Organizacja II Transgranicznego Forum Dziennikarzy na Białorusi. - pl-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: organizacja transgranicznego forum dziennikarzy w dniach 12 14 września na białorusi na obszarze puszczy białowieskiej (dalej także forum). warunki ogólne — zamawiający potwierdzi ostateczną wielkość zamówienia w tym ilość noclegów i posiłków z wyprzedzeniem przynajmniej 4 dni roboczych przed datą organizacji wydarzenia, — wszystkie ewentualne koszty pobytu i noclegu kierowców pokrywa wykonawca, — opis posiłków przerwy kawowe, obiad oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez zamawiającego. zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania forum. o zmianach na bieżąco będzie informował wykonawcę. wszystkie posiłki powinny być serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek i obrusów na stołach. przerwa kawowa herbata (do wyboru czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (gazowana oraz niegazowana podawana w butelkach, przynajmniej jedna butelka 0,33 litra na osobę), soki owocowe typu 100 % w 3 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach, przynajmniej po 0,5 litra na osobę); mix ciastek i ciast domowych (łącznie 3 rodzaje ciastek – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem”; ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść przynajmniej 8 szt. plus 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę, np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”; ciasto z czekoladą). dodatkowo na stole konferencyjnym w trakcie posiedzenia muszą być zapewnione napoje woda (woda mineralna niegazowana podawana w butelkach, przynajmniej jedna butelka 0,33 litra na osobę). szczegóły techniczne, co do ustawienia zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. obiad 2 rodzaje zupy, 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np. wołowina, wieprzowina, drób, ryba pstrąg, szczupak, łosoś lub podobne do uzgodnienia z zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce” lub „puree”), 2 rodzaje deseru (100 150 g/osobę), owocami (podanymi na tacy/tacach – co najmniej 3 rodzaje spośród owoców typu banany, jabłka, mandarynki, morele, brzoskwinie lub inne uzgodnione z zamawiającym w ilości co najmniej 2 szt./osobę). napoje dostępne podczas obiadu herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 2 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 0,5 l na osobę), napoje gazowane typu cola podawane w butelkach w ilości przynajmniej 0,5 l na osobę. kolacja 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np. wołowina, wieprzowina, drób, ryba pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, lub podobne do uzgodnienia z zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego, wraz z co najmniej 2 dodatkami typu sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce” lub „puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę); przystawek składających się z talerza wędlin (minimum 4 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów wędzona drewnem, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca, wędlina sucha typu kiełbasa myśliwska, pasztet z żurawiną – łącznie minimum 150 g na osobę), danie rybne na zimno 2 rodzaje (w tym ryba wędzona i ryba w oleju) dla każdej osoby łącznie minimum 150 g, talerz serów – minimum 3 rodzaje (w tym ser z przerostem niebieskiej pleśni, ser z porostem białej pleśni, ser twardy, ser kozi – łącznie minimum 150 g na osobę, dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne łącznie minimum 150 g na osobę); 2 rodzaje deseru (deser lodowy lub inny uzgodniony w drodze kontaktów roboczych z zamawiającym 100 150 g/osobę), owocami (podanymi na tacy/tacach – co najmniej 3 rodzaje spośród owoców typu banany, jabłka, mandarynki, morele, brzoskwinie lub inne uzgodnione z zamawiającym w ilości co najmniej 1 szt./osobę). napoje dostępne podczas kolacji herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), napoje gazowane typu cola podawane w butelkach w ilości przynajmniej 1l na osobę; pakiet podróżny (dla każdej osoby) woda mineralna, niegazowana (butelka minimum 300 ml), sok (minimum 200 ml butelka lub kartonik), 2 kanapki (przynajmniej z 4 składnikami każda, w tym szynka, ser, warzywo, masło), czekolada (minimum 100 g), zestaw dla każdej osoby zapakowany w torebkę papierową lub foliową. śniadanie herbata (do wyboru czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe typu 100 % w 3 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach, przynajmniej po 0,3 litra na osobę); jajecznica lub omlet, kiełbaski na gorąco, talerz wędlin, talerz serów, pomidory (po 1 sztuce na osobę), ogórki (po 1 sztuce na osobę), pieczywo jasne i ciemne, masło, miód. część i. transgraniczne forum dziennikarzy – usługi hotelarskie, gastronomiczne i przewodnickie. 1. zabezpieczenie noclegu dla maksymalnie 70 osób w pokojach 1 lub 2 osobowych wraz ze śniadaniem na dwie doby w dniach 12 14 września 2012 w obrębie jednego lub dwóch obiektów hotelarskich (oddalonych od siebie maksymalnie 2 km) w puszczy białowieskiej na terenie białorusi. w przypadku noclegu dwóch osób w jednym pokoju pokój musi być wyposażony w oddzielne łóżka dla każdej osoby. 2. zapewnienie usług gastronomicznych dla maksymalnie 70 osób, tj. w dniu 12 września kolacja na otwartym powietrzu (lub w przypadku złej pogodny w obiekcie zadaszonym) wraz z zapewnieniem niezbędnej zastawy stołowej i sztućców, w dniu 13 września obiad serwowany w restauracji, przerwa kawowa serwowana w odległości do 500 m od sali o której mowa w pkt. 4 i kolacja na otwartym powietrzu (lub w przypadku złej pogodny w obiekcie zadaszonym) wraz z zapewnieniem niezbędnej zastawy stołowej i sztućców; w dniu 14 września pakiet podróżny. 3. wynajem sali konferencyjnej w dniu 13 września w odległości maksymalnie do 2 km od obiektów hotelarskich o których mowa w pkt. 1 wraz z obsługą techniczną; sala na minimum 70 osób w układzie kinowym, wyposażenie sali projektor multimedialny, ekran, zaplecze sanitarne, kabina do tłumaczenia symultanicznego wraz z niezbędnym osprzętem do przeprowadzenia usługi tłumaczenia oraz nagłośnienie min. 4 mikrofony bezprzewodowe, max. 70 słuchawek dla uczestników 4. usługa przewodnicka po puszczy białowieskiej po stronie białoruskiej – czas świadczenia maksymalnie 6 godzin wraz z zakupem niezbędnych biletów wejściowych do muzeum przyrodniczego oraz do rezerwatu zwierząt dla grupy maksymalnie 70 osób. część ii. transgraniczne forum dziennikarzy – przewóz osób z ukrainy. zaplanowanie i koordynacja transportu uczestników forum, w tym wynajem autokarów lub mini busów (w zależności od ilości przewożonych osób) wraz z kierowcami, tak aby dowieźć wszystkich uczestników na miejsce do hotelu, o którym mowa w części i zamówienia pkt. 1. (puszcza białowieska / białoruś) najpóźniej na godzinę 19.00 czasu białoruskiego w dniu 12 września. powrót 14 września. zgodnie z następującym wykazem tras i wymogów trasa 1 użgorod – lwów tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 4 osób – zamówienie opcjonalne. trasa 2 iwano frankowsk lwów tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 4 osób zamówienie opcjonalne. trasa 3 tarnopol lwów tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 3 osób. trasa 4 równe – łuck tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 3 osób zamówienie opcjonalne. trasa 5 lwów – łuck puszcza białowieska (białoruś) tam i z powrotem autokarem (pojazd z klimatyzacją, pasami przy siedzeniach, przystosowany do dalekich podróży, pojemność 35 osób). wyjazd z lwowa po ewentualnym dołączeniu osób z tras 1 3, wyjazd z łucka po dołączeniu osób z trasy 4. trasa 6 objazd po puszczy białowieskiej (białoruś) autokarem (pojazd z klimatyzacją, pasami przy siedzeniach, przystosowany do dalekich podróży, pojemność 35 osób), trasa do 120 km w dniach 13 i 14 września dla maksymalnie 35 osób (może zostać wykorzystany autokar z trasy 5). część iii. transgraniczne forum dziennikarzy – przewóz osób z białorusi. zaplanowanie i koordynacja transportu uczestników forum, w tym wynajem autokarów lub mini busów (w zależności od ilości przewożonych osób) wraz z kierowcami, tak aby dowieźć wszystkich uczestników na miejsce do hotelu, o którym mowa w części i zamówienia pkt. 1. (puszcza białowieska / białoruś) najpóźniej na godzinę 19.00 czasu białoruskiego w dniu 12 września. powrót 14 września. zgodnie z następującym wykazem tras i wymogów trasa 1 gomel – mińsk tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 3 osób zamówienie opcjonalne. trasa 2 mińsk puszcza białowieska (białoruś) tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 8 osób. wyjazd z mińska po dołączeniu osób z trasy 1. trasa 3 grodno puszcza białowieska (białoruś) tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 4 osób. trasa 4 brześć puszcza białowieska (białoruś). do wykorzystania w trakcie trwania forum. łączna liczba kursów tam i z powrotem mini busem – maksymalnie 3 (transport wahadłowy) dla maksymalnie 8 osób. pojazd z lukiem bagażowym, który dodatkowo pomieści materiały promocyjne o objętości do 6 m3. część iv. transgraniczne forum dziennikarzy – przewóz osób i materiałów z polski. zaplanowanie i koordynacja transportu uczestników forum, w tym wynajem autokarów lub mini busów (w zależności od ilości przewożonych osób) wraz z kierowcami, tak aby dowieźć wszystkich uczestników na miejsce do hotelu, o którym mowa w części i zamówienia pkt. 1. (puszcza białowieska / białoruś) najpóźniej na godzinę 19.00 czasu białoruskiego w dniu 12 września. powrót 14 września. zgodnie z następującym wykazem tras i wymogów trasa 1 suwałki białystok – terespol puszcza białowieska (białoruś) tam i z powrotem autokarem (pojazd z klimatyzacją, pasami przy siedzeniach, przystosowany do dalekich podróży, pojemność 35 osób). odjazd z terespola po dołączeniu osób z trasy 2 i 3. wykonawca musi zapewnić także obsługę pilota, który będzie koordynował przejazd osób z polski. trasa 2 przemyśl rzeszów lublin – terespol tam i z powrotem mini busem (pojazd z klimatyzacją, pasami przy siedzeniach, przystosowany do dalekich podróży, pojemność 10 osób). trasa 3 warszawa – siedlce – terespol mini busem dla maksymalnie 4 osób zamówienie opcjonalne. trasa 4 warszawa brześć. transport materiałów samochodem dostawczym z otwartym karnetem tir – przewóz druków i materiałów promocyjnych o łącznej wadze do 600 kg, w tym organizacja, przeprowadzenie oraz pokrycie kosztów odprawy wywozowej (przewożone materiały będą zwolnione z opłat celnych jako materiały przewożone w ramach realizacji projektu finansowanego ze środków wspólnoty europejskiej) zamówienie opcjonalne. trasa 5 objazd po puszczy białowieskiej – autokarem (pojazd z klimatyzacją, pasami przy siedzeniach, przystosowany do dalekich podróży, pojemność 35 osób), trasa do 120 km w dniach 13 i 14 września dla maksymalnie 35 osób (może zostać wykorzystany autokar z trasy 1) – zamówienie opcjonalne. ii.1.6)