Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku Ministerstwa Spraw Zagranicznych

Warszawa: Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku Ministerstwa Spraw Zagranicznych


Numer ogłoszenia: 308310 - 2010; data zamieszczenia: 27.09.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych , Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5239962, faks 022 6283363.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.msz.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Wykonanie inwentaryzacji - spisu z natury dotyczy wszystkich środków będących w dyspozycji i użytkowaniu MSZ we wszystkich obiektach MSZ na terenie RP oraz ich rozliczenie, czyli porównanie z zaewidencjonowanymi składnikami majątku otrzymanymi z Samodzielnej Sekcji Ewidencji Majątku w wersji elektronicznej. Inwentaryzacja będzie wykonywana drogą spisu z natury oraz drogą fizycznego potwierdzenia dla przedmiotów będących w użytkowaniu pracowników i miejsc niedostępnych w dniu spisu. Spis z natury będzie przeprowadzony według stanu na oznaczony dzień. Spisowi podlegają wszystkie składniki majątku, również te do których dostęp jest z różnych przyczyn utrudniony w chwili przeprowadzenia spisu z natury w danym obiekcie (pomieszczeniu) np.: w szafach, kontenerach, pomieszczeniach tajnych, a udostępnianych przez pracowników Zamawiającego. Po przeprowadzeniu pełnego spisu zostaną wykonane raporty dotyczące środków spisanych, nadwyżek i niedoborów oraz różnic inwentaryzacyjnych składników majątku we wszystkich obiektach z uwzględnieniem poszczególnych lokalizacji jednostek organizacyjnych MSZ. Inwentaryzacja będzie przebiegać w następujących obiektach MSZ, tj.: - budynek główny MSZ al. Szucha 23, - pomieszczenia MSZ al. Szucha 16, - budynek biurowo-garażowy MSZ al. Szucha 23a, - budynek Articom MSZ al. Szucha 21, - magazyny centralne MSZ ul. Taneczna 73, - obiekty MSZ ul. Taneczna 67a, - obiekty MSZ ul. Karmazynowa 1, - Pałacyk MSZ ul. Foksal 6, - budynek Bagatela14, - magazyny Iwicka 14, - budynek Krucza 38/42, - budynek Chopina 1, - budynek Tyniecka 15/17, - pomieszczenia w Alejach Ujazdowskich 41. Praca zespołów spisowych odbywać się będzie w systemie trzyzmianowym w dni robocze. ZAMAWIAJĄCY dopuszcza możliwość wykonywania przedmiotu umowy w dni wolne od pracy. Wybrany Wykonawca po podpisaniu umowy, zobowiązany będzie do przedstawienia harmonogramu prac z określeniem czynności przygotowania, spisu i rozliczenia inwentaryzacji. Harmonogram będzie musiał uzyskać akceptacje Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania instrukcji inwentaryzacyjnej dla realizacji inwentaryzacji przeprowadzonej przez Wykonawcę, uzgodnionej i zaakceptowanej przez Zamawiającego (uwzględniającej jego specyfikę). Wykonawca zobowiązany będzie do opracowania koncepcji realizacji spisu z natury (metoda spisu). Do realizacji przedmiotu umowy Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował zespołami w takiej ilości, które wykonają przedmiot umowy w wyznaczonym terminie (jednak nie mniej niż 15 zespołami składającymi się z minimum dwóch osób każdy) oraz co najmniej 2 osobami do nadzoru zespołów (czyli łącznie co najmniej 32 osoby). Każda osoba musi być przeszkolona w zakresie prowadzenia inwentaryzacji. Pracownicy wyznaczeni do wykonywania przedmiotu zamówienia muszą uzyskać akceptację służb kontrolnych (ochrony MSZ) na dopuszczenie tych pracowników do realizacji przedmiotu zamówienia (wykaz pracowników wyznaczonych do realizacji przedmiotu zamówienia będzie zweryfikowany (opiniowany) na podstawie wewnętrznych przepisów MSZ w związku z ustawą z dnia 22.01.1999r.o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r., Nr 11, poz. 95 z późniejszymi zmianami). W przypadku uwag wprowadzenie nowego pracownika do obiektu następuje tylko w przypadkach losowych wyłącznie po wcześniejszym zawiadomieniu i za zgodą Zamawiającego (termin sprawdzenia nowego pracownika - min. 7 dni od dnia zgłoszenia). Ilość środków podlegających inwentaryzacji to około 60 000 tys. rekordów (ilości sztuk) ewidencji oraz składniki majątku nie objęte ewidencją (wg ich stanu faktycznego). Zamawiający wymaga prawidłowości w obiegu dokumentów inwentaryzacyjnych (kompletowanie i zabezpieczenie dokumentacji). Zamawiający wymaga czytelnego prowadzenia arkuszy spisowych bez poprawek, dokładnych opisów, czytelnych numerów inwentaryzacyjnych, skreślenia dokonywane będą zgodnie z procedurą (na arkuszu z podpisami całego składu zespołu spisowego). Zamawiający wymaga, aby w arkuszu spisowym ująć miejsca znajdowania się przedmiotu spisywanego (adres, numer pomieszczenia) w formie elektronicznej i papierowej. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wydrukował wypełnione karty inwentarzowe dla wszystkich pomieszczeń/obiektów. Zamawiający wymaga, aby przy spisie Wykonawca dokonał podziału na środki niskocenne, wyposażenie i środki trwałe, w porozumieniu i uzgodnieniu z Zamawiającym na podstawie przedstawionych na piśmie wytycznych Zamawiającego dostarczonego w terminie 7 dni po podpisaniu niniejszej umowy. Po zakończeniu spisu Wykonawca powinien uzgodnić stan spisu z natury składników majątku z działem ewidencyjnym Zamawiającego (rozliczenie spisu to porównanie przekazanych danych z ewidencji MSZ z wykonanym przez firmę spisem z natury metodą elektroniczną. W wyniku porównania powstaną raporty dotyczące składników majątkowych). Zamawiający wymaga, aby sporządzane raporty inwentaryzacyjne dla wszystkich składników majątku, zawierały dane ilościowo- wartościowe, w odniesieniu do bazy dostarczonej przez Zamawiającego, tj.: - raport nadwyżek - raport niedoborów - raport uszkodzonych składników majątku. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca na piśmie przedstawił sprawozdanie końcowe. Kompensacja nadwyżek z niedoborami odbędzie się za zgodą Zamawiającego po wspólnym przeanalizowaniu z Wykonawcą danych i raportów elektronicznych uzyskanych ze spisu. Wykonawca dostosuje nazewnictwo stosowane podczas spisu do nazewnictwa w ewidencji majątkowej Zamawiającego na etapie jego przygotowania. Zamawiający wymaga aby ze strony Wykonawcy prowadzony był ciągły nadzór nad zespołami spisowymi i weryfikacja ich pracy - potwierdzanie zgodności spisów. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadzoru nad przebiegiem inwentaryzacji. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca stworzył nową bazę danych na podstawie spisu z natury oraz przygotował do wprowadzenia danych do programu księgowego Symfonia w Dziale Księgowości Zamawiającego. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca oznakował (okleił) nowymi etykietami z kodem kreskowym wszystkie składniki majątku lub oznakował je w innej uzgodnionej z Zamawiającym formie. Etykiety z kodami kreskowymi muszą być foliowe z nadrukiem termotransferowym żywicznym o wymiarach 50x25mm. Zamawiający wymaga, aby dokumentacja była sporządzona i zapisana w wersji elektronicznej na płycie CD w formacie MS Word, PDF oraz Exel. Liczbę kopii ustala się na: 4 egzemplarze wersji elektronicznej oraz 4 egzemplarze wersji papierowej. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy własnym staraniem i na własny koszt. Powierzenie wykonania całości lub części przedmiotu umowy osobom trzecim wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Powyższe nie obejmuje osób będących zatrudnionymi przez Wykonawcę do realizacji zadania dla Zamawiającego w oparciu o umowy cywilno prawne. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zgodnie z art. 67 ust 1 pkt 6 utway Pzp Zamawiający dopuszcza możliwość zamówień uzupełniających nie przekraczajacych 50% wartosci zamówienia podstawowego.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
22.13.00.00-0, 72.32.00.00-4.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 15.12.2010.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie: 12 000,00 zł (słownie: dwanaście tysięcy złotych).

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawcy ubiegający sie o udzielenie zamówienia musza posiadać certyfikat/licencję wydane przez Ministra Finansów w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy z dnia 19 września 2002 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z póź. zmian.) i Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002r, w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z dnia 29 lipca 2002r.). Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt.6.1. i 6.2. SIWZ, przy użyciu formuły SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawcy ubiegajacy sie o udzielenie zamówienia się musza wykazać się odpowiednim doświadczeniem w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia powyższego warunku, tj.: w ciągu ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują co najmniej 2 usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia. Za usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością przedmiotowi zamówienia Zamawiający uzna usługi wykonania inwentaryzacji - spisu z natury - minimum 50 000 rekordów o wartości minimum 400 000,00 zł brutto każda. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt.6.1. i 6.2. SIWZ, przy użyciu formuły SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiajacy nie sprecyzował tego warunku. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt.6.1. i 6.2. SIWZ, przy użyciu formuły SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawcy ubiegający sie o udzielenie zamówienia musi dysponować co najmniej 15 zespołami składającymi się z minimum dwóch osób każdy oraz co najmniej 2 osobami do nadzoru zespołów (czyli łącznie co najmniej 32 osoby). Każda osoba musi być przeszkolona w zakresie prowadzenia inwentaryzacji. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt.6.1. i 6.2. SIWZ, przy użyciu formuły SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca ubiegajacy sie o udzielenie zamówienia musi być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w kwocie nie mniejszej niż 250 000, 00 zł Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt.6.1. i 6.2. SIWZ, przy użyciu formuły SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Oświadczenie o spełnianiu warunków z art. 22 ust.1 pkt.1 ustawy Pzp 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków z art. 22 ust.1 pkt. 2-4 ustawy Pzp

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.msz.gov

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Zarząd Obsługi MSZ 00-580 Warszawa Al. Szucha 23.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
05.10.2010 godzina 11:00, miejsce: Dziennik Podawczy MSZ 00-580 Warszawa Al. Szucha 23.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie