Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Tczew

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy w Tczewie. Wymagania związane z realizacją przedmiotu zamówienia: 1. Usługi te powinny być świadczone z uwzględnieniem następujących przepisów prawa: a) ustawa z dnia 23 listopada 2012r.- Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 1529), b) rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003 r., nr 183, poz. 1795 z późn. zm.) c) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (DZ. U. z 2013 r., poz. 545), d) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.), e) ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 267), f) międzynarodowe przepisy pocztowe: ratyfikowana umowa międzynarodowa ogłoszona dnia 8 listopada 2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206 poz. 1494), regulamin Poczty Listowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 744), w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym, g) regulamin świadczenia usług pocztowych obowiązujący w trakcie trwania umowy. Wykonawcę w całości obowiązują wszystkie wymienione akty prawne, które w sposób kompletny i szczegółowy regulują w obecnym stanie prawnym świadczenie usług pocztowych, objętych przedmiotem niniejszego postępowania. 2. Do zakresu przedmiotu zamówienia należy zaliczyć: a) usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek listowych o wadze do 350 g w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania, b) przekazywanie zwrotów przesyłek listowych nie doręczonych po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz zwrot potwierdzeń odbioru do siedziby Zamawiającego. 3.Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) zwykłe- przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) zwykłe priorytetowe- przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii i obrocie krajowym i zagranicznym, c) polecone- przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, d) polecone priorytetowe- przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, e) polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO)- przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, f) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO)- przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone z pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym. 4.Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą (z uwzględnieniem międzynarodowych przepisów pocztowych) na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej. Ze względu na znaczenie przesyłek nadawanych przez Zamawiającego oraz rolę jaką pełni, Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej miało moc dokumentu urzędowego. 5.Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. Doręczone potwierdzenie odbioru powinno zawierać czytelną datę i czytelny podpis odbiorcy oraz datę i podpis osoby doręczającej. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w terminie Wykonawca sporządzi powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata ( zgodnie z art.150 Ordynacji podatkowej bądź art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego). 6.Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata, formę zapłaty, określając jednocześnie rodzaj przesyłki (polecona, polecona z potwierdzeniem odbioru). 7.Zamawiający zobowiązuje się do prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi przez Wykonawcę. 8.Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek. Zamawiający nie dopuszcza przepakowywania nadawanych przesyłek, ani zmian w zakresie nadawcy przesyłek. Zamawiający nie przewiduje możliwości dołączania przez zamawiającego i wykonawcę do opakowanych przesyłek przekazanych przez Zamawiającego, jakichkolwiek przedmiotów wpływających na wagę przesyłki oraz cenę usługi. 9.Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie rejestrów pocztowych wygenerowanych przez program poczty. Układ oraz zakres informacji rejestrów pocztowych zgodny jest ze wzorem pocztowych książek nadawczych. Ze względu na znaczenie przesyłek nadawanych przez Zamawiającego oraz rolę, jaką pełni Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej miało moc dokumentu urzędowego. 10.Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowo-wartościowego nadanych przesyłek. 11.Rejestry pocztowe sporządzone będą w dwóch egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy i zamawiającego. 12.Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej oraz umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 13.Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 14.Wykonawca powinien posiadać siedzibę w miejscowości, w której mieści się Zamawiający. Siedziba wykonawcy powinna być czynna we wszystkie dni robocze, co najmniej 5 dni w tygodniu. 15.Wykonawca zobowiązany jest doręczyć przesyłki listowe krajowe przyjęte do pomieszczenia i doręczenia: a) w dniu następnym, jednak nie później niż w 4 dni po dniu nadania w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii, b) w dniu następnym, jednak nie później niż w 6 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii. 16.Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania przesyłek do siedziby Zamawiającego w Tczewie przy ul. Lecha 12 do pokoju nr 7, w poniedziałki, wtorki i czwartki od 7:30 do 15:30, w środę od 7:30 do 17:00, w piątki od 7:30 do 14:00. 17.Reklamacje z tytułu nie wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później niż 12 miesięcy od ich nadania. 18.Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 19.Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług pocztowych chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej. 20.W przypadku nie wykonania usługi Wykonawca niezależnie od należnego odszkodowania zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi. 21.W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych z podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy. 22.W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzona przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Wykonawcy. 23.Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres trwania umowy z wyjątkiem zmiany stawki VAT na usługi pocztowe, wymogów wynikających z uregulowań prawnych w zakresie ustalenia lub zatwierdzenia cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym, obniżenia opłat pocztowych dla usług wynikających z aktualnego cennika lub regulaminu Wykonawcy, korzystania z programów rabatowych oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. 24.Wybrany Wykonawca ma obowiązek przedstawić Zamawiającemu wzór umowy ( opracowany na podstawie istotnych Postanowień Umowy), do której załącznik stanowić będzie obowiązujący regulamin świadczenia usług pocztowych wraz z obowiązującymi drukami oraz aktualny cennik usług pocztowych. 25.Ilości wskazane w formularzu cenowym do formularza oferty, są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Wykonawcy, z którym zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w załączniku. 26.Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert częściowych.