Wykonanie usługi z zakresu kontroli rachunkowej oraz sprawozdawczości finansowej i merytorycznej w projekcie współfinansowanym ze środków EFS POKL pn. Przyszły Przedsiębiorca - przez Specjalistę ds. rozliczeń i monitoringu

Łódź: Wykonanie usługi z zakresu kontroli rachunkowej oraz sprawozdawczości finansowej i merytorycznej w projekcie współfinansowanym ze środków EFS POKL pn. Przyszły Przedsiębiorca - przez Specjalistę ds. rozliczeń i monitoringu


Numer ogłoszenia: 283924 - 2014; data zamieszczenia: 26.08.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Łódzkie Centrum Doskonalenia Nauczycieli i Kształcenia Praktycznego , ul. Kopcińskiego 29, 90-142 Łódź, woj. łódzkie, tel. 042 6783378, faks 042 6780798.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.wckp.lodz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: jednostka samorządu terytorialnego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonanie usługi z zakresu kontroli rachunkowej oraz sprawozdawczości finansowej i merytorycznej w projekcie współfinansowanym ze środków EFS POKL pn. Przyszły Przedsiębiorca - przez Specjalistę ds. rozliczeń i monitoringu.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.Nazwa przedmiotu zamówienia: 1.1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę profesjonalnej usługi z zakresu kontroli rachunkowej oraz sprawozdawczości finansowej i merytorycznej w ramach projektu Przyszły Przedsiębiorca polegającej w szczególności na opracowaniu i wykorzystaniu narzędzi ewaluacyjnych i monitoringowych. 1.2.Zamawiający informuje, iż przedmiotowe postępowanie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet IX Działanie 9.1. Poddziałanie 9.1.2. w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej pn.: Przyszły Przedsiębiorca (dalej: Projekt). 1.3.Zamawiający informuje, iż w związku z faktem, iż przedmiot zamówienia jest współfinansowany ze środków UE, zastrzega sobie prawo do niezrealizowania z obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego, całości (np. w przypadku nie podpisania umowy o dofinansowanie z Instytucją pośredniczącą lub nie otrzymania transzy środków finansowych na konto projektu) lub części zamówienia bez prawa regresu ze strony Wykonawcy. 2.Opis przedmiotu zamówienia: 2.1. Osoba wyznaczona przez Wykonawcę do realizacji zamówienia będzie zaangażowana na stanowisku Specjalista ds. rozliczeń i monitoringu w wymiarze maksymalnie 880 godzin przez cały okres trwania umowy. 2.2.Do obowiązków Specjalisty ds. rozliczeń i monitoringu (dalej: Specjalista) należą: -przygotowanie regulaminu monitoringu i ewaluacji w oparciu o wniosek o dofinansowanie -przygotowanie narzędzi monitoringowych i ewaluacyjnych w postaci m.in. kwestionariuszy ankiet i wywiadów ex ante i ex post, testów wiedzy i kompetencji ex ante i ex post, arkuszy samooceny, kart obserwacji i hospitacji, kart konsultacji, szablonów opinii etc. -utworzenie matryc kodowych do zaproponowanych narzędzi -prowadzenie prac monitoringowych i ewaluacyjnych w szkołach i zakładach pracy w godzinach pracy placówek edukacyjnych i zakładów pracy (powielanie, dystrybucja i zbieranie narzędzi wśród uczniów i prowadzących) -analiza danych ilościowych i jakościowych uzyskanych w toku działań monitoringowych i ewaluacyjnych -opracowanie raportów i sprawozdań cząstkowych oraz zbiorczych z przeprowadzonych analiz zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie -opracowanie i nadzór nad dokumentacją projektu w zakresie monitoringu i ewaluacji -archiwizacja dokumentacji monitoringowej i ewaluacyjnej w wersji papierowej i elektronicznej -zarządzanie ryzykiem w projekcie (identyfikacja ryzyka, analiza jakościowa i ilościowa ryzyka, planowanie i reakcja na ryzyko, monitorowanie i kontrola ryzyka) -wsparcie w rekrutacji uczestników projektu, w tym utworzenie i prowadzenie baz danych uczestników, przydział do grup oraz monitoring zmian -kontakty z dyrekcją szkół w godzinach pracy placówek edukacyjnych -monitoring wydatków w projekcie, w tym prowadzenie zestawienia ponoszonych kosztów i prognoz wydatków w arkuszu kalkulacyjnym -prowadzenie sprawozdawczości finansowej i merytorycznej projektu z uwzględnieniem zarówno wytycznych POKL jak i wewnętrznych wymogów formalnych instytucji publicznej; -wypełnianie formularza PEFS -opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z zasadami realizacji projektów POKL -wystawianie not księgowych -monitoring wkładu własnego w projekcie -monitoring wydatków w ramach finansowania krzyżowego -nadzór nad przepływem środków finansowych w projekcie -współpraca z księgowym/ą projektu oraz działem księgowości Zamawiającego -stały kontakt z Koordynatorem projektu w kwestii zarządzania kosztami (np. informowanie o zauważonych nieprawidłowościach finansowych) oraz Instytucją Pośredniczącą w związku z zatwierdzeniem wniosków o płatność; -sporządzanie harmonogramów płatności i dbałość o płynność finansową projektu -sporządzanie Wniosków Beneficjenta o Płatność w części finansowej -sporządzanie załącznika nr 2 do Wniosku Beneficjenta o Płatność -archiwizacja dokumentacji finansowej projektu -uczestnictwo w pracach zespołu projektowego, w tym w cotygodniowych zebraniach zespołu projektowego 3.Pozostałe informacje istotne dla realizacji zamówienia 3.1.Przez cały czas trwania Projektu, w razie pytań i problemów Wykonawcy dotyczących realizacji usługi, pomocą będzie służył Koordynator Projektu. 3.2.Wykonawca podlega bezpośrednio Koordynatorowi Projektu - wyznaczonego przez Zamawiającego. 3.3.Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot umowy z zachowaniem należytej staranności o której mowa w art. 355 Kodeksu Cywilnego, 3.4.Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia kart czasu pracy zgodnie z wzorem dostarczonym przez Zamawiającego, 3.5.Zamawiający wymaga, by osoby realizujące usługę przestrzegały wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, co oznacza, że takie osoby nie mogą świadczyć pracy (rozliczyć roboczogodzin) w ilości przekraczającej 240 godzin w miesiącu (dotyczy to zarówno umów cywilnoprawnych, jak i umów o pracę). Zapisy zawarte w ust. 3.4. stosuje się odpowiednio. a) Zgodnie z wytycznymi projektu, Zamawiający przewiduje zaangażowanie Specjalisty poziomie maksymalnie 880 godzin, przy czym Zamawiający wymaga takiego zorganizowania prac przez Wykonawcę aby w każdym z miesięcy trwania umowy, Specjalista przedstawił rozliczenie za co najmniej 50 godzin. 3.6.Zamówienie należy zrealizować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.21.25.00-8.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.06.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: a) wykaz potwierdzający posiadanie doświadczenia w wykonywaniu usług tożsamych z przedmiotem zamówienia oraz prowadzonych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem rodzaju, daty wykonania oraz odbiorców. W celu wykazania spełniania ww. warunku, Zamawiający wymaga potwierdzenia przeprowadzenia lub prowadzenia dwóch usług tożsamych z przedmiotem zamówienia tj. polegających, co najmniej, na ocenie i kontroli przebiegu realizacji projektów współfinansowanych z EFS POKL z wykorzystaniem narzędzi monitoringowych i ewaluacyjnych. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 6 do SIWZ b) Na potwierdzenie, że usługi, na których zrealizowanie powołuje się Wykonawca zostały wykonane lub są wykonywane należycie, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do wykazu poświadczenie (wystawione przez uprawniony podmiot lub osobę) lub oświadczenie Wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia - w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert; - w przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, o którym mowa w ust. 4 lit. a) zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej, a wymaganych przez Zamawiającego na potwierdzenie ich należytego wykonania.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty: a) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług i kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia i wykształcenia oraz kwalifikacji zawodowych, niezbędnych do wykonania zamówienia, jak również na temat zakresu wykonywanych przez nie czynności. W celu wykazania spełniania ww. warunku, Wykonawca jest zobowiązany wykazać w formie oświadczenia, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 1 osobą zdolną do wykonania zamówienia oraz posiadającą niżej wymienione umiejętności, doświadczenie i możliwości: -potwierdzona stosownymi dokumentami (np. referencje, rekomendacje wystawione przez uprawnione osoby), znajomość zasad tworzenia i wykorzystania narzędzi monitoringowych i ewaluacyjnych - oświadczenie Wykonawcy w treści załącznika nr 4 do SIWZ. -znajomość obsługi Generatora Wniosków o Płatność oraz Formularza PEFS - na podstawie oświadczenia Wykonawcy w treści załącznika nr 4 do SIWZ. -potwierdzone stosownymi dokumentami (np. referencje wystawione przez uprawnione osoby), minimum roczne (łącznie, dla wszystkich realizowanych projektów) doświadczenie w pracy dotyczące projektów współfinansowanych z POKL w ramach Priorytetu IX - oświadczenie Wykonawcy w treści załącznika nr 4 do SIWZ. -potwierdzone stosownymi dokumentami (np. referencje, rekomendacje wystawione przez uprawnione osoby), doświadczenie w realizacji zadań związanych z projektami współfinansowanymi z PO KL w ramach Priorytetu IX realizowanymi przez organy administracji samorządowej - oświadczenie Wykonawcy w treści załącznika nr 4 do SIWZ. -wiedza z zakresu zasad kwalifikowalności wydatków i rozliczeń projektów finansowanych z PO KL - na podstawie oświadczenia Wykonawcy w treści załącznika nr 4 do SIWZ. -wiedza z zakresu zasad monitoringu i sprawozdawczości merytorycznej w ramach projektów POKL w oparciu o system wskaźników wspomagający monitorowanie osiągania celu głównego, celów strategicznych oraz celów szczegółowych POKL - na podstawie oświadczenia Wykonawcy w treści załącznika nr 4 do SIWZ. -potwierdzona stosownymi dokumentami (np. referencje, rekomendacje wystawione przez uprawnione osoby), znajomość specyfiki realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych - oświadczenie Wykonawcy w treści załącznika nr 4 do SIWZ. -znajomość specyfiki szkolnictwa zawodowego na poziomie ponadgimnazjalnym - na podstawie oświadczenia Wykonawcy w treści załącznika nr 4 do SIWZ. -potwierdzona stosownymi dokumentami (np. referencje, rekomendacje wystawione przez uprawnione osoby lub certyfikaty i inne dokumenty zewnętrzne), umiejętność sporządzania pism urzędowych - oświadczenie Wykonawcy w treści załącznika nr 4 do SIWZ. -dyspozycyjność Specjalisty w weekendy oraz w godzinach popołudniowych zgodnie z grafikiem pracy zespołu projektowego w miejscach określonych przez Zamawiającego (teren Łodzi i okolic). W związku z charakterem przedmiotu umowy, zdarza się np. w przypadku prowadzonej kontroli doraźnej Instytucji Pośredniczącej, iż wymagane jest bardzo duże zaangażowanie czasowe całego zespołu projektowego oraz, w szczególności, Specjalisty ds. rozliczeń i monitoringu. Zamawiający oczekuje od Specjalisty ds. rozliczeń i monitoringu dyspozycyjności (gotowości do pracy) w godzinach popołudniowych - co najmniej 2 razy w miesiącu oraz w 1 i 3 weekend każdego miesiąca. Przed zawarciem umowy z wybranym Wykonawcą, Zamawiający zażąda dodatkowo własnego oświadczenia osoby mającej pełnić funkcję Specjalisty ds. rozliczeń i monitoringu potwierdzającego gotowość do świadczenia usługi również tych godzinach.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie precyzuje żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
• oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, o ile prawo do podpisania umowy nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza zmianę treści zawartej umowy w zakresie jej realizacji pod warunkiem, że a) wystąpią czynniki zewnętrzne niezależne od Zamawiającego i Wykonawcy, które nie pozwalają na prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia, b) pojawią się nieprzewidziane oraz niezawinione przez Zamawiającego lub Wykonawcę okoliczności powodujące, iż realizacja Projektu nie może być kontynuowana. c) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany umowy w zakresie zmiany terminów płatności w przypadku konieczności dokonania zmiany wynikającej z realizacji projektu.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.wckp.lodz.pl; www.bip.wckp.lodz.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Łódzkie Centrum Doskonalenia Nauczycieli i Kształcenia Praktycznego ul. Kopcińskiego 29, 90 - 142 Łódź sekretariat pokój nr 209.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
03.09.2014 godzina 10:00, miejsce: Łódzkie Centrum Doskonalenia Nauczycieli i Kształcenia Praktycznego ul. Kopcińskiego 29, 90 - 142 Łódź sekretariat pokój nr 209.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamawiający informuje, iż przedmiotowe postępowanie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet IX Działanie 9.1. Poddziałanie 9.1.2. w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej pn.: Przyszły Przedsiębiorca.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak