73/KSOW/PN-U/2013. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji pn. „agropomerania” w dniu 30.9.2014 r. w bydgoszczy. tematyka konferencji obejmuje poniższe tematy — problemy w hodowli trzody chlewnej z uwzględnieniem prow. — nowe rynki zbytu dla polskich producentów żywności. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro obsługi, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją konferencji. w celu sprawnego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację konferencji pn. agropomerania; a) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; b) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami biura zamawiającemu i uczestnikom konferencji. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. czas odpowiedzi na zapytanie e mailowe nie może przekroczyć 3 dni roboczych. w ramach realizacji zamówienia wykonawca zapewni 1. nabór uczestników – minimalnie 80 a maksymalnie 100 osób. uczestnikami konferencji będą osoby prowadzące działalność rolniczą, regionalni przedsiębiorcy, przedstawiciele instytucji wspierających rozwój polskiego rolnictwa. 2. salę konferencyjną – dla minimalnie 80 os. a maksymalnie 100 os., wyposażoną w rzutnik multimedialny oraz nagłośnienie, laptop, ekran, flipchart wraz z flamastrami, w hotelu lub innym obiekcie o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym w granicach administracyjnych miasta bydgoszcz, który dysponuje możliwością zakwaterowania uczestników w pokojach 1 lub 2 osobowych dla co najmniej 50 os. termin 30.9.2014 r., godziny od godz. 9 00 do godz. 16 00 ilość miejsc siedzących odpowiadająca liczbie uczestników konferencji, wielkość i wyposażenie sali musi odpowiadać liczbie uczestników. wykonawca zorganizuje przerwy kawowe w pomieszczeniu wyodrębnionym poza miejscem, w którym prowadzona będzie konferencja. wykonawca zapewni oznakowanie sali konferencyjnej logotypami i sloganami zgodnymi z załącznikiem nr 7 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl 3. wyżywienie dla minimalnie 80 os. a maksymalnie 100 osób, w formie szwedzkiego stołu w dniu 30.9.2014 r. — serwowane od godz. 12 45 do godz. 13 15 i od godziny 14 45 do godz. 15 15, składające się z co najmniej kawa i herbata – bez ograniczeń dodatki cukier, mleko, cytryna woda mineralna gazowana i niegazowana (po połowie) – bez ograniczeń soki owocowe 100 %, co najmniej o 3 smakach – bez ograniczeń. (napoje zimne podawane w butelkach lub dzbankach o pojemności maksymalnie 1 litra) mix ciasteczek kruchych – bez ograniczeń zimne przystawki w formie kanapek – ok. 5 szt./os. dwa dania gorące serwowane z pieczywem krem pomidorowy – 300 ml./ os., zupa gulaszowa – 300 ml./ os. 4. zapewnienie wykładowców wykonawca zapewni co najmniej 2 prelegentów w tym co najmniej jedną osobę posiadającą wykształcenie wyższe magisterskie; doświadczenie w prowadzeniu, co najmniej 3 konferencji i/ lub seminariów; w okresie ostatnich 3 lat, obejmujących zagadnienia hodowli trzody chlewnej; doświadczenie we wdrażaniu programu rozwoju obszarów wiejskich oraz znajomość założeń wpr na lata 2014–2020. co najmniej jedną osobę posiadającą wykształcenie wyższe magisterskie; doświadczenie w prowadzeniu, co najmniej 3 konferencji i/ lub seminariów; w okresie ostatnich 3 lat, obejmujących zagadnienia rynków zbytu polskich artykułów rolno spożywczych;, doświadczenie we wdrażaniu programu rozwoju obszarów wiejskich oraz znajomość założeń wpr na lata 2014–2020. wykonawca zapewni oznakowanie wszelkich prezentacji i materiałów udostępnianych uczestnikom logotypami i sloganami zgodnymi z załącznikiem nr 7 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow, dostępną na stronie www.minrol.gov.pl uwaga konferencja będzie przebiegała zgodnie z ramowym programem przedstawionym w załączniku nr 8 do siwz. uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w konferencji. wszystkie świadczenia wynikające z ww. opisu wykonawca zapewni we własnym zakresie. wykonawca poda w ofercie nazwę i adres obiektu, w których zapewni organizację konferencji zgodnie z opisem zawartym powyżej. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 9 do siwz. ii.1.6)