Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sal konferencyjnych dla uczestników międzynarodowej konferencji naukowej organizowanej przez IERiGŻ - PIB

Warszawa: Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sal konferencyjnych dla uczestników międzynarodowej konferencji naukowej organizowanej przez IERiGŻ - PIB


Numer ogłoszenia: 309442 - 2011; data zamieszczenia: 28.09.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej Państwowy Instytut Badawczy , ul. Świętokrzyska 20, 00-002 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 50 54 444, faks 022 8271960.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.ierigz.waw.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: państwowy instytut badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sal konferencyjnych dla uczestników międzynarodowej konferencji naukowej organizowanej przez IERiGŻ - PIB.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sal konferencyjnych dla uczestników międzynarodowej konferencji naukowej - z udziałem - maksymalnie 120 osób. 3.1.1. Miejsce świadczenia usług - w odległości nie mniejszej niż 30 km i nie większej niż 80 km od centrum Warszawy, obiekt położony nad wodą lub przyległy do lasu, lub obie opcje łącznie. 3.1.2. Pokoje hotelowe, restauracja i sala konferencyjna muszą znajdować się na terenie tego samego obiektu. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w pomieszczeniach, w których będą odbywały się posiedzenia. Pokoje oraz pełny zakres świadczonych usług hotelarskich i gastronomicznych powinny spełniać warunki co najmniej hotelu trzygwiazdkowego. Zamawiający nie żąda posiadania kategoryzacji. 3.1.3. Organizowana przez Instytut konferencja może odbyć się w dniach 05 - 07.12. 2011 r. lub 07 - 09.12.2011 r. ( zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie). Konferencja rozpoczyna się pierwszego dnia pobytu (5 lub 7 grudnia) od podania obiadu i kończy się ostatniego dnia pobytu (7 lub 9 grudnia) po podaniu obiadu. 3.1.4. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni przed terminem konferencji. 3.1.5. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z ceną pobytu za 1 osobę określoną w ofercie Wykonawcy, zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników konferencji, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. 3.1.6. Zamawiający dopuszcza możliwość wpłaty zaliczki na poczet umowy w wysokości 30% wartości umowy brutto na 30 dni przed terminem konferencji. 3.2. Zakwaterowanie: 3.2.1. We własnej bazie hotelowej Wykonawcy: a) 34 pokoje 1-osobowe - 2 noclegi, b) 41 pokoi 2-osobowych z pojedynczymi łóżkami - 2 noclegi, c) 1 pokój 2 osobowy z pojedynczymi łóżkami - 3 noclegi (dla osób obsługujących konferencję - pierwszy nocleg w dniu poprzedzającym rozpoczęcie konferencji), d) 2 pokoje 1 osobowe - 3 noclegi (dla osób obsługujących konferencję - pierwszy nocleg w dniu poprzedzającym rozpoczęcie konferencji). 3.3. Wyżywienie: 3.3.1. Wykonawca zapewni: a) śniadania dla 120 osób w cenie pokoi - standardowy szwedzki stół b) 3 obiady dla 120 osób - dwie dowolne zupy do wyboru, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, c) kolację standardową dla 4 osób ( w dniu poprzedzającym rozpoczęcie konferencji) - standardowy stół szwedzki (bez ciepłych dań), d) kolację w pierwszym dniu konferencji - kolacja uroczysta dla 120 osób - max. cena do 120,00 zł/osobę - serwowana przystawka, dwa dania ciepłe - zupa i danie mięsne, półmiski: wędlin, rybne, serów twardych i sałatek, ciasto i owoce, zimne napoje, kawa i herbata wg życzenia oraz 500 ml wina o standardzie A.D.C.G. - stosowne do dania głównego / na osobę, e) kolację w drugim dniu konferencji - biesiada grillowa dla 120 osób - karkówka , udko, kiełbasa, kaszanka z grilla, prosiak pieczony - ilość zapewniająca porcję dla każdego uczestnika konferencji, chleb wiejski, smalec, ogórki kiszone, sałatki ze świeżych warzyw, chrzan, musztarda, ketchup, piwo - 1 l/osobę, folklorystyczna oprawa muzyczna, grill tradycyjny, opalany węglem drzewnym, miejsce biesiady grillowej - osłonięte od wiatru i opadów atmosferycznych, dogrzewane, f) 6 serwisów kawowych dla 120 osób - kawa, herbata, cukier, mleko do kawy, woda z cytryną w dzbankach oraz minimum 4 rodzaje ciastek kruchych i ciast -domowego- wypieku, g) codziennie podczas zajęć przedpołudniowych 1 butelka i popołudniowych 1 butelka wody mineralnej o pojemności 0,5 l (gazowana i niegazowana) dla każdego uczestnika warsztatów (łącznie 480 butelek). Zamawiający zastrzega sobie prawo akceptacji menu, nie później niż na pięć dni roboczych przed rozpoczęciem konferencji. 3.4. Sala konferencyjna: 3.4.1. Wykonawca zapewni wyposażenie sal konferencyjnych w stoły i krzesła z miękkim obiciem (w dowolnym ustawieniu, jednak z widokiem na ekran) nagłośnienie, ekran do rzutnika dostosowany do wielkości sali, projektor multimedialny, laptop wraz z niezbędnym wyposażeniem koniecznym do jego funkcjonowania, flipchart, serwis techniczny na czas konferencji, a) jedną (dużą) salę konferencyjną klimatyzowaną - na 120 osób za stołami w dowolnym ustawieniu (w tym dla 5 osób w prezydium), b) dwie małe sale konferencyjne - na ok. 40 osób każda, wyposażone w stoły i krzesła, c) zapewnienie w dużej sali konferencyjnej miejsca z widokiem na ekran do ustawienia kabiny służącej do tłumaczeń symultanicznych. 3.5. Inne warunki: a) w ofercie należy podać całkowity koszt brutto pobytu jednej osoby, b) do oferty należy dołączyć załącznik z propozycjami menu, c) zapewnienie miejsc parkingowych na parkingu hotelowym dla min. 30 samochodów osobowych (ewentualne opłaty parkingowe pokrywa uczestnik indywidualnie), d) zapewnienie funkcjonowania małej gastronomii czynnej co najmniej do godz. 24:00. Korzystanie z małej gastronomii indywidualnie płatne przez uczestników konferencji. e) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia do każdego pokoju listu informującego uczestników konferencji o usługach dodatkowych, nie przewidzianych przez organizatora, z których można korzystać wyłącznie na własny koszt. Uczestnik konferencji za usługi dodatkowe zobowiązany jest do uiszczenia opłaty samodzielnie. 3.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami przed dokonaniem wyboru oferty najkorzystniejszej..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 3.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający żąda wniesienia wadium w wysokości 2 500,00 zł (słownie: dwa tysiące pięćset złotych).

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  tak

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp - Oświadczenie Wykonawcy - załącznik nr 2 do SIWZ. 2.Pełnomocnictwo do reprezentowania, o ile ofertę składa pełnomocnik. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

19.2. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany umowy w następujących sytuacjach: a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT. Wartość umowy netto nie ulega zmianie, Wykonawca wystawi fakturę z uwzględnieniem stawki VAT obowiązującej w dniu wystawienia faktury, b) nastąpiła zmiana danych podmiotów zawierających umowę (w wyniku przekształceń, przejęć).

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.ierigz.waw.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej - Państwowy Instytut Badawczy 00-002 Warszawa ul. Świętokrzyska 20 Pok. 115.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
06.10.2011 godzina 10:00, miejsce: Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej - Państwowy Instytut Badawczy 00-002 Warszawa ul. Świętokrzyska 20 pok. 212.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie