Kompleksowa organizacja stoiska promocyjnego Małopolski na targach World Food, Ałmaty, Kazachstan w dniach 2 – 4 listopada 2016 r. w ramach projektu Power up Your Business in Małopolska współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020

tak

nie

nie

nie

nie

nie

I. 1) NAZWA I ADRES:
Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A., krajowy numer identyfikacyjny 35023901700000, ul. ul. Kordylewskiego  11, 31542   Kraków, woj. małopolskie, państwo , tel. 126 176 600, e-mail katarzyna.kumala@marr.pl, faks 126 176 666.
Adres strony internetowej (URL): www.marr.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Podmiot prawa publicznego

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa organizacja stoiska promocyjnego Małopolski na targach World Food, Ałmaty, Kazachstan w dniach 2 – 4 listopada 2016 r. w ramach projektu Power up Your Business in Małopolska współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020

Numer referencyjny:
ZP/12/16/DOI

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny



II.2) Rodzaj zamówienia:
usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych

Zamówienie podzielone jest na części:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
Przedmiot obejmuje w szczególności: 1. Opracowanie projektu graficznego stoiska o powierzchni 30 m kw. zgodnie z poniższymi warunkami: a) Projekt przygotowany będzie w oparciu o powszechnie dostępne modułowe systemy wystawiennicze, z uwzględnieniem branżowej tematyki targów. b) Założenia techniczne dotyczące zabudowy, wystroju i wyposażenia stoiska, które powinien uwzględniać projekt stoiska: i. zabudowa, elementy wystroju i wyposażenia stoiska zostaną udostępnione Zamawiającemu na czas trwania targów, ii. podstawowa zabudowa obejmie ścianki (z uwzględnieniem bezpośredniego dostępu z dwóch stron do narożnego stoiska), podłogę, szyld, oświetlenie oraz prąd (220/230V do 5 kW), iii. konstrukcja ścian wewnętrznych i zewnętrznych stoiska powinna być ukryta, bez widocznych łączeń, umożliwiająca swobodne i bezproblemowe naniesienie grafik, iv. lada informacyjna zamykana na klucz, spełniająca funkcję punktu informacyjnego, v. 2 hokery (wysoki taboret), vi. 2 stoliki i 8 krzeseł do rozmów b2b, vii. wyodrębnione miejsce do prowadzenia rozmów b2b – wydzielone na stałe lub z użyciem przenośnych elementów, viii. dostęp do elektryczności – 2 gniazda, ix. dostęp do Internetu o prędkości łącza min 2 Mb/s, z możliwością podłączenia urządzeń bezprzewodowych przez router Wi-fi (dostarczonego na czas targów przez Wykonawcę) oraz umożliwiający podłączenie urządzeń przewodowo – kablem Ethernet dostarczonym przez Wykonawcę (2 kable ethernet 5 mb długości każdy), x. oświetlenie dostosowane do zaprojektowanego wystroju – min. 1 punkt oświetleniowy na 3 mkw powierzchni stoiska, xi. 2 stojaki na materiały promocyjne (broszury o max. formacie A4), xii. monitor LCD lub TV Full HD (min. 50”) z portem USB umożliwiającym bezpośrednią prezentację multimedialną – bez konieczności podłączania komputera (wraz z montażem), xiii. zaplecze techniczne umożliwiające zarówno składowanie materiałów jak i przygotowanie napojów, niedostępne dla zwiedzających, zamykane na klucz, wyposażone min. w wieszak na ubrania dla 5 osób, 1 stolik do przygotowania napojów, 1 gniazdo elektryczne, 1 przedłużacz 220/230V 5-gniazdowy o długości 5 m, 1 czajnik elektryczny, 1 przelewowy ekspres do kawy, 1 kosz na śmieci, zestaw jednorazowych naczyń do serwowania kawy / herbaty i napojów zimnych – po 100 szt.; xiv. inne elementy dekoracyjne, podnoszące estetykę i wchodzące w skład zatwierdzonego przez Zamawiającego projektu stoiska (typu: rośliny ozdobne, owoce, kosze, flakony itp.). c) W projekcie stoiska ujęte zostaną elementy graficzne zaproponowane przez Wykonawcę, dostosowane do konkretnej branży targów z uwzględnieniem logotypów Woj. Małopolskiego oraz Business in Małopolska i oznakowanie projektu UE - projekt i aranżacja stoiska muszą nawiązywać do przyjętej wizualizacji projektu uwzględniającej manual logotypu gospodarczego Województwa Małopolskiego - Business in Małopolska oraz wymaganego oznakowania projektu (zgodnie z aktualnym Podręcznikiem Beneficjenta „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” znajdujący się na stronie http://www.rpo.malopolska.pl/o-programie/zapoznaj-sie-z-prawem-i-dokumentami/podrecznik-wnioskodawcy-i-beneficjenta-programow-polityki-spojnosci-2014-2020-w-zakresie-informacji-i-promocji); d) Projekt musi być opisany i zaprezentowany w formie wizualizacji dostarczonych w wydruku i w formie prezentacji możliwych do otwarcia w MS Office, Adobe Reader lub w programie graficznym Photoshop. 