Kompleksowa usługa przygotowania i obsługi cyklu spotkań biznesowo-promocyjnych przedstawicieli Urzędu Miasta Częstochowy z dziennikarzami i przedstawicielami grupy docelowej Projektu Zainwestuj w Częstochowie

Częstochowa: Kompleksowa usługa przygotowania i obsługi cyklu spotkań biznesowo-promocyjnych przedstawicieli Urzędu Miasta Częstochowy z dziennikarzami i przedstawicielami grupy docelowej Projektu Zainwestuj w Częstochowie


Numer ogłoszenia: 264860 - 2012; data zamieszczenia: 23.07.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miasto Częstochowa , ul. Śląska 11/13, 42-217 Częstochowa, woj. śląskie, tel. (034) 3707100, faks 034 3707175.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.czestochowa.um.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa usługa przygotowania i obsługi cyklu spotkań biznesowo-promocyjnych przedstawicieli Urzędu Miasta Częstochowy z dziennikarzami i przedstawicielami grupy docelowej Projektu Zainwestuj w Częstochowie.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i kompleksowa obsługa cyklu spotkań biznesowo-promocyjnych przedstawicieli Urzędu Miasta Częstochowy z dziennikarzami i przedstawicielami grupy docelowej Projektu Zainwestuj w Częstochowie, składającego się z: road show dla dziennikarzy mediów o profilu ekonomicznym i branżowym (zgodnym z profilem grupy docelowej) w Częstochowie, trzech wizyt studyjnych w Warszawie, Wrocławiu i Katowicach oraz Spotkania podsumowującego (Kongresu) w Częstochowie, a w szczególności: 1.2.Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa dwudniowego road show dla dziennikarzy mediów o profilu ekonomicznym i branżowym w Częstochowie, w październiku 2012 r., przy czym do Wykonawcy należeć będzie: - Zapewnienie udziału w road show minimum 15 dziennikarzy reprezentujących w/w media, przy czym wymagany jest udział przynajmniej 10 przedstawicieli mediów ogólnopolskich z grupy; Wprost, Newsweek, Polityka, Forbes, Bussines In Poland, Polska Giełda Nieruchomości Property Journal, Eurobuild, Polish Business Magazine, RNW - Miesięcznik Rynku Nieruchomości, Tereny Inwestycyjne w Polsce, Forum Samorządowe. Nowy Przemysł, Manager Magazine, Business Media, Businessman, Bank, EDS, Puls Biznesu, Gazeta Wyborcza, Dziennik Gazeta Prawna, Rzeczpospolita, portali/serwisów ekonomicznych z grupy: Polska Giełda Nieruchomośći Property Jurnal, wgn.pl, bankier.pl, infor.pl, money.pl, egospodarka.pl, Biznespolska.pl, gazeta.biz, onet.pl, pb.pl, gazeta.pl, terenyinwestycyjne.info, forumbiznesu.pl, forumsamorzadowe.pl. pbm.com.pl, telewizji o zasięgu ogólnopolskim z grupy: TVP, TVN, Polsat oraz radia o zasięgu ogólnopolskim. 1.3.Kompleksowe przygotowanie road show, w tym: 1. przygotowanie programu spotkania (do akceptacji przez Zamawiającego), 2. rozreklamowanie road show, 3. przygotowanie noclegu w Częstochowie (standard min 2**) dla uczestniczących gości, 4. przygotowanie cateringu (przerwy kawowe, lunch/obiad), 5. przygotowanie miejsca spotkania, w tym: zapewnienie sali konferencyjnej spełniającej najwyższe standardy obsługi biznesu (klimatyzacja, ochrona, zaplecze cateringowe, zaplecze techniczne; rzutniki, ekran, monitor, parking z wyznaczoną strefą do dyspozycji uczestników road show), 6.przygotowanie własnych materiałów informacyjnych (program spotkania, ulotki/reklamówki i in. - do akceptacji Zamawiającego) oraz dystrybucja materiałów promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego, narzędzi technicznych (rzutniki, ekran, monitor itd.), 7.przygotowanie transportu uczestników do wybranych terenów i obiektów inwestycyjnych, 8.prowadzenie spotkania przez profesjonalnego moderatora. 1.4. Kompleksowa organizacja wizyt studyjnych/spotkań biznesowych w: Katowicach (listopad 2012), w Warszawie (Styczeń/luty 2013), Wrocław (marzec 2013), w tym: - Zapewnienie udziału w każdym spotkaniu minimum 20 przedstawicieli grupy docelowej Projektu, rozumianej jako krajowi i zagraniczni inwestorzy branży real estate, instytucje finansujące projekty inwestycyjne, firmy budowlane realizujące projekty o dużej wartości (od 10 mln zł wzwyż), organizacje przedsiębiorców branży budowlanej i real estate oraz państwowe i prywatne instytucje zajmujące się promocją inwestycyjną i pośrednictwem z inwestorami, w tym przedstawicieli PAIIZ w randze min. wicedyrektora departamentu, KIG w randze min. dyrektora Biura, przy czym za 1 przedstawiciela grupy docelowej uważa się całą reprezentację danej firmy/instytucji. 