Zorganizowanie i obsługa pięciu 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych

Łódź: Zorganizowanie i obsługa pięciu 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych


Numer ogłoszenia: 301956 - 2014; data zamieszczenia: 10.09.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera , ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, 91-348 Łódź, woj. łódzkie, tel. 42 6314533, faks 42 6314573.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.imp.lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Instytut Badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zorganizowanie i obsługa pięciu 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa pięciu 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych. Zamawiający dokonał podziału zamówienia na V części. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla poszczególnych części zawiera Załącznik nr 2 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części I - Gdańsk), Załącznik nr 3 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części II - Poznań ), Załącznik nr 4 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części III - Kraków ), Załącznik nr 5 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części IV-Toruń), Załącznik nr 6 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części V-Warszawa) Wykonawcy mogą złożyć oferty na wszystkie części zamówienia lub na poszczególne z nich. 1.Konferencje odbędą się w Gdańsku w dniu 2 grudnia 2014 r-część I zamówienia; Poznaniu w dniu 5 grudnia 2014r-część II zamówienia; Krakowie w dniu 9 grudnia 2014 r-część III zamówienia; Toruniu w dniu 12 grudnia 2014 r-część IV zamówienia; Warszawie w dniu 16 grudnia 2014 r.-część V zamówienia. 2.Zamawiający przewiduje cykl 5 konferencji podsumowujących projekt, przeznaczonych dla nie więcej niż 490 Uczestników, w tym: w Gdańsku od 50 do 90 Uczestników, w Poznaniu od 50 do 90 Uczestników, w Krakowie od 50 do 90 Uczestników, w Toruniu od 50 do 90 Uczestników, w Warszawie od 80 do 130 Uczestników. 3.Zamawiający przewiduje, że łączna liczba osób, do których adresowana jest konferencja może być mniejsza niż zakładana, w sytuacji, gdy Zamawiający nie otrzyma wystarczającej liczby zgłoszeń od uczestników. Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 2 dni przed konferencją o liczbie osób, które zadeklarowały uczestniczenie. Wykonawca zapłaci za rzeczywistą liczbę osób biorących udział w konferencji. 4.Zamawiający dopuszcza zmianę miejsca realizacji konferencji, w przypadku gdy przeprowadzenie konferencji w miejscu wskazanym w złożonej ofercie będzie niemożliwe z powodów losowych. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia zamawiającemu powodów, dla których chce zmienić miejsce realizacji konferencji wraz ze wskazaniem adresu i opisem nowej bazy dydaktycznej, nie później jednak niż na 20 dni przed rozpoczęciem konferencji. Nowa baza dydaktyczna musi spełniać wymagania Zamawiającego określone w Rozdziale III - Opis przedmiotu zamówienia - SIWZ. 5.Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia bazy lokalowej, w której odbywać będą się konferencje objęte przedmiotem umowy. 6.Warunkiem zmiany miejsca realizacji konferencji jest akceptacja Zamawiającego. Warunki realizacji: Warunkiem jest zorganizowanie pięciu 1- dniowych konferencji (z podziałem na 5 część zamówienia), w tym przede wszystkim zapewnienie sali konferencyjnej przygotowanej do przeprowadzenia konferencji oraz kompleksowej obsługi restauracyjnej. I.Miejsce przeprowadzenia konferencji: 1.Konferencje muszą odbyć się w obiektach zlokalizowanych na terenie miast, z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej (bez przesiadki) z dworca głównego; całkowity czas przemieszczenia się uczestnika z dworca głównego do obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja nie powinien przekroczyć 30 minut. 2.Wykonawca zapewni organizację konferencji w hotelach o standardzie, co najmniej 3-gwiazdkowym. 3.Wykonawca zapewni nieodpłatnie miejsca parkingowe dla co najmniej połowy uczestników konferencji na terenie należącym do hotelu; 4.Wykonawca zapewni podczas trwania konferencji odpowiednio przystosowane sale konferencyjne dla nie mniej niż 90 osób dla konferencji w Gdańsku, Poznaniu, Krakowie i Toruniu oraz dla nie mniej niż 130 osób dla konferencji w Warszawie. Każda sala konferencyjna musi spełniać następujące warunki: a)miejsca siedzące w postaci wyściełanych krzeseł stojących przy stołach lub wyściełanych krzeseł z blatami umożliwiającymi pisanie. Minimalna odległość w rzędzie pomiędzy krzesłami to 20 cm, a minimalna odległość pomiędzy rzędami to 50 cm. Krzesła powinny być ustawione w sposób, aby każdy uczestnik widział prelegentów oraz prezentacje multimedialne; b)osobny stół prezydialny z 10 miejscami siedzącymi dla prowadzących, udekorowany kompozycją z żywych kwiatów; c)klimatyzacja, za salę klimatyzowaną nie uważa się pomieszczeń, do których wniesiono przenośne klimatyzatory; d)temperatura w sali konferencyjnej w czasie całych obrad w granicach 20-25st.C; e)sala konferencyjna z oknem/oknami zapewniającymi dostęp do światła dziennego (w oknach w sali, gdzie będą odbywać się konferencje będą zainstalowane rolety bez względu na porę roku oraz nasłonecznienie sali). f)sala będzie zarezerwowana dla uczestników konferencji przez co najmniej 10 godzin w dniu konferencji g)wyposażenie każdej sali w sprawny sprzęt multimedialny tj. rzutnik multimedialny, ekran, mikrofony, system nagłaśniający, wskaźnik laserowy, sprzęt komputerowy (laptop), Wi-Fi; h)zapewnienie obsługi technicznej do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. 5.Wykonawca zapewni toalety w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej zaopatrywane w mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe oraz sprzątane systematycznie w czasie trwania konferencji. 6.Wykonawca zapewni miejsce, w którym każdy z uczestników będzie mógł zostawić okrycie wierzchnie (wieszak na odzież dla każdego uczestnika, ochrona przed kradzieżą lub zniszczeniem). 7.Wykonawca zapewni w pobliżu sali konferencyjnej miejsce organizacji punktu rejestracyjnego uczestników konferencji (stół, 3 krzesła, miejsce dla oczekujących uczestników). II.Ciągła przerwa kawowa 1.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji ciągłej przerwy kawowej, rozumianej jako ciągłe udostępnienie: a)kawy (z ekspresu); b)wrzącej wody i herbat ekspresowych - minimum 3 rodzaje, każda torebka z herbatą zapakowana oddzielnie; c)wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej); d)soków 100 procent- co najmniej 2 rodzaje; e)owoców - minimum 5 rodzajów; f)ciast - minimum 4 rodzaje; g)ciasteczek - minimum 5 rodzajów przez cały dzień konferencji h)cukierków - minimum 3 rodzaje; i)cukru; j)plasterków cytryny; k)śmietanki do kawy; l)jednorazowe podanie kanapeczek koktajlowych - minimum 5 rodzajów (w tym dwie wegetariańskie), minimum 5 szt. na osobę, podanych w czasie przerwy na konferencji, (około południa, szczegółowa godzina do ustalenia). 2.Obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej. 3.Produkty ciągłej przerwy kawowej podane będą na jednakowej eleganckiej zastawie, z wykluczeniem plastikowych bądź papierowych naczyń i sztućców. 4.Miejsce ciągłej przerwy kawowej powinno znajdować się w tej samej sali, w której będą odbywały się konferencje. III.Przerwa obiadowa 1.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji obiadu, rozumianego jako bufet z obsługą, zawierający a)zupy (min.2 rodzaje, w tym zupa jarska), b)ciepłe danie drugie (min.3 rodzaje, w tym danie jarskie), c)sałatki (min.3 rodzaje), d)deser (min.3 rodzaje), e)napoje: woda mineralna gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych, kompot. 2.Miejsce przygotowania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie co konferencja. 3.Dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, biorąc pod uwagę możliwość opcji wegetariańskiej. 4.Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się konferencje, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna. 5.Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy będą mogli zjeść obiad w tym samym czasie. Zostanie zapewnione dla wszystkich uczestników miejsce stojące lub siedzące przy stolikach do konsumpcji obiadu, przy udekorowanych ciętymi kwiatami stołach. 6.Godzina podania obiadu zostanie ustalona przez wnioskodawcę na 7 dni kalendarzowych przed terminem każdej z konferencji. IV.Obsługa techniczna konferencji: 1.Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia. 2.Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji konferencji w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia. 3.Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 55.30.00.00-0.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 5.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Rozpoczęcie: 02.12.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Nie jest wymagane

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie Wykonawcy z art.22 ust.1

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie Wykonawcy z art.22 ust.1 oraz Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych głównych usług w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane należycie - tj. Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wykonał co najmniej 2 zamówienia odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia na kwotę 12 000 zł brutto każde - wg Załącznika nr 10 do SIWZ. Dowodami, o których mowa powyżej są: 1) poświadczenie, z tym, że w odniesieniu do nadal wykonywanych dostaw lub usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składnia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert; 2) w przypadku zamówień na dostawy lub usługi - oświadczenie Wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w ust. 1); 3) w przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego roboty budowlane, dostawy lub usługi wskazane w wykazie, o którym mowa w ust. 1 pkt b) zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w ust. 1 pkt b)

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie Wykonawcy z art.22 ust.1

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie Wykonawcy z art.22 ust.1

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Oświadczenie Wykonawcy z art.22 ust.1

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Wypełnione załączniki do SIWZ.;Dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo, określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zmiana umowy może nastąpić jedynie w zakresie przewidzianym w SIWZ.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.imp.lodz.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Instytut Medycyny Pracy w Łodzi, ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus Nr 8 w pokoju 384 - Sekcja Zamówień Publicznych..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
18.09.2014 godzina 10:00, miejsce: Instytut Medycyny Pracy w Łodzi, ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus Nr 8 Kancelaria Główna -pokój 81 (parter).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie