Kompleksowa organizacja roboczej kolacji dla szefów państw i rządów w ramach Szczytu Partnerstwa Wschodniego

Warszawa: Kompleksowa organizacja roboczej kolacji dla szefów państw i rządów w ramach Szczytu Partnerstwa Wschodniego


Numer ogłoszenia: 326406 - 2011; data zamieszczenia: 10.10.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 297820 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 523 99 10, faks 022 523 81 19.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa organizacja roboczej kolacji dla szefów państw i rządów w ramach Szczytu Partnerstwa Wschodniego.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja roboczej kolacji dla szefów państw i rządów w ramach Szczytu Partnerstwa Wschodniego organizowanego w Centrum Nauki Kopernik w Warszawie w terminie 29 września 2011 r. Głównymi komponentami zadania to usługa konferencyjna i cateringowa.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Negocjacje bez ogłoszenia

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: CPF.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
27.09.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
3.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Allegro Agency, Anna Gogacz, {Dane ukryte}, 01-592 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 400000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  153846,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  153846,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  242322,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie negocjacje bez ogłoszenia na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 62 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z art. 5 ust. 1a pkt 4 ustawy, w przypadku udzielania zamówień, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe, Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zakup usług niepriorytetowych, głównie gastronomicznych i konferencyjnych, na potrzeby spotkania szefów państw i rządów w ramach Szczytu Partnerstwa Wschodniego którego to spotkanie organizowane zostanie w dniu 29 września 2011 r. w Centrum Nauki Kopernik (CNK) w Warszawie. W spotkaniu planowany jest udział ok. 40 przewodniczących delegacji wszystkich krajów Unii Europejskiej oraz państw Partnerstwa Wschodniego (Armenia, Azerbejdżan, Białoruś, Gruzja, Mołdowa, Ukraina), w randze szefów państw i rządów a także m.in. przedstawicieli organów UE. Przygotowanie międzynarodowego spotkania na najwyższym szczeblu z udziałem tak licznych gości wymagało szeregu ustaleń z partnerami zagranicznymi i krajowymi, a warunkiem rozpoczęcia prac nad dokumentacją przetargową była decyzja Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z lipca 2011 r. o udostępnieniu do wykorzystania tego budynku przez MSZ 29 września 2011 r. na potrzeby organizacji przedmiotu imprezy ( MRR zrezygnował z zajmowania CNK tego dnia). W związku z powyższym dopiero na przełomie lipca i sierpnia 2011 r. możliwe było prowadzenie konsultacji w zakresie opisu przedmiotu zamówienia z zewnętrznymi podmiotami zaangażowanymi w organizację roboczej kolacji, w tym przede wszystkim z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, Centrum Informacyjnym Rządu, Sekretariatem Generalnym Rady i Dyrekcją Generalną ds. Tłumaczeń Komisji Europejskiej. Obejmujące zarówno kwestie protokolarne jak i logistyczne rzutujące bezpośrednio na koncepcję całego wydarzenia. W tym min: - kwestie tłumaczeń (uzgodnienia w porozumieniu z Dyrekcją Generalną ds. Tłumaczeń Komisji Europejskiej) - zakresu usług wymaganych od Wykonawcy (uzgodnienia w porozumieniu z CIR) - uzgodnienia w zakresie obecności na spotkaniu uczestników wyższego szczebla. Ze względu na konieczność uwzględnienia w dokumentacji powyższych zmian Zamawiający nie miał możliwości wcześniejszego przygotowania opisu przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący zgodnie z wytycznymi zawartymi w art. 29 Pzp. Jest to wyjątkowa sytuacja wynikająca z przyczyn obiektywnych, a zastosowanie innego trybu zamówienia mogłoby uniemożliwić terminową realizację. Ze względu na zaplanowaną datę spotkania i obiektywne trudności wynikające z braku możliwości wcześniejszego określenia zakresu przedmiotu zamówienia, nie można zachować terminów określonych dla innych trybów zamówienia, tym bardziej że Wykonawcy muszą być uczuleni na możliwość zaistnienia nieprzewidzianych zmian do ostatniej chwili przed rozpoczęciem imprezy. Powyższe okoliczności stanowi wskazują więc na zaistnienie podstawy do udzielenia zamówienia publicznego w trybie negocjacji bez ogłoszenia, na podstawie art. 5 ust. 1a pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ponadto wobec przytoczonych powyżej okoliczności znajdzie również zastosowanie przesłanka wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia określona w art. 62 ust. 1 pkt 4) ustawy PZP. Jednocześnie pomimo przesłanek do zastosowania trybu z wolnej ręki Zamawiający zdecydował się na wybór trybu gwarantującego zachowanie konkurencji