2. W ramach zamówienia Wykonawca dokona także montażu multimedialnych materiałów promocyjnych – informujemy, że Zamawiający dostarczy Wykonawcy multimedialne materiały promocyjne w formacie *.pps, *.ppsx, *.mp4 (w tym film informacyjny o długości 3 minut oraz prezentacje o ilości slajdów ok. 15) w celu zmontowania w całość i przystosowania do prezentowania w tzw. pętli. Zadaniem Wykonawcy będzie również dokonanie tłumaczeń na języki miejscowe hasła przewodniego wystawy/ stoiska / krótkich tekstów reklamowych – max. 1800 znaków – i w uzgodnieniu z Zamawiającym wmontowanie ich do ww. prezentacji. Podczas odbioru stoiska, w obecności Zamawiającego, Wykonawcy będzie zobowiązany do dokonania testów technicznych ww. prezentacji na stoisku. 3. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem, obejmującym elementy wymienione w pkt. 1 (wraz z uzyskaniem wszelkich niezbędnych pozwoleń i przeprowadzenia konsultacji ze służbami Organizatora targów) oraz spełnienie wymagań technicznych i terminowych Organizatora targów, w tym: a) Zgłoszenie planów zabudowy i instalacji oraz przeprowadzenie konsultacji z Organizatorem targów zgodnie z jego wymogami. b) Zastosowanie do wykonania zabudowy materiałów zgodnych z normą EN 13.501.1 oraz normami wymienionymi w warunkach technicznych dla wystawców określonych przez Organizatora targów. c) Montaż i demontaż stoiska zgodnie z wytycznymi i w godzinach określonych przez Organizatora targów. d) Transport w tym załadunek i rozładunek elementów zabudowy, wyposażenia i aranżacji stoiska (w tym dokonanie wymaganych odpraw spedycyjnych i celnych, które sfinansuje Wykonawca). e) Magazynowanie elementów ekspozycji na miejscu targów – w uzgodnieniu i zgodnie z wymogami Organizatora targów. f) Dokładne terminy montażu stoiska, wykonania instalacji elektrycznej, oraz demontażu stoiska powinny być zgodne z warunkami Organizatora targów. g) Udostępnienie stoiska Zamawiającemu nie później niż o godzinie 17:00 czasu lokalnego w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia targów. h) Zapewnienie energii elektrycznej o mocy stosownej do prawidłowego funkcjonowania stoiska wraz ze sprzętem. i) Zapewnienie dostępu do Internetu o prędkości łącza min 2 Mb/s, z możliwością podłączenia urządzeń bezprzewodowych przez router Wi-fi (dostarczonego przez Wykonawcę) oraz umożliwiający podłączenie urządzeń przewodowo – kablem Ethernet dostarczonym przez Wykonawcę (2 kable ethernet 5 mb długości każdy). j) Zapewnienie umeblowania i akcesoriów wskazanych w projekcie i specyfikacji, oraz wszelkich elementów dekoracyjnych i sprzętu stanowiącego składowe wyposażenia stoiska. k) Dostarczenie wody mineralnej i soków w ilości: po 12 sztuk x 0,3 l / na każdy dzień targów, kawy i herbaty w ilości: 1 kg kawy i 250 g herbaty na cały okres trwania targów; mleka do kawy 2% w ilości 4l na cały okres trwania targów; cukru w ilości: 1 kg na cały okres trwania targów. l) Dostarczenie słodyczy jako upominkowego wyposażenia stoiska (w formie koszyka na ladzie, przekąsek na stolikach do rozmów) różne rodzaje, uzgodnione wcześniej z Zamawiającym, o łącznej wadze 4 kg na cały okres trwania targów – wraz z transportem i odprawami celnymi (jeżeli konieczne) po stronie Wykonawcy. 4. Zapewnienie obsługi stoiska w trakcie targów, w tym: a) Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za obsługę techniczną stoiska (w przypadku niesprawności, awarii etc), w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich przyłączy i urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoiska. b) Niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek, które powstaną lub ujawnią się w trakcie użytkowania stoiska przez Zamawiającego, w sposób niekolidujący z funkcjonowaniem stoiska podczas targów. c) Zapewnienie w wymiarze 8h / na każdy dzień targów, 1 osoby odpowiedzialnej za pierwszy kontakt z klientem targowym oraz przeprowadzenie 100 ankiet (tzw. hostessa). Osoba ta musi posługiwać się biegle językiem miejscowym oraz biegle językiem angielskim. 5. Przestrzeganie wszelkich przepisów i norm dotyczących BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu położenia stoiska targowego. Dodatkowe informacje: Wszelkie czynności obejmujące to zamówienie Wykonawca wykonuje z własnych materiałów i na własny koszt (m.in., podłączenie Internetu do stoiska, transport elementów stoiska i obsługi, wejściówki na targi dla ekipy montującej/demontującej stoisko oraz dla osób zapewniających obsługę techniczną stoiska w trakcie trwania targów, w tym dla tzw. hostessy, przyłącza itp.). Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem Stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem). Wykonawca nie może wykorzystać Stoiska, ani jego elementów do promowania czegokolwiek lub kogokolwiek


II.5) Główny kod CPV:
79956000-0


II.6) Całkowita wartość zamówienia
(jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:


II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
nie

II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:


II.9) Informacje dodatkowe:
Terminy kolejnych etapów zamówienia zostały szczegółowo opisane we wzorze umowy.

IV.1) OPIS


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony

IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:


IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:


IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:


IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:


IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:


IV.1.8) Aukcja elektroniczna


Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej
(przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) nie

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:


Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

nie
Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:


IV.2.2) Kryteria



IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp
(przetarg nieograniczony)
tak

IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne


IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem

Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji nie
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert: nie
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe



IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego

Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań: nie
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:


IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego

Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
nie
Informacje dodatkowe:


IV.4) Licytacja elektroniczna

Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:
Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:
Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:
Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania: Termin otwarcia licytacji elektronicznej:
Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY


Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak
Należy wskazać zakres, charakter zmian oraz warunki wprowadzenia zmian:
Zamawiający dopuszczają istotne zmiany postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w następujących przypadkach i zakresie: a) zmiany terminu, określonego w § 4 ust. 1 lit c wzoru umowy w razie opóźnienia w podróży z przyczyn niezależnych od Zamawiającego; zmiana terminu nie może kolidować z innymi terminami przewidzianymi w umowie lub regulaminie targów; b) zmiany wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 wzoru umowy w razie konieczności zastąpienia elementów stoiska innymi, niż przewidziane w zakresie zamówienia z przyczyn technicznych niezależnych od Stron – do wysokości nie przekraczającej 10% wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 wzoru umowy; c) zmiany w zakresie montażu multimedialnych materiałów promocyjnych lub wyposażenia stoiska w razie przeszkód technicznych np. braku kompatybilności plików; - w takim przypadku przedstawiciele Zamawiającego biorący udział w targach uzgodnią z Wykonawcą zakres zmiany w zakresie wskazanych tu elementów, z uwzględnieniem równoważnej ilości i jakości tych elementów; d) zmian przepisów prawnych, w tym w szczególności przepisów podatkowych. W przypadku zmiany ustawowej stawki podatku VAT kwota brutto wynagrodzenia należna Wykonawcy nie może ulec podwyższeniu, a ewentualna zmiana umowy będzie dotyczyła stawki podatku i kwoty netto tego wynagrodzenia.

IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE



IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym
(jeżeli dotyczy):


Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym



IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

Data: 14/10/2016, godzina: 10:00,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
> język polski

IV.6.3) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak

IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
nie

IV.6.6) Informacje dodatkowe: