Sprzątanie pomieszczeń biurowych i gospodarczych należących do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi utrzymania czystości w pomieszczeniach biurowych i gospodarczych należących do Miejskiego Ośrodku Pomocy Społecznej w Łodzi, codziennie od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Szczegółowy zakres zamówienia zawiera Opis przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik nr 2 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Przedmiot zamówienia dotyczy usługi wykonywanej w niżej wymienionych obiektach: -pomieszczenia w budynku Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 147 sprzątanie do dnia 31.05.2015 roku -pomieszczenia w budynku Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 149, - pomieszczenia w budynku I Wydziału Pracy Socjalnej ul. Tybury 16, - pomieszczenia w budynku II Wydziału Pracy Socjalnej ul. Grota -Roweckiego 30, -pomieszczenia w budynku III Wydziału Pracy Socjalnej ul. Będzińska 5, - pomieszczenia w budynku Wydziału Wspierania Rodzinnej Pieczy Zastępczej ul. Lipowa 28 sprzątanie do dnia 31.05.2015 roku - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Garnizonowej 38, -pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Limanowskiego 194/196, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Tokarzewskiego 53, -pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Marysińskiej 36, -pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Motylowej 4 -pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Rybnej 18, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Perla 2, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Sprinterów 11 - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Karolewskiej 70/76, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Kasprzaka 27 - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Dąbrowskiego 33, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Senatorskiej 4, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Paderewskiego 47, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Rzgowskiej 170, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Zbocze 2a, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy Al. Piłsudskiego 67, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Elsnera 12, - pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Tramwajowej 21, -pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. 10-go Lutego 7/9, -pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Piotrkowskiej 61, -pomieszczenia Punktu Pracy Socjalnej przy ul. Wróblewskiego 18 sprzątane do dnia 20 marca 2015 roku - pomieszczenia Klubu Integracji Społecznej przy ul. Księży Młyn 2, - pomieszczenia Klubu Integracji Społecznej przy ul. Tybury 16, -pomieszczenia Klubu Integracji Społecznej przy ul. Paderewskiego 47, - pomieszczenia biurowe w budynku przy ul. Wschodniej 32. Zakres usługi utrzymania czystości obejmuje: prace do wykonania codziennie: -odkurzanie wykładzin dywanowych, chodników, mebli tapicerowanych; -zamiatanie, zmywanie na mokro powierzchni podłogowej przy użyciu łagodnych środków myjących, odpowiednich dla danego rodzaju podłogi, nie niszczących podłogi, nie uszkadzających powłoki akrylowej, nie pozostawiających smug oraz ich konserwacja środkami antypoślizgowymi; -usuwanie kurzu z powierzchni mebli, biurek, szaf, szafek, stołów, półek przy użyciu środków do konserwacji mebli, a także drzwi i innego sprzętu biurowego kserokopiarki, faksy, niszczarki, drukarki, komputery z wyłączeniem monitorów, parapetów, grzejników, kratek wentylacyjnych, pulpitów przy użyciu środków antystatycznych, bezzapachowych lub o delikatnym zapachu naturalnym, odpowiednich dla rodzaju powierzchni np. drewno, tworzywo sztuczne; -usuwanie pajęczyn ze ścian, sufitów i podłóg; -opróżnianie i wymiana worków plastikowych na śmieci segregacja śmieci; - wynoszenie worków ze śmieciami do miejsc wyznaczonych przez Zamawiającego; -sprzątanie, mycie i dezynfekcja toalet, mycie, czyszczenie glazury łazienkowej, armatury, klamek, uchwytów, ścianek kabin, luster wiszących, mycie umywalek, usuwanie nalotu z urządzeń i armatury, poręczy, balustrad; - mycie parapetów zewnętrznych i wewnętrznych; - bieżące uzupełnianie w toaletach mydła, papieru toaletowego, ręczników papierowych, wkładek dezynfekujących; -utrzymanie w czystości klatek schodowych ; -czyszczenie wycieraczek przy drzwiach wejściowych; prace do wykonania co najmniej raz w miesiącu: -mycie na mokro drzwi wewnętrznych i ościeżnic, mycie przeszkleń drzwi, gablot szklanych ogłoszeniowych; - mycie wyłączników i punktów świetlnych dostępnych z podłogi; -pastowanie i froterowanie powierzchni drewnianych lub drewnopodobnych; -mycie i dezynfekcja koszy na śmieci znajdujących się w pomieszczeniach biurowych i sanitarnych; -zamiatanie podłóg w pomieszczeniach piwnicznych; prace wykonywane okresowo: -dwa razy w roku mycie okien, szyb, ram okiennych i parapetów marzec październik; -raz w roku mycie punktów świetlnych niedostępnych z podłogi; -czyszczenie - pranie raz w roku, za pomocą maszyn typu Karcher dywanów i obić tapicerskich; -raz w roku, czyszczenie -pranie żaluzji i rolet. prace wykonywane w ramach serwisu dziennego: -bieżące, stosownie do potrzeb czyszczenie w ciągu dnia ciągów komunikacyjnych i wejść do budynków - zmywanie, usuwanie bieżących zabrudzeń zwłaszcza podczas opadów atmosferycznych; -utrzymanie czystości w windach; -opróżnienie worków w niszczarkach; -utrzymanie w ciągłej czystości szyb w drzwiach wejściowych do budynków, holu głównym i innych przegród szklanych, -utrzymanie na bieżąco czystości w łazienkach, pomieszczeniach kuchennych; -sprzątanie pomieszczeń, w których usługa utrzymania czystości może być świadczona jedynie w obecności użytkownika pomieszczenia pomieszczenia o tzw. ograniczonym dostępie, zakres prac w tych pomieszczeniach jest zgodny z zakresem prac w pozostałych pokojach biurowych, - niezwłocznego, interwencyjnego sprzątania w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia skieruje do pracy w każdej z wymienionych placówek odpowiednią ilość pracowników. Osoba lub osoby świadczące usługi serwisu dziennego nie mogą mieć przydzielonych stałych rejonów sprzątania w godzinach pełnienia dyżuru. Wykonawca zobowiązany będzie do: -wyposażenia pracowników w jednolity ubiór roboczy oraz imienne identyfikatory wraz ze zdjęciem, - wykonywania usługi sprzątania pomieszczeń biurowych z użyciem własnego sprzętu i środków czystości, -wykonywania przedmiotu zamówienia pod własnym nadzorem, -usunięcia nieprawidłowości w wykonywaniu przedmiotowej usługi, - przestrzegania przepisów BHP i p.poż przy świadczeniu usług wynikających z postanowień Stron, -pokrycia szkód spowodowanych użyciem nieodpowiednich środków piorących i czystości w wyniku, których nastąpi zniszczenie lub nieprzydatność do dalszego użytkowania czyszczonych powierzchni, -ponoszenia odpowiedzialności za działania osób, którym zleci wykonanie usług określonych w przedmiocie zamówienia, -zgłaszania Zamawiającemu zauważonego uszkodzenia sieci wodociągowo -kanalizacyjnej, wyposażenia węzłów sanitarnych, sprzętu biurowego itp. oraz innych zdarzeń losowych, W ramach świadczonej usługi Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia na własny koszt środków zapachowych do toalet (w sprayu i w żelu), zawieszek do WC, mydła w płynie, papieru toaletowego i ręczników papierowych, płyn do mycia naczyń, worków na śmieci oraz narzędzi, urządzeń technicznych i środków chemicznych niezbędnych do prawidłowej realizacji zamówienia. Przez cały okres realizacji zmówienia Wykonawca będzie dostarczał materiały higieniczne w ilościach niezbędnych do prawidłowej realizacji zamówienia, spełniających co najmniej poniższe wymagania: -papier toaletowy biały, 2- warstwowy, celulozowy, gofrowany, perforowany, gramatura nie mniej niż 32 g m2; -ręcznik papierowy składany typu ZZ, makulaturowy, wodoutwardzony, gofrowany, gramatura nie mniej niż 40 g m2; -mydło antybakteryjne w płynie z kolagenem, bez zawartości silikonu o świeżym, przyjemnym zapachu; -odświeżacze powietrza w atomizerze o świeżym, przyjemnym zapachu; - płyn do mycia naczyń z lanoliną; -worki do koszy na śmieci. Wszystkie środki używane do wykonywania usługi , powinny posiadać atesty oraz muszą być dopuszczone do obrotu na terytorium Polski w zakresie wprowadzenia do obrotu i stosowania, spełniać wymagania obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. Używane preparaty muszą posiadać karty charakterystyki, które powinny zostać dostarczone przez Wykonawcę na każde żądanie Zamawiającego. Wykonawca zapewni ciągłość dostaw środków czystości w zależności od potrzeb i bieżącego zużycia. Usługa winna być wykonywana zgodnie z przepisami sanitarnymi tak, aby użyte w celach czyszczących substancje i preparaty nie stanowiły zagrożenia dla zdrowia, życia człowieka i środowiska. Zamawiający wymaga, aby narzędzia i urządzenia techniczne wykorzystywane przez Wykonawcę podczas realizacji zamówienia były sprawne i bezpieczne, spełniające wymogi ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o systemie oceny zgodności (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 roku, poz. 1645 ze zmianami) i przepisów wykonawczych. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji, nie później niż w dniu podpisania umowy listę pracowników wyznaczonych do wykonywania prac objętych zamówieniem z podziałem na poszczególne obiekty oraz pracownika odpowiedzialnego za sprawowanie nadzoru i kontroli nad wykonywaniem przedmiotu umowy. Lista powinna zawierać następujące dane: imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania oraz numer dowodu osobistego. Informacje te będą tylko w dyspozycji Zamawiającego, bez możliwości wykorzystania do innych celów, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych Dz. U. z 2014 roku, poz. 1182 ze zmianami. Zmiana pracowników wyznaczonych do wykonania prac objętych zamówieniem lub osoby uprawnionej do nadzoru i kontroli wymaga pisemnego powiadomienia Zamawiającego przez Wykonawcę z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem oraz akceptacji Zamawiającego. Dokonując zmiany pracowników Wykonawca zobowiązany jest w każdym przypadku przedłożyć Zamawiającemu uaktualnioną listę. Wykonawca ma obowiązek w ciągu godziny skierować do wykonywania prac innego pracownika w przypadku: - nie przybycie do pracy pracownika wyznaczonego do wykonywania prac porządkowych i utrzymania czystości w danym obiekcie, - przybycie pracownika w stanie uniemożliwiającym mu wykonywanie obowiązków. O zmianie pracownika wyznaczonego do realizacji prac objętych zamówieniem Wykonawca powiadomi Zamawiającego telefonicznie z jednoczesnym przesłaniem drogą faksową jego pisemnego zgłoszenia zawierającego dane, o których mowa w pkt. 15. Wykonawca w dniu podpisania umowy przekaże Zamawiającemu wykaz telefonów kontaktowych i numerów faksu orz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia, w szczególności wykazu osób koordynatorów wyznaczonych do kontaktów z Zamawiającym. Do zadań koordynatora należeć będzie w szczególności - nadzór nad prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia, -codzienne monitorowanie pracy pracowników wykonujących usługę sprzątania na obiektach Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi, - dbałość o zabezpieczenie odpowiedniej ilości pracowników na obiektach, - przestrzeganie godzin pracy pracowników, - przestrzeganie i dbałość o terminową dostawę środków higienicznych i czystości do sprzątania, -udział w wyrywkowych kontrolach sprawdzania jakości świadczonej usługi, -stałe zapewnienie swoim pracownikom wykonującym pracę sprzętu, środków czystości, w celu prawidłowego wykonywania przedmiotu zamówienia, -w przypadku urlopów, zwolnień lekarskich i innych nieobecności swoich pracowników, zapewnienie natychmiastowego zastępstwa. Koordynator będzie w stałym kontakcie z Kierownikiem Wydziału Gospodarczo - Technicznego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi oraz z kierownikami poszczególnych Wydziałów. Wykonawca będzie mógł zatrudnić osoby niepełnosprawne, pod warunkiem, iż będą one wykonywać swoje obowiązki zawsze pod nadzorem pracowników Wykonawcy. Wykonawca przejmie swoje obowiązki, na podstawie sporządzonego przez Zamawiającego i Wykonawcę protokołu wprowadzenia. Czynności porządkowe w obiektach Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 147 i przy ul. Piotrkowskiej 149, wykonywane będą w godzinach: 16:00 - 20:00. Każdorazowo po wykonaniu usługi, klucze od budynku Wykonawca zdawać będzie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Czynności porządkowe w pozostałych obiektach Zamawiającego, wykonywane będą w godzinach wskazanych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia załącznik nr 2 do SIWZ. Zamawiający wskaże pomieszczenia, które muszą być sprzątane w obecności pracowników Zamawiającego w ustalonych wcześniej godzinach. Podczas prac każda z osób sprzątających otwierać będzie tylko to pomieszczenie, które aktualnie sprząta. Drzwi pozostałych pomieszczeń powinny być w tym czasie zamknięte na klucz. Osoby wykonujące w imieniu Wykonawcy prace na wysokości zobowiązane są do posiadania wszelkich niezbędnych wymaganych prawem uprawnień do prac na wysokościach. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania od Wykonawcy przedłożenia dokumentów poświadczających kwalifikacje i uprawnienia osób wykonujących u Zamawiającego prace na wysokości. Zamawiający nieodpłatnie udostępni Wykonawcy w każdym obiekcie miejsce do przechowywania narzędzi lub urządzeń i środków związanych z bieżącą realizacją zamówienia. Ich przekazanie nastąpi na podstawie protokołu wprowadzenia. Zamawiający udostępni Wykonawcy energię elektryczną i wodę w ilości niezbędnej do realizacji zamówienia. Wykonawca, jak również Zamawiający zobowiązani są traktować wzajemnie jako poufne wszelkie informacje powzięte w trakcie realizacji usługi stanowiące tajemnicę strony drugiej, w tym w szczególności informacji dotyczących sposobu używanych zabezpieczeń oraz ich rozwiązań technicznych. Żadna ze stron nie użyje tych informacji do innych celów niż związanych z realizacją niniejszego zamówienia i nie ujawnią ich osobom trzecim, za wyjątkiem pracowników Zamawiającego i Wykonawcy w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Zasada poufności obowiązuje również pracowników obu stron. Zarówno Wykonawca jak i Zamawiający zobowiązani będą do przestrzegania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych t. j. Dz. U. z 2014 roku, poz. 1182 ze zmianami oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy. Za naruszenie przez swoich pracowników przepisów o ochronie danych osobowych pełną odpowiedzialność ponosi Wykonawca. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji dotyczących obiektów oraz innych informacji związanych z działalnością Zamawiającego. Do sprzątania obiektów Wykonawca skieruje pracowników przeszkolonych z zakresu przepisów o ochronie danych osobowych. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia przed dniem rozpoczęcia wykonywania usługi oświadczeń podpisanych przez pracowników, w których zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy danych osobowych, do których mogą mieć dostęp w trakcie realizacji umowy. 36. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia w dowolnym czasie kontroli jakości wykonywanych usług, przy udziale przedstawiciela Wykonawcy. Z każdej kontroli sporządzony zostanie protokół. Protokół, powinien zostać podpisany przez osoby uczestniczące w kontroli. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez przedstawiciela Wykonawcy, który brał udział w przeprowadzonej kontroli jakości wykonanych usług, Zamawiający opisze przyczynę braku jego podpisu. Zamawiający będzie miał prawo zgłaszać reklamacje świadczonej usługi , w szczególności: -złej jakości świadczonej usługi, -niewłaściwego sposobu wykonywania poszczególnych czynności sprzątania, -używania niewłaściwych środków chemicznych myjących, czyszczących, dezynfekujących oraz materiałów higienicznych, -nieusunięcia z obiektu worków ze śmieciami. Podstawa zgłoszenia reklamacji jest protokół kontroli jakości przeprowadzonej przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy. Upoważniony przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany jest do niezwłocznego podjęcia czynności zmierzających do usunięcia zgłoszonych pisemnie przez Zamawiającego reklamacji. Załatwienie reklamacji powinno nastąpić nie później niż w ciągu 24 godzin od jej zgłoszenia. Z czynności kontrolnych załatwienia reklamacji sporządzany będzie protokół. Niestawiennictwo upoważnionych przedstawicieli Wykonawcy na czynności kontroli jakości i kontroli załatwienia reklamacji nie stanowi przeszkody dla dokonania czynności kontrolnych. Fakt niestawiennictwa Zamawiający stwierdza w protokole. Wykonawca zobowiązany będzie do przestrzegania przy świadczeniu usługi przepisów BHP, p.poż oraz przepisów dotyczących ochrony obiektów, zgodnie z ustawą o ochronie osób i mienia. Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kar umownych w następujących przypadkach: -przypadku rozwiązania umowy z winy Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20 procent całkowitej ceny umowy, - z tytułu nie świadczenia usługi tj. nie sprzątania w danym dniu pomieszczeń- w wysokości 2 procent wartości brutto kwoty wymienionej w umowie, Za czynności określone w przedmiocie zamówienia, Wykonawca wystawi fakturę tj. - na koniec każdego miesiąca za czynności określone przez Zamawiającego jako codzienne, wykonywane co najmniej raz w miesiącu , a także w ramach serwisu dziennego, zgodnie z zapisami do umowy, - po wykonaniu przez Wykonawcę czynności okresowej, podstawą do wystawienia faktury będzie podpisany przez obie strony protokół odbioru prac. Ustalone w umowie wynagrodzenie obejmować będzie wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. Płatność wynikająca z dostarczonych faktur będzie uregulowana przelewem na konto Wykonawcy wskazane w fakturze, w ciągu 30 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. W przypadku rozwiązania umowy, płatność za wykonywane czynności codzienne, za okres niepełnego miesiąca, Wykonawca otrzyma 1/30 za każdy dzień wykonanej usługi, z ustalonego wynagrodzenia przy przyjęciu, iż średniorocznie miesiąc liczy 30 dni. W zakresie wykonywania usług określonych w umowie, Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia na swój koszt i utrzymania przez cały czas trwania umowy, umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej pokrywającej ochroną zakres usług świadczonych przez Wykonawcę na podstawie umowy, na kwotę co najmniej 350 000 zł. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć Zamawiającemu kopię certyfikatu ubezpieczeniowego i nie później niż w terminie 7 dni po każdorazowym odnowieniu ubezpieczenia, z zastrzeżeniem, że odnowienie ubezpieczenia może nastąpić najpóźniej w dacie wygaśnięcia polisy ubezpieczeniowej. Wykonawca bez pisemnej zgody Zamawiającego nie może dokonywać przeniesienia praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie. Zamawiający umożliwi Wykonawcy dokonanie wizji lokalnej, po uprzednim telefonicznym ustaleniu terminu w celu uzyskania wszelkich informacji, które mogą być przydatne do przygotowania oferty. Zamawiający nie wymaga uczestnictwa w wizji lokalnej. Wykonawca ponosi ryzyko w zakresie przygotowania oferty. Każdy Wykonawca w prowadzonym postępowaniu może złożyć tylko jedna ofertę.