznokciem; — dany produkt pod względem wyglądu nie odbiega od dostępnych na rynku standardów oraz czy wszystkie jego elementy są względem siebie proporcjonalne; — sposób wykonania i użyte materiały nie wywołują wątpliwości co do jakości produktu np. materiał, z którego wykonany jest parasol itp. v. usługi drukowania i powiązane 19. kolorowy wydruk prezentacji – maksymalnie 140 kompletów (w tym 3 różne wersje językowe), w komplecie maksymalnie 50 kartek, oprawa zeszytowa lub spirala. zamówienie opcjonalne 20. przygotowanie maksymalnie 140 identyfikatorów na konferencję wraz ze smyczami, zamówienie obejmuje projekt graficzny, dwustronny cyfrowy wydruk na kartach plastikowych, (kolor smyczy do uzgodnienia z zamawiającym); wzór kart plastikowych do uzgodnienia z zamawiającym, karty wg standardu identyfikatory w rozmiarze 124 x87 mm (+/ 20 mm), ze względu na wymiar można na nich umieścić loga, hasło etc.; identyfikatory w pełni spersonalizowane (imię nazwisko, instytucja, narodowość itp.). 21. skład graficzny oraz wydruk ulotki informacyjnej o projektach realizowanych w ramach iii naboru wniosków. skład graficzny obejmuje całościowy szablon graficzny, użycie zdjęć dostarczonych przez zamawiającego z ewentualną drobną ich edycją (kadrowanie, korekta kontrastu itp.), zaprojektowanie elementów graficznych takich jak ikony, proste infografiki obrazujące np. dane statystyczne, skład tekstu. materiały tekstowe i zdjęciowe zostaną przekazane przez zamawiającego. ulotka ma składać się z 3 kartek a4 zadrukowanych obustronnie i złożonych (jak na zdjęciu poglądowym poniżej). specyfikacja wydruku druk wysokiej jakości, po obu stronach kartek, kolor 4x4. nakład 300 egzemplarzy. grubość papieru minimum 250 g/m2, papier kredowy błysk. możliwe uszlachetnienia folia aksamitna matowa (soft touch); lakier uv wybiórczy. zamówienie obejmuje także wszelkie prace przygotowawcze związane z uruchomieniem druku (poza składem publikacji). minimum 5 dni roboczych przed drukiem całego nakładu wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez zamawiającego proof – arkusz a3. zatwierdzenie proofa jest warunkiem wydruku nakładu. gotowe wydruki mają być dostarczone do siedziby zamawiającego. zdjęcie poglądowe vi. wynajem sprzętu do tłumaczenia, nagłośnienia oraz usługa tłumaczenia 22. dostawa i montaż nagłośnienia, w tym min. 3 mikrofony bezprzewodowe, 1 mikrofon na mównicy, mikrofony muszą być przetestowane wcześniej, aby wyeliminować sprzężenia dźwięku, nagłośnienie dla mikrofonów oraz dla prezentacji multimedialnych uruchamianych z komputera przenośnego (komputer dostarcza wykonawca) oraz dla odtwarzacza podkładu muzycznego. zamówienie obejmuje także wynajem technika obsługującego sprzęt do nagłośnienia. zamówienie opcjonalne 23. wynajem zespołu tłumaczy do obsługi tłumaczenia w konfiguracji język polski, rosyjski, ukraiński. minimum 2 tłumaczy (polsko ukraiński, polsko rosyjski, wykonawca musi także przewidzieć konieczność tłumaczenia w układzie języków rosyjski ukraiński) a. usługi tłumaczenia symultanicznego dla uczestników podczas konferencji (ok. 9 00 – 13 30). tematyka tłumaczeń dotyczy funduszy ue, zagadnień finansowych, gospodarczych, międzynarodowych, prawnych, samorządowych. b. usługa tłumaczenia konsekutywnego podczas planowanej wycieczki w drugim dniu konferencji (ok. 14 30 17 30 – dokładne godziny do ustalenia z zamawiającym). wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia tłumaczy posiadających wykształcenie wyższe filologiczne lub będących absolwentami uczelni kształtujących tłumaczy oraz posiadających co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia. zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia kwalifikacji tłumaczy uczestniczących w realizacji zamówienia. zamawiający powiadomi wykonawcę o tematyce konferencji oraz prezentacji. zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania, dojazdu i wyżywienia tłumaczy. 24. wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego w godzinach ok. 8 00 – 14 00 w miejscu konferencji. zamówienie obejmuje — min 2 dźwiękoszczelne kabiny do tłumaczena w konfiguracji język polski rosyjski ukraiński wraz z niezbędnym wyposażeniem; — maksymalnie 140 słuchawek z odbiornikami (wraz z dystrybucją) — montaż i demontaż sprzętu montaż sprzętu i kabin musi zakończyć się najpóźniej na godzinę przed rozpoczęciem konferencji. system do tłumaczenia symultanicznego musi również obsługiwać tłumaczenia treści materiałów multimedialnych puszczanych z komputera (np. film wideo z wypowiedziami itp.). 25. obsługa tłumaczenia pisemnego – zamówienie opcjonalne — tłumaczenie tekstów z języka polskiego na ukraiński i odwrotnie (maksymalnie 40 stron rozliczeniowych – 1600 znaków ze spacjami na stronę). — tłumaczenie pisemne tekstów z języka polskiego na rosyjski i odwrotnie (maksymalnie 40 stron rozliczeniowych – 1600 znaków ze spacjami na stronę). wykonawca musi wyznaczyć do realizacji zamówienia tłumaczy posiadających wykształcenie wyższe filologiczne lub będących absolwentami uczelni kształtujących tłumaczy oraz posiadających co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia. zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia kwalifikacji tłumaczy uczestniczących w realizacji zamówienia. w zależności od bieżących potrzeb zamawiającego – poszczególne ilości stron w różnych językach można łączyć/zamieniać w ramach dostępnego budżetu na tłumaczenia pisemne. wykonawca powinien każdorazowo konsultować z zamawiającym wątpliwości dotyczące nazewnictwa. vii. usługi fotograficzne 26. jeden fotograf (osoba, która zajmuje się fotografią profesjonalnie), praca podczas konferencji i później w ramach wycieczki tj. od godziny rozpoczęcia konferencji (ok. godz. 8) do końca wycieczki (ok. godz. 18), dokładne godziny zostaną ustalone w trakcie kontaktów roboczych z zamawiającym, w tym wykonanie zdjęć reportażowych, zdjęć grupowych; dostarczenie zamawiającemu wszystkich zdjęć w postaci cyfrowej (format jpg, każde zdjęcie w dwóch wersjach rozdzielczości do druku (300 dpi) oraz do użycia na stronie www) w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia konferencji. zamówienie obejmuje dostarczenie minimum 200 zdjęć (tzw. prewki) (w tym min. 100 zdjęć z posiedzenia (od rana do obiadu), min. 70 zdjęć z wycieczki), z których zamawiający dokona ostatecznego wyboru zdjęć do finalnej obróbki graficznej. wykonawca przekazuje także zamawiającemu wszelkie prawa majątkowe i autorskie do korzystania ze wszystkich zdjęć na wszelkich możliwych polach eksploatacji. zamówienie obejmuje także dostawę urządzeń naświetlających (wykonywanie zdjęć wewnątrz i na zewnątrz w różnych warunkach oświetleniowych). viii. usługi w zakresie organizacji wycieczek 27. organizacja wycieczki w dniu konferencji od godziny około 14 00. wycieczka powinna trwać nie krócej niż 3,5 godziny. wykonawca musi zapewnić — przewóz autokarami maksymalnie 140 osób na trasie z hotelu zakwaterowania po wszystkich miejscach zwiedzania i z powrotem; — usługę przewodnicką w języku polskim — zwiedzanie powinno objąć m.in. następujące obiekty (dokładny program wycieczki do ustalenia z zamawiającym w zależności od możliwości czasowych i organizacyjnych) wystawa stała na temat twierdzy przemyśl w muzeum narodowym ziemi przemyskiej, fort xii „werner” – zwiedzanie fortu i muzeum (w miarę możliwości w towarzystwie przewodnika przebranego w strój z epoki), fort i siedliska „salis soglio”, fort xvi „zniesienie” i kopiec tatarski. koszt wycieczki powinien zawierać koszt biletów wstępu do obiektów. — zorganizowanie poczęstunku/przerwy kawowej (w formie bufetu) dla uczestników wycieczki w jednym ze zwiedzanych fortów mniej więcej w połowie zaplanowanej wycieczki (dokładna godzina do ustalenia). ramowe menu herbata (do wyboru czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana i gazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 2 butelki na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,4 l dostępne w ilości przynajmniej po 1 butelce na osobę); kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło), minimum 7 kanapek na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym; zupa żurek z kiełbasą lub grzybowa z leśnych grzybów lub grochowa lub barszcz ukraiński (300 ml/os); wybór ciast domowych – minimum 2 rodzaje (minimum 200 g na osobę); pieczywo. poczęstunek zostanie zorganizowany w miejscu do tego przystosowanym (m.in. z dostępem do toalety), w pomieszczeniu zamkniętym i ogrzewanym, umożliwiającym spożycie posiłku na stojąco przy stołach koktajlowych oraz na siedząco przy stołach (wykonawca musi zapewnić miejsca siedzące przynajmniej dla połowy uczestników). poczęstunek powinien być zaserwowany wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki, miski itp.), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki itp.), a także papierowych serwetek. — w przypadku bardzo licznej grupy wykonawca musi zapewnić sprawne zwiedzanie obiektów w podziale na mniejsze grupy. — wykonawca musi zapewnić taki program wycieczki, aby umożliwiał zwiedzanie fortów za dnia/przy świetle dziennym. harmonogram dokładny termin organizacji konferencji zamawiający potwierdzi z wyprzedzeniem minimum 15 dni roboczych. ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych. wykonawca musi przedstawić zamawiającemu przynajmniej 2 modele każdego materiału promocyjnego do wyboru (zgodnie z opisem zamieszczonym w opz). zamawiający wybierze jeden z modeli pod warunkiem spełniania wymogów opz. jeśli zamawiający zgłosi uwagi związane z niezgodnością modeli z opz, wykonawca zobowiązany jest w ciągu 3 dni kalendarzowych przedstawić nowe modele do wyboru. po wybraniu modelu zostanie ustalone umiejscowienie oznakowania na materiałach promocyjnych. wykonawca musi dostarczyć materiały na miejsce konferencji, w ilości kompletów zgodnej z maksymalną liczbą uczestników (zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby zamawiającego), do godziny 19 00 w dniu poprzedzającym spotkanie. zamawiający dostarczy wykonawcy gotowe materiały do przygotowania graficznego ulotki informacyjnej o projektach (pkt. 21 opz). wykonawca dostarczy pierwszą wersję publikacji najpóźniej na 10 dni kalendarzowych od momentu przekazania materiałów. zamawiający naniesie poprawki i przekaże komentarze do 5 dni roboczych od momentu otrzymania pierwszej wersji. wykonawca dostarczy poprawioną wersję w przeciągu 5 dni roboczych od tego momentu. każde kolejne poprawki nanoszone będą w analogicznym trybie. minimum 5 dni roboczych przed drukiem całego nakładu wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez zamawiającego proof – arkusz a3. wydruk publikacji nastąpi po zatwierdzeniu proofa i musi być wykonany najpóźniej na 2 tygodnie przed planowanym terminem konferencji. gotowy nakład publikacji zostanie dostarczony do siedziby zamawiającego. ii.1.6)