ZORGANIZOWANIE USŁUG CATERINGOWYCH W TRAKCIE KONFERENCJI CMM 2011 DLA WYDZIAŁU INŻYNIERII LĄDOWEJ POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ - PN/01/02/2011

Opis przedmiotu przetargu: CZĘŚĆ I - REJESTRACJA + PRZERWY KAWOWE REJESTRACJA: Miejsce: Miejsce konferencji to Gmach Główny Politechniki Warszawskiej. Rejestracja będzie odbywała się w Małej Auli w GG PW w dniu 08.05.2011r. godz. 16.00-20.00. Należy ustawić stoliki wraz z poczęstunkiem oraz z napojami w Małej Auli. Menu dla 200 osób Na każdego uczestnika w czasie trwania rejestracji należy przewidzieć: Kawa, herbata; Sok owocowy (różne smaki) 300ml lub woda mineralna niegazowana 500ml lub woda gazowana 500ml; 2 ciasteczka deserowe;. Dodatkowo: Kawa i herbata powinna być przygotowana w termosach; cukier w opakowaniach jednorazowych; cytryna pokrojona w plasterkach. Na stolikach powinna znajdować się zastawa oraz serwetki. W pobliżu powinny być ustawione kosze na odpady, które powinny być usuwane we własnym zakresie przez Wykonawcę. Wykonawca powinien zadbać też o porządek w okolicy spożywania przekąsek przez uczestników tzn. sprzątać opakowania i naczynia. Przy stanowisku powinny być co najmniej 2 osoby z obsługi, z tego co najmniej 1 osoba powinna porozumiewać się w języku angielskim. PRZERWY KAWOWE: Liczba uczestników 300+-30osób Czas: Przerwy kawowe 3 razy w dniu 09.05.2011r. oraz 12.05.2011r, po 20 min. w godzinach 11.00-11.20; 15.00-15.20 oraz 16.30-16.50, a w dniach 10-11.05.2011r. 3 przerwy po 20 min. i jedna przerwa 30min. w godzinach 9.30-10.00; 11.00-11.20; 15.00-15.20 oraz 16.30-16.50. Czas trwania przerwy kawowej to 20 min. (lub 30 min) natomiast stanowisko z poczęstunkiem powinno być dostępne ok. 15 min przed wyznaczonym czasem oraz 15min. po wyznaczonym czasie. Przy każdym stanowisku powinny być co najmniej 2 osoby z obsługi, z tego co najmniej 1 osoba powinna porozumiewać się w języku angielskim. Miejsce: Miejsce konferencji to Gmach Główny Politechniki Warszawskiej, sale: Mała Aula, 206, 213, 215, 226, 231. Należy ustawić stanowiska na korytarzach w pobliżu sal ( 5 miejsc). Menu Na każdego uczestnika w czasie jednej przerwy kawowej należy przewidzieć: Świeżo parzoną kawę . Gorąca woda w termosach, herbata w torebkach - minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna w plasterkach, cukier Sok owocowy (różne smaki) 300ml lub woda mineralna niegazowana 500ml lub woda gazowana 500ml; 2 ciasteczka deserowe; 1 ciasto owocowe; 2 ciasteczka kruche Dodatkowo Kawa powinna być przygotowana w termosach; cukier w opakowaniach jednorazowych; cytryna pokrojona w plasterkach. Na stolikach powinna znajdować się zastawa porcelanowa i szklana, serwetki, a w pobliżu kosze na odpady, które powinny być usuwane we własnym zakresie przez Wykonawcę po każdej przerwie, a w razie konieczności również w trakcie trwania przerwy. Wykonawca powinien zadbać też o porządek w okolicy spożywania przekąsek przez uczestników tzn. sprzątać opakowania i naczynia bezpośrednio po zakończeniu przerwy. CZĘŚĆ II - OBIADY Obiady przez cztery dni: 09-12.05.2011r. w godzinach 12.40- 14.00. Liczba uczestników to 300+-30osób. Miejsce: Zamawiający nie dysponuje miejscem wraz z wyposażeniem, gdzie można byłoby serwować obiady i wymaga aby Wykonawca dysponował miejscem w pobliżu Gmachu Głównego PW tzn. w odległości do 1000m od Gmachu Głównego Politechniki Warszawskiej lub zorganizował odpowiednie miejsce do serwowania obiadów we własnym zakresie spełniające następujące kryteria: temperatura otoczenia ok. 20-220C; miejsce powinno być osłonięte przed wiatrem oraz opadami atmosferycznymi oraz możliwość spożywania posiłków na siedząco przy stolikach jednorazowo przez ok. 300 osób. W przypadku zamiaru organizacji miejsca do serwowania obiadów w pobliżu Gmachu Głównego, ale w obiekcie tymczasowym np. w namiocie konieczne jest załączenie do oferty oświadczenia właściciela terenu, na którym planowane jest ustawienie takiego obiektu, o zgodzie na zajęcie tego terenu przez Wykonawcę w terminie od 09.05.2011 do 12.05.2011r. Zamawiający nie dopuszcza możliwości serwowania obiadów dla uczestników w odległości przekraczającej 1000m (mierzonej po drogach komunikacji pieszej) od Gmachu Głównego PW ze względu na ograniczony czas przewidziany na spożywanie posiłków w czasie trwania konferencji (do ok. 90 min.). Należy podać miejsce serwowania obiadów (dokładny adres). Menu- należy podać propozycję co najmniej jednego zestawu na dzień Zupa (każdego dnia inna) Danie główne mięsne oraz w ilości ok. 10% bezmięsne (każdego dnia inne) + surówka lub sałatka Deser: ciasto i kompot lub sok PRZYKŁADOWE MENU Dzień I: Zupa np. żurek Danie główne mięsne np. kurczak pieczony po prowansalsku (100g) oraz w ilości ok. 10% danie bezmięsne + ziemniaki/ frytki itp. + surówka lub sałatka Deser: ciasto i kompot lub sok Dzień II: Zupa np. kapuśniak Danie główne mięsne np. kotlet schabowy (100g) oraz w ilości ok. 10% danie bezmięsne + ziemniaki/frytki itp. + surówka lub sałatka Deser: ciasto i kompot lub sok Dzień III: Zupa np. ogórkowa Danie główne mięsne np. pieczeń wieprzowa w sosie jasnym (100g) oraz w ilości ok. 10% danie bezmięsne + ziemniaki/ frytki itp. + surówka lub sałatka Deser: ciasto i kompot lub sok Dzień IV: Zupa np. jarzynowa Danie główne mięsne np. potrawka z kurczaka (100g) oraz w ilości ok. 10% danie bezmięsne + ziemniaki/ frytki itp. + surówka lub sałatka Deser: ciasto i kompot lub sok Dodatkowo Obsługa powinna porozumiewać się również w języku angielskim. Obiady będą wydawane na podstawie kuponów przygotowanych przez Zamawiającego. CZĘŚĆ III - UROCZYSTA KOLACJA Ilość Przewiduje się 300 (+- 30) uczestników. Czas: Środa 11.05.2011r w godz. 20.00 do 23.00 Miejsce Miejsce kolacji to Duża Aula w Gmachu Głównym Politechniki Warszawskiej. Całe wyposażenie m.in. meble, naczynia, dekoracje, nagłośnienie, muzyka a także wszelkiego rodzaju transport związany z realizacją zamówienia powinny być przygotowane przez Wykonawcę i zawierać się w cenie oferty. Menu w cenie 140zł na jednego uczestnika powinno obejmować: Na każdego uczestnika należy przewidzieć: - Przystawkę - Danie główne mięsne oraz danie bezmięsne w liczbie ok. 10% wszystkich dań - Deser - Napoje ciepłe i zimne Należy podać co najmniej 2 różne warianty przystawek, dania głównego oraz deseru. Dodatkowo Po dniu głównym przewiduje się 20-30 minutowy program artystyczny, który będzie zrozumiały dla obcokrajowców, np. koncert muzyki klasycznej w aranżacji rozrywkowej. Dokładny repertuar zostanie uzgodniony z Wykonawcą usługi po wskazaniu co najmniej 3 propozycji programu artystycznego. Oferta powinna zawierać oświadczenie Wykonawcy o uzgodnieniu z Artystami/Artystą zarezerwowanego terminu na 11.05.2011r w godz. 21-22. - Załącznik nr 7 do Rozdziału III SIWZ. Stoliki powinny być okrągłe lub owalne z 10-15 miejscami siedzącymi. 2 stoliki powinny być zarezerwowane dla wskazanych przez Zamawiającego gości. Przystawki oraz dania główne powinny być serwowane do stolików przez co najmniej 10 kelnerów/kelnerek. Do oferty należy załączyć oświadczenie o dysponowaniu liczbą co najmniej 10 osób z obsługi kelnerskiej - Załącznik nr 6 do Rozdziału III SIWZ. Deser powinien być przygotowany na stołach ogólnych w ilości odpowiedniej do liczby uczestników kolacji do samodzielnego poczęstunku (bez serwowania do stolików). Nagłośnienie Nagłośnienie powinno zapewniać dostateczną słyszalność w Auli przy każdym ze stolików oraz nie powinno powodować powstawania efektów studni. Minimalne wymagania to ustawienie np. systemu liniowego Array SLA 208 (lub równoważnego) 12 szt ( po 6 szt na stronę) i Sub TP 118 (lub równoważnego) 6 szt ( po 3 na stronę ) o łącznej mocy systemu 4kW na stronę. Łączna moc powinna być co najmniej 8kW, ale w przypadku niewystarczającej realizacji dźwięku w Auli Wykonawca uzupełni nagłośnienie dodatkowymi głośnikami bez dodatkowego wynagrodzenia. Oświetlenie: 1. Minimum 4 urządzenia o mocy 4000W każde do oświetlenia wnętrza w różnych kolorach, 12 urządzeń do wyświetlania kolorowej struktury świetlnej na ścianach wnętrza Auli, 18 lamp podwójnych o mocy min. 300W każda do podświetlenia wnętrza. 2. Oświetlenie krużganków 2-go poziomu w postaci 40szt. pixelbar. 3. Oświetlenie w czasie programu artystycznego 6 szt. urządzeń do wyświetlania różnego rodzaju efektów, 2 urządzenia dające sterowane snopy światła - tzw. spoty prowadzące 4. Oświetlenie stołów świeczkami tzw. tealighty Obsługa powinna porozumiewać się również w języku angielskim. Wszelkie odpady i śmieci powinny być usuwane we własnym zakresie przez Wykonawcę. Wykonawca powinien zadbać też o porządek po zakończeniu kolacji. Od godz. 8.00 Aula powinna być przygotowana do zajęć.