Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby szkoleń organizowanych przez Wydział Koordynacji PIFE w latach 2015–2016. - polska-warszawa: usługi hotelarskie

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby szkoleń organizowanych przez wydział koordynacji pife w latach 2015–2016. 1. szacunkowa liczba szkoleń a) zamawiający szacuje, że zakres przedmiotu umowy obejmował będzie organizację max. 53 szkoleń jedno lub dwudniowych wg. następującego podziału rok 2015 rok 2016 rok liczba szkoleń 34 szkolenia 19 szkoleń b) maksymalna liczba uczestników każdego szkolenia wynosi 25 osób. zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników każdej grupy szkoleniowej przy założeniu, że nie będzie ona mniejsza niż 15 osób. jeżeli nie będzie zrekrutowanej wymaganej minimalnej liczby osób, zamawiający zastrzega sobie także możliwość realizacji szkolenia dla mniejszej liczby uczestników. c) zamawiający zastrzega, że podana liczba grup szkoleniowych jest szacunkowa i może ulec zmianie. 2. lokalizacja hotelu a) szkolenia planowane są do organizacji w miastach wojewódzkich, w szczególności w warszawie, krakowie, wrocławiu, poznaniu, gdańsku. b) wykonawca zapewni realizację usług w hotelu, do którego dojazd spod dworca głównego/centralnego będzie możliwy jednym środkiem komunikacji miejskiej/publicznej (tramwaj, metro, autobus), w czasie nie dłuższym niż 40 minut w godzinach 10 00 – 11 00 rano w warszawie i nie dłuższym niż 30 minut w pozostałych miastach. czas potrzebny na dotarcie do hotelu (pod dokładny adres) sprawdzany będzie za pomocą portalu www.jakdojade.pl. 3. wymagania dotyczące obiektu a) hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, posiadający decyzję kategoryzacyjną określoną przez rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 19.8.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (dz. u. z 2006 r. nr 22, poz. 169), wydaną przez marszałka województwa. b) hotel (sala konferencyjna, pokoje oraz miejsce spożywania posiłków) musi być przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych; c) usługi wskazane w pkt 4 ust. a) – c) muszą być zrealizowane w jednej lokalizacji. 4. usługa obejmować będzie w szczególności a) zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniami b) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem c) zapewnienie wyżywienia dla uczestników d) incydentalnie zapewnienie możliwości wykonania kopii/wydruku materiałów. przy organizacji szkoleń zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania jedynie z części usług określonych w opisie przedmiotu zamówienia. zamawiający zastrzega sobie możliwość organizacji dwóch szkoleń w tym samym mieście w jednym terminie. 5. wymagania dotyczące noclegów a) wykonawca zapewni uczestnikom szkoleń pokoje dwuosobowe, a w przypadku nieparzystej liczby osób bądź szczególnych indywidualnych potrzeb pokoje jednoosobowe; b) pokoje powinny być z pełnym węzłem sanitarnym; c) w przypadku pokoi dwuosobowych należy zapewnić 2 oddzielne łóżka i 2 klucze – po 1 dla każdej korzystającej osoby; d) w cenę noclegu zostanie wliczone śniadanie. 6. wymagania dotyczące sali konferencyjnej i wyposażenia a) sale muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa (przeciwpożarowe), akustyczne (zgodnie z zasadami bhp), oświetleniowe (zgodnie z zasadami bhp), muszą być ogrzewane (w okresie zimowym), klimatyzowane; b) sale muszą posiadać dostęp do światła dziennego i możliwość zaciemnienia w przypadku wyświetlania prezentacji; c) wielkość sali musi być dostosowana do liczby osób wskazanej w zleceniu (15 25 osób). wykonawca zapewni w sali odpowiednia liczbę stołów w ustawieniu „podkowa” oraz stół prezydialny na 1 lub 2 osoby; d) sala musi być oddzielona od części restauracyjnej/barowej i posiadać drzwi zamykane na klucz; e) w ramach wyposażenia sali wykonawca zapewni projektor multimedialny, laptop, ekran, flipchart, flamastry oraz 1 2mikrofony bezprzewodowe; f) w sali powinien być zapewniony dostęp do wi fi o parametrach min. download 10 mb/s. 7. wymagania dotyczące wyżywienia a) zapewnienie wyżywienia – uczestnikowi każdego szkolenia przysługuje następujące wyżywienie tj. — śniadanie – zapewnione w cenie noclegu (dla osób korzystających z noclegu); — przerwy kawowe – w formie bufetu, składające się z — wyboru ciastek – min. 2 rodzaje (np. rogaliki francuskie, rogaliki nadziewane, babeczki z kremem i owocami) w ilości minimum 50g na osobę; — filetowanych owoców (min. 3 rodzaje – np. pomarańcza, kiwi, melon, ananas, arbuz) – min. 50g na osobę, — napoi bez ograniczeń sok 100 % – min. 2 rodzaje; woda (gazowana i niegazowana) butelkowana, kawa, herbata– min. 2 rodzaje; dodatki mleczko w dzbanuszkach nie większych niż 0,3l, cytryna, cukier; — obiad – w formie bufetu, składający się z — 2 zup do wyboru – min. 250ml porcja (zupa krem – min.150ml porcja), — dania głównego na ciepło min. 2 rodzaje, w tym danie mięsne – min. 150g porcja, danie wegetariańskie – min. 250g porcja (ryba – min. 150g porcja) – do wyboru, — sałatek / surówek/warzyw gotowanych – min. 3 rodzaje – min. 100g porcja, — dodatków skrobiowych typu ryż, ziemniaki, kasza itp. – min. 3 rodzaje – min. 200g porcja, — deseru min. 2 rodzaje, — napojów bez ograniczeń sok 100 % – min. 2 rodzaje, woda (gazowana i niegazowana) butelkowana, kawa, herbata – min. 2 rodzaje, dodatki mleczko w dzbanuszkach nie większych niż 0,3l, cytryna, cukier; — kolacja – w formie bufetu, składająca się z — dania głównego na ciepło min. 2 rodzaje, w tym danie mięsne – min. 150g porcja, danie wegetariańskie – min. 250g porcja (ryba – min. 150g porcja) – do wyboru, — pieczywa – min. 3 rodzaje, — masła, — sałatek – min. 2 rodzaje, — świeżych warzyw np. pomidor, ogórek, papryka – min. 3 rodzaje; — napojów bez ograniczeń sok 100 % – min. 2 rodzaje; woda (gazowana i niegazowana) butelkowana, kawa, herbata – min. 2 rodzaje; dodatki mleczko w dzbanuszkach nie większych niż 0,3l, cytryna, cukier; b) zamawiający zakłada, że na potrzeby 1 szkolenia potrzebne będzie następujące zapotrzebowanie — i dzień 2 przerwy kawowe, obiad, kolacja (kolacja dla osób korzystających z noclegu), — ii dzień śniadanie (dla osób korzystających z noclegu), 2 przerwy kawowe, obiad. szczegółowe zapotrzebowanie dot. wyżywienia będzie ustalane z wykonawcą każdorazowo przed szkoleniem. c) każdorazowo przed szkoleniem wykonawca prześle zamawiającemu w terminie min. 3 dni roboczych przed wydarzeniem menu do akceptacji. zamawiający wymaga, aby w przypadku organizacji szkoleń dwudniowych wykonawca zapewnił inne menu obiadowe każdego dnia. d) wykonawca zapewni następujący sposób podania posiłków zastawa porcelanowa, sztućce metalowe, serwetki. e) zamawiający wymaga podania posiłków punktualnie, zgodnie z godzinami ustalonymi z zamawiającym. f) w uzasadnionych przypadkach, na prośbę zamawiającego, wykonawca uwzględni w menu specjalne dania dla osób wymagających określonej diety ze względów zdrowotnych. 8. pozostałe wymagania zamawiającego a) wykonawca zobowiązany będzie do widocznego oznakowania sali konferencyjnej przed wejściem do sali oraz w pobliżu recepcji hotelu (w tym rozstawienia roll up`a, który wykonawca otrzyma od zamawiającego). zakres oznakowania zostanie ustalony z zamawiającym po podpisaniu umowy; b) wykonawca zobowiązany będzie zapewnić 2 miejsca postojowe, umożliwiające dostarczenie i wypakowanie materiałów szkoleniowych. c) wykonawca jest odpowiedzialny za „dopilnowanie” na miejscu realizacji prawidłowej, zgodnej ze zleceniem zamawiającego, realizacji usługi. wykonawca zobowiązany będzie do obecności na miejscu podczas szkolenia co najmniej pierwszego dnia do czasu rozpoczęcia obiadu celem dopilnowania zgodności wykonania usługi z umową. 9. określenie warunków współpracy a) każdorazowo, najpóźniej na 10 dni roboczych przed realizacją spotkania zamawiający powiadomi wykonawcę o organizacji szkolenia, w tym o zakresie usługi, przesyłając drogą elektroniczną stosowne zlecenie. w zleceniu zamawiający określi liczbę dni szkolenia, wielkość grupy oraz szczegółowe zapotrzebowanie na określone usługi. b) wykonawca najpóźniej w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania zlecenia zaproponuje zamawiającemu min. 2 obiekty, w których realizowana będzie usługa – do wyboru zamawiającego. zamawiający najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od dnia otrzymania propozycji dokona wyboru obiektu. c) zamawiający na 3 dni robocze przez wyznaczonym terminem szkolenia powiadomi wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników korygując stosownie zlecenie. d) wartość zlecenia obliczana będzie każdorazowo, stosownie do jego zakresu, na podstawie cen jednostkowych podanych w formularzu ofertowym. ostateczne rozliczenie z wykonawcą zostanie określone na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, o której mowa w punkcie 9 c) opz; e) zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej rezygnacji z usługi w terminie 7 dni roboczych przed planowaną datą wydarzenia. ii.1.6)