1.5. Kompleksowe przygotowanie spotkań w tym: 1. przygotowanie programów spotkań (w tym prezentacja oferty, dyskusja, spotkania bilateralne, bankiet); 2. przygotowanie noclegów i wyżywienia dla przedstawicieli Częstochowy (7 osób, standard hotelu min. 3***, min. 4 pokoje jednoosobowe); 3. przygotowanie cateringu dla uczestników spotkania; 4. przygotowanie miejsca spotkań (w tym: zapewnienie sali konferencyjnej spełniającej najwyższe standardy obsługi biznesu (prestiżowa lokalizacja w centrum miasta, klimatyzacja, ochrona, zaplecze cateringowe, zaplecze techniczne; rzutniki, ekran, monitor, parking z wyznaczoną strefą do dyspozycji uczestników spotkania, z zapleczem technicznym (rzutniki, ekran, monitor, stoiska do prezentacji oferty itd.); 5. przygotowanie transportu dla przedstawicieli Częstochowy (z wyłączeniem komunikacji publicznej); 6. rozreklamowanie spotkań w mediach lokalnych, w tym w czasopiśmie lokalnym o największym nakładzie w mieście spotkania; 7. zapewnienie prowadzenia spotkania przez profesjonalnego moderatora. 1.6. Kompleksowa organizacja dwudniowego Spotkania Podsumowującego/Kongresu w Częstochowie, w kwietniu 2013 r., w tym: 1. Zapewnienie udziału minimum 50 przedstawicieli grupy docelowej Projektu, rozumianej jako krajowi i zagraniczni inwestorzy branży real estate, instytucje finansujące projekty inwestycyjne, firmy budowlane realizujące projekty o dużej wartości (od 10 mln zł wzwyż), organizacje przedsiębiorców branży budowlanej i real estate oraz państwowe i prywatne instytucje zajmujące się promocją inwestycyjną i pośrednictwem z inwestorami, w tym przedstawicieli PAIIZ w randze min. wicedyrektora departamentu, KIG w randze min. dyrektora Biura, przedstawicieli władz administracyjnych i samorządowych woj. śląskiego w randze min. wicedyrektora Wydział, przy czym za 1 przedstawiciela grupy docelowej uważa się całą reprezentację danej firmy/instytucji. 2. Zapewnienie minimum 2 prelegentów i 2 panelistów zewnętrznych w randze min. wiceprezesa (firmy) lub wicedyrektora (instytucje). 3. Kompleksowe przygotowanie dwudniowego spotkania w tym: - przygotowanie programu Spotkania (w tym prezentacja oferty inwestycyjnej Zamawiającego, dyskusja, spotkania bilateralne, uroczysty bankiet po pierwszym dniu); - przygotowanie noclegu, wyżywienia i transportu dla zaproszonych gości (standard hotelu min. 2**, po zakceptowaniu przez Zamwiajacego, oraz min. 10 miejsc w hotelu w standardzie 3***); - przygotowanie cateringu dla uczestników Spotkania (min. 3 przerwy kawowe, 2 obiady, bankiet); - przygotowanie miejsca spotkania ( w tym: zapewnienie sali konferencyjnej w Częstochowie, spełniającej najwyższe standardy obsługi biznesu (klimatyzacja, ochrona, zaplecze cateringowe, zaplecze techniczne; rzutniki, ekran, monitor, parking z wyznaczoną strefą do dyspozycji uczestników Konferencji; - przygotowanie oprawy wizualnej Spotkania (stoiska promocyjne, elementy wystawiennicze dostarczone przez Zamawiającego); - rozreklamowanie spotkania; - przygotowanie, opracowanie i dystrybucja wśród uczestników Spotkania oraz dziennikarzy materiałów podsumowujących Spotkanie; - organizacja konferencji prasowej połączonej z dystrybucją materiałów promocyjnych, w tym materiałów podsumowujących konferencję oraz materiałów promocyjnych dostarczonych przez Zmawiającego; - zapewnienie prowadzenia spotkania przez profesjonalnego moderatora. 1.7. Przygotowanie raportu podsumowującego działania wykonane w ramach Zlecenia, w tym: informację o uczestnikach, efektach medialnych..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.34.22.00-5, 79.95.00.00-8, 79.41.60.00-3.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.05.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga złożenia wadium

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O zamówienie publiczne mogą ubiegać się wykonawcy, którzy udokumentują w okresie ostatnich sześciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, usług odpowiadającym przedmiotowi niniejszego zamówienia tj.: a)zorganizowali co najmniej dwa kompleksowe wydarzenia biznesowo - promocyjne z udziałem przedstawicieli środowiska biznesowego (min. 150 uczestników oraz min.15 dziennikarzy, potwierdzone rekomendacjami). b) zorganizowali co najmniej dwa wydarzenia promocyjne dla jednostek samorządu terytorialnego kierowane do szerokiego grona odbiorców z udziałem min. 300 osób z aktywną promocją w mediach, potwierdzonych rekomendacjami i dokumentacją prasową. c) zorganizowali co najmniej jedno wydarzenie biznesowo - promocyjne z udziałem inwestorów zagranicznych oraz mediów, w którym uczestniczyło min. 50 osób - potwierdzone rekomendacją i dokumentacją prasową.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. W uzupełnieniu do punktu III.4.1) niniejszego ogłoszenia należy przedłożyć: 1.1. Wykaz wykonanych usług odpowiadających przedmiotowi niniejszego zamówienia, określonych w punkcie 5.3. specyfikacji istotnych warunków zamówienia, sporządzony przez wykonawcę zgodnie z załącznikiem nr 3, 4 i 5 do siwz. 2.W przypadku spółek cywilnych w ofercie należy złożyć zaświadczenie z urzędu skarbowego oraz z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zarówno na spółkę, jak i na każdego ze wspólników.3.Dokument o którym mowa w punkcie 6.2.a),b),c) siwz winien być złożony w oryginale.Dokumenty o których mowa w punktach 6.1.b) i 6.2.d siwz) winny być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę (-y) uprawnioną (-e) do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. 3.Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w punkcie 1), zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przepis punktu 2) stosuje się odpowiednio. 4.W przypadku składania oferty wspólnej przez kilku przedsiębiorców (tzw. konsorcjum) lub przez spółkę cywilną, każdy ze wspólników konsorcjum lub spółki cywilnej musi złożyć dokumenty wymienione w punkcie 6.1. specyfikacji (lub w punkcie 6.3.2. niniejszej specyfikacji - jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej). Pozostałe dokumenty będą traktowane jako wspólne. Wspólnicy muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo, podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli każdego ze wspólników. Wspólnicy ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia, określoną w art. 366 Kodeksu cywilnego. 5.Zgodnie z art. 26 ust. 2b Prawa zamówień publicznych wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, tj. przedstawić pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. 6.W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku, gdy wykonawca wykazując spełnianie warunku, o którym mowa w punkcie 5.2.specyfikacji polega na zasobach innych podmiotów, kopie dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, dotyczących odpowiednio wspólników konsorcjum lub innych podmiotów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez wspólników konsorcjum (każdy w odniesieniu do dokumentów go dotyczących) lub przez pełnomocnika konsorcjum, jeżeli będzie miał do tej czynności upoważnienie, a w odniesieniu do innych podmiotów przez upoważnionych przedstawicieli tych podmiotów (każdy w odniesieniu do dotyczących go dokumentów). 7. Inne dokumenty wymagane przez zamawiającego: wypełniony druk OFERTA, stanowiący załącznik nr 2 do specyfikacji, zawierający oświadczenie, że wykonawca spełnia wszystkie warunki określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Upoważnienie osób podpisujących ofertę musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny wykonawcy, to do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej notarialnie.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 75
• 2 - Gwarantowana liczba uczestników poszczególnych spotkań opisana w punktach 3.1, 3.3, 3.5 siwz - 25

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

W przypadku zmiany urzędowej stawki podatku VAT strony umowy zobowiązują się do podpisania aneksu do umowy regulującego wysokość podatku VAT i ceny brutto umowy

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://bip.czestochowa.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
e-mail: lmaciejewska@czestochowa.um.gov.pl oraz Urząd Miasta Częstochowy Wydz. Inwestycji i Zamówień Publicznych, ul. Śląska 11/13, 42-217 Częstochowa..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
31.07.2012 godzina 09:30, miejsce: Siedziba Zamawiającego, Biuro Obsługi Interesanta, stanowisko Nadzoru i Administracji..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Projekt pn. Zainwestuj w Częstochowie współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013, Priorytet I Badania i rozwój technologiczny, innowacje i przedsiębiorczość, Działanie 1.1 Wzmocnienie atrakcyjności inwestycyjnej regionu, Poddziałanie 1.1.2 Promocja inwestycyjna. oraz  z budżetu Gminy Miasta Częstochowy. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia będzie dostępna na stronie internetowej Zamawiającego: http://bip.czestochowa.pl Na tej stronie Zamawiający będzie również zamieszczał pytania i odpowiedzi, modyfikacje SIWZ, odwołania dot. treści ogłoszenia oraz postanowień specyfikacji istotnych warunków, ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie