59/KSOW/PN-U/2014 Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji i obsłudze projektu „Rozwój przedsiębiorczości na obszarach wiejskich w oparciu o zintegrowane produkty turystyczne – Szlaki Greenways” - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: wykonawca zapewni w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro realizacji i promocji projektu ,,rozwój przedsiębiorczości na obszarach wiejskich w oparciu o zintegrowane produkty turystyczne – szlaki greenways”, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań biura, b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny c) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami biura. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. podstawowe zadania biura kompleksowa organizacja i obsługa projektu pt. ,,rozwój przedsiębiorczości na obszarach wiejskich w oparciu o zintegrowane produkty turystyczne – szlaki greenways” w terminie 20 23 października 2014 r w ramach projektu zostanie zorganizowana czterodniowa konferencja, a w jej ramach pierwszy (1) dzień konferencji – obrady plenarne – 20.10.2014 r. drugi i trzeci (2 i 3) dzień konferencji – wyjazdy studyjne – 21 i 22.10.2014 r. czwarty ( 4) dzień konferencji – panele dyskusyjne – 23.10.2014 r. w ramach zadania wykonawca zapewni i. nabór uczestników projektu. nabór uczestników z polski i z krajów ue i krajów sąsiadujących z polską (minimalnie 130 osób a maksymalnie 150 osób) spośród urzędników administracji odpowiedzialnych za turystykę, przedstawicieli organizacji turystycznych, organizacji pozarządowych wspierających rozwój turystyki, lokalnych grup działania, przedsiębiorstw działających w branży turystycznej. wykonawca zapewni udział co najmniej 10 a maksymalnie 20 osób – uczestników konferencji z krajów ue i/lub sąsiadujących z polską. ii. program konferencji. opracowanie i realizacji programu konferencji. wykonawca opracuje program czterodniowej konferencji zawierający, co najmniej a. 1 dzień konferencji obrady plenarne program 1 dnia obrad plenarnych będzie się składał z co najmniej z 7 godzin wykładowych oraz zawierał następujące zagadnienia prezentacja co najmniej 2 przykładów dobrych praktyk dot. rozwoju produktu turystyki wiejskie na obszarach wiejskich z krajów ue, (w tym co najmniej 1 szlak greenway,) zaprezentowane przez osoby biorące udział w ich realizacji. prezentacja co najmniej 4 przykładów dobrych praktyk z terenu polski w zakresie rozwoju przedsiębiorczości w oparciu o zintegrowane produkty turystyczne, (w tym co najmniej 3 funkcjonujące na szlaku greenway), zaprezentowane przez osoby biorące udział w ich realizacji. debata pt, „kierunki rozwoju szlaków greenways w polsce i europie”, w której udział weźmie co najmniej 5 ekspertów. wykład wprowadzający pt. szlaki greenways jako międzynarodowa marka turystyczna b. 2 i 3 dzień – wyjazdy studyjne grupy wyjazdowe będą liczyły min. 40 maksimum 60 osób. wykonawca zrealizuje 3 dwudniowe wyjazdy studyjne dla trzech grup uczestników zgodnie z programem dla każdej grupy grupa 1 – załącznik nr 8 do siwz grupa 2 – załącznik nr 9 do siwz grupa 3 załącznik nr 10 do siwz wykonawca zapewni spotkania z przedstawicielami gmin oraz odwiedzanych obiektów, produktów turystki, zgodnie z poszczególnymi programami wizyt. c. 4 dzień konferencji – panele dyskusyjne opracowanie oraz realizacja jednodniowego programu paneli z uwzględnieniem podziału na trzy grupy panelowe, dotyczące następujących zagadnień panel 1 współpraca w zakresie promocji marki greenway a także możliwości powiązania produktów poprzez zastosowanie narzędzi marketingowych. panel 2 aktywizacja i edukacja mieszkańców obszarów wiejskich w zakresie podejmowania działalności gospodarczej w branży turystycznej. panel 3 rozwój agroturystyki oraz innych form noclegowo – gastronomicznych – współpraca, standaryzacja, znakowanie. w programie paneli znajdą się odniesienia do zrealizowanych wyjazdów studyjnych., tj. omówienie odwiedzanych miejsc/obiektów. grupy panelowe będą liczyły min. 40 maksimum 60 osób. panele będą prowadzone równolegle i będą trwały co najmniej 7 godzin wykładowych każdy. wykonawca przekaże zamawiającemu do akceptacji na 5 dni po podpisaniu umowy szczegółowy program konferencji (obrad plenarnych, wyjazdów, paneli) oraz listę proponowanych ekspertów. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uzasadnionych uwag do szczegółowego programu konferencji oraz do listy wykładowców. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie. program konferencji a także prezentacje i/lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 11a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. iii. kadra / eksperci niezbędna do realizacji programu konferencji. a. 1 dzień konferencji obrady plenarne zapewnienie minimalnie 6 ekspertów, z których co najmniej 4 będzie posiadało doświadczanie w zakresie rozwoju produktu turystyki wiejskiej oraz doświadczanie w pracy przy realizacji co najmniej 1 produktu turystyki realizowanego na obszarach wiejskich, w tym 2 ekspertów będzie posiadało doświadczanie w realizacji produktu turystyki wiejskiej zrealizowanego poza polską, na terenie ue (eksperci ci będą posiadali znajomość języka angielskiego lub polskiego na poziomie umożliwiającym prowadzenie wykładów). 2 osoby posiadające doświadczenie w realizacji i zarządzaniu szlakami greenways. eksperci będą odpowiedzialni za udział w debacie oraz wygłoszenie wystąpień w trakcie 1 dnia konferencji. b. 2 i 3 dzień – wyjazdy studyjne wykonawca zapewni co najmniej 3 pilotów dla każdej grupy jeden. każdy z pilotów będzie posiadał uprawnienia pilota wycieczek turystycznych lub przewodników turystycznych. wykonawca zapewni co najmniej 3 ekspertów, którzy posiadają doświadczanie w pracy przy realizacji co najmniej 1 produktu turystyki na obszarach wiejskich. zadaniem ekspertów będzie wsparcie merytoryczne dla uczestników, moderowanie spotkań z przedstawicielami gmin oraz pracownikami odwiedzanych obiektów na trasie wyjazdów studyjnych zgodnie z programami dla poszczególnych grup wyjazdowych (załączniki 8,9 i 10 do siwz) c. 4 dzień – panele dyskusyjne zapewnienie co najmniej 3 ekspertów ekspertów/trenerów, którzy posiadają doświadczanie w pracy przy realizacji co najmniej 1 produktu turystyki na obszarach wiejskich oraz doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 3 zajęć edukacyjnych dotyczących turystyki wiejskiej. eksperci będą odpowiedzialni za przygotowanie programu i poprowadzenie paneli. iv. sale konferencyjne a. pierwszy dzień konferencji wykonawca zapewni salę konferencyjną dla minimalnie 130 osób a maksymalnie 150 osób położoną w granicach administracyjnych miasta lublina, w miejscu zakwaterowania lub w odległości 1 km od miejsca zakwaterowania, w tym wyposażoną minimalnie w a) ustawienie konferencyjne krzeseł dla uczestników b) stół prezydialny dla minimalnie 5 osób a maksymalnie 9 osób c) mównicę, d) cztery mikrofony bezprzewodowe, 8 mikrofonów przewodowych oraz nagłośnienie, e) zestaw multimedialny rzutnik, ekran o wymiarach min. 3,20 m x 2,40 m, dwa laptopy z dostępem do internetu. umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku; umożliwiającą wydzielenie miejsca na prezentację stoisk wystawienniczych lokalnych grup działania (w ilości zgodnej z pkt. vi); z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla uczestników konferencji; oznakowaną w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 11a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl; w przypadku gdy odległość sali od miejsca zakwaterowania będzie większa niż 0,5 km wykonawca zapewni transport uczestników. b. 4 dzień konferencji – panele dyskusyjne wykonawca zapewni trzy sale dla minimalnie 40 osób a maksymalnie 60 osób każda, położone w granicach administracyjnych lublina, w tym wyposażoną minimalnie w a) w ilość miejsc siedzących wraz z miejscem przy stoliku, dostosowaną do ilości osób uczestniczących w warsztatach; b) zestaw multimedialny rzutnik, ekran, mikrofon bezprzewodowy, laptop z dostępem do internetu. + flipchart z papierem i pisakami. z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla uczestników warsztatów z obsługą; umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku oznakowanie sal warsztatowych w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 11a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl ; w przypadku gdy odległość sal od miejsca zakwaterowania będzie większa niż 0,5 km wykonawca zapewni transport uczestników. v. obsługa organizacyjno – technicznej konferencji wykonawca zapewni obsługa sprzętu multimedialnego i audiowizualnego. obsługa rejestracji uczestników w trakcie konferencji (wraz z podziałem na grupy warsztatowe i wyjazdowe). miejsce obsługi konferencji będzie oznakowane logotypami i sloganami zawartymi w załączniku nr 11a do siwz obsługa szatni vi. prezentacja lokalnych grup a. 1 dzień konferencji obrady plenarne wykonawca zapewni pierwszego dnia konferencji prezentację co najmniej 20 a maksymalnie 26 lokalnych grup działania z terenu całej polski. wykonawcą zapewni dla każdej lokalnej grupy działania przestrzeń wystawienniczą o wielkości co najmniej 3 m2 wyposażoną w co najmniej stół o długości 1,5 metra oraz dwa krzesła. vii. tłumaczenie ustne w trakcie trwania konferencji a. 1 dzień konferencji obrady plenarne wykonawca zapewni tłumaczenie symultaniczne z języka angielskiego na polski i odwrotnie (co najmniej 2 tłumaczy) z języka angielskiego na język polski i odwrotnie. wykonawca zapewni kabinę do tłumaczenia symultanicznego wraz z ilością słuchawek dostosowaną do liczby uczestników konferencji. wykonawca zapewni co najmniej 2 wykwalifikowanych tłumaczy, z których każdy powinien posiadać co najmniej 3 letnie doświadczenie w pracy tłumacza. b. 2 i 3 dzień konferencji – wyjazdy studyjne wykonawca zapewni tłumaczenie konsekutywne z języka angielskiego na polski i odwrotnie w trzech grupach wyjazdowych, w godzinach realizacji wyjazdów. wykonawca zapewni co najmniej 3 wykwalifikowanych tłumaczy (co najmniej 1 na każda grupę), z których każdy powinien posiadać co najmniej 3 letnie doświadczenie w pracy tłumacza. tłumacze będą dostępni dla uczestników konferencji także w trakcie przerw w spotkaniach na trasie wyjazdów. c. 4 dzień konferencji – panele dyskusyjne wykonawca zapewni tłumaczenie konsekutywne z języka angielskiego na polski i odwrotnie w trzech grupach warsztatowych, w godzinach realizacji warsztatów. wykonawca zapewni co najmniej 3 wykwalifikowanych tłumaczy (co najmniej 1 na każda grupę), z których każdy powinien posiadać co najmniej 3 letnie doświadczenie w pracy tłumacza. tłumacze będą dostępni dla uczestników konferencji także w trakcie przerw w warsztatach. viii. wyżywienie dla uczestników konferencji a. serwisy kawowe zapewnienie 2 serwisów kawowych każdego dnia konferencji (obrady plenarne, wyjazdy oraz warsztaty), dla uczestników, składających się minimalnie z dwóch rodzajów ciastek/ciast oraz napoi zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków owocowych) i napoi gorących (kawy, herbaty). serwisy kawowe będą zorganizowane przy sali konferencyjnej w pierwszym dniu, na trasie wyjazdów studyjnych w drugim i trzecim dniu oraz przy salach warsztatowych w czwartym dniu konferencji. posiłki na trasie wyjazdów studyjnych będą zgodne z programem wyjazdów dla poszczególnych grup. b. obiady. zapewnienie czterech (po jednym każdego dnia) trzydaniowych obiadów (codziennie inne menu) dla uczestników konferencji w trakcie trwania projektu (tj. pierwszy dzień konferencji – obrady plenarne, wyjazdy studyjne, warsztaty), do wyboru uczestników, składających się co najmniej z dwóch rodzajów zup, dwa dania mięsne oraz danie wegetariańskie i wegańskie, wybór warzyw i surówek, zimne napoje (minimalne 3 rodzaje), deser, kawa, herbata. obiady zostaną zapewnione w miejscu odbywania się konferencji tj. w miejscu odbywania się obrad plenarnych pierwszego dnia, na trasie wyjazdu studyjnego drugiego i trzeciego dnia oraz w miejscu odbywania się warsztatów czwartego dnia konferencji. posiłki na trasie wyjazdów studyjnych będą zgodne z programem wyjazdów dla poszczególnych grup. c. kolacje zapewnienie pięć (po jednym każdego dnia konferencji oraz jedna dzień wcześniej) kolacji (codziennie inne menu) w formie bufetu składająca się co najmniej z dwóch dań ciepłych oraz dania wegetariańskiego i wegańskiego do wyboru, pieczywa, 3 rodzajów wędlin, 2 rodzajów serów, 3 rodzajów sałatek warzywnych, zimnych napojów (minimalnie 3 rodzaje), kawa, herbata. kolacje zostaną zapewnione w miejscu odbywania się obrad plenarnych i warsztatów, na trasie wyjazdów lub w miejscu zakwaterowania. posiłki na trasie wyjazdów studyjnych będą zgodne z programem wyjazdów dla poszczególnych grup. ix. zakwaterowanie dla uczestników konferencji minimalnie 130 a maksymalnie 150 zapewnienie zakwaterowania wraz ze śniadaniem dla uczestników projektu w hotelach o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, w terminach z 19 na 20.10.2014 r., z 20 na 21.10.2014 r. w granicach administracyjnych miasta lublina, (2 noclegi); z 21 na 22.10.2014 r., na trasie wizyt studyjnych (1 nocleg) z 22 na 23.10.2014 r., i z 23 na 24.10.2014 r., w granicach administracyjnych miasta lublina, (2 noclegi); przy czym 31 noclegów w pokojach jednoosobowych, pozostałe w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju. wszyscy uczestnicy musza być zakwaterowani w jednym obiekcie w lublinie i jednym na trasie każdej z wizyt studyjnych. zarówno w dniach 19 21 jak i 22 24 października nocleg na terenie lublina zostanie zapewniony w tym samym obiekcie. x. zestawy konferencyjne zapewnienie zestawów konferencyjnych dla wszystkich uczestników konferencji, w tym a) notatnik z zachowaniem poniższych wymagań format a5, okładka w kolorze zielonym z zadrukiem 4+0 cmyk papier offset 70 80g/m2 biały w kratkę, min. 50 kartek, b) identyfikator z zachowaniem poniższych wymagań w wersji polskiej i angielskiej wymiary 7cm x 4,5cm (+/ 2 cm), z nadrukiem nazwy konferencji oraz daty, z miejscem na wpisanie imienia i nazwiska uczestnika konferencji, dostosowany do zapięcia na smyczy z karabińczykiem c) teczka kartonowa z zachowaniem poniższych wymagań, w wersji polskiej i angielskiej format a4 w kolorze zielonym karton, zapinane gumką, d) długopis z zachowaniem poniższych wymagań plastikowy lub metalowy w kolorze zielonym wyposażony w niebieski wkład e) torba z zachowaniem poniższych wymagań torba papierowa w kolorze zielonym wymiary min. 320 mm x250 mm x110 mm rączki papierowe skręcane, wklejone do środka, długość ok. 60 cm (tolerancja +/ 5 cm) podstawa usztywniona kartonem papier 200 g/m² zadruk 4+0 cmyk, f) smycz z zachowaniem poniższych wymagań wykonane z gładkiego materiału w kolorze zielonym nadruk w jednym kolorze czerwonym dwa zapięcia karabińczyk i zaczep do telefonu, szerokość ok. 1,5 cm, długość ok. 2 x 42 cm + 9 cm, g) pendrive z zachowaniem poniższych wymagań pendrive w kolorze zielonym działający zgodnie z systemem operacyjnym windows 98/nt/me/2000/xp/vista. pojemność minimalna 16 gb. pakowany w tekturowe pudełko. pendrive`y będą zawierały elektroniczną wersję opracowania merytorycznego, o którym mowa poniżej. każdy z elementów zestawu konferencyjnego (jak i jego opakowanie) musi zostać oznaczony wizualizacją tj. sloganami i/lub logotypami, które zostały wskazane w załączniku nr 11 do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl h) opracowanie merytoryczne z zachowaniem poniższych wymagań, w wersji polskiej angielskiej w ilościach odpowiednikach do ilości uczestników konferencji opracowanie minimum 20 stron a4, które będzie zawierać streszczenia/konspekty/prezentacje i/lub treści wykładów przygotowanych w związku z konferencją. wydruk opracowania w formacie a4, bindowane, opracowanie wydrukowane w ilości odpowiedniej do ilości uczestników konferencji oraz zamieszczone na pendriv`ie. materiały w wersjach językowych zostaną wydrukowane w ilości odpowiedniej do potrzeb uczestników. szczegółowy program konferencji (obrad plenarnych, wyjazdów studyjnych, warsztatów) wszelkie materiały konferencyjne powstałe w ramach realizacji projektu, w tym materiały konferencyjne, prezentacje zawierać będą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w załączniku nr 11a do siwz. ponadto opracowanie merytoryczne zawierać będzie treści zawarte w załączniku nr 11b do siwz. zestawy konferencyjce (w tym opracowanie merytoryczne) nie będą zawierać reklam komercyjnych. xi. transport wykonawca zapewni transport dla uczestników projektu na trasie wyjazdu studyjnego w 2 i 3 dniu konferencji, zgodnie z programem oraz poniższymi wymaganiami pojazd powinien być wyposażony w co najmniej fotele z podłokietnikami, klimatyzację, ogrzewanie, półki na bagaż podręczny, pojazdy powinny być sprawne technicznie oraz posiadać łącznie ilość miejsc siedzących odpowiednią do liczby uczestników wizyty studyjnej. pojazdy nie mogą być starsze niż 6 lata wykonawca zapewni co najmniej 3 autokary umożliwiające transport trzech grup uczestników, zgodnie z podziałem na grupy wyjazdowe. ponadto wykonawca zapewni ubezpieczenie oc i nnw dla uczestników projektu. ponadto wykonawca zapewni dojazd na konferencję lub zwrot kosztów podróży gościom zagranicznym. xii. promocja projektu wykonawca zapewni opracowanie oraz publikację artykułu pokonferencyjnego. opracowanie oraz publikacja 1 artykułu prasowego / pokonferencyjnego, zgodnie z zachowaniem poniższych wymagań rozmiar artykułu – minimum 2400 znaków, artykuł powinien być zilustrowany co najmniej 2 a maksymalnie 3 zdjęciami, wykonanymi przez wykonawcę, artykuł musi zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 11a do siwz tematyka artykułu musi dotyczyć idei i założeń konferencji ,,rozwój przedsiębiorczości na obszarach wiejskich w oparciu o zintegrowane produkty turystyczne – szlaki greenways” tj. powinna to być relacja z przebiegu całego projektu. zapewnienie korekty językowej artykułów, artykuł zostanie opublikowany w dwóch różnych tytułach – miesięcznikach, o zasięgu co najmniej regionalnym, o minimalnym nakładzie 1 000 egzemplarzy, którego odbiorcami są mieszkańcy regionu lubelszczyzny. teksty przygotowane na potrzeby publikacji muszą być tekstami autorskimi. nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części do innych publikacji przygotowywanych przez wykonawcę. teksty te, a także ich fragmenty, nie mogą pochodzić z innych publikacji. zamawiający wymaga przeniesienia autorskich praw majątkowych do ww. artykułów zarówno na siebie, jak i ministerstwo rolnictwa i rozwoju wsi. artykuły zostaną opublikowane najpóźniej do 30 listopada 2014 r. wykonawca przekaże zamawiającemu do zamieszczenia na portalu ksow przed rozpoczęciem konferencji, zaproszenie do udziału w konferencji, zawierające informacje o jej tematyce, szczegółowy program, informacje o możliwości zgłaszania się do udziału w konferencji; najpóźniej 3 dni od zakończenia konferencji, informację podsumowującą konferencję, elektroniczną wersję prezentacji i/lub abstraktów wystąpień z konferencji, opracowanie merytoryczne oraz min. 40 zdjęć. uwaga uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie. wszystkie świadczenia wynikające z programu wykonawca zapewni we własnym zakresie, w szczególności bilety wstępów i opłaty miejscowe, opłaty związane z prezentacją obiektów w trakcie wizyt studyjnych. wykonawca poda w ofercie nazwy i adresy obiektów, w których zapewni zakwaterowanie w trakcie realizacji projektu zarówno na terenie lublina jak i na trasie wyjazdów studyjnych zgodnie z opisem zawartym w pkt. ix oraz nazwę i adres obiektu, w którym zapewni sale na obrady plenarne konferencji w dniu 20 października 2014 r. zgodnie z opisem zawartym w pkt iv a pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 12 do siwz. ii.1.6)