Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji szkolenia dla audytorów w Warszawie oraz szkolenia dla beneficjentów z zamykania projektów w Janowie Lubelskim (przy trasie Rzeszów – Lublin). - polska-warszawa: usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji szkolenia dla audytorów w warszawie wydarzenie nr 1 (ii połowa września 2015) oraz szkolenia dla beneficjentów w janowie lubelskim 2 października 2015 wydarzenie nr 2. 2. opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do siwz). opis przedmiotu zamówienia przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji szkolenia dla audytorów w warszawie (ii połowa września 2015) oraz szkolenia dla beneficjentów w janowie lubelskim 2 października 2015. ostateczne potwierdzenie terminu każdego wydarzenia nastąpi na podstawie porozumienia z wykonawcą (dostępność noclegów) z wyprzedzeniem minimum 7 dni roboczych. ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych. wydarzenie nr 1 – szkolenie dla audytorów w warszawie usługi hotelarskie i gastronomiczne 1. wynajem maksymalnie 10 pokoi do pojedynczego wykorzystania (1 osobowe) oraz maksymalnie 10 pokoi 2 osobowych (z 2 oddzielnymi łóżkami) wraz ze śniadaniem na jedną dobę w ii połowie września 2015 w obrębie jednego hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdek w warszawie (dopuszczalne dzielnice mokotów, ursynów, ochota). zakwaterowanie gości możliwe jest w 2 różnych hotelach, jednak w takim przypadku wykonawca zobowiązany jest także do pokrycia kosztów przewiezienia osób do miejsca organizacji szkolenia, a standardowy czas przejazdu nie może przekraczać 10 minut. 2. zapewnienie usług gastronomicznych, tj. kolacja w dniu przed szkoleniem (dla maksymalnie 30 osób), obiad (dla maksymalnie 40 osób) i 2 przerwy kawowe (dla maksymalnie 40 osób) w dniu szkolenia. zamówienie obejmuje także dowóz do siedziby zamawiającego produktów spożywczych, które pozostały po spotkaniu (napoje w butelkach, owoce, słodycze, itp.). opis posiłków przerwy kawowe, obiad oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez zamawiającego. zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. o zmianach na bieżąco będzie informował wykonawcę. wszystkie posiłki powinny być serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także serwetek i obrusów na stołach — przerwa kawowa herbata (do wyboru czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (gazowana oraz niegazowana podawana w szklanych butelkach o pojemności max. 0,33 l, przynajmniej po 1 butelce na osobę podczas przerwy), soki owocowe typu 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach 0,5 litra na osobę); kanapeczki bankietowe (min. 4 rodzaje, min. 4 składniki) – 3 szt./osobę (na pieczywie jasnym, ciemnym oraz wieloziarnistym, z pastami, schabem pieczonym, wędliną, serami itp.), deser (mix cukierków w czekoladzie opakowane w papierkach, w równomiernych ilościach śliwka w czekoladzie deserowej, wiśnia w białej czekoladzie, masa kokosowa w czekoladzie – po min. 300 g/osobę – łącznie minimum 12 kg cukierków – po 4 kg każdego rodzaju), mix ciast domowych (łącznie 2 rodzaje, np. „sernik”, „murzynek” po min. 100 g na osobę), owoce sezonowe mix (jabłka, gruszki – po 1 sztuce na osobę, inne – winogrona, śliwki żółte – po min. 200 g na osobę). obiad zupa (barszcz ukraiński), 2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np. wołowina, wieprzowina, drób, ryba dorsz, miruna lub podobne do uzgodnienia z zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „dauphine” lub „puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę); 2 rodzaje deseru (wybór ciast domowych min. 150 g/osobę). napoje dostępne podczas obiadu herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę. kolacja 2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne do wyboru dla każdej osoby np. wołowina, wieprzowina, łosoś, pstrąg lub podobne do uzgodnienia z zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego, wraz z co najmniej 2 dodatkami typu surówki, pokrojone warzywa (w ilości min. 150 g/osobę), dodatki typu ziemniaki opiekane, przystawek składających się z talerza wędlin (minimum 3 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów wędzona drewnem, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca – łącznie minimum 150 g na osobę), śledź w oleju (100 g na osobę), dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne – łącznie minimum 150 g na osobę); 2 rodzaje deseru (owoce w galaretce, sałatka owocowa, łącznie min. 200 g/osobę). napoje dostępne podczas kolacji herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje smakowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 0,5 l na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 0,5 l na osobę. 3. wynajem sali konferencyjnej w hotelu, o którym mowa w pkt. 1 wraz z obsługą techniczną; sala na minimum 40 osób w układzie szkolnym, wyposażenie sali dostęp do internetu, projektor multimedialny, ekran, zaplecze sanitarne; czas wynajmu 9 00 17 00. zamówienie obejmuje także odbiór od zamawiającego 2 sztuk reklam typu roll up i rozstawienie ich w sali przed szkoleniem, demontaż i transport powrotny do zamawiającego. 4. wynajem maksymalnie 20 miejsc parkingowych na 1 dobę dla uczestników szkolenia przy hotelu o którym mowa w pkt. 1 (w odległości do 300 metrów od hotelu). usługi drukowania 5. wydruk materiałów szkoleniowych dla uczestników maksymalnie 40 kompletów (maksymalnie 60 stron w komplecie), okładka druk kolorowy, środek druk kolorowy, papier środek minimum 80 g/m2, okładka minimum 200 g/m2; oprawa spiralna. zamówienie obejmuje dostawę kompletów do hotelu, o którym mowa w pkt. 1. przed rozpoczęciem szkolenia, rejestrację uczestników wg listy przekazanej przez zamawiającego oraz dystrybucję materiałów podczas rejestracji. usługi transportu 6. transport maksymalnie 3 osób z siedziby zamawiającego do hotelu o którym mowa w pkt. 1, tam i z powrotem (wyjazd przed szkoleniem rano, powrót po szkoleniu). zamówienie opcjonalne. wydarzenie nr 2 – szkolenie dla beneficjentów usługi hotelarskie i gastronomiczne 1. usługi hotelarskie świadczone w obiekcie hotelarskim o standardzie co najmniej 4 gwiazdek, zlokalizowanym w janowie lubelskim lub w promieniu 5 km od jego granic (blisko trasy rzeszów – lublin). wynajem miejsc noclegowych dla maksymalnie 70 osób na 1 dobę 1 2 października 2015 (liczba gwarantowana przez zamawiającego 50 osób), w tym maksymalnie 12 pokoi 1 osobowych lub 2 osobowych do pojedynczego wykorzystania. pokoje wieloosobowe muszą dysponować oddzielnymi łóżkami (2 osobowe 2 łóżka, etc). zakwaterowanie każdej osoby wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania. 2. wynajem sali konferencyjnej w dniu 2 października 2015 (dzień szkolenia) oraz od godziny 17 00 do 20 00 w dniu poprzedzającym szkolenie. pojemność sali minimum 80 osób w układzie kinowym plus stół prezydialny dla 5 osób. wyposażenie sali ekran do prezentacji dla 80 osób, system do zdalnej zmiany slajdów, wskaźnik laserowy, projektor, nagłośnienie (w tym 3 mikrofony bezprzewodowe), dostęp do internetu (wi fi w sali), 80 krzeseł. 3. wynajem maksymalnie 30 miejsc parkingowych na 1 dobę przy hotelu, o którym mowa w pkt. 1. 4. zapewnienie usług gastronomicznych. wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu na każdy dzień do akceptacji przez zamawiającego w dniu poprzedzającym szkolenie a) obiad na trasie warszawa – janów lubelski dla maksymalnie 12 osób, w miejscu ustalonym z zamawiającym (dla każdej osoby zupa, przystawka zimna, danie główne, deser, kawa lub herbata do wyboru, porcja soku, deser do wyboru – dania a la carte, obiekt restauracyjny o charakterze zajazdu). b) kolacja w formie bufetu dla maksymalnie 70 osób w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1. w dniu szkolenia w hotelu o którym mowa w pkt. 1. a) kompleksowa przerwa kawowa dla maksymalnie 80 osób (dostępna od rana przed szkoleniem i raz w trakcie szkolenia) b) obiad dla maksymalnie 80 osób wszystkie posiłki powinny być serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek i obrusów na stołach. ramowe menu przerwa kawowa złożona z herbata (do wyboru czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 3 butelki na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,4 l dostępne w ilości przynajmniej po 3 butelki na osobę); wybór ciastek kruchych – minimum 3 rodzaje (minimum 100 g każdego rodzaju na osobę), przekąski słone – minimum 2 rodzaje (paluszki, orzeszki) etc. – (minimum 100 g każdego rodzaju na osobę). kanapki bankietowe z minimum 4 składnikami (wędlina + ser + warzywo/owoc + masło), minimum 4 kanapki na osobę. wybór regionalnych ciast domowych (2 rodzaje, po minimum 100 g każdego rodzaju na osobę). wybór owoców umyte winogrona, mandarynki, filetowane ananasy (po 100 g każdego rodzaju na osobę). obiad w formie bufetu 2 dowolne zupy do wyboru , 2 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne i rybne dla każdej osoby na bazie następującego rodzaju mięsa kaczka 100 % (np. udko dla każdej osoby), oraz ryba rzeczna filetowana (do wyboru okoń, sandacz lub szczupak), surówka warzywna w ilości minimum 100 g/osobę, kiszonki (ogórki i kapusta), 2 dodatki typu ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub „półksiężyce”), deser – 2 rodzaje do wyboru. napoje dostępne podczas obiadu herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, dostępna bez ograniczeń), napoje smakowe gazowane w butelkach w ilości 0,5 l na osobę. kolacja w formie bufetu przystawki zimne składających się z talerza wędlin (minimum 3 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów wędzona drewnem, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca, łącznie minimum 150 g wędlin na osobę), śledź w oleju z cebulką dla każdej osoby łącznie minimum 150 g, dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne – łącznie minimum 150 g na osobę); danie główne – porcja dania mięsnego i rybnego dla każdej osoby (przystawka ciepła i danie główne) wołowina lub polędwica wieprzowa 100 % oraz ryba rzeczna filetowana (do wyboru okoń, sandacz lub szczupak), sałatka warzywna w ilości minimum 100 g/osobę, ogórki kiszone i kapusta kiszona w ilości minimum 200 g/osobę, 2 dodatki typu ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub „półksiężyce”), deser – 2 rodzaje do wyboru. napoje dostępne podczas obiadu herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, dostępna bez ograniczeń), napoje smakowe gazowane w butelkach w ilości 0,5 l na osobę. usługi transportu 5. transport mini busem grupy maksymalnie 12 osób oraz materiałów informacyjno promocyjnych z siedziby zamawiającego (warszawa, ul. domaniewska 39 a) do hotelu, o którym mowa w pkt. 1. i z powrotem. pojazd musi być czysty z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowcy pokrywa wykonawca. dokładne godziny wyjazdów zostaną określone na drodze kontaktów roboczych. zamówienie obejmuje także załadunek i rozładunek oraz przewóz materiałów informacyjnych i promocyjnych na trasie (może być ten sam pojazd, wymagana pojemność bagażowa minimum 6 m3 – alternatywnie materiały mogą zostać wysłane kurierem). zamówienie obejmuje także odbiór od zamawiającego 3 sztuk reklam typu roll up/ścianka reklamowa, przewiezienie ich na miejsce szkolenia i rozstawienie w sali szkoleniowej oraz demontaż i transport powrotny do zamawiającego (godziny do ustalenia). usługi drukowania 6. wydruk materiałów szkoleniowych przygotowanie maksymalnie 80 kompletów wydruków. ilość druku dla każdego uczestnika maksymalnie 50 stron (po 2 slajdy na stronie), druk cyfrowy, kolorowy, oprawa zeszytowa lub spiralna). zamówienie obejmuje także konfekcjonowanie i dystrybucję materiałów informacyjnych/promocyjnych przed salą przed rozpoczęciem szkolenia oraz rejestrację uczestników wg listy przekazanej przez zamawiającego. usługi w zakresie promocji 7. zakup i dostawa materiałów promocyjnych zamówienie opcjonalne przygotowanie 100 pamiątkowych pakietów dla uczestników oraz reprezentowanych przez nich instytucji, w pakiecie — ser podpuszczkowy dojrzewający wiżajny (produkt wpisany na listę produktów tradycyjnych, prowadzoną przez ministerstwo rolnictwa i rozwoju wsi), waga 400 g (+/ 10 g), okrągły, zapakowany w tzw. folię oddychającą i pudełko, — słoiczek miodu regionalnego – tzw. miód z sejneńszczyzny, chroniony znakiem chnp (około 120 ml, minimum 200 g), słoiczek zakręcany, z banderolą ze znakiem chnp, etykieta na słoiczku – informacja o produkcie komplet (ser, miód) zapakowane dodatkowo w pamiątkową torebkę papierową z uszami lub woreczek (przewiązany sznurkiem z lnu, juty lub podobne) wykonany z papieru – dostarcza wykonawca. zamówienie obejmuje także nadruk 2 kolorowy na pamiątkowym opakowaniu zbiorczym (na papierze) – 4 znaków graficznych zamawiającego. ii.1.6)